REDAÇÃO OFICIAL PARA CONCURSOS MÓDULO 1

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1 OS: 0074/11/16-Gil REDAÇÃO OFICIAL PARA CONCURSOS MÓDULO 1 Prof. Eli Castro DOBRADINHA IFCE / UFC 1

2 CONCURSO: ASSUNTO: DOBRADINHA IFCE / UFC O CONCEITO DE REDAÇÃO OFICIAL O CONCEITO DE REDAÇÃO OFICIAL Em uma frase, pode-se dizer que redação oficial é a maneira pela qual o Poder Público redige atos normativos e comunicações. Interessa-nos tratá-la do ponto de vista do Poder Executivo. A redação oficial deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padrão culto de linguagem, clareza, concisão, formalidade e uniformidade. Fundamentalmente esses atributos decorrem da Constituição, que dispõe, no artigo 37: A administração pública direta, indireta ou fundacional, de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência (...). Sendo a publicidade e a impessoalidade princípios fundamentais de toda administração pública, claro está que devem igualmente nortear a elaboração dos atos e comunicações oficiais. Não se concebe que um ato normativo de qualquer natureza seja redigido de forma obscura, que dificulte ou impossibilite sua compreensão. A transparência do sentido dos atos normativos, bem como sua inteligibilidade, são requisitos do próprio Estado de Direito: é inaceitável que um texto legal não seja entendido pelos cidadãos. Implica, pois, necessariamente, clareza e concisão. (Manual de Redação Oficial da Presidência da República). CARACTERÍSTICAS DA REDAÇÃO OFICIAL a) A impessoalidade: não há lugar, na redação oficial, para impressões pessoais, como as que, por exemplo, constam de uma carta a um amigo, ou de um artigo assinado de jornal, ou mesmo de um texto literário. A redação oficial deve ser isenta da interferência da individualidade de quem a elabora. A impessoalidade é ferida quando: - O emissor elogia ou critica o receptor. - O emissor faz comentário depreciativo ou preconceituoso em relação a algo ou a alguém envolvido no texto. - O emissor avalia o cenário sócio-político do país ou de alguma instituição. Exemplos: Fragmento I Informo a todas as unidades que, em virtude da importantíssima implantação de novo sistema de armazenamento de dados e informações, estaremos desativando, a partir das 8 horas da manhã, do dia 15 de dezembro, a rede intranet. Caso a implantação do novo sistema ocorra dentro do prazo esperado, a previsão é a de que esse serviço volte a funcionar às 14 horas do mesmo dia. Contamos com a ilustre colaboração de todos. - O fragmento I é totalmente impessoal? Fragmento II Convidamos Vossa Senhoria a participar do evento Destaques do ano, em que será homenageado pelo belo e admirável trabalho realizado na Polícia Federal, órgão cada vez mais importante na luta contra a corrupção. Por gentileza, confirme sua presença a fim de que possamos providenciar as honrarias de praxe. - O fragmento II é totalmente impessoal? 2

3 Veja a diferença: Convidamos Vossa Senhoria a participar do evento Destaques do ano, em que será homenageado pelo trabalho realizado na Polícia Federal. Por gentileza, confirme sua presença. b) Uso do padrão culto da linguagem: todo texto oficial deve obedecer às regras gramaticais vigentes no padrão culto. Portanto, regionalismos, gírias, termos técnicos em excesso, erros de ortografia, colocação pronominal indevida, crase desnecessária, pontuação confusa etc. devem ser evitados. Segue-se a norma culta à risca. Fragmento Solicitamos, conforme entendimentos prévios entre os órgãos, que seja marcado a data de 1º de março de 2005 para à referida visita, onde deverá ocorrer, no período vespertino, das 14h as 18h. c) Clareza: é a qualidade básica de todo texto oficial. Pode-se definir como claro aquele texto que possibilita imediata compreensão pelo leitor. No entanto a clareza não é algo que se atinja por si só: ela depende estritamente das demais características da redação oficial: impessoalidade, uso do padrão culto, concisão e formalidade/padronização dos documentos. Fragmento Conforme ficou decidido na última conturbada reunião do conselho de 27 de outubro deste ano, informo que a Secretaria de Memória e Comunicação acabou o texto, cujo o original submete à apreciação. Reiteramos que o mesmo, caso seja aprovado, vai integrar o prefácio do livro comemorativo dos 80 anos de fundação desta Casa. d) Concisão: Conciso é o texto que consegue transmitir um máximo de informações com um mínimo de palavras. Para que se redija com essa qualidade, é fundamental que se tenha, além de conhecimento do assunto sobre o qual se escreve, o necessário tempo para revisar o texto depois de pronto. É nessa releitura que muitas vezes se percebem eventuais redundâncias ou repetições desnecessárias de ideias. Fragmento Solicitamos a Vossa Senhoria que seja concedida, excepcionalmente, uma prorrogação para os estágios dos alunos da área de administração que prestam serviços neste setor. Essa prorrogação é muito importante, pois os alunos precisam desse estágio para que possam desenvolver suas atividades de maneira satisfatória. O pedido se justifica em virtude de termos poucos funcionários no momento e, por conta da época do ano, estarmos com uma carga de trabalho além do limite. OFÍCIO O texto mais provável que possa aparecer em sua prova será o ofício. Esse documento é um dos mais acionados nos meios públicos para resolver inúmeros problemas. Mas o que é um ofício? O Manual de Redação de Atos Oficiais (MRAO) e o Manual de Redação Oficial da Presidência da República (MROPR) definem ofício da seguinte forma: Correspondência oficial externa usada pelas autoridades públicas para tratar de assuntos de serviço ou de interesse da Administração Pública entre si e, também com particulares. Assim sendo, um ofício serve para - pedir esclarecimentos; 3

