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Controladoria Jurídica O que é, como implantar, funções e vantagens Curso Básico On line 28.abr.2016
Ministrante Samantha Albini Sócia e consultoria sênior na RADAR - Gestão para Advogados Advogada,com experiência no contencioso e consultivo Ex-Controller Jurídico (por 8 anos) Ex-Gerente Jurídico Ex-Advogada em departamento jurídico Consultora em gestão para advogados há 6 anos Vice-Presidente da Comissão de Inovação e Gestão da OAB/PR Autora do livro Controladoria Jurídica para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos (Juruá, 2014).
Metodologia ::3 horas intervalo de 10 minutos dúvidas e comentários via chat :: Slides e certificado por e-mail logo após o curso :: Procedimentos para curso on line: 1) Buscar conexão segura, de preferência via cabo 2) Evitar sobrecarga da internet 3) Sair de todos os outros programas, aplicativos e sites 4) Usar fone de ouvido ou caixas de som 5) Em caso de falha na conexão, aguardar alguns segundos 6) Se não estabilizar, sair e entrar novamente no site 7) Se precisar fazer contato, falar com Aline, no 41-3107-1429 - O curso é ministrado periodicamente, de forma que, se alguém tiver dificuldade para assistir, poderá solicitar assistir o próximo curso gratuitamente
Mercado Jurídico + 947 mil advogados +50 mil escritórios +2,2 milhões bacharéis 1 milhão de advogados até final 2016 126 mil escritórios em 5 anos Clientes mais exigentes Honorários em queda livre Morosidade do Judiciário
Compreensão de que o escritório é uma empresa A importância da diferenciação Melhoria da performance
Os Objetivos da Gestão dos Serviços Garantir mais EFICIÊNCIA, SEGURANÇA, QUALIDADE e AGILIDADE na gestão dos serviços jurídicos. Obter o melhor resultado possível.
A importância da diferenciação Conhecer a carteira do cliente Gerir estrategicamente Informação para o cliente Relatórios gerenciais (cliente PJ) Relacionamento com o cliente Gerir o risco Diferenciação pela Gestão
Melhoria da performance Mais agilidade e eficiência Mais produtividade Ter o controle efetivo Análise interna de resultados (indicadores desempenho) Melhoria da performance pela Gestão
Quais serviços jurídicos? Todos = em geral dividimos em Consultivo e Contencioso. Consultivo todos os serviços, atendimentos, consultas, pareceres, intermediações, análises, etc, desde o primeiro atendimento ao cliente ou solicitação recebida até o lançamento da cobrança de honorários (ex.: lançamento das horas). Contencioso todos os processos judiciais e procedimentos administrativos ativos e inativos do escritório. Também os documentos e informações de clientes e processos, por consequência
Principais Ferramentas de Gestão Jurídica 3 Controladoria Jurídica Software de gestão Manual Jurídico
Tudo começa na distribuição adequada de funções Pessoas ou grupos de pessoas para cada tipo de função no escritório Conhecimento e experiência Vocação Aprender a delegar Delegar e manter o controle
Estrutura usual dos escritórios Sócios Majoritários Administrativo- Financeiro Técnico-Jurídico Funcionários Advogados e estagiários
A gestão dos serviços usual dos escritórios É realizada de forma descentralizada, sem um setor especializado nela. Os advogados fazem uma parte, os estagiários outra, por vezes a secretária auxilia, e assim por diante. Problemas: Falta de planejamento Falhas na execução = procedimentos inseguros Falta de padronização Uso de mão-de-obra cara desnecessariamente pessoas realizando tarefas que julgam secundárias ou menos importantes ou a contragosto Retrabalho nas suas mais diversas formas Omissões Falta de pessoas especializadas na gestão, etc.
