2015 FEP Centro de Documentação, Informação e Arquivo (CDIA) [GESTÃO DE REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS COM O ENDNOTE] Documento de apoio na utilização do Endnote.
ÍNDICE ÍNDICE... 1 BREVE INTRODUÇÃO... 2 O QUE É O ENDNOTE... 2 A ORGANIZAÇÃO DO ENDNOTE... 2 INSTALAÇÃO DO ENDNOTE... 2 COMO COLOCAR REFERÊNCIAS NO ENDNOTE... 2 RECURSOS DE INFORMAÇÃO/ BASES DE DADOS BIBLIOGRÁFICAS DISPONÍVEIS... 3 IMPORTAÇÕES ATRAVÉS DAS BASES DE DADOS... 3 ESTILOS BIBLIOGRÁFICOS... 7 Estilos bibliográficos de acordo com as Normas de Elaboração e Apresentação de Teses, Relatórios e Dissertações da FEP... 7 CRIAÇÃO MANUAL DE REGISTOS... 8 VISUALIZAÇÃO DOS REGISTOS... 9 GESTÃO DAS REFERÊNCIAS... 10 PESQUISAR REFERÊNCIAS NA BIBLIOTECA... 11 INSERIR CITAÇÕES NO WORD... 12 Aspetos a ter em atenção no Word... 13 CONCLUSÕES FINAIS... 15 Elisabete Ribeiro (elisabete@fep.up.pt) 2015 Página 1
BREVE INTRODUÇÃO O QUE É O ENDNOTE a) É um software que permite guardar, organizar e usar referências bibliográficas na criação de documentos. b) Permite a pesquisa online em bases de dados bibliográficas e a recuperação dos resultados. c) Permite associar objetos às referências e incluir esses objetos nos documentos. A ORGANIZAÇÃO DO ENDNOTE a) Cada registo consiste num conjunto de campos. b) Em que cada campo foi desenhado para um tipo de dados específico. c) Existem dois procedimentos distintos para a criação de registos: - Manual (os dados são inseridos manualmente e controlados pelo catalogador); - Importação (os dados são importados de bases de dados bibliográficas). INSTALAÇÃO DO ENDNOTE O software Endnote encontra-se disponível para a comunidade da FEP através do site do Serviço de Informática (http://si.fep.up.pt/) e é lá também que encontram toda a informação necessária para a sua instalação. COMO COLOCAR REFERÊNCIAS NO ENDNOTE O Endnote permite então guardar referências e a melhor forma de ir guardando as referências é à medida que é feita a pesquisa para um determinado trabalho (guardar as referências dos documentos pretendidos no Endnote no decorrer da elaboração do trabalho). O método manual só costuma ser usado em casos pontuais, por exemplo, quando não se encontram as referências em nenhuma Base de Dados Bibliográfica. Elisabete Ribeiro (elisabete@fep.up.pt) 2015 Página 2
RECURSOS DE INFORMAÇÃO/ BASES DE DADOS BIBLIOGRÁFICAS DISPONÍVEIS As Bases de Dados bibliográficas com acesso pago pela Universidade do Porto em geral, ou pela FEP em particular, estão disponíveis através da página da Biblioteca em: http://www.fep.up.pt/servicos/cdia/» Recursos Eletrónicos» Bases de Dados Bibliográficas. Como já foi referido anteriormente, quase todas permitem a exportação para o Endnote, em algumas aparece mesmo o logotipo do Endnote noutros casos aparece a dizer exportar e depois terá a opção para o Endnote. Em caso de dificuldade a Biblioteca dá apoio também sobre as diferentes Bases de Dados disponíveis. Importações através das bases de dados Na página da Biblioteca encontram-se disponíveis uma série de Bases de Dados Bibliográficas (Página da Biblioteca» Recursos Eletrónicos» Bases de Dados Bibliográficas) onde pode ser iniciada essa pesquisa 1. Quase todas elas permitem a exportação das referências para o Endnote. Em algumas aparece mesmo o ícone do Endnote, noutras encontram a palavra Exportar 2, mas no geral todas elas permitem a exportação. É também possível fazer pesquisas diretamente no Endnote em determinadas ligações que se encontram disponíveis através da página da Biblioteca Virtual da Universidade do Porto (Página da Biblioteca» Centros de Documentação» Biblioteca Virtual da Universidade do Porto» Software» Endnote» Ligações), é o caso dos diversos catálogos das diferentes Bibliotecas da Universidade do Porto, entre outros. Esta funcionalidade Online Search permite pesquisar diretamente nos diferentes catálogos da UP. O software já inclui diversos ligações onde é permite a pesquisa online (Library of Congress, British Library, etc.) onde pode ser feita a pesquisa, no entanto, os catálogos da UP não estão incluídos. Para isso, basta irem à página da Biblioteca Virtual em Software» Endnote» Ligações e adicionar na pasta Connections do Endnote o Catálogo escolhido (O meu computador» Disco Local» Programas» EndNote X7» Connections). 1 Para mais informações sobre as Bases de Dados Bibliográficas, por favor contactar com os serviços da Biblioteca, disponibilizamos sessões de apoio individuais, se necessário, sobre este tema. 2 Para mais informações sobre a exportação de referências para o Endnote, por favor contactar através do meu email. Elisabete Ribeiro (elisabete@fep.up.pt) 2015 Página 3
