SUMÁRIO 1. Correspondência...2 2. Tipos de textos...2 3. Hábitos de Correspondência...5 4. Redação Oficial...6 5. Aspectos Gerais...6 6. Conceito de Redação Oficial...6 7. Qualidades do texto oficial...6 8. Instrução Normativa n.º 4, de 6/3/1992...7 9. Pronomes de Tratamento...9 10. Comunicações Oficiais...10 1 Apostilas Brasil Cultural
1. CORRESPONDÊNCIA A correspondência é o diálogo escrito entre as pessoas ou entidades. Classificação da correspondência: a) Oficial Serve-se dela a Administração Pública. b) Comercia( Serve-se dela o Comércio e a Indústria. c) Bancária Derivada da comercial, simplificou-se peio emprego de numerosos formulários, possíveis porque os bancos trabalham com uma só mercadoria: o dinheiro. d) Particular formalidade administrativa. Os documentos e papéis da correspondência constituem o expediente das empresas, que deve ser registrado em livro próprio, a que se chama protocolo. A nossa vida moderna não pode existir sem o papel, o papel que representa os documentos. Nem poderia haver o grande avanço da ciência sem o sustentáculo do papel. É o papel que guarda todo o nosso saber, todas as nossas provas. A movimentação dos papéis na Administração Pública ou nas empresas particulares recebe o nome de burocracia. E burocrata é aquele que trabalha com os papéis, aceitando-os, preenchendo, informando; dando soluções. É um trabalho importante, de que depende -toda a nossa vida. Portanto, é um trabalho sério que deve ser executado sem erros e também sem demora desnecessária, para não prejudicar os interessados. E logo se compreende que o funcionário não pode escrever levianamente. Há instruções para os funcionários para que não ocorram erros: eles não têm a liberdade de escrever qualquer coisa. Podem ser responsabilizados pelo serviço que executam. O bom funcionário e responsável e capaz: obedece aos regulamentos e tem capacidade criadora para reconhecer e decidir casos não previstos. Ou então pede ajuda de seu chefe. A burocracia é indispensável... e o verdadeiro burocrata não é implicante, nem deixa os papéis parados à espera de solução. Processo de correspondência: O processo da correspondência varia entre as empresas, dificultando a aprendizagem. A oficial é regulada por decretos ou portarias, que também constituem documentos oficiais de correspondência. O que efetivamente importa ao correspondente, é o domínio da língua e a habilidade de compor o texto. Nesse caso, basta-lhe examinar um modelo do documento que deve compor e expedir para aprender a fazê-lo. Entretanto, existem alguns tópicos mais interessantes, porque são comuns a toda espécie de correspondência e poupa-nos tempo sabê-los. 2. TIPOS DE TEXTOS Para cada situação de correspondência, desencadeada pelo ambiente e pelo momento, existe um tipo especial de texto com formatos e esquemas específicos, que se devem aprender para evitar-nos o ridículo de um indeferimento ou de uma ignorância. Chegam quase a uma centena esses tipos e modelos. Veremos a teoria de alguns deles: A) FICHAS Em sua vida, você vai encontrar os mais variados modelos de fichas para preencher, quer como funcionário, quer como aluno, quer como cidadão comum: em sua escola; no clube de que se fizer sócio; nos bancos em que pedir empréstimo; na declaração de seu imposto de renda; como funcionário de algum escritório; etc. Se você precisar de alguma ficha, poderá encontrar modelos impressos nas papelarias. Muitos estabelecimentos mandam imprimir conforme as suas necessidades. Quando você tiver que preencher fichas, deva ter alguns cuidados: 1º Escrever a verdade! Você tem que ser honesto para consigo mesmo e para com os outros! Nada pior para a sua futura carreira do que ser apanhado em mentira. Construa a sua vida, atual e futura, sempre solidamente, baseado na verdade. 2º Escreva sem erros de português! Quem comete erros contra a nossa língua ou contra a ortografia, depõe contra si mesmo. Você pode facilmente perder o emprego contra um concorrente que domine melhor a nossa língua. Acertar em questão de linguagem, é dar-se a si mesmo um atestado de capacidade. Entre dois candidatos igualmente capazes, no assunto, o patrão há de escolher aquele que melhor usa a língua como instrumento de comunicação: aquele que fala e escreve melhor. 3º Escreva de maneira legível! É falta de educação, falar com a boca cheia; é contraproducente não pronunciar bem, gaguejar, não encontrar as palavras. Do mesmo modo na escrita, escrever de modo ilegível, é não querer que os outros nos entendam (e então, por que escreveu?), ou é dificultar a leitura e deixar os outros irritados. Letra ilegível, feia é falha de comunicação. Aquele que quer progredir na vida, aplaina o seu próprio caminho: escreve bem, de maneira legível... e mais facilmente conquista o emprego, porque impressiona peia limpeza, ordem e bom talhe de letra. B) DEPÓSITO BANCÁRIO Sobre o balcão, você encontrará nos bancos fichas de cores diferentes para fazer depósitos bancários. Quando você vai depositar dinheiro ou cheque num banco, deverá preencher a ficha correspondente. Uma servirá para você depositar dinheiro; outra, para depositar cheques; outra, para depositar dinheiro e cheques. Você entregará ao caixa a ficha preenchida e o dinheiro correspondente, E o caixa lhe devolverá uma parte como comprovante, recibo do depósito feito. No depósito bancário por cheques você poderá escrever, em vez do nome do banco que consta no cheque, o número correspondente. O número consta num pequeno retângulo sob a palavra Banco. -- Onde diz para crédito de você escreverá o nome da pessoa ou firma em cujo nome fica depositada a quantia. C) RECIBO É muito freqüente que você deva dar um recibo, quando vendeu alguma propriedade sua. Como funcionário de uma firma qualquer, você tem que dar sempre comprovante de dinheiro que foi pago. Não se deve esquecer de especificar a mercadoria vendida. D) CHEQUE Gastamos facilmente o dinheiro que temos no bolso; facilmente pode ser perdido ou roubado. E muito mais seguro guardar o seu dinheiro, ou o dinheiro da firma, num banco. Acresce outra vantagem: se um dia precisarmos de um empréstimo, mais facilmente o conseguimos no banco onde costumamos deixar depositado o nosso dinheiro. O empréstimo depende normalmente da média do depósito. 2