4 - comunicar decisões; - divulgar projetos; - informar sobre mudanças de algum projeto ou setor de trabalho; - fazer agradecimentos; - convidar autoridades para determinada reunião ou evento do órgão público; - agradecer a uma determinada autoridade por algum feito; - pedir manutenção ou troca de aparelhos etc. DICA!!!! Quando você ler a proposta de redação, veja, imediatamente, qual a função ou as funções do seu ofício. Normalmente, há mais de uma atribuição. Isso já nos ajuda a dividir os parágrafos. Cada parágrafo, então, ficará responsável por uma diretriz. Dessa forma, você ficará mais tranquilo para pensar o texto. A ESTRUTURA DE UM OFÍCIO O segundo passo é compreender a estrutura do documento. Um ofício será composto por nove (09) partes. Ou seja, você terá que saber confeccionar essas nove etapas formais do documento. Quais são elas? 1ª) Cabeçalho 2ª) Identificação do documento 3ª) Local e data 4ª) Endereçamento 5ª) Assunto 6ª) Vocativo 7ª) Parágrafos 8ª) Saudação final ou Fecho 9ª) Nome e cargo do signatário Cabeçalho Aqui, você irá identificar o órgão público que representa. No nosso casa, será a Universidade Federal do Ceará. O MROPR mostra um cabeçalho muito detalhado. Veja: [Ministério] [Secretaria/Departamento/Setor/Entidade] [Endereço para correspondência]. [Endereço - continuação] [Telefone e Endereço de Correio Eletrônico] No nosso caso, não faremos assim, pois esse modelo usa muitas linhas e, como é sabido, temos uma limitação de apenas 30 para compor o documento. Sugiro que você faça da seguinte forma: Universidade Federal do Ceará Centro de Humanidades Endereço 4

5 Identificação do documento ou Universidade Federal do Ceará Pró-Reitoria de Extensão Endereço ou Universidade Federal do Ceará Reitoria Endereço Localizado sempre à esquerda de quem lê, surgirá na linha 4 da folha de redação. Exemplos corretos oriundos e/ou adaptados dos manuais já citados: - Ofício n⁰ 123 / 2016 / CH - Ofício n⁰ 123 / 2016 / CH-DL - Of. 123 / CH - Of. 123/2002-MME CUIDADO: Caso você altere a ordem dos componentes, será apenado. Local e data Sempre à direita de quem lê, use assim o topônimo: - Fortaleza, 22 de outubro de Fortaleza, 1º de dezembro de Fortaleza, 2 de dezembro de Dicas: - Nunca escreva os numerais por extenso. - O MRAO diz: As datas devem ser grafadas por extenso, sem o numeral zero à esquerda. Já o MROPR não faz nenhuma menção a esse fato. Assunto É um resumo do tema principal do documento. Seja objetivo e procure não passar de uma linha. Caso passe, calma, você não sofrerá nenhuma penalização, apenas queimará uma linha a mais para desenvolver o assunto. Detalhe: a letra inicial do assunto é sempre maiúscula. Exemplos retirados os já referidos manuais: - Assunto: Demarcação de terras indígenas - Assunto: Prorrogação do Projeto Implementação de Práticas de Gerenciamento Integrado de Bacia Hidrográfica para o Pantanal e a Bacia do Alto Paraguai. - Assunto: Produtividade do órgão em Assunto: Necessidade de aquisição de novos computadores. 5

