Os documentos do padrão de ofício devem obedecer à seguinte forma de apresentação :

Transcrição

1 Forma de Diagramação Os documentos do padrão de ofício devem obedecer à seguinte forma de apresentação : a) Deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citações, e 10 nas notas de rodapé ; b) Para símbolos não existentes na forma Time News Roman poder-se-ão utilizar as fontes Symbol e wingdings; c) É obrigatório constar a partir da segunda página o número da página ; d) Os ofícios, memorando e anexos destes poderão ser impressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as margens esquerdas e direita terão as distâncias invertidas nas páginas pares (margem espelho ) e) O inicio de cada parágrafo deve ter 2,5 cm de distância da margem esquerda f) O campo destinado a margem lateral esquerda terá no mínimo,3,0 cm de largura ; g) O campo destinado a margem lateral direita terá 1,5 cm ; h) Deve ser utilizado espaçamento simples entre as linhas e de 6 pontos após cada parágrafo ou se o editor de texto utilizado não comportar tal recurso de um linha em branco i) Não deve ter abuso no uso de negrito, itálico, sublinhado, letras maiúsculas, sombreado, sombra, relevo, bordas, ou qualquer outra forma de formatação que afete a elegância e a sobriedade do documento ; j) A impressão dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco. A impressão colorida deve ser usada apenas para gráfico e ilustrações ; k) l) Todos os tipos de documentos do padrão Ofício deve ser impresso em papel tamanho a4 m) Deve ser utilizado preferencialmente o formato de arquivo Rich text nos documentos de texto n) Dentro do possível, todos os documentos elaborados deve ter o arquivo de texto preservado para consulta posterior ou aproveitamento de trechos para casos análogos o) Para facilitar a localização, o nome dos arquivos devem ser formados da seguinte maneira: Tipo de documento + numero do documento +palavras chaves do conteúdo EX.: Of.123 relatório produtividade ano 2002 Aviso e Oficio Definição e finalidade

2 Aviso e Oficio são modalidades de comunicação oficial praticamente idênticas. A única diferença entre elas é que o aviso é expedido exclusivamente por ministros dos Estados, para autoridade de mesma hierarquia, ao passo que o ofício é expedido para e pelas demasi autoridades. Ambos têm como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração pública entre si e, no caso do oficio. também com particulares. Memorando Definições e finalidades O memorando é modalidade de comunicação entre unidades administrativa de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em nível diferentes. Trata-se portanto de, uma forma de comunicação eminentemente interna. Pode ter caráter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposição de projetos, idéias, diretrizes, etc. a serem adotados por determinado setor do serviço público. Sua características principal é a agilidade.a tramitação do memorando em qualquer órgão deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocráticos. 20) Quanto à redação oficial, assinale a opção incorreta. CESPE TRE 21/06/2009 a) Correspondência geralmente externa, o ofício é expedido por órgão público b)na correspondência oficial, o aviso, semelhante a um ofício, é um expediente de secretário de Estado, dirigindo a altas autoridades, para dar conhecimento, em sua área, de decisões de caráter administrativo e de ordem geral ; c)pronome de tratamento conferido a diretores e demais funcionários graduados é Vossa Senhoria. 21) Considerando as normas que regem a redação oficial, julgue os próximos itens. 1- No caso de o destinatário de expediente oficial ser uma alta autoridade do Poder Executivo, Legislativo ou Judiciário, o remetente, quando a ele se dirigir, deve empregar o pronome de tratamento Vossa Excelência. 2- No serviço público, expediente ofício é o principal meio de comunicação interna, ou interdepartamental. 3- Os documentos devem ser numerados em ordem crescente cronológica ou, em situações especiais, de acordo com critério estabelecido pelo emissor e também deve-se reiniciar a numeração da maioria dos documentos a cada ano, apartir do numero Ofícios, portarias e instruções normativas possuem cada um numeração única para todo o conselho, centralizada as Secretaria Geral. Ao redigir um desses documentos, deve-se solicitar um número específico à SG.