Em vez de pagarmos em dinheiro, pudemos pagar em cheques, isto é, uma ordem ao banco para que pague a quantia assinalada. Com os cheques, é preciso tomar cuidados especiais: 1º) Não preencher um cheque em quantia superior à que você tenha depositada no banco: tal cheque "não tem fundos". O banco não pagará o que você não tem; além disso, você pode sofrer punições de acordo com a lei (até cadeia). 2º) Não colocar data falsa. 3º) Se você perder o talão de cheques ou algum cheque, deve avisar imediatamente o banco. Assim você evitará falsificação; pois o banco sustará o pagamento. 4º) Se você não escrever o nome a quem o cheque deve ser pago, o cheque é "ao portador", será pago a quem o apresentar. Se você escrever o nome, você terá um cheque "nominal" e a pessoa precisa identificar-se no banco para poder retirar o dinheiro. 5º) Anotar sempre no canhoto o movimento: o depósito, a quantia paga, a quem pagou e a data. São precauções para seu controle e evitar a emissão de um "cheque sem fundos". 6º) Para obter o talão de cheques, você precisa fazer um depósito inicial e preencher a requisição. E) NOTA PROMISSÓRIA O cheque só pode ser assinado, se houver fundos. Usa-se a nota promissória, quando se faz uma venda e o cliente não quer ou não pode pagar tudo a vista. É a nota promissória um documento que representa uma promessa de pagamento. O prazo (ou os prazos) de pagamento dependem de mútuo acordo. Aquele que faz uma compra a prestações (no crediário), assinará notas promissórias. Para terem validade legal, as notas promissórias devem ser registradas no banco ou no cartório de títulos, no prazo de 15 dias da data que consta na assinatura. Estando registrada a nota promissória, se o devedor não efetua o pagamento dentro do prazo, a nota promissória pode ir a protesto judicial, com penhora de bens. F) TELEGRAMA Telegrama é substituto da carta em casos urgentes ou especiais. E um meio rápido e especial de enviar mensagens e, por isso, mais caro. Mais por motivos de rapidez do que de economia, o telegrama deve ser curto; mas deve continuar claro. No texto do telegrama suprimemse os vocábulos que podem facilmente ser subentendidos, Escreve-se de preferência um período só. Mas se a mensagem for longa, o ponto é assinalado por PT; a vírgula por VG. Cuidados especiais: a) Não se escrevem os acentos. b) Não se escreve o hífen. c) Não se divide vocábulo em fim de linha. d) Escrever em letras maiúsculas. e) Não se fazem rasuras ou emendas. G) PROCURAÇÃO A procuração é um instrumento pelo qual se delegam poderes a outra pessoa. Acontece que alguém não pode (ou não quer) pessoalmente resolver determinado problema. Neste caso, nomeia alguém de sua confiança para ser seu substituto. Os atos praticados pelo procurador têm a mesma validade, como se fossem realizados pelo outorgante. H) CONTRATO O contrato é um acordo que fazem duas ou mais pessoas para estabelecer, alterar ou suprimir uma relação de direito, o assunto pode ser o mais variado possível: o casamento é um contrato. Pode tratar-se de compra e venda, de prestação de serviço; de fornecimento de material, Resumindo, podemos dizer que os contratantes se obrigam a dar, a fazer, a mudar, a desfazer ou não fazer alguma coisa. Como o contrato tem implicações jurídicas muito sérias em caso de desacordo, deve ser normalmente elaborado por um advogado, Contudo, encontram-se nas papelarias formulários à venda, que trazem quase sempre obrigações muito rigorosas. Depende do contratante se deseja atenuar algumas condições. I) REQUERIMENTO O requerimento é um pedido redigido em papel almaço, folha dupla, e dirigido a uma autoridade. Partes: Espaços: margem esquerda de 4 cm aproximadamente; margem direita de 1 a 2 cm aproximadamente; parágrafo: 8 a 15 espaços; entre o vocativo e o contexto: 7 ou mais linhas. I. Vocativo: É o título, o cargo que ocupa a pessoa a quem é dirigido o requerimento, Omite-se o nome da pessoa. II. Contexto: a) O preâmbulo contém o nome do requerente com todos os dados pessoais necessários para identificá-lo; estes podem variar segundo a natureza do requerimento e a situação. b) Exposição resumida do pedido. c) A justificação, que pode indicar os dispositivos legais ou os documentos anexos. III. O fecho: O fecho é constituído das expressões: Nestes termos, em parágrafo especial; Pede deferimento, na mesma linha ou na linha abaixo, mas acima da assinatura. Em vez do verbo pede, é possível usar-se espera, que é mais incisivo. Outros fechos são: Termos em que pede deferimento. Toleram-se também as abreviaturas como as seguintes: N.T. P T. VI. Data e assinatura, em linhas diferentes: O nome do requerente pode ser repetido; datilografado ou em letras legíveis. Linguagem: A pessoa que assina, chama-se requerente, signatário, abaixo-assinado, infra-assinado e, em caso de recurso, recorrente: os verbos, pronomes e possessivos que se lhe referem, ficam sempre na 3ª pessoa. Exemplo: O requerente solicita que V.Exa. lhe conceda... aceite o seu pedido. Não escrever: Eu solicito que \/.Exa. me conceda... aceite o meu pedido... 3
J) ABAIXO-ASSINADO O abaixo-assinado é um requerimento coletivo. Não se colocam no início todos os nomes, mas apenas uma indicação para identificá-los (Os abaixo-assinados moradores da Rua Xingu, alunos da 2ª turma, da 1ª série do 2º grau, do turno da manhã, etc.). L) DECLARAÇÃO A declaração é um documento em que o signatário (ou os signatários) manifesta a sua opinião ou observação. Seus conhecimentos ou conceitos não constam em documentos transcritos e não podem ser provados diretamente, mas unicamente indiretamente, isto é, por testemunho de outros cidadãos. (É preciso ver a diferença entre declaração e atestado.) M) ATESTADO O atestado é um documento que afirma a veracidade de um fato, com base em documentos. Como o funcionário público em suas funções sempre deve basear-se em textos, instrumentos legais, documentos, as repartições públicas dão atestados e dão declarações. A diferença entre a declaração e o atestado é que aquela é dada pelo cidadão (em caráter particular ou comercial); este, pela autoridade competente. Quando se trata de transcrição de documentos, leva o nome especial de certidão, por ex., a certidão de nascimento. O atestado deve ser assinado pelo competente funcionário e servirá como documento para os interessados. Freqüentemente, não se faz distinção rigorosa entre declaração e atestado. N) CARTA COMERCIAL Carta comercial é a correspondência comum e variada, que a Indústria e o Comércio utilizam para enviar comunicações. Quando o mesmo assunto se repete na vida diária, utilizam-se fichas dos mais variados tipos, formulários já impressos. Uma carta comercial tem as seguintes partes: a) O timbre (nome da firma, já impresso). b) O número da carta, em ordem crescente a partir do início do ano. c) Local e data, na mesma linha do número da carta. d) Endereço. e) Assunto, elemento não-obrigatório, colocado perto da margem direita. É chamado epígrafe. f) Vocativo. g) Texto. Uma carta comercial pode tratar de mais de um assunto. Neste caso, convém indicar em maiúsculas, junto à margem esquerda o assunto, e desenvolvê-lo a partir desta mesma linha. Não é prudente que a mesma carta