Colégio Pedro II. Rio de Janeiro

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1 Colégio Pedro II Rio de Janeiro

2 Ministério da Educação Colégio Pedro II Prof. WILSON CHOERI Diretor Geral Comissão encarregada de elaborar as Normas e Atos Oficiais do Colégio Pedro II (Portaria nº 172 de 17/03/1999 e Portaria nº 246 de 06/04/2000) - CARMEM LUISA BITTENCOURT DE ANDRADE DA COSTA (Organização) - CELSO GIRÃO ALVES - EDSON MARTINS DA SILVA - GILDA SANTOS DO ROSÁRIO PEREIRA - JACQUELINE BATHOMARCO CORRÊA - JOIL PIMENTEL DIAS (Presidente) - RICARDO JOSÉ BENTIM SOARES Digitação/Programação Visual: - RODRIGO DA MATA TINI - SANDRO PEREIRA VRABL Revisão: - Profª. CLÁUDIA REGINA MANZOLILLO MADEIRA Coordenação Geral: - Dr. RAUL CHOERI Este Manual foi organizado e editado a partir das publicações: Normas sobre Correspondência e Atos Oficiais, Ministério da Educação, 1986 Manual de Redação da Presidência da República; Gilmar Ferreira Mendes [et al.]. Brasília: Presidência da República, 1991

3 Apresentação SUMÁRIO Pág. II PARTE I As Comunicações Oficiais 1 CAPÍTULO I 1. Características da Redação Oficial A impessoalidade A Linguagem Formalidade e Padronização Concisão e clareza 6 CAPÍTULO II As Comunicações Oficiais 7 2. Introdução Pronomes de Tratamento Breve Histórico Concordância com os Pronomes de Tratamento Emprego dos Pronomes de Tratamento Fechos para comunicações Identificação do Signatário O Padrão Ofício Conceitos Básicos Sinais de Pontuação Separação de Sílabas 14 PARTE II 4. Correspondência e Atos Administrativos Ata Carta Comunicado Edital FAX Memorando Ofício Ordem de Serviço Telegrama 27 I

4 Apresentação Ao longo dos últimos 15 anos, o Colégio Pedro II pode retomar sua posição ímpar como paradigma de escola pública de ensino fundamental e médio, em nosso país. A dinâmica das alterações didático pedagógicas introduzidas impõe a implantação de uma adequada infra-estrutura de apoio acadêmico que seja capaz de absorver o aumento significativo de sua clientela e do tráfego de informações e processos administrativos vitais ao seu funcionamento. Com intuito de otimizar o trabalho de todos os segmentos administrativos do Colégio Pedro II, foi criada uma comissão para rever, atualizar, uniformizar e simplificar as rotinas e os documentos de comunicação interna e externa. Os componentes dessa comissão foram estrategicamente designados de modo a representarem as principais áreas de sua estrutura administrativo-pedagógica: Direção Geral, Secretaria de Ensino, Assessoria Jurídica, Departamento de Administração e Coordenadoria de Recursos Humanos. Após alguns meses de atividade, apresentamos nossa primeira contribuição: Manual de Normas sobre Correspondência e Atos Oficiais do Colégio Pedro II, sob a forma de um livreto, e que estará também disponibilizado na Intranet do CPII, acessível a todos os servidores e professores. O próximo passo é, em breve, divulgarmos, através de outros manuais, os principais fluxos processuais administrativos do Colégio Pedro II. Esperamos e, desde já, agradecemos todas as sugestões que venham a contribuir para o aprimoramento do nosso trabalho. A comissão II

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6 1. O que é Redação Oficial? CAPÍTULO I Características da Redação Oficial De acordo com o Manual de Redação da Presidência da República, de Gilmar Ferreira Mendes e outros (Brasília: Presidência da República; 1991 Imprensa Nacional), a redação oficial é: a maneira pela qual o Poder Público redige atos normativos e comunicações. A redação oficial tem como características: a impessoalidade; a linguagem dos atos e comunicações oficiais; a formalidade e a padronização; a concisão e a clareza. Esses atributos decorrem da Constituição, que dispõe, no artigo 37: A administração pública direta, indireta ou fundacional, de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade(...). Um ato normativo de qualquer natureza não deve ser redigido de forma que dificulte ou impossibilite sua compreensão. Além de atender à Constituição, a forma dos Atos Normativos obedece a uma certa tradição. Há normas para sua elaboração que vêm desde o período de nossa história imperial, como, por exemplo, a obrigatoriedade estabelecida por decreto imperial de 10 de dezembro de Esses mesmos princípios (impessoalidade, clareza, uniformidade, concisão e uso de linguagem formal) aplicam-se às comunicações oficiais: elas devem sempre permitir uma única interpretação sendo estritamente impessoais e uniformes. Outros procedimentos rotineiros na redação de comunicações oficiais foram incorporados ao longo do tempo, como as formas de tratamento e de cortesia, certos clichês 1 de redação, a estrutura dos expedientes, etc. Como por exemplo, a fixação dos fechos 2 para comunicações oficiais, regulados pela Portaria nº 1 do Ministério da Justiça, de 1937, que, após mais de meio século de vigência, foi revogada por decreto em A redação oficial tem, portanto, como finalidade básica, comunicar com impessoalidade e máxima clareza e além de impor certos parâmetros ao uso 1 clichê = chavão, lugar-comum 2 fecho = término; fim -3-