- Separar a atividade técnica da atividade de gestão jurídica - Melhores resultados por meio da especialização - Criação do setor da Qual é a ideia? Controladoria Jurídica para assumir a gestão jurídica - Técnico focado na atividade puramente técnica
Alteração do organograma Conselho de Sócios Escritórios Administrativo- Financeiro Técnico Controladoria Jurídica
Alteração do organograma Conselho de Sócios Escritórios Administrativo- Financeiro -Telefonia e recepção -Secretaria -Compras+almoxarifado -RH -Manutenção -TI -Logística e eventos -Copa e limpeza -Financeiro (orçamento, fluxo caixa, contas a pagar e receber, contratos e custas) Técnico Controladoria Jurídica
Alteração do organograma Conselho de Sócios Escritórios Administrativo- Financeiro -Telefonia e recepção -Secretaria -Compras+almoxarifado -RH -Manutenção -TI -Logística e eventos -Copa e limpeza -Financeiro (orçamento, fluxo caixa, contas a pagar e receber, contratos e custas) Técnico -Atendimento técnico -Peticionamento -Audiências -Sustentações orais -Atividade consultiva Controladoria Jurídica
Alteração do organograma Conselho de Sócios Escritórios Administrativo- Financeiro -Telefonia e recepção -Secretaria -Compras+almoxarifado -RH -Manutenção -TI -Logística e eventos -Copa e limpeza -Financeiro (orçamento, fluxo caixa, contas a pagar e receber, contratos e custas) Técnico -Atendimento técnico -Peticionamento -Audiências -Sustentações orais -Atividade consultiva Controladoria Jurídica -Cadastros -Gestão documental -Publicações -Agendamentos - Controles -Diligências -Guias de custas -Gestão de correspondentes -Distribuições e protocolos -Acompanhamentos - Relatórios e KPIs, etc.
Alteração do organograma Gerência Jurídica Departamentos Jurídicos Técnico Controladoria Jurídica (Idem anterior) -Gestão técnica dos terceirizados (Idem anterior) -Gestão do suporte aos terceirizados - Financeiro do DJUR
O organograma ideal Nível Estratégico Conselho de Sócios Nível Gerencial ou de Departamentalização Administrativo- Financeiro Gerente Adm-Financ. Técnico (ou Jurídico) Gerente Jurídico Controladoria Jurídica Controller Jurídico Nível Operacional Funcionários e estagiários administrativos e financeiros Advogados, Assistentes Jurídicos, Estagiários Funcionários + Estagiários
Origem Paralegal EUA Adaptação ao Brasil Aprimoramento da ferramenta Inovação Ainda desconhecida pela grande maioria dos advogados
Conceito A Controladoria Jurídica é o setor do escritório de advocacia ou departamento juridico responsável pelo suporte de gestão ao setor técnico e a análise de resultados (indicadores de desempenho).
A Controladoria Jurídica é comparada ao coração, uma vez que ela recebe as informações e documentos e os impulsiona, dando o ritmo (prazos, agendamentos, controles) ao escritório ou departamento jurídico.
Tipos de funções da Controladoria Jurídica 1) SUPORTE: TUDO o que não for atividade técnica*, de conteúdo técnico. Tudo que não implique numa análise técnica do caso ou contato de atendimento técnico com cliente. 2) ANÁLISE DE RESULTADOS: relatórios mensais internos com geração dos indicadores de desempenho. 3) ADMINISTRAÇÃO DO SOFTWARE: criar usuários e níveis de permissão (ou ao menos aprovar), configurar o sistema, parametrizar e manter a parametrização, criar as padronizações, manter o sistema completo e atualizado, conferir que os demais estão alimentando corretamente o sistema. 4) CENTRO DA QUALIDADE: criar as regras e procedimentos e cobrar de todos o cumprimento. *atendimento técnico, peticionamento, audiências, sustentações orais e atividade consultiva.
Funções detalhadas da Controladoria Jurídica Exemplos: - Eleger o software de gestão para o escritório - Selecionar e treinar os colaboradores da Controladoria (funcionários e estagiários) - Parametrizar o software de gestão - Realizar migração do software de gestão - Cadastrar e controlar o cadastro dos clientes - Cadastrar e controlar os processos - Controlar os atendimentos e atividades consultivas - Traçar estratégias de acompanhamento de processos com setor técnico - Gerir o PUSH (captura de andamentos da internet) - Gerir a importação de publicação ou lançar todas as publicações (processos físicos) - Controlar e planejar as intimações dos processos eletrônicos - Lançar os prazos e providências (diligências) no software de gestão - Controlar os prazos -Lançar audiências e sustentações no software de gestão -Controlar as audiências e sustentações orais...