trate de mais de um assunto, se ela tiver que tramitar por mais de uma seção ou se houver um assunto especialmente importante. h)se a carta não for cerimoniosa, o fecho deve ser simplesmente Muito atenciosamente ou Cordialmente, etc. i) Assinatura. Convém repetir o nome datilografado e, na outra linha, indicar o cargo. j) Anexos, se houver Declarar, brevemente, o que vai anexo à carta. I) Iniciais do redator e do datilógrafo. É possível também colocar estas iniciais debaixo do número da carta. O) RELATÓRIO Quem relata, conta fato passado ou experiência vivida. A função de relator equivale à de narrador. O relatório é um produto que depende mais comumente da narração. Constitui documento de correspondência e tem por objetivo o controle de atividades próprias ou alheias, de estados ou processos. A coisa controlada por ele nos fornece diretamente o assunto. Dadas essas características, é texto pragmático e requer palavras neutras, nunca solenes ou vulgares, pede significados monossêmicos, nunca inferências ou ambigüidades. Por seu aspecto narrativo, obriga-nos a observar, escolher e relacionar os fatos, citando-os e comentando-os na ordem de ocorrência mediante uma estrutura lógica do assunto. Além disso, apresenta-nos os elementos comuns da narração: espaço e tempo, ação e personagens. A fidelidade e a fidedignidade ao observado pode requerer que ilustremos ou fotografemos aspectos do cenário, sempre que as palavras fiquem aquém da realidade. Ao relatório compete comprovar: a imagem convence, enquanto a palavra apenas convence. O relatório organiza-se em três grandes segmentos do assunto: a) O primeiro segmento introduz; Nele deve aparecer a autoridade que ordena o controle e o assunto que sé deve controlar. b) O segundo segmento desenvolve: Seguem-se as atividades exercidas pelo relator para o cumprimento da ordem recebida, importando agora os aspectos narrativos de espaço e tempo, ação e personagem para demonstrar os estados e os processos encontrados na inspeção. c) O terceiro segmento conclui: O relator julga o passado e recomenda medidas para o futuro. O primeiro e o terceiro segmento constituem cada um parágrafo, enquanto o desenvolvimento pode estenderse por numerosos parágrafos na dependência da extensão do assunto. Os parágrafos numeram-se desde o segundo. O encaminhamento do relatório se faz por meio de ofício, a menos que seja suficientemente pequeno e caiba dentro do próprio ofício. O aspecto gráfico pode variar de empresa a empresa. P) CURRICULUM VITAE. O curriculum vitae é uma síntese de nossa vida. Solicitado quando se pretende selecionar candidatos para cargos importantes numa empresa, para bolsas de estudo, para cursos de pós-graduação, para cursos de especialização de alto nível... é um documento de grande valor, pois através dele será formado o primeiro juizo sobre o pretendente a alguma dessas vagas. Q) ATA A ata é o registro ou lançamento fiel dos fatos ocorridos numa reunião. Compara-se ao termo que é o lançamento de um ato forense ou de uma diligência. PRECAUÇÕES. Como a ata é um documento de valor jurídico, deve ser lavrada de tal forma que nada lhe poderá ser acrescentado, nem modificado, sem ressalvas autenticadas por quem de direito. Norma é o registro das atas num livro especial, que deve ter termo de abertura e da 4
encerramento, assinados por pessoa autorizada, a qual deverá também numerar e rubricar as folhas do livro. É possível também datilografar as atas em folhas soltas. contanto que fiquem convenientemente arquivadas, sem possibilidade de fraude. Se houver engano, o secretário deve escrever "digo" e fazer a retificação. Se o engano for notado depois, mas antes de encerrar a ata, há de escrever: "Em tempo: Onde se lê... leia-se..." Os números devem ser escritos por extenso. ESPAÇOS Freqüentemente, as atas são redigidas, sem deixar espaço, sem fazer parágrafos para impossibilitar acréscimos. PARTES a) Título. Ex. Ata da 86ª reunião da Diretoria do Círculo de Marumbinistas de Curitiba. b) Texto. Além das ocorrências, discussões, propostas e resoluções, que variam de reunião para reunião, o texto deve conter: a data por extenso, no início; o local da reunião; a convocação (reunião ordinária ou extraordinária); os nomes dos presentes, ou referência que os identifique, ou o número de associados, interessados etc.; o nome do presidente, efetivo ou substituto; o nome do secretário, efetivo ou substituto ou adhoc; o fecho, quase inalterável: Nada mais havendo a tratar, o senhor Presidente declarou encerrada a sessão, de que eu, Pafúncio Fagundes, Secretário, lavrei a presente ata, a qual vai devidamente assinada. Assinam a ata todos os presentes ou o secretário e o presidente. VARIANTES Existem atas que são formulários já impressos. É necessário preencher devidamente. Deste gênero é a ata que deve ser elaborada pelos mesários de uma seção eleitoral, no final da votação. São muito usados também formulários de ata em escolas e repartições públicas. 3. HÁBITOS DE CORRESPONDÊNCIA A uniformidade seria vantajosa, mas nunca se conseguiu alcançá-la, nem mesmo na Administração Pública. Entretanto, alguns hábitos implantaram-se largamente: A - Timbre. Toda empresa adota um cabeçalho impresso em seus expedientes de correspondência. B - Abreviatura. Nenhuma regularidade se observa na abreviatura: existem de todo tipo. Entretanto, o seu emprego é obrigatório A abreviatura tem forma legal. Basta olhá-la em dicionários ou gramáticas, convindo compor uma lista das mais freqüentes. C - Forma fixa. Dado o acúmulo de correspondência das empresas, é comum haver formas fixas para o início ou fecho dos expedientes. Ao início é comum: Venho à presença de V.Exa... Ao fecho é comum: Aproveito a oportunidade para apresentar a V.Exa. os meus protestos de elevado apreço. E, numa segunda correspondência: Aproveito a oportunidade para renovar a V.Exa. os meus protestos de elevado apreço. Esses fechos se prestam mais para ofícios, porque a carta, mais singela, pode conter apenas: Sem mais para o momento, subscrevo-me atenciosamente. Há documentos que apresentam uma forma bem mais rígida e podem reduzir-se a formulários: o requerimento, entre outros. D) Escrita do texto. Quando se escreve o expediente, há lugares prédeterminados para muitos elementos. A assinatura ocorre na direita. Havendo duas, fica à esquerda a do co-responsável. Passando de duas, elas aparecem na vertical, iniciando pela maior autoridade. O endereço interno, que consta da página do expediente, deixa de citar a cidade na correspondência externa e a empresa na interna. Assim, uma correspondência externa pode conter: Ao limo. Sr. Dr. Fulano de Tal. Rua das Flores, 189. Nesta. A correspondência interna, traria apenas: Ao Ilmo. Sr. Dr. Fulano de Tal. Presente. O envelope assegura a inviolabilidade da correspondência, porque abri-la indevidamente é crime previsto em Lei. Em casos particulares de necessidade de guarda de segredo, o próprio envelope deve mostrar essa circunstância: Confidencial. Pode abri-lo apenas o destinatário, mas deve manter segredo permanentemente sobre o assunto da correspondência. Reservado. O segredo deve ser mantido enquanto perdura a necessidade. Particular. A correspondência é pessoal. A correspondência confidencial ou reservada é aberta em função do cargo que ocupa a pessoa, mas a particular é desvinculada da empresa: nenhuma autoridade superior pode abri-la. O expediente de uma correspondência é trabalho de equipe, porque interferem o redator, o datilógrafo, o revisor e, finalmente, a autoridade que assina, o verdadeiro emissor. Abaixo de todo o corpo do documento, mais à esquerda, colocam-se comumente as iniciais dos três 5
