Produtividade é resultado do esforço inteligente

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Uso da tecnologia para aumento de produtividade Henrique Matias henrique@tecnun.com.br

Outlook

O Outlook como ferramenta de produtividade Formatação Condicional 1. Na caixa de Entrada, clique em Exibir, Configurações do Modo de Exibição. 2. Clique em Formatação Condicional. 3. Clique em adicionar e digite o nome da Regra 4. Clique em Condição 5. Assinale a caixa de seleção Onde estou e selecione na linha CC com outras pessoas. 6. Clique em fonte e escolha as opções de formatação desejada. 7. Clique em Ok, e depois em Ok novamente. 8. Neste exemplo defini a cor vermelha para destacar as mensagens onde estou em cópia, conforme imagem a seguir.

O Outlook como ferramenta de produtividade Formatação Condicional

O Outlook como ferramenta de produtividade Criar regras Regras permitem que você gerencie as suas mensagens de forma automática. Com ela é possível: Excluir mensagens Direcionar para pastas Encaminhar e/ou Sinalizar por exemplo

O Outlook como ferramenta de produtividade Criar regras 1. Na caixa de Entrada, Página inicial, Grupo Mover, selecione Regras e clique em Gerenciar Regras e Alertas 2. Selecione um modelo de regra em organize-se ou Atualize-se ou Crie uma nova regra em branco. 3. Na primeira etapa você define as condições 4. Na segunda etapa você define as ações 5. Na terceira etapa você define as exceções 6. Pronto, conclua o processo que sua regra já está salva e criada.

O Outlook como ferramenta de produtividade Salvar Mensagens como modelo 1. Crie uma nova mensagem 2. Preencha o campo para e cópia, caso queira que estes endereços estejam sempre associados ao modelo. Caso contrário, pode deixar em branco. 3. Digite e formate a mensagem como desejar 4. Clique em Arquivo, Salvar como 5. Em Tipo de Arquivo, selecione Modelo do outlook *.oft 6. Selecione o local onde salvar o modelo. 7. Clique em Salvar 8. Para usar o Modelo, basta dar o duplo clique sobre o arquivo que uma nova mensagem será criada baseada no arquivo de modelo. Isso pode agilizar comunicações frequentes, por exemplo.

O Outlook como ferramenta de produtividade Criar um compromisso a partir de uma mensagem 1. Selecione a mensagem 2. Arraste sobre o ícone do calendário 3. Complemente as informações e salve o compromisso.

O Outlook como ferramenta de produtividade Criar um contato a partir de uma mensagem 1. Selecione a mensagem 2. Arraste sobre o ícone do contatos 3. Complemente as informações e salve o contato.

O Outlook como ferramenta de produtividade Recurso Diga-me É a forma mais fácil de encontrar os comandos dentro dos aplicativos do Office 2016. 1. Clique na caixa Diga-me. Fica a direita da faixa de opções idicada por uma lâmpada 2. Digite o comando que está procurando. Conforme você vai digitando as opções são apresentadas. 3. Assim que visualizar o comando desejado basta clicar.

O Outlook como ferramenta de produtividade Impressão de calendário O calendário pode ser impresso de várias maneiras, porém as vezes é necessário imprimir apenas os compromissos recorrentes baseando-se em determinado assunto. 1. Acesse o calendário 2. Clique na caixa pesquisar e digite o que procura 3. Conforme digita, os conteúdos são filtrados 4. Clique em Arquivo, Imprimir. 5. Selecione o estilo dentre os disponíveis e clique em imprimir

Desmistificando o WORD Mudando de página 1. Após terminar a digitação na página atual, pressione ENTER para o próximo parágrafo 2. Pressione CTRL + ENTER 3. Automaticamente é inserida uma quebra de página na mesma seção.

Desmistificando o WORD Mudando de página, Criando uma nova seção A quebra de seção é utilizada para dividir o documento em partes, permitindo efetuar modificações em uma seção sem afetar a outra, quando estas estiverem desvinculadas. Este recurso é muito utilizado para configurações de Cabeçalho e rodapé, incluindo números de páginas por exemplo.

Desmistificando o WORD Mudando de página, Criando uma nova seção Para inserir a quebra de seção: 1. Posicione o cursor no local desejado 2. Clique em Layout, Configuração de Página, Quebras, Quebras de Seção e clique em Próxima Página.

Desmistificando o WORD Numerando páginas em seções Normalmente a numeração de página não deve aparecer em folhas de rosto ou índices. Isso requer que você quebre a seção, desvincule as seções e insira a numeração apenas na seção desejada. 1. Após quebrar a seção conforme orientações anteriores, posicione o cursos no cabeçalho ou rodapé da seção desejada. Isso é possível dando o duplo clique no cabeçalho e rodapé. 2. Em Ferramentas de Cabeçalho, Design, Navegação, Desmarque a opção Vincular ao Anterior. 3. No grupo Cabeçalho e Rodapé, clique me Numeração de Página e escolha a opção desejada.