7 lingüístico, os quais diferenciam o texto oficial dos textos literários, jornalísticos, da correspondências particular, etc A Impessoalidade A finalidade da língua é comunicar, quer pela fala, quer pela escrita. Para que haja comunicação, são necessários: a) alguém que comunique; b) algo a ser comunicado; c) alguém que receba essa comunicação. No caso da redação oficial, quem comunica é sempre o Serviço Público (este ou aquele Ministério, Secretaria, Departamento, Divisão, Serviço, Seção); o que se comunica sempre é algum assunto relativo às atribuições do órgão que comunica; o destinatário dessa comunicação ou é o público, o conjunto de cidadãos, ou outro órgão público. O tratamento impessoal a ser dado aos assuntos que constam das comunicações oficiais decorre 3 : a) ausência de impressões individuais de quem comunica: embora se trate, por exemplo, de um expediente assinado por chefe de determinada seção, é sempre em nome do Serviço Público que é feita a comunicação. Obtém-se, assim, uma desejável padronização, de tal forma que comunicações elaboradas em diferentes setores da Administração guardem entre si certa uniformidade; b) impessoalidade de quem recebe a comunicação, com duas possibilidades, a saber: b.1. o destinatário é um cidadão, sempre concebido como público ;ou b.2. outro órgão público Nos dois casos, temos um destinatário concebido de forma homogênea e impessoal. c) impessoalidade do próprio assunto tratado: se o tema das comunicações oficiais se restringe a questões que dizem respeito ao interesse público, é natural não permitir tom particular ou pessoal. Desta maneira, não há lugar na redação oficial para impressões pessoais, como as que, por exemplo, constam de uma carta a um amigo, ou de um artigo assinado de jornal, ou mesmo de um texto literário. A redação oficial deve ser isenta de tudo que denote informalidade ou quebra de hierarquia decorre = origina-se

8 A concisão, a clareza, a objetividade e a formalidade contribuem para que seja alcançada a necessária impessoalidade A Linguagem Os Atos Oficiais estabelecem regras para a conduta dos cidadãos ou regulam o funcionamento dos órgãos os expedientes têm a finalidade de informar com clareza e objetividade. As comunicações que partem dos órgãos públicos federais devem ser compreendidas por todos. Para que isto aconteça, o uso de uma linguagem restrita a certos grupos, a gíria, os regionalismos vocabulares ou o jargão técnico devem ser evitados. Ressaltamos que há uma distância entre a língua falada e a escrita. Enquanto uma é extremamente dinâmica, refletindo de forma imediata qualquer alteração de costumes eventualmente contando com outros elementos que auxiliem a sua compreensão, como os gestos, a entoação, etc; a outra incorpora mais lentamente as transformações, tendo maior vocação para a permanência e valendo-se apenas de si mesma para comunicar. Tanto a língua escrita como a falada, compreendem diferentes níveis, de acordo com o uso que dela se faça. Por exemplo, em uma carta a um amigo, podemos nos valer de determinada linguagem que incorpore expressões pessoais ou coloquiais; em um parecer jurídico, o vocabulário é técnico. Nos dois casos há um padrão de linguagem próprio ao uso que se faz da língua, a finalidade com que a empregamos. O mesmo ocorre com os textos oficiais: por seu caráter impessoal, eles requerem o padrão culto da língua, que é aquele em que: a) as regras da gramática formal são observadas; b) um vocabulário comum aos usuários é empregado. O padrão culto está acima das diferenças regionais e dos modismos, portanto, permite a compreensão por todos. O padrão culto não implica em empregar linguagem rebuscada e nada tem contra a simplicidade da expressão, desde que não seja confundida com pobreza de expressão. Podemos concluir, então, que não existe propriamente um padrão oficial de linguagem ; o que há é o uso do padrão culto nos atos e comunicações oficiais. O jargão 4 burocrático, como todo jargão, deve ser evitado, já que terá pois terá sempre sua compreensão limitada jargão = gíria profissional