primeiros, separadas por barras e na ordem em que os citamos: AB/CD/EF 4. REDAÇÃO OFICIAL Em 1972, O Ministério da Educação e Cultura publicou a obra Normas sobre correspondência, comunicação e atos oficiais, de Cauby Souza, na tentativa de padronizar o uso de textos oficiais no Brasil. O livro determinava que a Redação Oficial abrangeria as seguintes comunicações: apostila, ata, atestado, aviso, certidão, circular, contrato, convênio, curriculum vitae, declaração, decreto, decreto-lei (que foi abolido em 1998, e substituído pela Medida Provisória), despacho, edital, ementa, exposição de motivos, informação, instrução, lei, memorando ou papeleta, mensagem, ofício, ofício-circular, ordem de serviço, parecer, petição, portaria, regi- mento, regulamento, relatório, requerimento, resolução, telegrama, telegrama-circular, telex, voto (declaração de voto). Em 11 de janeiro de 1991, com a edição do Decreto n.º 100.000, o Presidente da República autorizou a criação de comissão para rever, atualizar, uniformizar e simplificar as normas de redação de atos e comunicações oficiais. Surgiu, assim, a primeira edição do Manual de Redação da Presidência da República. A intenção era produzir uma obra que servisse de exemplo para todos os textos oficiais dos Três Poderes, mas limitava obrigatoriamente sua atuação ao Executivo. A finalidade do Manual não era propriamente definir padrões para comunicações oficiais, embora cite vários modelos. O objetivo primeiro era permitir a adequada reflexão sobre os textos produzidos no Executivo com clara preocupação sobre a qualidade do texto em si. Grande parte do Manual aborda questões gramaticais, estilísticas e erros que devem ser evitados. O Manual sofreu uma revisão e atualização em 2002. Em 1992, a já extinta Secretaria do Administração Federal, por meio da Instrução Normativa n" 4, de 6 de março, estabeleceu normas e padrões a serem respeitados na Redação Oficial para todo o serviço público. A preocupação do documento não foi com os tipos de comunicações, mas com aspectos gerais da linguagem e para dirimir dúvidas sobre determinados usos de números, símbolos, siglas, tratamento, formas, etc. Como se pode perceber, há preocupação em melhorar cada vez os textos oficiais, de padronizá-los. Não poderia ser diferente. Textos confusos, prolixos, incoerentes e sem formatação própria apenas contribuem para a morosidade e atraso no serviço público. Diversos exemplos poderiam ser aqui citados de comunicações absurdas e totalmente incompreensíveis, independente da hierarquia no governo. Em relação à correção gramatical, trata-se de obrigação do trabalhador público que usa freqüentemente a escrita em seu ser- viço dominar com qualidade. Agora, em relação aos modelos podem realmente surgir algumas dificuldades. Ocorre que, ao consultar comunicações oficiais de diferentes órgãos, logo se perceberá que existem detalhes de um documento que sofrem variações. Geralmente, quando já servidor público, optar-se-á pelo modelo utilizado no órgão. Quando, no entanto, a dúvida surge por parte de um candidato a um concurso público, ele fica desespera- do à procura de uma resposta definitiva que não existe. As diferenças existem. São pequenas, é verdade, porém existem. A solução é ter uma boa noção sobre o que não pode ser feito de forma alguma, o que é aceito e o que a banca considera como correto, estudando as inúmeras provas anteriores já realizadas pela organizadora do concurso. Este material trará essas provas para facilitar o seu trabalho e diminuir suas dúvidas. O Manual da Presidência, por exemplo, afirma que o vocativo a ser empregado em comunicações dirigidas aos Chefes de Poder é Excelentíssimo Senhor, seguido do cargo respectivo. As demais autoridades serão tratadas com o vocativo Senhor, seguido do cargo respectivo: Senhor Senador, Senhor Juiz, Senhor Ministro, Senhor Governador. Pois bem! Quem se atreve a escrever a um juiz sem incluir o termo "excelentíssimo". O próprio CESPE já organizou concurso público em que no exemplo da pergunta sobre Redação Oficial possuía o vocativo "Excelentíssimo Juiz". A pergunta não foi sobre o vocativo naquela prova. A expressão aparecia, mas a pergunta era sobre outro assunto. Certamente, se o questionamento fosse sobre o vocativo, teríamos, com certeza, confusão. Lecionando há mais de vinte anos para concurso, raramente encontro casos dúbios em perguntas sobre Redação Oficial. Geralmente, são perguntas bem claras, que exigem conhecimento superficial sobre o assunto. Para que o candidato não fique "desesperado", no fim do texto, selecionei inúmeras provas de diferentes bancas, com o gabarito oficial do concurso. 5. ASPECTOS GERAIS "Em qualquer meio de comunicação existem três interpretações: 1. o que o amor ou orador quer dizer; 2. o que ele realmente disse: 3. o que a pessoa que recebe a mensagem acha que foi dito. Deveríamos todos procurar assegurar que o primeira e o último sejam idênticos." R. T Chappell & W.L. Read Impossível imaginar comunicação no serviço público sem o uso de palavras, frases, parágrafos, textos. A Redação Oficial é a adequação da linguagem escrita entre diferentes setores do governo e entre o governo e a sociedade, representada de diversas formas. Além do princípio da troca da comunicação, também a redação oficial apresenta a organização do órgão em seus diferentes setores. 6. CONCEITO DE REDAÇÃO OFICIAL A Redação Oficial é o conjunto de correspondência, atos normativos e diversos outros textos usados no serviço público. Sendo assim, além dos aprendizados básicos de uma boa redação, existem fundamentos essenciais na padronização dos documentos, no uso de fórmulas, na estética e na característica da linguagem. Em suma, a Redação Oficial é a maneira pela qual o Poder Público redige seus documentos. 7. QUALIDADES DO TEXTO OFICIAL Competência textual não é atributo de nascimento. Uma pessoa pode ter facilidade em se comunicar oralmente e até mesmo escrever com clareza, porém apenas isso não lhe assegura condição de se considerar bom redator. Necessidades há que devem ser observadas e praticadas constantemente para aprimorar a capacidade de escrever e se comunicar plena e corretamente. Considera-se qualidade de um texto tudo aquilo que facilita a comunicação entre emissor e receptor. Chamamos de ruído o que prejudica o entendimento. Quantas vezes encontramos erros gramaticais e construções que nos impedem a compreensão da leitura. Sendo assim, ter competência textual é evitar os ruídos e valorizar as qualidades de um texto.. 6
