Pelos serviços da Biblioteca Elisabete Ribeiro 2012 Página 1

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Tomás Franca Farinha
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2 ÍNDICE ÍNDICE... 2 BREVE INTRODUÇÃO... 3 O QUE É O ENDNOTE... 3 A ORGANIZAÇÃO DO ENDNOTE... 3 INSTALAÇÃO DO ENDNOTE... 3 EXEMPLOS DE RECURSOS DE INFORMAÇÃO/ BASES DE DADOS BIBLIOGRÁFICAS... 7 CRIAÇÃO MANUAL DE REGISTOS... 8 VISUALIZAÇÃO DOS REGISTOS... 9 GESTÃO DAS REFERÊNCIAS PESQUISAR REFERÊNCIAS NA BIBLIOTECA INSERIR CITAÇÕES NO WORD NOTAS IMPORTANTES Elisabete Ribeiro (elisabete@fep.up.pt) 2012 Página 2

3 BREVE INTRODUÇÃO O QUE É O ENDNOTE a) É um software que permite guardar, organizar e usar referências bibliográficas na criação de documentos. b) Permite a pesquisa online em bases de dados bibliográficas e a recuperação dos resultados. c) Permite associar objetos às referências e incluir esses objetos nos documentos. A ORGANIZAÇÃO DO ENDNOTE a) Cada registo consiste num conjunto de campos. b) Em que cada campo foi desenhado para um tipo de dados específico. c) Existem dois procedimentos distintos para a criação de registos: - Manual (os dados são inseridos manualmente e controlados pelo catalogador); - Importação (os dados são importados de bases de dados bibliográficas). INSTALAÇÃO DO ENDNOTE O software Endnote encontra-se disponível para a comunidade da FEP através do site do Serviço de Informática ( e é lá também que encontram toda a informação necessária para a sua instalação. Para além disso, têm também disponível na página da Biblioteca Virtual da Universidade do Porto (Página da Biblioteca» Centros de Documentação» Biblioteca Virtual da Universidade do Porto), uma série de ligações que podem adicionar ao Endnote, é o caso da Norma Portuguesa de Referências Bibliográficas NP 405, caso necessário, pois não vem inserida no programa e de alguns catálogos das diversas Universidades. Para tal basta irem à página da Biblioteca Virtual em Software» Ligações e adicionar na pasta Styles do Endnote a NP 405 (O meu computador» Disco Local» Programas» EndNote X5» Styles). No caso dos diferentes catálogos usar o mesmo procedimento, mas guardar na pasta Connections do Endnote (O meu computador» Disco Local» Programas» End Note X3» Connections). Os catálogos permitem uma pesquisa Online que é feita diretamente no Endnote. O software já inclui diversos catálogos onde pode ser feita a pesquisa, no entanto, os catálogos da UP não estão incluídos. Elisabete Ribeiro (elisabete@fep.up.pt) 2012 Página 3

É também importante salientar que na realização das importações diretas através das diferentes Bases de Dados Bibliográficas, estas não trazem o documento em texto integral.

4 É também importante salientar que na realização das importações diretas através das diferentes Bases de Dados Bibliográficas, estas não trazem o documento em texto integral. O endereço vem agregado à referência no entanto esta pode não estar disponível da próxima vez que pretendermos ter acesso ao artigo/documento. Como tal, de forma a se conseguir inserir na citação o documento podemos faze-lo de duas formas, quer manualmente (guardando o documento no computador e depois fazendo File Attachments), quer através do botão Find Full Text. E aqui o que acontece é que o pdf estará disponível juntamente com a citação, não sendo necessário guardar o documento em mais lado nenhum. Elisabete Ribeiro (elisabete@fep.up.pt) 2012 Página 4

5 OU ENTÃO MANUALMENTE Se através do Fill Full Text não for possível encontrar o pdf, ou se já tivermos o pdf em nossa posse, basta clicar em cima do registo com o lado direito do rato e fazer File Attachments» Attach File e ir buscar o documento onde o tivermos guardado. Assim que o pdf estiver anexado à citação, irá aparecer o símbolo de um clip, que é o que nos indica que esse registo tem um documento associado. Abrindo o registo, estará ai disponível para consulta. Elisabete Ribeiro (elisabete@fep.up.pt) 2012 Página 5

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7 EXEMPLOS DE RECURSOS DE INFORMAÇÃO/ BASES DE DADOS BIBLIOGRÁFICAS a) Bases de dados referenciais - Current Contents - Web of Science and ISI Proceedings - Derwent b) Bases de Dados de texto integral - EBSCO c) Editoras - ScienceDirect (Elsevier) - Wiley - Annual Reviews d) Catálogos de Bibliotecas - Universidade do Porto ( e) Outros - B-on: Biblioteca do Conhecimento Online - Biblioteca do Conhecimento Online (B-on) Elisabete Ribeiro (elisabete@fep.up.pt) 2012 Página 7

CRIAÇÃO MANUAL DE REGISTOS - Para criar uma referência selecione a opção New Reference a partir do menu References, as teclas de atalho CTRL+N ou selecione o ícone New Reference.