9 1.3. Formalidade e Padronização A formalidade de tratamento e a padronização (clareza datilográfica, papéis uniformes para o texto definitivo e a correta diagramação) são características que conferem uniformidade aos textos às comunicações oficiais Concisão e Clareza O texto conciso é aquele que consegue transmitir um máximo de informação com um mínimo de palavras. Para se redigir com essa qualidade é necessário: conhecimento do assunto sobre o qual se escreve; tempo para revisar o texto depois de pronto. É nessa revisão que percebemos onde podemos melhorar o texto. A concisão não tem nada a ver com o tamanho do texto. Não devemos fazer economia de pensamento mas sim cortar palavras inúteis, redundâncias, passagens que nada acrescentem ao que já foi dito; ou seja, devemos cortar os excessos. A clareza deve ser a qualidade básica de todo texto oficial, como foi dito anteriormente, uma vez que texto é claro quando possibilita imediata compreensão pelo leitor. Observando-se as características da redação oficial (impessoalidade; uso do padrão culto de linguagem, formalidade, padronização e concisão) que se redige com clareza. -6-

10 CAPITULO II As Comunicações Oficiais 2. Introdução Além do que já foi mencionado, a redação das comunicações oficiais obedece a características específicas para cada tipo de expediente. Outros aspectos comuns a quase todas as modalidades de comunicação oficial são: o emprego dos pronomes de tratamento; a forma dos fechos; a identificação do signatário. 2.1 Pronomes de tratamento Breve Histórico O uso de pronomes e locuções pronominais de tratamento tem larga tradição na língua portuguesa. De acordo com Said Ali 5, após serem incorporados ao português os pronomes latinos tu e vos, como tratamento direto da pessoa ou pessoas a quem se dirigia a palavra, passou-se a empregar, como expediente lingüístico de distinção e de respeito, a segunda pessoa do plural no tratamento de pessoas de hierarquia superior. Prossegue o autor: Outro modo de tratamento indireto consistiu em fingir que se dirigia a palavra a um atributo ou qualidade eminente da pessoa de categoria superior, e não a ela própria. Assim aproximavam-se os vassalos de seu rei com o tratamento de vossa mercê, vossa senhoria (...); assim usou-se o tratamento ducal de vossa excelência e adotaram-se na hierarquia eclesiástica vossa reverência, vossa paternidade, vossa eminência, vossa santidade. 6 A partir do final do século XVI, esse modo de tratamento indireto já estava em voga também para os ocupantes de certos cargos públicos. Vossa mercê evoluiu para vosmecê, e, depois, para o coloquial você. E o pronome vós, com o tempo, caiu em desuso. É dessa tradição que provém o atual emprego de pronomes de tratamento indireto como forma de dirigirmo-nos às autoridades civis, militares e eclesiásticas. 5 e 6 Said Ali, Manoel. Gramática secundária histórica da língua portuguesa. 3 ed. Brasília, Ed. Universidade de Brasília, 1964, p.93 e

11 2.1.2.Concordância com os Pronomes de Tratamento Os pronomes de tratamento (ou de segunda pessoa indireta) apresentam certas peculiaridades quanto à concordância verbal, nominal e pronominal. Embora se refiram à segunda pessoa gramatical (à pessoa com quem se fala, ou a quem se dirige a comunicação), levam a concordância para a terceira pessoa. É que o verbo concorda com o substantivo que integra a locução como seu núcleo sintático: Vossa Senhoria nomeará o substituto (e não Vossa... vosso... ). Já quanto aos adjetivos referidos a esses pronomes, o gênero gramatical deve coincidir com o sexo da pessoa a que se refere, e não com o substantivo que compõe a locução. Assim, se nosso interlocutor for homem, o correto é Vossa Excelência está atarefado, Vossa Senhoria deve estar satisfeito ; se for mulher, Vossa Excelência está atarefada, Vossa Senhoria deve estar satisfeita Emprego dos Pronomes de Tratamento Como vimos, o emprego dos pronomes de tratamento obedece à secular tradição. São de uso consagrado: Vossa Excelência, para as seguintes autoridades: a) do Poder Executivo: Presidente da República; Vice-Presidente da República; Ministros de Estado; Secretário-Geral da Presidência da República; Consultor-Geral da República; Chefe do Estado-Maior das Forças Armadas; Chefe do Gabinete Militar da Presidência da República; Chefe do Gabinete Pessoal do Presidente da República; Secretários da Presidência da República; Procurador-Geral da República; Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal; Chefes de Estado-Maior das Três Armas; Oficiais-Generais das Forças Armadas; Embaixadores; Secretário Executivo e Secretário Nacional de Ministérios; Secretários de Estado dos Governos Estaduais; Prefeitos Municipais. b)do Poder Legislativo: Presidente, Vice-Presidente e Membros da Câmara dos Deputados e do Senado Federal; Presidente e Membros do Tribunal de Contas da União; Presidentes e Membros dos Tribunais de Contas Estaduais; Presidentes e Membros das Assembléias Legislativas Estaduais; Presidentes das Câmaras Municipais. -8-