Funções detalhadas da Controladoria Jurídica Exemplos -Diligenciar junto aos diversos órgãos do Poder Judiciário e administrativos (cargas, fotocópias, certidões, digitalizações, etc.) -Elaborar guias de custas -Lançar providências internas como data para ajuizamento de inicial -Gerir escritórios correspondentes e empresas de logística -Solicitar, cobrar e receber documentos de clientes -Protocolar todas as petições (processos físicos e eletrônicos) -Conferir todos os protocolos -Realizar todas as digitalizações e fotocópias -Abrir pastas físicas -Controlar o arquivo físico cargas e descargas e transferências de pastas envio ao morto, descarte do morto, etc. -Gerir o GED do software de gestão - Fazer todos os acompanhamentos processuais (e administrativos)
Funções detalhadas da Controladoria Jurídica Exemplos -Fiscalizar cumprimento de todas as agendas dos colaboradores do escritório; - Atendimento a clientes em questões não técnicas. Ex.: recebimento e entrega de documentos; -Parametrizar novos relatórios para clientes - Gerar relatórios para os clientes -Criar relatórios de análise de resultados da produção jurídica -Gerar mensalmente os relatórios de análise de resultado da produção jurídica e elaborar cruzamento de dados, gráficos, etc, apresentando-os aos sócios, com conclusões. - Criar novos relatórios, sempre aprimorando a análise de resultados Etc. É FUNDAMENTAL que se compreenda que a Controladoria Jurídica pode e deve assumir TODAS as funções de suporte, que não exijam o conhecimento técnico do cliente ou da causa, nem o contato próximo ao cliente (contato advogado-cliente).
Ideal: 1 Controller Jurídico 1 Assistente (administrativo) Funcionários + Estagiários Inicial possível: 1 Controller Jurídico 1 estagiário Composição
Composição organograma da Controladoria Jurídica Controller Jurídico Assistente Funcionários Estagiários
O dimensionamento da Controladoria Jurídica O número de colaboradores em uma Controladoria Jurídica depende de diversos fatores, entre eles: Tipo de atuação (consultiva e/ou contenciosa) e percentual Volume de clientes e tipos (pessoas físicas, jurídicas, massa) Área de atuação do escritório Tipos de processo (físicos x virtuais) e percentual Tipos de processo quanto a ritos, locais de tramitação, etc. Estratégias do escritório (sobre prazos, peticionamentos, acompanhamentos, etc.) Quantidade de prazos Quantidade de audiências Necessidades dos clientes tais como alimentação de sistemas e elaboração de relatórios. etc. Por isso, é difícil indicar uma quantidade específica, sendo necessária análise do escritório e seus diversos aspectos, procedimentos e peculiaridades de trabalho, para poder indicar com mais precisão.
Perfil do Controller Jurídico Requisitos objetivos Advogado (a) Com experiência de pelo menos 2 anos Se possível: no contencioso e consultivo (não importa em que área) Conhecimento avançado no software de gestão Conhecimento intermediário no excel (ou similar) Conhecimento avançado no processo eletrônico Requisitos subjetivos Organização Proatividade São os mais relevantes! Iniciativa Disponibilidade Responsabilidade Autonomia Liderança Bom relacionamento Visão sistêmica e também detalhista
O Controller Jurídico É muito importante que o Controller Jurídico possua os requisitos apontados e que seja selecionado corretamente. Ele é a figura chave para o sucesso da Controladoria Jurídica. Quanto mais acertado o perfil do Controller, maior a chance de êxito. E vice-versa.
Contratação e remuneração Pode ser contratado como funcionário (com a CBO de Gerente Administrativo ou Gerente Jurídico porque não há ainda para Controller Juridico), ou associado, ou sócio de serviço Remuneração geralmente proporcional ao nível, caso fosse advogar (júnior, pleno ou sênior), podendo-se conceder adicional pela função. Ideal ter parte fixa + variável (bônus de desempenho individual + bônus de produtividade = sobre lucro) O plano de carreira Sugere-se que a Controladoria Jurídica seja ser vista no Plano de Carreira como um setor independente do escritório, cujo controller tem o mesmo grau hierárquico e possibilidade de ascensão na carreira dos demais advogados, podendo chegar a sócio (sócio de gestão?). No mesmo sentido, em relação aos demais funcionários e estagiários da Controladoria.
Como implantar PASSO 1 Escolha do Controller Jurídico. Pode ser alguém do escritório, mas somente se de fato tiver todos os requisitos apontados. Nesse caso, antes de mais nada, INDAGUE se a pessoa quer a função, deixando-a amplamente cliente das atribuições e responsabilidades. Não tente forçar a adequação de alguém ao perfil do Controller. Isso não costuma funcionar. Na dúvida, busque uma pessoa de fora do escritório. Não vale a pena arriscar na implantação do setor. Inicie desde logo uma seleção, para ir angariando currículos. Há diversos canditados no mercado.