6 Vocativo Que invoca o destinatário, seguido de vírgula. As definições para as formas de tratamento para o vocativo serão analisadas em seguida. Exemplos corretos de vocativo: - Senhor Ministro, - Excelentíssimo Senhor Presidente da República, - Senhor Delegado, - Magnífico Reitor, - Senhor Chefe do Departamento, Formas erradas de usar o vocativo: - Excelentíssimo Senhor Doutor Ministro, - Ilustríssimo Chefe do Departamento, - Digníssimo Prefeito, - Senhora Chefa do Departamento de Literatura, - Senhor ministro, - Magnífico reitor Jesualdo, - Senhor prefeito Roberto Cláudio, Parágrafos É o desenvolvimento do assunto e aprofundamento de assunto. Com a exceção do fecho, todos os demais parágrafos devem ser numerados. Saudação final ou Fecho Na despedida, as relações de hierarquia são explicitadas. Usam-se apenas duas: Atenciosamente (para autoridades de mesmo nível hierárquico ou de nível hierárquico inferior) ou Respeitosamente (para autoridades de nível hierárquico superior). Detalhe: o fecho fica sempre alinhado à margem dos parágrafos 5. Encaminhamos em anexo a Síntese Executiva do Programa de Ações Estratégicas PAE e cópia da Ajuda Memória da reunião do Comitê Diretor, realizada em Washington. Atenciosamente, Nome e cargo do signatário Excluídas as comunicações assinadas pelo Presidente da República, todas as demais comunicações oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do local de sua assinatura. A forma da identificação é sempre CENTRALIZADA e deve ser assim escrita: (espaço para assinatura) 6

7 NOME Chefe do Departamento de Agronomia Na folha de redação, ficaria assim: UM EXEMPLO REAL DE OFÍCIO. [ Assinatura ] Fulano de Tal Chefe do Departamento de Agronomia Universidade Federal do Ceará Pró-Reitoria de Extensão Gabinete do Pró-Reitor Av. da Universidade, 2932 Benfica Fortaleza/CE Tel.: (85) prex@ufc.br Oficio nº.../2014/prex-ufc Fortaleza,... de... de 2014 Ao Senhor Fulano de Tal Coordenador de Políticas Públicas da Prefeitura Municipal de Fortaleza Endereço... Bairro:... Fortaleza-Ceará Assunto: Resposta ao ofício COPDH Nº 123/2014- PPPMF Senhor Coordenador, Considerando o teor do Ofício COPDH Nº 123/2014, informa-se a Vossa Senhoria que há disponibilidade, na data solicitada, para que ocorra a execução do projeto mencionado no ofício. Pede-se, apenas, que seja comunicado o dia, para que um servidor possa providenciar o espaço físico adequado ao evento. Atenciosamente, Profª Márcia Maria Tavares Machado Pró-reitora de Extensão 7

8 PRONOMES E FORMAS DE TRATAMENTO Emprego dos Pronomes de Tratamento Nos parágrafos da sua redação, use os pronomes de tratamento da seguinte forma: O emprego dos pronomes de tratamento obedece à secular tradição. São de uso consagrado o Vossa Excelência para as seguintes autoridades: Autoridade do Poder Executivo Forma correta de tratamento no corpo do texto Presidente da República; Vice-Presidente da República; Ministros de Estado Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal; Oficiais-Generais das Forças Armadas; Embaixadores; Secretários-Executivos de Ministérios e demais ocupantes de cargos de natureza especial; Secretários de Estado dos Governos Estaduais; Prefeitos Municipais. Vossa Excelência Autoridade do Poder Legislativo Deputados Federais e Senadores; Ministros do Tribunal de Contas da União; Deputados Estaduais e Distritais; Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais; Presidentes das Câmaras Legislativas Municipais. Forma correta de tratamento no corpo do texto Vossa Excelência Ministros dos Tribunais Superiores; Membros de Tribunais; Juízes; Auditores da Justiça Militar. Autoridade do Poder Judiciário Forma correta de tratamento no corpo do texto Vossa Excelência Reitores Vossa Magnificência Demais autoridades e particulares Vossa Senhoria 8