12 c) do Poder Judiciário: Presidente e Membros do Supremo Tribunal Federal; Presidente e Membros do Superior Tribunal de Justiça; Presidente e Membros do Superior Tribunal Militar; Presidente e Membros do Tribunal Superior Eleitoral; Presidente e Membros do Tribunal Superior do Trabalho; Presidente e Membros dos Tribunais de Justiça; Presidente e Membros dos Tribunais Regionais Federais; Presidente e Membros dos Tribunais Regionais Eleitorais; Presidente e Membros dos Tribunais Regionais do Trabalho; Juízes e Desembargadores; Auditores da justiça Militar. O vocativo 7 a ser empregado em comunicações dirigidas aos Chefes de Poder é Excelentíssimo Senhor, seguido do cargo respectivo: Federal, Excelentíssimo Senhor Presidente da República, Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional, Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal As demais autoridades serão tratadas com o vocativo Senhor, seguido do cargo respectivo: Senhor Senador, Senhor Juiz, Senhor Ministro, Senhor Governador, No envelope, o endereçamento das comunicações dirigidas às autoridades tratadas por Vossa Excelência, terá a seguinte forma: Excelentíssimo Senhor Fulano de Tal Ministro da Justiça Brasília/ DF Excelentíssimo Senhor Senador Fulano de Tal Senado Federal Brasília/ DF Excelentíssimo Senhor Fulano de Tal Juiz de Direito da 10ª Vara Cível Rua ABC, nº 123, São Paulo/ SP 7 vocativo termo da oração que expressa chamamento, invocação ao destinatário da comunicação -9-

13 Em comunicações oficiais, fica abolido o uso do tratamento digníssimo (DD.) às autoridades arroladas na lista anterior. A dignidade é pressuposto para que se ocupe qualquer cargo público, sendo desnecessária sua repetida evocação. Vossa Senhoria é empregado para as demais autoridades e para particulares. O vocativo adequado é: Senhor Fulano de Tal, (...) No envelope, deve constar do endereçamento: Ao Senhor Fulano de Tal Rua ABC, nº Curitiba/ PR Como se deduz do exemplo acima, fica dispensado o emprego do superlativo ilustríssimo para as autoridades que recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares. É suficiente o uso do pronome de tratamento Senhor. Acrescente-se que doutor não é forma de tratamento, e sim título acadêmico. Evite usá-lo indiscriminadamente. Empregue-o apenas em comunicações dirigidas a pessoas que tenham tal grau por terem concluído curso universitário de doutorado. Nos demais casos, o tratamento Senhor confere a desejada formalidade às comunicações. Mencionemos, ainda, a forma Vossa Magnificência, empregada por força da tradição, em comunicações dirigidas a reitores de universidade. Corresponde-lhe o vocativo: Magnífico Reitor, (...) Os pronomes de tratamento para religiosos com a hierarquia eclesiástica, são: Vossa Santidade, em comunicações dirigidas ao Papa. O vocativo correspondente é: Santíssimo Padre, (...) Vossa Eminência ou Vossa Eminência Reverendíssima, em comunicações aos Cardeais. Corresponde-lhe o vocativo: Eminentíssimo Senhor Cardeal, ou Eminentíssimo e Reverendíssimo Senhor Cardeal, (...) -10-

14 Vossa Excelência Reverendíssima é usado em comunicações dirigidas a Arcebispos e Bispos; Vossa Reverendíssima ou Vossa Senhoria Reverendíssima para Monsenhores, Cônegos e superiores religiosos; Vossa Reverência é empregado para sacerdotes, clérigos e demais religiosos Fechos para Comunicação O fecho das comunicações oficiais possui, além da finalidade óbvia de arrematar texto, a de saudar o destinatário. O Manual de Redação da Presidência da República estabelece o emprego de somente dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicação oficial: a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República: Respeitosamente, b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior: Atenciosamente, Ficam excluídas dessa fórmula as comunicações dirigidas a autoridades estrangeiras, que atendem a rito e tradição próprios, devidamente disciplinados no Manual de Redação do Ministério das Relações Exteriores (Brasília, 1988, p. 33-4). 2.3 Identificação do signatário 8 Excluídas as comunicações assinadas pelo Presidente da República, todas as demais comunicações oficiais devem trazer digitados o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do local de sua assinatura. Esse procedimento facilita a identificação da origem das comunicações. A forma da identificação deve ser a seguinte: (espaço para assinatura) NOME (em maiúsculas) Secretário-Geral da Presidência da República 8 Signatário quem assina um documento -11-