Como implantar PASSO 1 Escolha do Controller Jurídico. Anuncie no site da OAB, LinkedIn, Facebook e Catho todos gratuitos. E/ou contrate empresa especializada em recrutamento e seleção. Criar mail que não identifique o escritório, para recebimento dos currículos: Exemplo: vaga-controladoria@hotmail.com Sugestão de texto para anúncio: Ex.: Controller Jurídico advogado (a) com OAB, mínimo de 2 anos de experiência no contencioso e consultivo, conhecimento avançado em (nome do software de gestão) e intermediário em excell. Trabalho exclusivo em Controladoria Jurídica (não vai advogar). Organização e visão sistemática são atributos indispensáveis. Capacidade de gerenciamento de equipes. Enviar cv para vaga-controladoria@hotmail.com, com pretensão salarial.
Como implantar PASSO 1 Escolha do Controller Jurídico. Envio de Currículos: para e-mail criado Fases: 1) Análise curricular 2) Entrevista rápida 5 perguntas para eliminar candidatos (as) que não se coadunam com valores do escritório. 3) Teste escrito 4) Entrevista mais detalhada consultoria poderá auxiliar realizando uma segunda entrevista por skype
Como implantar PASSO 2 Dedicar espaço físico específico para o setor de preferência com acesso restrito de colaboradores. Sala separada com porta e balcão ou espaço reservado equipe agregada Posições (estações) de trabalho para todos os componentes da controladoria a do Controller em posição que veja toda a equipe e também o balcão 2 ou 3 monitores (laterais podem ser na vertical) Sem gavetas, sem armários fechados Arquivo físico interno (ou anexado) Prateleira ou escaninhos, etiquetados Multifuncional (is)/scanner (s) Carrinhos de aço para processos (físicos)
Como implantar PASSO 3 Revisar requisitos de TI (Informática), tais como: servidor, sala técnica, back up duplo e um externo, local de salvamento de arquivos único (servidor), antivírus, firewall, 2 ou 3 monitores, entre outros. Esses requisitos também são fundamentais para o correto uso do software de gestão e dos sistemas de processo eletrônico e são a garantia da migração segura e tranquila do papel para o virtual.
Como implantar PASSO 4 Se o escritório não possui software de gestão: Escolha do Software de Gestão Treinamento Parametrização Alimentação básica inicial Se o escritório já possui software de gestão: Analisar se o software atual é adequado ou não, em que condições está o banco de dados, as tabelas, etc. Realizar a substituição do software e migração de dados, se necessário. A partir daí, traçar plano de ação específico, conforme a necessidade: auditoria dos dados do software, servidor e físicos (pastas físicas)
Como implantar PASSO 5 Depois que estiver com software de gestão adequado Parametrizado (ou revisado/auditado) Controller com treinamento no software de gestão Escolher demais componentes da Controladoria Jurídica Inicialmente apenas deslocando as pessoas que já fazem essa tarefa e que estão nos demais setores, técnico ou administrativo-financeiro. Estagiários de 1º a 3º anos (ou em alguns estados também os mais avançados inscrição na OAB) e funcionários.
Como implantar PASSO 6 Plano de ação específico, exemplo: revisar a configuração do sotfware de gestão (permissões, tabelas, etc) elaborar um manual com todas as configurações e uso correto do software é o início do Manual Jurídico; garantir que todos os clientes estão cadastrados, sem duplicidade; garantir que todos os processos estão cadastrados corretamente; começar a registrar as publicações e agendar todos os prazos e providências no início com controle duplo; começar a cumprir todos os prazos e conferir protocolos; começar a controlar o uso e cumprimento das agendas de todos os colaboradores do escritório; criar os relatórios necessários para controle interno e para os clientes, etc.
IMPORTANTE! Apresentar a todos os colaboradores a ideia e explicar as funções do setor, dando autonomia e destaque ao mesmo (para evitar que a Controladoria seja vista como cobradora de prazos, por exemplo) Acompanhar a implantação da Controladoria Jurídica mediante reuniões diárias, passando a semanais, e assim por diante; Fazer os devidos ajustes; Erros na implantação são de dífícil reparação, principalmente em relação ao setor técnico;
IMPORTANTE! Para tudo isso é imprescindível que os sócios conheçam as funções do setor e reconheçam sua importância no contexto do escritório, constantemente defendendo o setor e fazendo com que todos o respeitem. O setor Técnico sempre trabalhará em conjunto com a Controladoria Jurídica, na análise dos contratos com os clientes, das necessidades dos mesmos, da constituição das carteiras, etc A contratação de consultoria especializada pode ser estratégica e até necessária.