Todo servidor público certamente dependerá de bons textos para se fazer entender e ser entendido. Infelizmente, inúmeros são os casos de falhas na comunicação que retardam ou mesmo inibem tentativas de compreensão por parte do receptor. Deve-se assim aprimorar as qualidades de um bom texto no serviço público, para que a mensagem seja impessoal, formal, padronizada, concisa, clara, coerente, coesa e corretamente redigida. Impessoalidade No serviço público, o autor de um texto não escreve representando seu aspecto pessoal. Ele representa uma determinada função. Quem se comunica, por meio do texto oficial, é o serviço público e o assunto transcrito é de interesse do órgão. Não há um universo subjetivo e pessoal. Sendo assim, o tratamento adequado é a impessoalidade. Se o assunto está relacionado ao interesse público, não existe espaço para comentários pessoais. Condena-se, portanto, qualquer marca pessoal e subjetiva em textos oficiais. Formalidade Muitos criticam o tratamento oferecido no serviço público. Talvez, não seja do conhecimento de todos, mas a cordialidade e a polidez são características obrigatórias no servidor. Não é questão de opção. Faz parte do trabalho dele. Da mesma forma, ao escrever um documento, exigese que ele seja formulado com cortesia e elegância no uso de palavras e na forma de abordar o assunto em questão. Formalidade não significa rebuscamento ou prolixidade. E apenas usar palavras adequadas e se expressar com conteúdo respeitoso ao leitor. Padronização Certamente, encontram-se pequenas variações cm modelo de documento entre diferentes órgãos. No entanto, recomenda-se que a estrutura seja mantida com padronizações semelhantes para facilitar a comunicação. Impossível supor que cada órgão tenha liberdade para redigir seus atos da forma que desejar. Após estas informações iniciais, estaremos detalhando neste trabalho diversos modelos possíveis e aceitos. Concisão Ser conciso é ser breve, escrever apenas o necessário para transmitir a informação desejada. Por isso, ao apresentar suas idéias, economize palavras e construções redundantes. Bom texto é texto rápido. Ninguém gosta da ficar lendo parágrafos e períodos longos, principalmente no ambiente de trabalho. Procure escrever sem repetir idéias ou digressões. Redação oficial não é literatura, nem diário, nem espaço para inovações na linguagem. Escreva apenas o necessário. Clareza Quem ainda não viveu a situação de falar algo e ser mal interpretado. Geralmente, quem recebe a culpa pela falha é o receptor, porém devemos observar quão claro somos ao falar e escrever. Todos esperam um texto objetivo e claro. A mensagem deve primeiramente indicar ao leitor o pensamento principal do texto. Quem lê uma redação não pode se aborrecer ou mesmo perder seu tempo ao tentar entender o sentido do que foi escrito. Se não sabemos escrever bem e/ou conhecemos o assunto abordado, conseguiremos, no máximo, comunicar nossa incompetência. Coerência A coerência é qualidade da mais alta importância na redação. Ela organiza a seqüência lógica das idéias, de modo que o Eleitor perceba facilmente "como" elas são importantes para o parágrafo e o texto como um todo. Além de uma lógica na idéia, o a coerência também aborda a organização dos pensamentos na escrita. Mesmo que todos os períodos do parágrafo e os parágrafos do texto estejam relacionados entre si (mantendo coesão), se faltar organização e lógica dessas idéias, certamente o teremos dificuldade no entendimento. Ser coerente é ser organizado. Saber apresentar idéias em seqüência racional, organizadas e lógicas entre si. Coesão A coesão faz com que o leitor entenda mais facilmente a mensagem, fazendo-o sentir-se conto que levado pela mão, ao longo dos diversos parágrafos, até o final do texto. Todas as partes da mensagem devem guardar relação entre si. Para isso, não se deve avançar aos saltos e retroceder para completar idéias que se deixaram incompletas em parágrafos anteriores. Cada oração deve vincular-se com a seguinte. Também entre os diversos parágrafos deve-se fazer presente a sensação natural de continuidade e interligação das diversas idéias. Chega-se, assim, à unidade e á coerência do texto. Geralmente, confunde-se coerência e coesão. Embora muito relacionadas, a coerência é o cuidado com o texto como um todo, seu pensamento lógico. A coesão analisa relação entre termos e idéias. Exemplo: O candidato estuda muito e pouco tempo tem para lazer. Ela fica em casa lendo livros e analisando provas. (Erro de coesão no "Ela", pois se refere a "candidato".) Meu amigo é candidato a concurso público e tem estudado muito e pouco tempo lhe sobra para o para lazer. Encontro com ele sempre no cinema e nos bares, divertindo-se bastante. (Erro de coerência, pois a uma contradição nas idéias apresentadas.) Correção Gramatical Na redação oficial, o uso da língua deve ser extremamente correto. O servidor deve dominar as regras de nossa gramática, além de ter habilidade em saber se expressar adequadamente. Deve-se optar pela linguagem formal e culta. Não se usam gírias, sentidos figurados, vícios de linguagem, neologismos ou qualquer inovação. 8. INSTRUÇÃO NORMATIVA N.º 4, DE 6/3/1992 Como já citamos anteriormente, a instrução Normativa surgiu para padronizar o uso de nossa Língua nos textos oficiais. Abaixo, segue uma parte do documento que nos interessa em nosso trabalho atual. "Deve ser evitado na redação de atos e comunicações oficiais: a) repetição de palavras e utilização de palavras cognatas; b) uso de palavra ou expressão de sentido duplo: c) utilização de expressões locais ou regionais: d) uso de palavras ou expressões estrangeiras, exceto se indispensáveis (em razão do uso consagrado, ou 7
