PREFEITURA MUNICIPAL DE PALMAS GUIA PRÁTICO PARA ELABORAÇÃO DE PROJETO BÁSICO DE T.I. Elaborado com base na Lei 8.666/93 e suas alterações, Lei 10.520/02, Decreto de execução orçamentária anual e Decreto 239/11 e demais normas vigentes. Elaborador por: DIRETORIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Palmas-TO, Setembro de 2011 REVISÃO: 001-NOV2011
Apresentação O fortalecimento da TI como ferramenta imprescindível para os Entes públicos na otimização da máquina administrativa é inegável. A escassez de recursos e a crescente demanda por produtos, serviços e bens públicos é uma dicotomia desafiadora para todo gestor. Por estamos vivendo na era da automação, internet, computadores e outras invenções tecnológicas estão presentes em todos os lugares. Ao Ente Publico cabe aderir a esta realidade e usufruir das benesses da tecnologia da informação, com vistas a otimizar serviços garantindo diminuição de despesas, aumento da arrecadação local, mais agilidade no atendimento ao público, dentre outros. Em novembro de 2010 a Lei 1755/2010, instituiu os sistemas estruturantes, sendo o de TI regulamentado a posteriori pelo Decreto 239/2011, onde estabelece a Diretoria de Tecnologia da Informação DTI, como órgão central do Sistema. A DTI como gestora, é a responsável por planejar conduzir, coordenar, controlar e fiscalizar a execução das ações de TI. Dentre as inovações implantadas está a obrigatoriedade da elaboração de um projeto prévio coordenado com o PDTI-Plano Diretor de Tecnologia da Informação, PPA- Plano Plurianual, LOA Lei do Orçamento Anual e LDO Lei de Diretrizes Orçamentárias. Este guia prático para a elaboração de Projeto Básico para aquisição de bens/ e ou serviços na área de Tecnologia da Informação, não tem a pretensão de esgotar as dúvidas acerca do assunto. Apenas objetiva ser um instrumento facilitador na etapa de elaboração de um projeto bem fundamentado e conseqüentemente a execução síncrona das ações de TI no âmbito do poder executivo de Palmas. 2
Sumário 1. IDENTIFICAÇÃO DO DEMANDANTE... 4 2. BREVE DESCRIÇÃO DO PROJETO... 4 3. EXECUÇÃO DO PROJETO... 4 4. HISTORICO DE REVISÕES... 4 5. IDENTIFICAÇÃO DO PROJETO... 4 5.1. TITULO DO PROJETO... 4 5.2. JUSTIFICATIVA... 5 5.3. OBJETIVOS... 5 5.3.1. Objetivo Geral... 5 5.3.2. Objetivos Específicos... 5 5.4. BENEFICIÁRIO(S)... 6 6. DESENVOLVIMENTO DO PROJETO... 6 6.1. QUANTIFICAÇÃO/ESPECIFICAÇÃO DA SOLUÇÃO ESCOLHIDA... 6 6.2. ESTIMATIVA DE CUSTO... 6 6.3. ESPECIFICAÇÃO DA FONTE DE RECURSO VINCULADA... 7 6.4. CRONOGRAMA/ ESTRATÉGIA DE EXECUÇÃO DO PROJETO... 7 7. INSTRUMENTOS DE MEDIÇÃO E VERIFICAÇÃO... 7 8. FATORES CRITICOS DE SUCESSO... 8 9. CONSIDERAÇÕES FINAIS... 8 10. ASSINATURA DO RESPONSAVEL PELA ELABORAÇÃO DESTE DOCUMENTO... 8 11. APROVAÇÃO DO PROJETO PELA DTI... 8 12. SETOR SOLICITANTE... 8 3
Projeto Básico 1. IDENTIFICAÇÃO DO DEMANDANTE Neste espaço o interessado deverá informar o setor responsável pela elaboração do projeto básico, o nome do responsável, sua matricula e telefone do setor. 2. BREVE DESCRIÇÃO DO PROJETO Neste espaço o interessando deverá descrever de forma breve o que é o projeto a ser executado. Exemplo: Contratação de empresa especializada para fornecimento de Solução Integrada de Segurança da Rede, e prestação de serviços de Consultoria e treinamento especializado para uso da ferramenta pela equipe técnica da Diretoria de Tecnologia de Informação da Secretaria de Finanças - Prefeitura Municipal de Palmas. 3. EXECUÇÃO DO PROJETO DATA DE INÍCIO LOCAL DE EXECUÇÃO SECRETARIA Setor (Diretoria, Gerencia, Chefia) Nome da Secretaria e SIGLA DATA DE FIM 4. HISTORICO DE REVISÕES REVISÃO NÚMERO 00 DATA DA REVISÃO 00 / 00 / 0000. DESCRIÇÃO DA REVISÃO Exemplo: Projeto em fase inicial. 5. IDENTIFICAÇÃO DO PROJETO 5.1. TITULO DO PROJETO Neste espaço deve ser informado o nome do projeto que será executado. Exemplo: Aquisição de serviços de manutenção de hardware 4
5.2. JUSTIFICATIVA Neste espaço deve ser descrito o motivo, situação-problema, conceituando-se a importância na execução desta despesa para a melhoria da situação apresentada. Demonstrando a situação atual, se possível uma visão histórica da questão. Justifique a necessidade da despesa que se está pleiteando a aquisição e o critério utilizado para dimensionar a especificação desejada, resumidamente, porém de forma clara, o que se pretende alcançar, contextualizado sempre o comprometimento do projeto com as ações governamentais que visam à solução e/ou melhoria da situação atual. No caso de aditivo contratual com reajuste, deve constar no projeto o valor do índice do contrato com o valor original, valor corrigido e o percentual referente. Atenção: É de fundamental importância uma justificativa bem elaborada para que a equipe responsável por analisar e dimensionar a configuração do equipamento/ e ou serviços tenha subsídios suficientes para realizar uma escolha adequada, evitando-se majoramento de configurações técnicas, aumentando-se custo despesa pública ou até mesmo o contrário, prejudicando o atingimento das metas estipuladas no projeto, por especificações técnicas. 