É importante de salientar que, na realização de importações nas diferentes Bases de Dados Bibliográficas, quer seja através do ENDNOTE quer seja diretamente nas BD s, estas não trazem o documento em texto integral. O endereço vem agregado à referência no entanto esta pode não estar disponível da próxima vez que pretendermos ter acesso ao artigo/documento. De forma a se conseguir inserir na citação o documento (texto integral) em anexo, podemos começar por tentar através do botão Find Full Text (não é 100% eficaz), mas se conseguir encontrar o documento ele anexa-o automaticamente à referência. Se isso não funcionar existe sempre a opção de o fazer manualmente, guardando o documento no computador e depois fazendo File Attachments. Elisabete Ribeiro (elisabete@fep.up.pt) 2015 Página 4
OU ENTÃO MANUALMENTE Se através do Fill Full Text não for possível encontrar o pdf, ou se já tivermos o pdf em nossa posse, basta clicar em cima do registo com o lado direito do rato e fazer File Attachments» Attach File e ir buscar o documento onde o tivermos guardado. Assim que o pdf estiver anexado à referência, irá aparecer o símbolo de um clip, que é o que nos indica que esse registo tem um documento associado. Do lado direito em cima, conseguimos fazer o preview do documento. Elisabete Ribeiro (elisabete@fep.up.pt) 2015 Página 5
Abrindo o referência, no campo File Attatchments está o ficheiro do documento disponível para consulta. Elisabete Ribeiro (elisabete@fep.up.pt) 2015 Página 6
ESTILOS BIBLIOGRÁFICOS Estilos bibliográficos de acordo com as Normas de Elaboração e Apresentação de Teses, Relatórios e Dissertações da FEP 3 As Normas de elaboração e Apresentação de Teses, Relatórios e Dissertações apresentadas pela FEP são semelhantes, segundo o que se tem vindo a verificar, a dois dos estilos disponíveis no Endnote tanto podem selecionar a Harvard como a APA6th. No entanto ser semelhantes significa que há diferenças e essas diferenças são possíveis de editar no Endnote. Depois de selecionado o estilo pretendido basta ir a Edit» Output Styles» Edit APA 6th e fazer as alterações necessárias. 4 Para selecionar um dos vários estilos disponíveis selecionar a opção Output Styles do menu Edit e depois selecionar o estilo pretendido. Se o estilo pretendido não estiver disponível selecionar a opção Open Style Manager que permite abrir uma janela com todos os estilos disponíveis. É importante ter sempre em atenção que as referências são apresentadas segundo o estilo bibliográfico que está selecionado. 3 Documento disponível através do Sigarra. 4 Nota: nem sempre as alterações são intuitivas, por vezes tem mesmo que ser por tentativa erro até se acertar no que é pretendido. A Biblioteca disponibiliza-se para ajudar nesta questão conforme a disponibilidade de cada utilizador (contacto direto: elisabete@fep.up.pt). Elisabete Ribeiro (elisabete@fep.up.pt) 2015 Página 7
CRIAÇÃO MANUAL DE REGISTOS Para criar uma referência selecione a opção New Reference a partir do menu References, as teclas de atalho CTRL+N ou selecione o ícone New Reference. Não esquecer de selecionar o tipo de documento a catalogar (Reference type). Os campos da página de recolha alteram de acordo com os dados que pretende inserir. -Algumas noções quanto à inserção de referências manualmente: a. Havendo mais do que um autor, colocar um em cada linha (utilizando a tecla Enter para mudar de linha. b. Se o autor for uma organização/ coletividade deve colocar uma vírgula a seguir ao nome (Ex. Universidade do Porto,). c. Não existindo qualquer referência ao autor, deixar este campo em branco. d. Os títulos são inseridos sem ponto final. Este é colocado conforme a visualização que pretende. e. O ano deve ser completo (ex. 2009). f. O nome do jornal deve ser completo e não abreviado. g. Se possível, colocar o número de páginas do documento (somente o nº). h. Colocar também a indicação da edição (ex. 1ª) i. Se colocar o URL deverá completar com a indicação http:// j. O campo Label pode ser usado com vários objetivos, como por exemplo, colocar aqui uma descrição de onde pretende usar esta referência. k. O campo Keywords é usado para colocar as palavras pelas quais quer disponibilizar a pesquisa por palavra. Elisabete Ribeiro (elisabete@fep.up.pt) 2015 Página 8
VISUALIZAÇÃO DOS REGISTOS Para visualizar todos os campos do registo, pressionar duplamente em cima da referência. De forma a facilitar a visualização do mesmo, pode esconder/ mostrar os campos que não estão preenchidos, pressionando o Options (como mostra a imagem). Na visualização individual dos registos, as setas permitem navegar de uma referência para a outra, como apresenta a figura em baixo. Elisabete Ribeiro (elisabete@fep.up.pt) 2015 Página 9