que não tenham exata tradução). Nesses casos, as palavras ou expressões devem ser sublinhadas, grafadas em itálico ou negrito, ou entre aspas: e) se for necessário fazer remissão a texto legal, deve-se observar que a referência seja completa, com número da lei, data não abreviada. Exemplo: Lei n.º 8.273, de 27 de junho de 1978. Nas referências posteriores. indicam-se apenas o número e o ano: Exemplo: Lei n.º 8.273, de 1978; ou Lei n.º 8.273/78. INSTRUÇÃO NORMATIVA N.º 4, DE 6/3/1992 Na redação dos atos normativos: a) os artigos devem ser designados pela forma abreviada 'Art.', seguida de algarismo arábico e do símbolo de numeral ordinal, até o número 9, inclusive (Art. 1º, Art. 2º, etc.): a partir do de número 10, usa-se o algarismo arábico correspondente, seguido de ponto (Art. 10., Art. 11, etc. ). A indicação de artigo será separada do texto por um espaço em branco, sem traços ou outros sinais, portanto. O texto de um artigo inicia-se sempre por maiúscula e termina por ponto, salvo nos casos em que contiver incisos, quando deverá terminar por dois-pontos; b) os incisos dos artigos devem ser designados por algarismos romanos seguidos de hífen, e iniciados por letra minúscula, a menos que a primeira palavra seja nome próprio: ao final, são pontuados com ponto-e-vírgula, exceto o último, que se encerra em ponto, e aquele que contiver desdobramento em alíneas encerra-se por dois-pontos; c) quando um artigo contiver mais de um parágrafo, estes serão designados pelo símbolo seguido do algarismo arábico correspondente e do símbolo de número ordinal I". até o nono parágrafo, inclusive ( 1º, 2, etc.). A partir do de número 10, a designação deve ser feita pelo símbolo ' ' seguido do algarismo arábico correspondente e de ponto ( 10., 11.,etc.). Entretanto, nas referências a parágrafo único seguinte e parágrafo anterior e semelhantes, a grafia é por extenso. O texto dos parágrafos inicia-se com maiúscula e encerra-se com ponto, exceto se for desdobrado em alíneas, caso em que deverá findar por dois-pontos; d) as alíneas ou letras de um inciso ou parágrafo deverão ser grafadas com a letra minúscula correspondente, seguida de parêntese: a), b), etc. e) os números que correspondem ao desdobramento de alínea deverão ser grafados em algarismos arábicos seguidos de ponto ( 1, 2, etc.). O texto dos números inicia-se por minúscula e termina em ponto-e-vírgula, salvo o último, que se deve encerrar por ponto: f) os numerais devem ser escritos por extenso quando constituírem uma única palavra ( quinze', 'trezentos', etc.). Quando constituírem mais de uma, deverão ser grafados em algarismos ('25', '131', etc.). Os numerais que indiquem porcentagem seguem a mesma regra: a expressão 'por cento' será grafada por extenso se o numeral constituir uma única palavra ('quinze por cento', 'cem por cento', etc.), e na forma numérica seguida do símbolo '%' se o numeral constituir mais de uma palavra ( 142%, 57%, etc.). Não se usará indicação em algarismos, acompanhada da sua grafia por extenso, por exemplo, 25% (vinte e cinco por cento.); g) os valores monetários devem ser expressos em algarismos. seguidos da indicação, por extenso, entre parênteses: RS 1.000.000,00 (um milhão de reais). Se o valor a ser mencionado estiver localizado no final de uma linha, não deve ser separado: o cifrão deve ser colocado em uma linha e o numeral na seguinte: h) as datas devem ser escritas por extenso, sem que o algarismo indicativo do dia do mês seja precedido de zero (exemplo: 2 de maio de 1991 e não 02 de maio de 1991). O primeiro dia do mês será indicado pelo algarismo 1 seguido do símbolo de número ordinal, por exemplo, 1º de junho de 1991: i) a indicação do ano, ao contrário da do número das leis, não deve conter ponto entre a casa do milhar e a da centena: 1991, 1992, e não 1.991; j) os projetos de atos normativos deverão ser datilografados em papel ofício, devendo ser utilizada folha dupla para a primeira página; as demais páginas devem trazer, no alto, a pelo menos 1 cm da borda superior do papel, a indicação FL... do Decreto que... (reproduzir a ementa)'. Idêntica providência será tomada quanto aos anexos." A linguagem dos Atos O Manual da Presidência da República, ao detalhar sobre a linguagem na Redação Oficial, afirma que a necessidade de empregar determinado nível de linguagem nos atos e expedientes oficiais decorre, de um lado, do próprio caráter público desses atos e comunicações; de outro, de sua finalidade. Os atos oficiais ou estabelecem regras para a conduta dos cidadãos, ou regulam o funcionamento dos órgãos públicos, o que só é alcançado se em sua elaboração for empregada a linguagem adequada. O mesmo se dá com os expedientes oficiais, cuja finalidade precípua é a de informar com clareza e objetividade. As comunicações que partem dos órgãos públicos devem ser compreendidas por todo e qualquer cidadão brasileiro. Para atingir esse objetivo, há que evitar o uso de uma linguagem restrita a determinados grupos. Não há dúvida que um texto marcado por expressões de circulação restrita, como a gíria, os regionalismos vocabulares ou o jargão técnico, tem sua compreensão dificultada. Ressalte-se que há necessariamente uma distância entre a língua falada e a escrita. Aquele. é extremamente dinâmica, reflete de forma imediata qualquer alteração de costumes. e pode eventualmente contar com outros elementos que auxiliem a sua compreensão, como os gestos, a entoação, etc., para mencionar apenas alguns dos fatores responsáveis por essa distância. Já a língua escrita incorpora mais lentamente as transformações, tem maior vocação para a permanência, e vale-se apenas de si mesma para comunicar. A língua escrita, como a falada, compreende diferentes níveis, de acordo com o uso que dela se faça. Por exemplo, em uma carta a um amigo, podemos nos valer de determinado padrão de linguagem que incorpore expressões extremamente pessoais ou coloquiais; em um parecer jurídico, não se há de estranhar a presença do vocabulário técnico correspondente. Nos dois casos, há um padrão de linguagem que atende ao uso que se faz da língua, a finalidade com que a empregamos. O mesmo ocorre com os textos oficiais: por seu caráter impessoal, por sua finalidade de informar com o máximo de clareza e concisão, eles requerem o uso do padrão culto da língua. Há consenso de que o padrão culto é aquele em que se observam as regras da gramática formal e se emprega um vocabulário comum ao conjunto dos usuários do idioma. E importante ressaltar que a obrigatoriedade do uso do padrão culto na redação oficial decorre do fato de que ele está acima das diferenças lexicais, morfológicas me sintáticas regionais, dos modismos vocabulares, das idiossincrasias lingüísticas, permitindo, por essa razão, que se atinja a pretendida compreensão por todos os cidadãos. 8