8 CRIAÇÃO MANUAL DE REGISTOS - Para criar uma referência selecione a opção New Reference a partir do menu References, as teclas de atalho CTRL+N ou selecione o ícone New Reference. - Não esquecer de selecionar o tipo de documento a catalogar. Os campos da página de recolha alteram de acordo com os dados que pretende inserir. - Algumas noções quanto à inserção de referências manualmente: a. Havendo mais do que um autor, colocar um em cada linha (utilizando a tecla Enter para mudar de linha. b. Se o autor for uma organização/ coletividade deve colocar uma vírgula a seguir ao nome (Ex. Universidade do Porto,). c. Não existindo qualquer referência ao autor, deixar este campo em branco. d. Os títulos são inseridos sem ponto final. Este é colocado conforme a visualização que pretende. e. O ano deve ser completo (ex. 2009). f. O nome do jornal deve ser completo e não abreviado. g. Se possível, colocar o número de páginas do documento (somente o nº). h. Colocar também a indicação da edição (ex. 1ª) i. Se colocar o URL deverá completar com a indicação j. O campo Label pode ser usado com vários objetivos, como por exemplo, colocar aqui uma descrição de onde pretende usar esta referência. k. O campo Keywords é usado para colocar as palavras pelas quais quer disponibilizar a pesquisa por palavra. Elisabete Ribeiro (elisabete@fep.up.pt) 2012 Página 8

9 VISUALIZAÇÃO DOS REGISTOS - Para visualizar todos os campos do registo, pressionar duplamente em cima da referência. - Para facilitar a visualização do mesmo, pode esconder/ mostrar os campos que não estão preenchidos, pressionando o botão Hide/Show Empty Fiels (como mostra a imagem). - Na visualização individual dos registos, as setas permitem navegar de uma referência para a outra, como apresenta a figura em baixo. Elisabete Ribeiro (elisabete@fep.up.pt) 2012 Página 9

GESTÃO DAS REFERÊNCIAS - O EndNote permite a criação de grupos (selecionar a opção Groups ou Smart Groups), possibilitando assim uma melhor organização das referências.

10 GESTÃO DAS REFERÊNCIAS - O EndNote permite a criação de grupos (selecionar a opção Groups ou Smart Groups), possibilitando assim uma melhor organização das referências. - As diferenças entre ambos são que em Groups, as referências podem ser arrastadas para lá, ou inseridas manualmente. Os Smart Groups são elaborados segundo um critério. E aqui o que acontece é que, segundo o critério escolhido (uma determinada palavra num dos campos da referência, o ano, ou outro dado qualquer) na criação do smart group todas as referências que sigam esse critério são encaminhadas diretamente para esse grupo. - Ter sempre em atenção que as referências são apresentadas segundo o estilo bibliográfico que está selecionado. Selecionar a opção Output Styles do menu Edit e depois selecione o estilo pretendido. Se o estilo pretendido não estiver disponível selecione a opção Open Style Manager que permite abrir uma janela com todos os estilos disponíveis. Elisabete Ribeiro (elisabete@fep.up.pt) 2012 Página 10

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12 PESQUISAR REFERÊNCIAS NA BIBLIOTECA - A pesquisa é feita na janela em baixo e os resultados aparecem na janela inicial de acordo com os filtros aplicados na pesquisa feita. Elisabete Ribeiro (elisabete@fep.up.pt) 2012 Página 12

Neste caso, são selecionadas as referências no Endnote (através da tecla CTRL) e depois no Word o processo é exatamente o mesmo de quando se trata apenas de uma citação (colocando o cursor no local

13 INSERIR CITAÇÕES NO WORD - Para inserir citações no word é necessário abrir o Word, assim como o Endnote na biblioteca pretendida. - Para inserir as citações no texto, basta colocar o cursor no local onde se pretende introduzir a citação, podendo mesmo ser inseridas várias citações ao mesmo tempo. Neste caso, são selecionadas as referências no Endnote (através da tecla CTRL) e depois no Word o processo é exatamente o mesmo de quando se trata apenas de uma citação (colocando o cursor no local onde queremos que seja inserida a citação e depois carregando no Insert Citation» Insert Selected Citation. - Seja qual for a opção utilizada para inserção da citação no texto, o que o Endnote permite é que, para além da inserção da citação no texto, no local exato onde pretendemos, vai também criar automaticamente a Bibliografia no fim do texto, ordenando-as à medida que as mesmas vão sendo inseridas. Elisabete Ribeiro (elisabete@fep.up.pt) 2012 Página 13

- A possibilidade de excluir o autor ou a data poderá ser útil quando há duas citações seguidas do mesmo autor, mas que a publicação é de anos diferentes, ou quando há publicações de autores

14 - Também no Word devemos ter atenção ao estilo (Style) que está selecionado, pois este pode não ser o mesmo que foi escolhido no Endnote. - As citações podem ser editadas (Edit Citation(s)) no entanto a sua alteração vai depender sempre da Norma escolhida para apresentação das referências/ citações. - A possibilidade de excluir o autor ou a data poderá ser útil quando há duas citações seguidas do mesmo autor, mas que a publicação é de anos diferentes, ou quando há publicações de autores diferentes, mas que são do mesmo ano. Assim previne-se a possibilidade da informação se tornar redundante. - Quando o trabalho estiver terminado é aconselhável que se faça uma conversão (Convert Citations and Bibliography» Convert to Plain Text) para que ao abrir o documento noutro computador, as citações não apareçam desconfiguradas. Elisabete Ribeiro (elisabete@fep.up.pt) 2012 Página 14

15 NOTAS IMPORTANTES Existem duas formas de inserir referências: manualmente e através da importação das diferentes Bases de Dados Bibliográficas existentes. Possibilidade de anexar o texto integral ao documento ou outro anexo que seja pertinente. Criação de grupos de forma a permitir uma melhor organização das referências. Possibilidade de a qualquer momento alterar o estilo bibliográfico (EndNote/ Word). Inserção das citações no decorrer da criação de um texto e elaboração da Bibliografia no fim do texto por ordem alfabética, de forma automática. Elisabete Ribeiro (elisabete@fep.up.pt) 2012 Página 15

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