15 (espaço para assinatura) NOME (em maiúsculas) Ministro de Estado da Justiça (espaço para assinatura) NOME (em maiúsculas) Diretor do Departamento de Serviços Gerais da Secretaria da Administração Federal Para evitar equívocos, recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do expediente. Transfira para essa página ao menos a última frase anterior ao fecho. 3. O Padrão Ofício Com a finalidade de uniformizar os documentos, adotaremos uma diagramação única que seguirá o que chamaremos de padrão ofício. Os documentos devem conter as seguintes partes: a) tipo e número do expediente, seguido da sigla do órgão que o expede: Ofício nº 123/00 CRH/DG/CPII b)local e data em que foi assinado, digitado por extenso, com alinhamento à direita: Rio de Janeiro, em 15 de março de c)vocativo, que invoca o destinatário (v. 2.1 Pronomes de Tratamento ), seguido de vírgula: Excelentíssimo Senhor Presidente da República, Senhora Ministra, Senhor Chefe de Gabinete, d)texto. Nos casos em que não for de mero encaminhamento de documentos, o expediente deve apresentar a seguinte estrutura: - introdução, que se confunde com o parágrafo de abertura, no qual é apresentado o assunto que motiva a comunicação. Evite o uso de frasesfeitas para iniciar o texto. No lugar de : Tenho a honra de, Tenho o prazer de, Cumpre-me informar que, empregue a forma direta: Informo Vossa Excelência de que, Submeto à apreciação de Vossa Excelência, Encaminho a Vossa Senhoria. - desenvolvimento, no qual o assunto é detalhado; se o texto contiver mais de uma idéia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em parágrafos distintos, o que confere maior clareza à exposição; -12-

16 - conclusão, em que é reafirmada ou simplesmente reapresentada a posição recomendada sobre o assunto. No texto, à exceção do primeiro parágrafo e do fecho, todos os demais parágrafos devem ser numerados, como maneira de facilitar-se a remissão 9. e)fecho (v Fechos para Comunicações; e f)assinatura do autor da comunicação; e g)identificação do signatário (v. 2.3 Identificação do Signatário ) Além dessas partes, todas as três modalidades de comunicação devem trazer, a partir da página dois de seu texto, e em todas as páginas de seus anexos, no alto da folha, a pelo menos 1cm de sua borda, o seguinte cabeçalho: Fl. (indicar nº) do processo, ou do ofício, ou do despacho e datar. Ou datar. deste. Fl. (indicar nº) do Anexo ao processo, ou ao ofício, ou ao despacho e Nas folhas em que houver cabeçalho, o texto deve iniciar a 2,5cm A diagramação também deve ser comum, seguindo as especificações abaixo indicadas. Ressalte-se que as distâncias estão em centímetro por motivo de padronização. No sentido horizontal, 1 cm corresponde a cerca de 4 toques datilográficos (1 toque = 2,5 mm). No sentido vertical, 1 cm equivale, aproximadamente, a um espaço dois (espaço um = 0,5 cm). A correspondência é necessariamente aproximada devido à variedade de modelos de máquinas de escrever. Se processador de texto for utilizado, empregue as medidas em centímetro: a) Margem esquerda: a 2,5 cm ou dez toques da borda esquerda do papel; b) Margem direita: a 1,5 cm ou seis toques da borda direita do papel; c) Tipo e número do expediente: horizontalmente, no início da margem esquerda (a 2,5 cm ou dez toques da borda do papel), e verticalmente a 5,5 cm ou 6 espaços duplos ( espaço dois ) da borda superior do papel; d) Local e data: horizontalmente, o término da data deve coincidir com a margem direita, e verticalmente deve estar a 6,5 cm ou sete espaços duplos ( espaço dois ) da borda superior do papel remissão ação ou efeito de remeter