Lembre-se que o padrão culto nada tem contra a simplicidade de expressão, desde que não seja confundida com pobreza de expressão. De nenhuma forma o uso do padrão culto implica emprego de linguagem rebuscada, nem dos contorcionismos sintáticos e figuras de linguagem próprios da língua literária. Pode-se concluir, então, que não existe propriamente um "padrão oficial de linguagem": o que há é o uso do padrão culto nos atos e comunicações oficiais. É claro que haverá preferência pelo uso de determinadas expressões, ou será obedecida certa tradição no emprego das formas sintáticas, mas isso não implica, necessariamente, que se consagre a utilização de uma forma de linguagem burocrática. O jargão burocrático, como todo jargão, deve ser evitado, pois terá sempre sua compreensão limitada. A linguagem técnica deve ser empregada apenas em situações que a exijam, sendo de evitar o seu uso indiscriminado. Certos rebuscamentos acadêmicos, e mesmo o vocabulário próprio a determinada área, são de difícil entendimento por quem não esteja com eles familiarizado. Deve-se ter o cuidado, portanto, de explicitálos cm comunicações encaminhadas a outros órgãos da administração e em expedientes dirigidos aos cidadãos. 9. PRONOMES DE TRATAMENTO A padronização na comunicação oficial abrange também o uso adequado dos pronomes de tratamento. A Instrução Normativa n.º 4 e o Manual da Presidência da República determinaram os pronomes e seus respectivos referentes. Concordância I Os pronomes de tratamento (ou de segunda pessoa indireta) apresentam certas peculiaridades quanto à concordância verbal, nominal e pronominal. Embora se refiram à segunda pessoa gramatical (à pessoa com quem se fala, ou a quem se dirige a comunicação), levam a concordância para a terceira pessoa. É que o verbo concorda com o substantivo que integra a locução como seu núcleo sintático: "Vossa Senhoria nomeará o substituto"; "Vossa Excelência conhece O assunto". Concordância II Da mesma forma, os pronomes possessivos referidos a pronomes de tratamento são sempre os da terceira pessoa: "Vossa Senhoria nomeará seu substituto" (e não "Vossa... vosso..."). Já quanto aos adjetivos referidos a esses pronomes, o gênero gramatical deve coincidir com o sexo da pessoa a que se refere, e não com o substantivo que compõe a locução. Assim, se nosso interlocutor for homem, o correto é "Vossa Excelência está atarefado","vossa Senhoria deve estar satisfeito"; se for mulher, "Vossa Excelência está atarefada", "Vossa Senhoria deve estar satisfeita". Emprego Adequado A seguir, informamos o uso correto dos pronomes nos textos oficiais. Vossa Excelência, para as seguintes autoridades: a) do Poder Executivo; Presidente da República: Vice-Presidente da República; Ministros de Estado; Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal; Oficiais-Generais das Forças Armadas; Embaixadores: Secretários-Executivos de Ministérios e demais ocupantes de cargos de natureza especial; Secretários de Estado dos Governos Estaduais; Prefeitos Municipais. b) do Poder Legislativo: Deputados Federais e Senadores; Ministro do Tribunal de Contas da União; Deputados Estaduais e Distritais; Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais; Presidentes das Câmaras Legislativas Municipais. c) do Poder Judiciário: Ministros dos Tribunais Superiores; Membros de Tribunais; Juizes; Auditores da Justiça Militar. O vocativo a ser empregado em comunicações dirigidas aos Chefes de Poder é Excelentíssimo Senhor, seguido do cargo respectivo: Excelentíssimo Senhor Presidente da República, Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional, Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal, As demais autoridades serão tratadas com o vocativo Senhor, seguido do cargo respectivo: Senhor Senador, Senhor Juiz, Senhor Ministro, Senhor Governador, No envelope, o endereçamento das comunicações dirigidas às autoridades tratadas por Vossa Excelência terá a seguinte forma: A Sua Excelência o Senhor Fulano de Tal Ministro de Estado da Justiça 70.064-900 Brasília. DF A Sua Excelência o Senhor Senador Fulano de Tal Senado Federal 70.165-900 Brasília/DF A Sua Excelência o Senhor Fulano de Tal Juiz de Direito da 10ª Vara Cível Rua ABC, n 123 01.010-000 São Paulo/SP Em comunicações oficiais, está abolido o uso do tratamento digníssimo (DD), às autoridades arroladas na lista anterior. A dignidade é pressuposto para que se ocupe qualquer cargo público, sendo desnecessária sua repetida evocação. Vossa Senhoria é empregado para as demais autoridades e para particulares. O vocativo adequado é: Senhor Fulano de Tal, ( ) No envelope, deve constar do endereçamento: Ao Senhor Fulano de Tal Rua ABC, n.º 123 70.123 Curitiba. PR 9
Como se depreende do exemplo acima, fica dispensado o emprego do superlativo ilustríssimo para as autoridades que recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares. É suficiente o uso do pronome de tratamento Senhor. Acrescente-se que doutor não é forma de tratamento, e sim título acadêmico. Evite usá-lo indiscriminadamente. Como regra geral, empregue-o apenas em comunicações dirigidas a pessoas que tenham tal grau por terem concluído curso universitário de doutorado. É costume designar por doutor os bacharéis, especialmente os bacharéis em Direito e em Medicina. Nos demais casos, o tratamento Senhor confere a desejada formalidade ás comunicações. Mencionemos, ainda, a forma Vossa Magnificência, empregada por força da tradição em comunicações dirigidas a reitores de universidade. Corresponde-lhe o vocativo: Magnífico Reitor, (...) Os pronomes de tratamento para religiosos, de acordo com a hierarquia eclesiástica, são: Vossa Santidade, em comunicações dirigidas ao Papa. O vocativo correspondente é: Santíssimo Padre, (...) Vossa Eminência ou Vossa Eminência Reverendíssima, em comunicações aos Cardeais. Corresponde-lhe o vocativo: Eminentíssimo Senhor Cardeal, ou Eminentíssimo e Reverendíssimo Senhor Cardeal, (...) Vossa Excelência Reverendíssima é usado em comunicações dirigidas a Arcebispos e Bispos; Vossa Reverendíssima ou Vossa Senhoria Reverendíssima para Monsenhores, Cônegos e superiores religiosos. Vossa Reverência é empregado para sacerdotes, clérigos e demais religiosos. Fecho para Comunicação Oficial O fecho das comunicações oficiais possui, além da finalidade óbvia de arrematar o texto, a de saudar o destinatário. Os modelos para fecho que vinham sendo utilizados foram regulados pela Portaria n 1 do Min istério da Justiça, de 1937, que estabelecia quinze padrões. Com o fito de simplificá-los e uniformizá-los, este Manual estabelece o emprego de somente dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicação oficial: a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República: Respeitosamente, b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior: Atenciosamente, Ficam excluídas dessa Fórmula as comunicações dirigidas a autoridades estrangeiras, que atendem a rito e tradição próprios, devidamente disciplinados no Manual de Redação do Ministério das Relações Exteriores, Identificação do Signatário Excluídas as comunicações assinadas peio Presidente da República, todas as demais comunicações oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do local de sua assinatura. A forma da identificação deve ser a seguinte: (espaço para assinatura) Nome Chefe da Secretaria-Geral da Presidência da República (espaço para assinatura) Nome Ministro de Estado da Justiça Para evitar equívocos, recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do expediente. Transfira para essa página ao menos a última frase anterior ao fecho. Não há necessidade de usar um traço para servir de base para a assinatura. O nome do signatário apresenta apenas as iniciais maiúsculas, sem qualquer outro destaque. Também não há necessidade de se colocar o cargo em letras maiúsculas. 