9 Lista tradicional do Pronomes de Tratamento Pronomes de Abreviatura Abreviatura tratamento Singular Plural Usados para: Você V. VV. Usado para um tratamento íntimo, familiar. Senhor, Senhora Sr., Sr.ª Srs., Srª.s Pessoas com as quais mantemos um certo distanciamento mais respeitoso Pessoas com um grau de prestígio maior. Usualmente, Vossa Senhoria V. S.ª V. Sª.s os empregamos em textos escritos, como: correspondências, ofícios, requerimentos, etc. Usados para pessoas com alta autoridade, como: Vossa Excelência V. Ex.ª V. Ex.ªs Presidente da República, Senadores, Deputados, Embaixadores, etc. Vossa Eminência V. Em.ª V. Em.ªs Usados para Cardeais. Vossa Alteza V. A. V V. A A. Príncipes e duques. Vossa Santidade V.S. - Para o Papa. Vossa Reverendíssima V. Rev.mª V. Rev.mªs Sacerdotes e Religiosos em geral. Vossa Paternidade V. P. VV. PP. Superiores de Ordens Religiosas. Vossa Magnificência V. Mag.ª V. Mag.ªs Reitores de Universidades Vossa Majestade V. M. V V. M M. Reis e Rainhas. No corpo do texto Ainda nos parágrafos, tenha cuidado com as formas de tratamento para cada autoridade. Os pronomes de tratamento (ou de segunda pessoa indireta) apresentam certas peculiaridades quanto à concordância verbal, nominal e pronominal. Embora se refiram à segunda pessoa gramatical (à pessoa com quem se fala, ou a quem se dirige a comunicação), levam a concordância para a terceira pessoa. É que o verbo concorda com o substantivo que integra a locução como seu núcleo sintático: Formas incorretas Vossa Senhoria nomeareis o substituto. Vossa Excelência conheceis o assunto. Formas corretas Vossa Senhoria nomeará o substituto. Vossa Excelência conhece o assunto. Vossa Magnificência conheceis o assunto. Vossa Magnificência conhece o assunto. Da mesma forma, os pronomes possessivos referidos a pronomes de tratamento são sempre os da terceira pessoa: Formas incorretas Vossa Senhoria nomeará vosso substituto Vossa Magnificência nomeará vosso substituto Formas corretas Vossa Senhoria nomeará seu substituto Vossa Magnificência nomeará seu substituto Já quanto aos adjetivos referidos a esses pronomes, o gênero gramatical deve coincidir com o sexo da pessoa a que se refere, e não com o substantivo que compõe a locução. Assim, dependendo do nosso interlocutor, o correto é: 9

10 Se a autoridade for um homem - Vossa Excelência está atarefado. - Vossa Senhoria deve estar satisfeito. Se a autoridade for uma mulher - Vossa Excelência está atarefada. - Vossa Senhoria deve estar satisfeita. Memorando Este material teve como fonte de pesquisa o Manual de Redação Oficial do Presidência da República (MROPR) e o Manual de Redação e Atos Oficiais (MRAO), ambos disponíveis no site da Presidência da República. O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna. Pode ter caráter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposição de projetos, ideias, diretrizes etc. a serem adotados por determinado setor do serviço público. Sua característica principal é a agilidade. A tramitação do memorando em qualquer órgão deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocráticos. Para evitar desnecessário aumento do número de comunicações, os despachos ao memorando devem ser dados no próprio documento e, no caso de falta de espaço, em folha de continuação. Esse procedimento permite formar uma espécie de processo simplificado, assegurando maior transparência à tomada de decisões, e permitindo que se historie o andamento da matéria tratada no memorando. Forma e Estrutura do Memorando. Quanto a sua forma, o memorando segue o modelo do padrão ofício, com a diferença de que o seu destinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa. São sete etapas ao todo: - Cabeçalho. - Identificação do documento - Data - Destinatário - Assunto - Parágrafos - Fecho - Nome e cargo do signatário Cabeçalho Como o MROPR não fala em cabeçalho, mas os exemplos colhidos de memorandos da UFC o apresentam, consideraremos esta etapa facultativa. Assim, caso queira utilizá-lo em sua redação, siga as mesmas orientações do ofício. Universidade Federal do Ceará Centro de Humanidades Endereço 10