17 A formatação deve ser a seguinte: a) Vocativo: a 10 cm ou dez espaços duplos da borda superior do papel; horizontalmente, com avanço de parágrafo (2,5 cm ou dez toques); b) Avanço de parágrafos do texto: equivalente a 2,5 cm ou dez toques; o texto inicia a 1,5 cm ou a três espaços simples do vocativo; c) Espaço entre os parágrafos do texto: 1 cm ou um espaço duplo ( espaço dois ); d) Fecho: centralizado, a 1 cm ou um espaço duplo ( espaço dois ) do final do texto; e) Identificação do signatário: 2,5 cm ou três espaços duplos ( espaço dois ) do fecho Conceitos Básicos Sinais de Pontuação Vírgula e ponto-e-vírgula: utilizar 1 espaço para registrar a próxima palavra. Ex: Aqui, trabalha-se CERTO Aqui,trabalha-se ERRADO Ponto de interrogação, ponto de exclamação, dois pontos e reticências: utilizar 2 espaços para registrar a próxima palavra. Ex: Alegro-me por vê-la assim tão feliz! CERTO Alegro-me por vê-la assim tão feliz! ERRADO Colchetes, aspas e parênteses: registrar a palavra imediatamente após sua colocação. Ex: Ab initio CERTO Ab initio - ERRADO Separação de Sílabas Sinais como hífen, apóstrofo, reticências, marco de separação, etc. devem ser evitados; no final da linha, deve-se colocar o traço de separação da sílaba embaixo da última letra da sílaba ou após a colocação desta. Exemplo:...regis- - CERTO tro....regis-/ - ERRADO tro. -14-

18 Nas palavras separadas por hífen, deve-se repetir o traço-de-união na linha seguinte. Exemplo:... auto- - CERTO -sugestão.... auto- - ERRADO sugestão. Tanto no início como no final da linha, deve-se evitar o registro de apenas uma vogal. Exemplos:...democra- - CERTO cia....democraci- - ERRADO a....apresenta- - CERTO ção....a- - ERRADO presentação. Deve-se evitar a separação de sílabas de palavras que formam hiato. Exemplo:......país. CERTO...pa- - ERRADO ís. Os números não devem ser separados; em caso de cifra, coloca-se o cifrão numa linha e o número em outra. Exemplo:..., no valor de R$... CERTO ,......, no valor de R$ ERRADO 021,... A separação de palavras de língua estrangeira deve obedecer às normas da respectiva língua; em caso de dúvida, deve-se evitar a separação; Deve-se procurar evitar a separação das sílabas de vocábulo que constituam nova palavra com sentido completo e, muitas das vezes, inadequado a uma redação oficial. Exemplos:... eficiên- - CERTO cia.... efi- - ERRADO ciência. -15-

19 ...federa- - CERTO ção....fede - - ERRADO ração. Deve-se evitar o uso de expressões que formem cacófatos, rimas etc. Exemplo: Visitei a escola X e a biblioteca dela. O coordenador dava grande valor a seu supervisor. -16-

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21 4. Correspondências e Atos Administrativos 4.1. ATA Finalidade e Definição: a ata constitui um registro sucinto 10 de fatos, resoluções e decisões de uma Assembléia, Sessão, Reunião, Comissão ou Grupo de Trabalho, lavrada em modelo próprio, com suas páginas rubricadas pela autoridade que a redigiu. Competência: cabe sua expedição aos Presidentes ou Responsáveis de Assembléia, Sessão, Reunião, Comissão ou Grupo de Trabalho. MODELO MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO Colégio Pedro II ATA DA (nº da ordem) (identificação da reunião) do(a) (nome da entidade) 4,0 cm Aos dias do mês de do ano de, no(a) (local) (finalidade da reunião) (extenso) nada mais havendo a tratar, o declarou encerrada a reunião, da qual eu,, na qualidade de secretário(a), lavrei a presente Ata, que dato e assino, após ser assinada pelo e pelos demais membros presentes sucinto com poucas palavras

22 4.2. CARTA Finalidade e Definição: trata-se de forma de correspondência com personalidades públicas ou particulares utilizada para fazer solicitações, convites, ordenar agradecimentos ou transmitir informações. Competência: cabe a expedição de carta às mesmas autoridades competentes para a expedição de memorandos (ocupantes de Cargo de Chefia ou Responsável; Presidentes de Comissões e da Junta Médica). MODELO MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO Colégio Pedro II 5,5 cm 6,5 cm 2,5 cm C/UETII/nº 001/99 10 cm Rio de Janeiro, 4 de maio de ,5 cm Senhor NOME Assessor de Comunicação do Jornal Folha Dirigida Caro Senhor, 1,5 cm 5 cm Como todos os anos, o Colégio Pedro II realiza a SEMANA CULTURAL, integrando os vários Departamentos Pedagógicos e os alunos de diversas séries e turnos. Com o intuito de divulgar este evento, solicitamos a V.Sª que insira em sua pauta de notícias a data e o local da SEMANA CULTURAL 2000 de 10 a 17 de outubro, de 8 às 18h, no Complexo Escolar São Cristóvão. Contando com sua colaboração, colocamo-nos à disposição para os esclarecimentos que se fizerem necessários. 1 cm Atenciosamente 2,5 cm (nome e cargo do signatário) -20-