10. COMUNICAÇÕES OFICIAIS ALVARÁ Definição: Documento escrito por autoridade competente para que se pratique determinado ato. Também recebe o nome de mandado judicial, quando oriundo de autoridade judicial: alvará para levantamento de depósito, alvará para suprimento de consentimento, alvará de soltura, alvará para venda, etc. Recebe também o nome de licença, quando oriundo de autoridade administrativa: alvará para funcionamento, alvará para uso de produtos químicos. etc. Os alvarás, não obstante as várias possibilidades, são de dois tipos: ou são de licença (têm caráter definitivo e só podem ser revogados por motivos de interesse público) ou são de autorização (têm, então, caráter instável e podem ser cassados). 1. Título com numeração e data de expedição. 2. Texto: com designação do cargo da autoridade que expede o alvará; citação da legislação em que se baseia a decisão da autoridade. 3. Assinatura: nome da autoridade competente sem indicação do cargo, já mencionado no texto. 4. Local e data: (dispensáveis se já constarem do título). APOSTILA Definição: Na Redação Oficial, Apostila é uma comunicação em que se acrescentam informações a um documento público ou ato administrativo anterior para completar o con:?údo. Expressa também um ato pelo qual o documento é anotado, após ser registrado ou averbado. 1. Titulo. 2. Texto: esclarece o dispositivo legal do ato referente ao titular. 3. Data. 4. Assinatura. ATA Definição: É o resumo de decisões e acontecimentos de uma reunião ou circunstância com determinado objetivo. A ata costuma ser lavrada em livro ou formulário próprio, autenticado para ter valor legal. A ata é 10
toda redigida em parágrafo único, não podendo conter rasuras ou anotações fora do parágrafo. Caso o documento esteja sendo feito manuscrito ou em máquina de escrever e ocorrer algum erro, as correções são realizadas imediatamente, na seqüência, após a expressão "digo". Se o erro for percebido depois de escrito o parágrafo, deve-se fazer uma ressalva: "Em tempo: na linha tal, onde se lê tal coisa, leia-se tal coisa". Com o advento do computador, as atas têm sido elaboradas e digitadas, para posterior encadernação em livros de ata. Se isto ocorrer, deve ser indicado nos termos de abertura e fechamento, rubricandose as páginas e mantendo-se os mesmos cuidados referentes às atas manuscritas. Dispensam-se as correções do texto, como indicado anteriormente. Normalmente é redigida por um secretário efetivo, podendo também ser aduzida por um eventual, designado para a ocasião. 1. Título e numeração do departamento (quando digitada). 2. Ementa (opcional). 3. Identificação de tempo, lugar, participantes e motivo do encontro, tudo por extenso. 4. Assuntos tratados. 5. Declaração de quem lavrou. 6. Assinaturas. ATESTADO Definição: Documento em que se comprova fato ou situação ou mesmo a existência de certa obrigação ou situação de direito. O atestado está relacionado a informações que podem sofrer modificação com o tempo. Já a certidão comprova fatos permanentes constantes nos arquivos e documentos do órgão. 1. Título. 2. Texto: a identificação de quem redige, o objetivo da comunicação, a identificação do interessado c a exposição do que se atesta. 3. Local e data. 4. Assinatura. AUTO Definição: Documento que descreve detalhadamente determinado acontecimento e suas circunstâncias. Quando usado no plural, indica um conjunto de peças de um processo forense. Enquanto na terminologia jurídica possui sentido de ação pública com a finalidade de se cumprir uma ordem legal, na redação oficial é a narração judicial ou administrativa, escrita por escrivão ou tabelião, e lavrada para comprovar uma ocorrência. 1. Título com numeração. 2. Texto: deve constar o desenrolar dos acontecimentos com detalhes, nome do autuado, motivo da autuação, indicação da penalidade e prazo para apresentação de defesa. 3. Data: local e data em que foi lavrado o auto. 4. Assinatura. AVISO Definição: A Instrução Normativa n 4 (já citada) e o Manual da Presidência da República estabelecem que aviso e ofício são modalidades de comunicação oficial praticamente idênticas. A única diferença entre eles é que o aviso é expedido exclusivamente por Ministros de Estado, Secretário-Geral da Presidência da República, Consultor- Geral da República. Chefe do Estado-Maior das Forças Armadas, Chefe do Gabinete Militar da Presidência da República e pelos Secretários da Presidência da República, para autoridades de mesma hierarquia, ao passo que o ofício é expedido para e pelas demais autoridades. Ambos têm como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si e, no caso do ofício, também para particulares. CERTIDÃO 1. Título e numeração. 2. Data. 3. Destinatário. 4. Assunto 5. Vocativo. 6. Texto. 7. Fecho. Definição: É a comunicação que tem o valor de comprovar um fato OU uma informação que se encontra documentada nos arquivos do órgão. A certidão deve ser escrita em linhas corridas, sem alíneas, com números por extenso, sem rasuras nem emendas. Em caso de erro, usase, como na ata, a expressão "digo". CIRCULAR 1. Titulo. 2. Texto. 3. Fecho. 4. Data. 5. Assinatura de que lavrou a certidão. 6. Visto da autoridade responsável. Definição: Comunicação expedida para diversas unidades administrativas ou funcionários ao mesmo tempo. 1. Título e data. 2. Ementa (facultativo). 3. Vocativo. 4. Texto. 5. Fecho. 6. Assinatura. CORREIO ELETRÔNICO Definição: Segundo o Manual da Presidência da República, o correio eletrônico ("e-mail"), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na principal forma de comunicação para transmissão de documentos. Observe que ele transmite o documento. não existe uma forma rígida e padronizada para o correio eletrônico. Deve-se evitar, no entanto, linguagem incompatível com uma comunicação oficial. A mensagem deve conter apenas informação sobre 11