Desmistificando o WORD Numerando páginas em seções A desvinculação é realizada individualmente para o cabeçalho e rodapé. Portanto, se necessário, é preciso após desvincular o rodapé, por exemplo, clicar no cabeçalho e clicar em desvincular novamente.

Desmistificando o WORD Tabulação A tabulação é um recursos simples e prático. Com ela, você pode criar listagem rapidamente sem a necessidade de criar uma planilha no Excel ou uma tabela no próprio Word. 1. Posicione o cursor 2. Digite o título da primeira coluna 3. Clique sobre a régua na posição que deseja inserir a parada de tabulação 4. Pressione a Tecla TAB. 5. Digite o nome da segunda coluna, pressione Enter para a próxima linha. 6. Basta repetir os mesmos passos.

Desmistificando o WORD Tabulação As orientações anteriores foram para se criar uma tabela de duas colunas. Porém você pode criar tabelas com 3, 4 ou mais colunas. Basta ir marcando a régua. É possível alterar o tipo de tabulação ou colocar preenchimento, pontilhado por exemplo, no espaço entre as colunas. Para isso de o duplo clique sobre a tabulação e defina as configurações. Para remover uma tabulação basta clicar sobre a tabulação e arrastar para fora da régua.

Desmistificando o WORD Algumas teclas de atalho SHIFT + F3 Altera as letras entre maiúsculas e minúsculas ALT + SHIFT + Seta de direção do teclado movimenta parágrafos

PowerPoint

Apresentando o PowerPoint Gravando Apresentação Este é um recurso novo da versão 2016. Você pode gravar sua apresentação inteirinha para disponibilizar o vídeo. 1. Clique em apresentação de Slides, Gravar Apresentação de Slides e escolha a opção desejada. 2. Clique no botão Gravar, localizado no canto esquerdo superior.

Apresentando o PowerPoint Zoom Este é um recurso novo da versão 2016. Com ele você pode usar criatividade para a criação de apresentações não lineares. É possível aplicar o ZOOM a um elemento ou a um outro Slide 1. Clique em inserir, links, Zoom. 2. Escolha entre zoom de Slide, Zoom de Seção, ou Zoom de Resumo

Apresentando o PowerPoint Diga-me Este é um recurso novo da versão 2016. Com ele você pode acessar rapidamente comandos sem ter que navegar pela faixa de opções.

Apresentando o PowerPoint Teclas de Atalho CTRL + F3 alterna entre maiúsculas e minúsculas ALT + SHIFT + Setas de direção teclado Movimenta o parágrafo para a posição desejada. F1 no modo apresentação, pressione F1 para ver todas as teclas de atalho que podem ser utiliadas durante a apresentação dos slides

Excel além de soma e média Alinhamento de texto E possível centralizar texto em colunas sem necessariamente mesclar as células. 1. Digite o texto na célula inicial 2. Selecione o intervalo de células que deseja alinhar o texto. 3. Acesse as configurações de alinhamento, e defina o alinhamento horizontal como Centralizar Seleção.

Excel além de soma e média Movimentar Colunas ou linhas 1. Selecione a linha ou coluna que deseja movimentar 2. Posicione o ponteiro do mouse sobre a borda da seleção, clique e mantenha pressionado. 3. Pressione e mantenha pressionada a tecla SHIFT enquanto arrasta a linha ou coluna para a nova posição 4. Solte o mouse e depois a tecla SHIF

Excel além de soma e média Configurar cabeçalho e rodapé 1. Acesse o modo Layout de Página, localizado no canto direito inferior. 2. Clique no cabeçalho ou rodapé de cada página e execute as ações necessárias, como por exemplo inserir numeração de página ou logo.

Excel além de soma e média Copiar Planilhas 1. Arraste a planilha que deseja copiar mantendo a tecla CTRL pressionada

Excel além de soma e média Teclas de atalho CTRL + ; Inserir a data de hoje na célula CTRL + : Inserir a hora Atual ALT + F1 Inserir um gráfico a partir da seleção atual F11 Inserir um gráfico em uma nova planilha

Office 2016 Trabalho Colaborativo No Word, PowerPoint e Excel é possível que vários usuários utilizem a planilha ao mesmo tempo. Para isso, basta clicar no ícone compartilhar que está localizado no canto superior direito da tela. Após adicionar os colaboradores, o arquivo será enviado ao OneDrive ou SharePoint corporativo. Em tempo real você conseguira ver o que todos estão fazendo, iniciar um CHAT via Skype e realizar o controle de revisão. Automaticamente o PowerPoint controla versões, caso precise recuperar informações, por exemplo.

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