23 4.3. COMUNICADO Finalidade e Definição: trata-se de expediente administrativo interno. É modalidade de Comunicação Geral, para transmissão de fato, informação, resolução ou decisão a ser afixada em locais de grande circulação nos prédios do CPII, que deverá ser, sempre, assinada pela autoridade competente. Competência: cabe sua expedição ao Diretor Geral, Chefe de Gabinete, Diretores das Unidades Escolares, Secretário de Ensino, Diretor do Departamento de Administração, Coordenador de Recursos Humanos, Procurador Chefe e do Centro de Informática Administrativa. MODELO MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO COLÉGIO PEDRO II 5,5 cm 6,5 cm 6,5 cm COMUNICADO 2,5 cm N.º001/99/ASJUR 4 cm Em 4 de maio de ,5 cm 5 cm O Centro de Informática Administrativa do Colégio Pedro II informa a todos os servidores do Colégio Pedro II que em breve, todas as Unidades desta Autarquia Federal estarão interligadas via rede, tanto para telefonia quanto para dados. Outrossim, informamos ainda, que qualquer dúvida em relação ao uso correto do sistema de rede de telefonia e de informática, deverá ser encaminhada ao CIAD, situado no prédio da Diretoria Geral, 2º andar, sala cm Atenciosamente, 2,5 cm (Nome e cargo do signatário) -21-

24 4.4. EDITAL Finalidade e Definição: o edital constitui um instrumento de comunicação utilizado pela administração para dar conhecimento a interessados sobre diversos assuntos, tais como, abertura de licitação, provimento de cargos públicos, convocação de servidor etc. Deve ser publicado no Diário Oficial da União e, quando necessário, na imprensa privada. Obs: Numeração única, fornecida pelo Departamento de Administração. Competência: cabe somente ao Diretor Geral do Colégio Pedro II a sua expedição, podendo delegar tais poderes às demais Unidades Administrativas e Pedagógicas do Colégio Pedro II, desde que expressamente. MODELO MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO Colégio Pedro II 5,5 cm EDITAL Nº 010/99, de 01 de janeiro de ,5 cm 5,0 cm O DIRETOR GERAL DO COLÉGIO PEDRO II, no uso de suas atribuições legais, torna pública para conhecimento dos interessados a abertura de novas vagas para o processo seletivo da ascensão funcional, aberto pelo Edital de nº 05, de dezembro de ,5 cm (Nome e cargo do signatário) -22-

25 4.5. FAX Finalidade e Definição: é uma comunicação não oficial, que visa à transmissão de mensagens urgentes e envio antecipado de documentos. Competência: todas as Unidades Administrativas e Pedagógicas. MODELO COLEGIO PEDRO II Secretaria de Ensino Campo de São Cristóvão, 177 São Cristóvão CEP Tel.: (021) R Fax: (021) FAX Destinatário: Nº do FAX: Data: Nº de Paginas: ESTA + Nº do Documento: MENSAGEM Informamos que o Manual de Normas sobre Correspondência e Atos Oficiais do Colégio Pedro II estará disponível para as Unidades Escolares no próximo mês. -23-

26 4.6. MEMORANDO Finalidade e Definição: é uma modalidade de comunicação interna, ou seja, entre Unidades Administrativas (Departamento, Seções, Unidades Escolares, etc.) de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em nível diferente. Competência: cabe somente a expedição de memorando somente aos ocupantes de Cargo de Chefia ou Responsáveis; Presidentes de Comissões e da Junta Médica; além das autoridades competentes para expedições de ofício. MODELO MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO COLÉGIO PEDRO II Memorando nº 001/99/SE Em 05 de Maio de 2000 Ao Sr. Chefe da Assessoria Jurídica Assunto: Modelos de ofícios e memorandos. 4 cm Conforme solicitação de Vossa Senhoria, encaminho para apreciação da Comissão que trata da reestruturação do Sistema de Protocolo os modelos de ofício e memorando. 1 cm Atenciosamente, 4 cm (Nome e cargo do signatário) -24-