GESTÃO DAS REFERÊNCIAS O Endnote permite a criação de grupos (selecionar a opção Groups com o lado direito do rato e selecionar Create Group ou Create Smart Groups), possibilitando assim uma melhor organização das referências. As diferenças entre ambos são que em Groups, as referências podem ser arrastadas para lá, ou inseridas manualmente. Os Smart Groups são elaborados segundo um critério. E aqui o que acontece é que, segundo o critério escolhido (uma determinada palavra num dos campos da referência, o ano, ou outro dado qualquer) na criação do smart group todas as referências que sigam esse critério são encaminhadas diretamente para esse grupo. Elisabete Ribeiro (elisabete@fep.up.pt) 2015 Página 10
PESQUISAR REFERÊNCIAS NA BIBLIOTECA A pesquisa é feita na parte de cima e os resultados aparecem listados em baixo de acordo com os filtros aplicados, neste caso foi por Ryanair, no título. Elisabete Ribeiro (elisabete@fep.up.pt) 2015 Página 11
INSERIR CITAÇÕES NO WORD Estando com o Microsoft Word aberto e após o Endnote estar instalado aparece na barra superior mais uma opção de menu referente ao Endnote. Selecionando esse menu aparecem uma série de opção tais como: Insert Citation, Edit Citation(s), Style, etc. Para inserir as citações no texto, basta colocar o cursor no local onde se pretende introduzir a citação, escolher a opção Insert Citation e depois aqui temos duas opções: - Insert Selected Citation ou - Insert Citation. No primeiro caso a citação que pretendemos inserir já se encontra previamente selecionada no Endnote, na segunda opção teremos que fazer a pesquisa da citação por título, autor, etc. Elisabete Ribeiro (elisabete@fep.up.pt) 2015 Página 12
Também podem ser inseridas várias citações ao mesmo tempo. Neste caso, são selecionadas as referências no Endnote (através da tecla CTRL) e depois no Word o processo é exatamente o mesmo de quando se trata apenas de uma citação (colocando o cursor no local onde queremos que seja inserida a citação e depois carregando no Insert Citation» Insert Selected Citation. Seja qual for a opção utilizada para colocação da citação no texto, o que o Endnote permite é: - para além da inserção da citação no texto, no local exato onde pretendemos, vai também criar automaticamente a Bibliografia no fim do texto, ordenando-as à medida que as mesmas vão sendo inseridas. Aspetos a ter em atenção no Word Também no Word se deve prestar atenção ao estilo (Style) que está selecionado, pois este pode não ser o mesmo que foi escolhido no Endnote (o que por vezes isso gera erro). As citações podem ser editadas (Edit Citation(s)) no entanto a sua alteração vai depender sempre do estilo escolhido para apresentação das referências/ citações. A possibilidade de excluir o autor ou a data poderá ser útil quando há duas citações seguidas do mesmo autor, mas que a publicação é de anos diferentes, ou quando há publicações de autores diferentes, mas que são do mesmo ano. Assim previne-se a possibilidade da informação se tornar redundante. Elisabete Ribeiro (elisabete@fep.up.pt) 2015 Página 13
- Quando o trabalho estiver terminado é aconselhável que se faça uma conversão (Convert Citations and Bibliography» Convert to Plain Text) para que ao abrir o documento noutro computador, as citações não apareçam desconfiguradas. Elisabete Ribeiro (elisabete@fep.up.pt) 2015 Página 14
CONCLUSÕES FINAIS Existem duas formas de inserir referências: manualmente e através da importação das diferentes Bases de Dados Bibliográficas existentes. É possível (e até recomendável) o anexar do texto integral à citação, ou até mesmo outro anexo que seja pertinente. A criação de grupos no Endnote permite uma melhor organização das referências. No que se refere ao estilo bibliográfico, existe sempre a possibilidade de a qualquer momento o alterar quer seja no Endnote, quer no Word. Objetivo principal do uso do Endnote: o Inserção das citações no decorrer da criação de um texto e elaboração da Bibliografia no fim do texto por ordem alfabética, de forma automática. A Biblioteca disponibiliza sessões de apoio, de forma individual ou coletiva, conforme a disponibilidade de cada utilizador, sobre as BD s bibliográficas e sobre o Endnote. O pedido pode ser feito diretamente através dos seguintes email s: o biblio@fep.up.pt o elisabete@fep.up.pt Ou através do Apoio Técnico da Biblioteca Trouble Tickets. Elisabete Ribeiro (elisabete@fep.up.pt) 2015 Página 15