11 Identificação do documento Localizado à esquerda de quem lê, o MROPR e o MRAO propõem dois formatos bem parecidos, a saber: - Mem. 123/2002 MF (MROPR) - Mem. XXX/2004/SGE (MRAO) Assim sendo, utilizaremos um meio termo para as nossas redações. Caso o memorando seja escrito no Departamento de Literatura, por exemplo, faremos assim: - Mem. 123/2016/DL UFC Data Localizada à direita de quem lê, a data, nos memorandos, não se utiliza do topônimo, ou seja, não se escreve Fortaleza, 28 de outubro de A forma indicada pelo MROPR é mais sintética: - Em 28 de outubro de Destinatário Como o memorando é um documento completamente interno, não há a necessidade do endereçamento. Assim, basta que você informe o destinatário com o tratamento Senhor ou Senhora (podendo abreviar: Sr. e Sr.ª, respectivamente) e informar, na sequência, o cargo do destinatário. A saber: - Ao Sr. Chefe do Departamento de Administração. - Ao Sr. Subchefe para Assuntos Jurídicos. Assunto Igual ao modelo do ofício. Frase que resume o teor do assunto. Será iniciado sempre com letra maiúscula. A saber: - Assunto: Pedido de substituição de turno. Parágrafos Dotados de margem, serão numerados (como no ofício) e tratarão do assunto principal do documento, além de fazer especificações para fundamentar o que consta no assunto. Trabalhe com, no mínimo, dois parágrafos em sua redação. Fecho Na despedida, as relações de hierarquia são explicitadas. Usam-se apenas duas: Atenciosamente (para autoridades de mesmo nível hierárquico ou de nível hierárquico inferior) ou Respeitosamente (para autoridades de nível hierárquico superior). Detalhe: o fecho fica sempre alinhado à margem dos parágrafos. 3. Encaminhamos em anexo a Síntese Executiva do Programa de Ações Estratégicas PAE e cópia da Ajuda Memória da reunião do Comitê Diretor, realizada em Washington. Respeitosamente, 11

12 Nome e cargo do signatário Excluídas as comunicações assinadas pelo Presidente da República, todas as demais comunicações oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do local de sua assinatura. A forma da identificação é sempre CENTRALIZADA e deve ser assim escrita: (espaço para assinatura) NOME Chefe do Departamento de Agronomia Na folha de redação, ficaria assim: [ Assinatura ] Fulano de Tal Chefe do Departamento de Agronomia 12

13 EXEMPLO REAL DA UFC. Universidade Federal do Ceará Pró-Reitoria de Extensão Gabinete do Pró-Reitor Av. da Universidade, 2932 Benfica Fortaleza/CE Tel.: (85) Mem. 101/2014/PREX-UFC Em 16 de julho de Ao Senhor Diretor do Departamento de Contabilidade e Finanças. Assunto: Pagamento de Bolsistas. Encaminha-se a Vossa Senhoria folha de pagamento dos bolsistas de extensão, Campus do Benfica, referente ao mês de Julho/2014. Listagem em anexo, conforme empenho de nº..., Processo nº P.../14-51/PREX de... de... de Atenciosamente, Profa. Dra. Márcia Maria Tavares Machado Pró-reitora de Extensão 13

14 Exposição de Motivos Exposição de motivos é o expediente dirigido ao Presidente da República ou ao Vice-Presidente para: Finalidade Classificada como a) informá-lo de determinado assunto; Informativa b) propor alguma medida; ou c) submeter a sua consideração projeto de ato normativo. Propositiva IMPORTANTE!!! Em regra, a exposição de motivos é dirigida ao Presidente da República por um Ministro de Estado. Nos casos em que o assunto tratado envolva mais de um Ministério, a exposição de motivos deverá ser assinada por todos os Ministros envolvidos, sendo, por essa razão, chamada de interministerial. Forma e Estrutura da Exposição de Motivos Formalmente, a exposição de motivos tem a apresentação do padrão ofício. O anexo que acompanha a exposição de motivos que proponha alguma medida ou apresente projeto de ato normativo, segue o modelo descrito adiante. A exposição de motivos, de acordo com sua finalidade, apresenta duas formas básicas de estrutura: uma para aquela que tenha caráter exclusivamente informativo e outra para a que proponha alguma medida ou submeta projeto de ato normativo. No primeiro caso, o da exposição de motivos que simplesmente leva algum assunto ao conhecimento do Presidente da República, sua estrutura segue o modelo antes referido para o padrão ofício. Já a exposição de motivos que submeta à consideração do Presidente da República a sugestão de alguma medida a ser adotada ou a que lhe apresente projeto de ato normativo embora sigam também a estrutura do padrão ofício, além de outros comentários julgados pertinentes por seu autor, devem, obrigatoriamente, apontar: a) na introdução: o problema que está a reclamar a adoção da medida ou do ato normativo proposto; b) no desenvolvimento: o porquê de ser aquela medida ou aquele ato normativo o ideal para se solucionar o problema, e eventuais alternativas existentes para equacioná-lo; c) na conclusão, novamente, qual medida deve ser tomada, ou qual ato normativo deve ser editado para solucionar o problema. Deve, ainda, trazer apenso o formulário de anexo à exposição de motivos, devidamente preenchido. 14