27 4.7. OFÍCIO Finalidade e Definição: é uma modalidade de comunicação oficial que tem como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos Órgãos da Administração Pública entre si e também com particulares. Competência: cabe a expedição de ofício somente ao Diretor Geral, Chefe de Gabinete, Diretores das Unidades Escolares, Secretário de Ensino, Diretor do Departamento de Administração, Coordenador de Recursos Humanos e Procurador Chefe. MODELO MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO COLÉGIO PEDRO II 2,5 cm 5,5 cm Ofício nº 001/00/DG 10 cm 6,5 cm Rio de Janeiro, 04 de novembro de ,5 cm Senhor Presidente da Embratur, 1,5 cm 5 cm Solicitamos a Vossa Senhoria o envio de cartazes alusivos à Cidade do Rio de Janeiro, se possível, referentes ao Centro, Humaitá, Engenho Novo, Tijuca e São Cristóvão. A presente solicitação se deve à comemoração dos 163 anos do Colégio Pedro II, tradicional instituição federal de ensino, cujas raízes remontam ao século passado, ao Rio Antigo. 2. Os cartazes, além de embelezarem o local das festividades, funcionarão como referencial para os bairros em que as Unidades Escolares do CPII se situam, uma vez que nossa escola faz parte da cidade há mais de um século. 3. Aproveitamos para convida-lo e à sua equipe para referida solenidade no próximo dia 02 de dezembro, às 17 horas, quando haverá a apresentação do nosso Coral de Alunos, seguida de um coquetel, no Espaço Cultural 177, no prédio da Direção Geral. Cordialmente, Nome Cargo do Signatório Ao Senhor Presidente da Embratur Nome Endereço 2 cm -25-

28 4.8. ORDEM DE SERVIÇO Finalidade e Definição: trata-se de expediente interno, das Unidades Administrativas e Pedagógicas, das Comissões e da Junta Médica, mediante o qual o seu titular regula procedimentos para execução de serviços, fixa comandos de ação ou estabelece normas para o cumprimento de determinado serviço. Competência: cabe sua expedição aos ocupantes de cargo de Chefia ou Responsáveis, Presidentes de Comissões e da Junta Médica. MODELO MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO COLÉGIO PEDRO II 5,5 cm 2,5 cm Ordem de Serviço n.º001/crh/00 6,5 cm Em, 05 de Janeiro de cm Tendo em vista a Resolução n.ºxxxx, de 01 de dezembro de 1998, editada pelo Ministério da Educação, publicada no Diário Oficial da União no dia 25 de novembro de 1999, fica estabelecido, a partir desta data, que todos os servidores desta direção deverão receber bonificação referente ao mês de fevereiro. 2,5 cm (Nome do signatário) -26-

29 4.9. TELEGRAMA Finalidade e Definição: é uma comunicação oficial com o intuito de uniformizar e simplificar os procedimentos burocráticos. Por tratar-se de forma de comunicação dispendiosa aos cofres públicos, deve restringir-se o uso do telegrama apenas àquelas ocasiões em que a urgência justifique sua utilização, ou em casos de dificuldade de expedir-se a comunicação por via postal ou malote. Competência: cabe a expedição aos ocupantes de cargo de Chefia ou Responsáveis, Presidentes de Comissões e da Junta Médica.ata. Deverá constar no corpo do telegrama fonado: a) Destinatário do telegrama - quando se tratar de uma pessoa, esta deve ser indicada pelo cargo que ocupa: Ao Exmo. Sr. Ministro da Justiça Ou: Ao Sr. João da Silva b) Endereço do destinatário - preencher no caso de a comunicação ser expedida por meio da Empresa de Correios e Telégrafos: Ministério da Justiça Esplanada dos Ministérios Brasília DF c) Identificação da origem (Colégio Pedro II Seção/ Unidade): 35). DP/35 (órgão de origem: Divisão de Pessoal, número do documento: d) Assunto - descrição sucinta do teor da mensagem: Administração. Ponto Facultativo. Horário de funcionamento das repartições públicas. e) Texto - todos os parágrafos devem ser numerados, excetuados o primeiro e o fecho. Na redação do corpo do texto do telegrama, deve-se evitar o uso de abreviaturas do tipo PT, em lugar do ponto (.); VG, em lugar da -27-

30 vírgula (,); PT / VG, em lugar do ponto-e-vírgula (;) e outras, pois elas dificultam a leitura do expediente, e até impossibilitam sua compreensão. f) Fecho: Atenciosamente, ou Respeitosamente, conforme o caso (v Fechos para Comunicações ) g) Nome e cargo do signatário: Nome Chefe do Departamento de Administração do MEC -28-

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