3 22) Com base no texto apresentado e no que estabelece o Manual de Redação da Presidencia da Republica a cerca da comunicação oficial, julgue os itens a seguir. 1. O campo assunto do documento em pauta estaria corretamente preenchido com a frase : Solicitação da Presença do Grupo de Teatro do Detran na Praça do DI. 2.Não é indicada a forma de memorando para transmitir mensagens de solicitação, como a contida no texto apresentado ;a modalidade correta de expediente oficial, nesse caso, seria o requerimento, uma vez que o signatário do texto solicita algo que o destinatário pode ou não conceder ou definir. 3. Por ser expedido por um chefe de núcleo a um diretor cargo situado em níveis hierarquicamente diferentes o texto em questão deve ser substituído pela modalidade ofício, mesmo se tratando de comunicação interna. 4. Desconsiderando o espaçamento entre linhas e partes de texto, estão em conformidade com a forma e a estrutura do memorando oficial :a identificação do documento e do local de origem, a data, o vocativo e a assinatura. 23)Com base no texto apresentado e no que estabelecendo Manual de Redação da Presidência da Republica a cerca da comunicação oficial, julgue os itens a seguir. 1. Está correto o emprego do tratamento Vossa Senhoria, no terceiro parágrafo do documento em questão, mas incorreto o uso do pronome possessivo de segunda pessoa do plural no quarto parágrafo : vossa atenção. 2.A designação do destinatário foi expressa de acordo com o estabelecido nas normas de comunicação oficial a cerca do memorando. 3.O destinatário do memorando apresentado ocupa cargo hierarquicamente superior (diretor)ou do emissor (chefe de núcleo ). EM vista disso, o fecho correto para esse documento deveria ser :Respeitosamente. 25) Assinale a opção em que a informação acerca de correspondência oficial, alem de ser verdadeira, apresenta-se gramaticalmente correta a)no fecho de um ofício ou memorando entre autoridades de mesma hierarquia, como é o caso de diretores, recomenda-se substituir Com os meus maiores respeitos e consideração por respeitosamente. b) Como a assinatura já identifica o signatário, na redação de documentos oficiais como um ofício ou um memorando são facultativos também, após a assinatura, o nome e o cargo do signatário. c)vossa excelência, Vossa Senhoria, etc é tratamento direto, usado indiferentemente para dirigir-se a pessoa com quem se fala ou a quem se dirige a correspondência

4 d)os pronomes de tratamento em que se emprega vosso ou vossa, apesar da aparência de segunda pessoa do plural, equivalem a você ou a senhor e por isso levam a concordância verbal para a terceira pessoal do singular e)são modalidades de correspondência oficial utilizadas exclusivamente entre setores de uma mesma repartição :oficio e memorando Exposição de motivos Definição e finalidade Exposição de motivos é o expediente dirigido ao Presidente da República ou ao Vice Presidente para : a)informá-lo de determinado assunto ; b)propor alguma medida ou c)submeter a sua consideração projeto de ato normativo ; Em regra a exposição Estado ; de motivo é dirigida ao Presidente da República por um Ministro de Obs.: nos casos em que o assunto tratado envolva mais de um Ministério, a exposição de motivos deverá ser assinada por todos os ministros envolvidos, sendo, por essa razão, chamada de interministerial. Forma e estrutura Formalmente, a exposição de motivos tem a apresentação do padrão oficio.o anexo que acompanha a exposição de motivos que proponha alguma medida ou apresente projeto de ato norma tivo, segue o modelo descrito adiante. 27)Com base no que estabelece o Manual de redação da Presidência da República acerca da comunicação oficial, julgue os itens a seguir. 1)Para propor melhoras no funcionamento de uma determinada biblioteca, o expediente adequado a ser enviado ao Presidente da república pelo ministro da cultura apresentando as devidas soluções é o Ofício. 2)Se o assunto presidente na Exposição de motivo envolver mais de um ministério, deverão assinar o documento todos os ministros envolvidos.

5 3)O expediente usado par comunicações entre Ministros de estados pode ser tanto a exposição de motivos quanto o aviso, o que diferenciará o dois será o objetivo do encaminhamento do documento. Mensagem Definição e finalidade É o instrumento de comunicação oficial entre os Chefes de Poderes Públicos, notadamente as mensagens enviadas pelo Chefe do Poder Executivo ou Poder Legislativo para informar sobre fato da Administração Pública ; expor o plano de governo por ocasião da abertura de sessão legislativa ;submeter ao Congresso Nacional matérias que dependem de deliberação de suas Casas ; apresentar veto enfim, fazer e agradecer comunicações de tudo quanto seja de interesse dos poderes publico e da nação. Minuta de mensagem pode ser encaminhada pelos Ministérios à Presidência da República, a cujas assessorias caberá a redação final. As mensagens contêm : Forma e Estrutura a) A indicação do tipo expediente e de seu numero, horinzontalmente, no início da margem esquerda; b) Vocativo, de acordo com o pronome de tratamento e o cargo do destinatário horizontalmente, no inicio da margem esquerda ; c) O texto iniciado a 2 cm do vocativo d) O local e a data, verticalmente a 2 cm do final do texto, horizontalmente fazendo coincidir seu final com a margem direita A mensagem, como os demais atos assinados pelo Presidente da Republica, não traz identificação de seu signatário. Telegrama Definições e Finalidade Com o fito de uniformizar a terminologia e simplificar os procedimentos burocráticos, passa a receber o título de telegrama toda comunicação Oficial expedida por meio de telegrafia, telex, etc

6 Obs.:Por tratar-se de forma de comunicação dispendiosa aos cofres públicos e tecnologicamente superada, deve restringir-se o uso do telegrama apenas aquelas situações que não seja possível o uso do correio eletrônico ou fax