5.3. OBJETIVOS 5.3.1. Objetivo Geral Expressa o alvo que se quer alcançar, em obediência ao principio orçamentário da anualidade, deve ser descrito o prazo da realização que se pretende atingir através da execução do projeto. Dica: Para melhor delimitar o objetivo geral de um projeto, veja o ponto que está a situação atual e onde se quer chegar. Esta reflexão será valiosa na definição. Exemplo: Melhorar o desempenho do atendimento das manutenções corretivas dos equipamentos da Secretaria de Finanças. 5.3.2. Objetivos Específicos Consiste no detalhamento do objetivo geral, são os resultados que esperamos atingir. Ou seja, é a quantificação do objetivo geral; a etapa, passos intermediários para se alcançar o objetivo ou alvo que se pretende atingir. Desta forma, o conjunto dos objetivos específicos nunca deve ultrapassar a abrangência proposta no objetivo geral. Caso isto ocorra, todos os objetivos, geral e específicos, devem ser revistos e adequados uns aos outros. 5
Exemplo: 1. Reduzir o numero de reclamações dos usuários em 50% num prazo de 6 meses; 2. Diminuir o tempo de espera para a manutenção dos equipamentos em 20%; 3. Diminuir o desperdício e o custo na manutenção dos equipamentos em 10%. 5.4. BENEFICIÁRIO(S) Neste espaço deverá ser informado quem será (ao) o(s) beneficiado(a) com a fiel e correta executação do projeto. Exemplo: As Unidades Administrativas componentes do Poder Executivo Municipal de Palmas TO. 6. DESENVOLVIMENTO DO PROJETO 6.1. QUANTIFICAÇÃO/ESPECIFICAÇÃO DA SOLUÇÃO ESCOLHIDA Aqui deverão ser descritos a solução escolhida para a realização do projeto, tais como: Quantidade, valor estimado para aquisição do bem ou serviço. Caso a unidade já tenha a especificação exata do que quer adquirir pode ser já transcrito neste momento. 6.2. ESTIMATIVA DE CUSTO Neste espaço deverá ser informada a dotação orçamentária que custeará a referida despesa e a fonte de financiamento de recursos. Item da despesa Unidade Orçamentária Função Subfunção Programa Ação(Projeto/Atividade/Op. Especiais) Fonte de Recurso Natureza de despesa 6
Sub-item da despesa Ficha (este campo é obrigatório em função do sistema do atual sistema de execução orçamentária) Dica: Nos casos de projeto em que as despesas sejam contempladas em mais de uma dotação, transcreva todas as dotações, especificando os itens conforme estiverem numerados no item 6.1. 6.3. ESPECIFICAÇÃO DA FONTE DE RECURSO VINCULADA Preencher somente em casos de recursos vinculados. Ex: Convênios, Operações de Credito, dentre outros. Deve ser informado qual a conta bancária do referido recurso. Caso no contrato esteja estipulada alguma particularidade ou exigência na execução do mesmo, também deve ser informado neste campo. Valor estimado para a Despesa Valor estimado para a Contrapartida (quando tiver esta obrigatoriedade) 6.4. CRONOGRAMA/ ESTRATÉGIA DE EXECUÇÃO DO PROJETO Neste espaço deverá ser informado como será a realização do projeto, descrevendo as etapas de execução, se possível informar através de planilhas, o período previsto para a conclusão do Projeto. 7. INSTRUMENTOS DE MEDIÇÃO E VERIFICAÇÃO Neste espaço deverão ser informado quais são os indicadores qualitativos e/ou quantitativos através dos quais se pretende mensurar o desempenho do projeto que está sendo implementado. Informe ainda, quais os meios se pretende utilizar para coletar os dados que serão avaliados. Exemplo: No caso de manutenção dos equipamentos: 1. Número de reclamações dos clientes; 2. Formulário de controle do atendimento(planilhas); 3. Nível de satisfação dos clientes(r- Regular, B-Bom, E-Excelente) 4. Sistema de atendimento de cliente (SAC); 7
8. FATORES CRITICOS DE SUCESSO Deve ser exposto as considerações gerais as quais se acha oportuna (fatores críticos de sucesso para que o projeto seja bem executado e atenda o objeto desejado). Conceitua-se como fatores críticos de sucesso a lista de itens que devem ser considerados/observados durante o planejamento e/ou execução do projeto para que o seu sucesso possa ser alcançado. 9. CONSIDERAÇÕES FINAIS Neste item deve ser descrito as principais conclusões do projeto, a opinião final a cerca dos resultados esperados com a execução do projeto, bem como ratificar sua importância para atingir as metas estipuladas na ação orçamentária em que a despesa está alocada. É muito importante uma redação bem elaborada neste item, pois reforça ainda mais a importância da realização da despesa. 10. ASSINATURA DO RESPONSAVEL PELA ELABORAÇÃO DESTE DOCUMENTO Neste item deverá conter o nome do responsável pela elaboração do projeto básico, sua matricula, sua assinatura e carimbo. 11. APROVAÇÃO DO PROJETO PELA DTI Neste item deverá conter a data, assinatura e carimbo do representante legal da Diretoria de Tecnologia da Informação do Município aprovando o projeto básico. 12. SETOR SOLICITANTE Neste item deverá conter a data, assinatura e carimbo do representante legal do setor solicitante do município aprovando o projeto básico. 8