15 Mensagem Definição e Finalidade É o instrumento de comunicação oficial entre os Chefes dos Poderes Públicos, notadamente as mensagens enviadas pelo Chefe do Poder Executivo ao Poder Legislativo para informar sobre fato da Administração Pública; expor o plano de governo por ocasião da abertura de sessão legislativa; submeter ao Congresso Nacional matérias que dependem de deliberação de suas Casas; apresentar veto; enfim, fazer e agradecer comunicações de tudo quanto seja de interesse dos poderes públicos e da Nação. Obs. 01: é importante que você vá ao Manual de Redação Oficial da Presidência da República e leia as 10 finalidades desse documento. Obs. 02: a mensagem traz o local e data NÃO no início do documento (como no ofício, aviso e exposição de motivos), mas, sim, ao final, à direita de quem lê. Telegrama Definição e Finalidade Com o fito de uniformizar a terminologia e simplificar os procedimentos burocráticos, passa a receber o título de telegrama toda comunicação oficial expedida por meio de telegrafia, telex etc. Por tratar-se de forma de comunicação dispendiosa aos cofres públicos e tecnologicamente superada, deve restringir-se o uso do telegrama apenas àquelas situações que não seja possível o uso de correio eletrônico ou fax e que a urgência justifique sua utilização e, também em razão de seu custo elevado, esta forma de comunicação deve pautar-se pela concisão Correio Eletrônico Definição e finalidade O correio eletrônico ( ), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na principal forma de comunicação para transmissão de documentos. Forma e Estrutura Um dos atrativos de comunicação por correio eletrônico é sua flexibilidade. Assim, não interessa definir forma rígida para sua estrutura. Entretanto, deve-se evitar o uso de linguagem incompatível com uma comunicação oficial. O campo assunto do formulário de correio eletrônico mensagem deve ser preenchido de modo a facilitar a organização documental tanto do destinatário quanto do remetente. Para os arquivos anexados à mensagem deve ser utilizado, preferencialmente, o formato Rich Text. A mensagem que encaminha algum arquivo deve trazer informações mínimas sobre seu conteúdo. Sempre que disponível, deve-se utilizar recurso de confirmação de leitura. Caso não seja disponível, deve constar da mensagem pedido de confirmação de recebimento. 15

16 Valor documental Nos termos da legislação em vigor, para que a mensagem de correio eletrônico tenha valor documental, isto é, para que possa ser aceita como documento original, é necessário existir certificação digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei. Fax O fax (forma abreviada já consagrada de fac-simile) é uma forma de comunicação que está sendo menos usada devido ao desenvolvimento da Internet. É utilizado para a transmissão de mensagens urgentes e para o envio antecipado de documentos, de cujo conhecimento há premência, quando não há condições de envio do documento por meioeletrônico. Quando necessário o original, ele segue posteriormente pela via e na forma de praxe. Se necessário o arquivamento, deve-se fazê-lo com cópia xerox do fax e não com o próprio fax, cujo papel, em certos modelos, se deteriora rapidamente. APOSTILA Apostilar é o mesmo que notar à margem, emendar, corrigir. É a complementação de um ato. Apostila é o aditamento a um ato administrativo anterior, para fins de retificação ou atualização. Trata-se de um ato aditivo, confirmatório de alterações de honras, direitos, regalias ou vantagens, exarado em documento oficial, com finalidade de atualizá-lo. A apostila tem por objetivo a correção de dados constantes em atos administrativos ou o registro de alterações na vida funcional de um servidor, tais como promoções, lotação em outro setor, majoração de vencimentos, aposentadoria, reversão à atividade, dentre outros. Geralmente, a apostila é feita no verso do documento a que se referir. Pode, no entanto, caso não haja mais espaço para o registro de novas alterações, ser feita em folha separada (com timbre oficial), que será anexada ao documento principal. É lavrada como termo e publicada em órgão oficial. 16