Quando implantar A qualquer momento
Vantagens Ganho de pelo menos 100% a mais de eficiência e produtividade (qualidade-segurança-agilidade). Mais foco, qualidade e profundidade nas atividades técnicas. Viabilização efetiva da implantação dos indicadores de desempenho
Vantagens - Gestão mais eficaz dos processos - Garantia de elementos de controle/conferência dos atos (diferente de retrabalho) - Eliminar retrabalho - Garantir localização, integridade e acessibilidade às informações - Garantir fluxo ágil e seguro dos documentos - Garantir eficaz digitalização e salvamento dos documentos - Garantir eficaz eliminação dos documentos - Conceder aos advogados e estagiários do Jurídico mais tempo, foco e qualidade para realização do trabalho técnico propriamente dito - Melhores resultados tanto na Gestão quanto na área Técnica - Mais segurança no acompanhamento dos processos - Minimizar riscos de falhas, perdas de prazos, perdas de audiências, extravio de documentos, etc.
Mais vantagens Proteção da reputação da banca Redução de riscos Redução de custo Majoração de lucros Contribuição para o compliance Entre outros.
O software viabiliza as rotinas da Controladoria, dando a SEGURANÇA E AGILIDADE necessárias à gestão. Com um software adequado e uma Controladoria Jurídica bem implantada, o sucesso de um escritório ou A Controladoria Jurídica alinhada com o software de gestão departamento jurídico é fortemente potencializado!
Software de Gestão Na execução e acompanhamento dos SERVIÇOS JURÍDICOS, devemos utilizar a ferramenta adequada para nosso objetivo que deve ser visto no trinômio: REGISTRO CONTROLE ANÁLISE DE RESULTADO Sendo que essa análise de resultado se dá justamente pela extração dos INDICADORES DE DESEMPENHO Essa ferramenta é o Software de Gestão/ERP (Enterprise Resource Planning) Cadastrar tudo registrar todo o follow up Registrar tudo Controlar (prazos, etc.) Gerar os relatórios
Software de Gestão É extremamente importante para a organização e integração dos dados do escritório. Ele deve ser usado ao máximo, explorando-se todos os aplicativos e funcionalidades. Gerencia não somente os processos e atividades consultivas, mas as agendas, os clientes, os colaboradores, fornecedores e o financeiro. Integra todas as as informações dos clientes, processuais, financeiras, datas de lançamentos, etc. Possibilita a geração de DIVERSOS relatórios (análise de resultado). Dá visão sistêmica do negócio. Nos dá mais tempo e qualidade de trabalho.
Manual Jurídico POLÍTICA REGRA PROCEDIMENTO FLUXO DE TRABALHO PADRONIZAÇÃO
Tendências Adesão ao Processo Eletrônico Robotização e automatização Jurimetria Virtualização dos Documentos e Atendimentos Mobilidade e trabalho remoto Controladoria Jurídica para fins de compliance 53
A gestão é cada vez mais valorizada nos escritórios de advocacia. Com a implantação das ferramentas de gestão jurídica, seu escritório pode ter muito mais eficiência, agilidade, produtividade e excelência. Sem as ferramentas de gestão seu escritório nunca alcançará todo seu potencial e correrá riscos de perecer. PREPARE-SE PARA O FUTURO DA ADVOCACIA!
Indicações Livro Controladoria Jurídica para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos (Juruá, 2014) Outros Livros de Gestão legal em nosso site. Revista Análise Advocacia 500 (anual) Site Conjur Consultor Jurídico Site/Newsletter : Migalhas, CNJ, ITI e SEBRAE Site Endeavor Brasil Cursos RADAR Curso de Treinamento para Controller Jurídico e Equipe da Controladoria - presencial Curso de Formação de Gestor e Gerente Jurídico - presencial Laboratório de Elaboração do Manual Jurídico do Escritório de Advocacia presencial Curso de Gestão do Tempo e Eficiência na Advocacia On line Entre outros Cursos do SEBRAE/PR Programa PRÓPRIO / EMPRETEC Curso de Capacitação em Processo Eletrônico das ESAs-OABs Consultorias na área de gestão legal consulte-nos a respeito das modalidades e preços
O que nós costumamos chamar 'milagres' não é mais do que o resultado simples e natural da combinação destas duas forças: o trabalho e o método... Olavo Bilac
Obrigada! Samantha Albini (41) 9975-1951 (41) 3107-1530 sa@radardagestao.com.br Facebook: Radar Gestão para Advogados Controladoria Jurídica WWW.RADARDAGESTAO.COM.BR