Implantação do Sistema de Gestão de Documentos (SIGED): Experiência do Governo de Minas Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão Superintendência Central de Governança Eletrônica Diretoria Central de Políticas de Otimização de Processos
O SISTEMA O QUE É? O SIGED Corporativo é um sistema de gestão de documentos que tem por finalidade atender a demanda de solução do serviço de gestão documental dos órgãos do poder executivo de Minas Gerais. Além disso, o sistema possui a missão de fortalecer a política de gestão de documentos e o uso consciente do papel no âmbito das Secretarias de Estado, Autarquias, Fundações e Órgãos autônomos na estrutura do executivo. Outro ponto forte e significativo do sistema é a confiabilidade, evidenciada pelo poder de rastreabilidade oferecida pelo SIGED.
O SISTEMA HISTÓRICO Interno à CAMG 2009 Projeto concebido 2010 Primeira entrega, Funcionalidades básicas. 2011 Final da migração das funcionalidades do SIPRO. 2012 Início da descentralização 2013 Final da descontinuidade do SIPRO/Final da descentralização Externo à CAMG
O SISTEMA PRINCIPAIS FUNCIONALIDADES Cadastro de documentos com preenchimento de vários campos; Pesquisa de documentos com filtros avançados; Encerramento e reativação de documentos; Cancelamento de tramitação; Recebimento e tramitação em lote; Documentos confidenciais; Documentos referenciados; Upload e download de arquivos digitais; Cadastro de Solicitantes; Desmembramento; Juntada e Desapensação de dossiês; Relatórios quantitativos e qualitativos;
O CENÁRIO DO SERVIÇO DE PROTOCOLO EVOLUÇÃO Cenário pré-camg Várias unidades com atividades comuns (cada órgão/entidade com protocolo próprio); Alto Custo; Cenário pós-camg Unidade de Protocolo central, que fornece serviços para todos os órgãos lotados na CAMG; Redução de custos (65% RH e 78% de recursos materiais); Procedimentos não padronizados e baixa troca de experiências; Padronização de atividades; Facilidade de implantação de novas políticas e práticas de gestão e tramitação de documentos.
O CENÁRIO DO SERVIÇO DE PROTOCOLO LOGÍSTICA DO PROTOCOLO
O CENÁRIO DO SERVIÇO DE PROTOCOLO EXEMPLO Clique para editar LOGÍSTICA os estilos DO do texto PROTOCOLO mestre (TRÂMITE PDA) TRÂMITE SISTEMA 8h45m SEPLAG SCGE SEF GAB 11h Mensageiro A Mensageiro B 11h TRIAGEM TRÂMITE MENSAGEIRO Janelas: 9h, 11h, 14h,16h
O CENÁRIO DO SERVIÇO DE PROTOCOLO PDA
O SISTEMA NÚMEROS CADASTRO DE DOCUMENTOS 1.365.800 documentos cadastrados. INTERNO À CAMG 9.900 usuários cadastrados USUÁRIOS EXTERNO À CAMG DOCUMENTOS TRAMITADOS 2.435.303 tramitações internas à CAMG. TRAMITAÇÕES VIA PDA 941.573 tramitações internas à CAMG via PDA. DOCUMENTOS TRAMITADOS 228.324 tramitações externas à CAMG. TRAMITAÇÕES SEM PDA 1.493.742 tramitações internas à CAMG sem PDA.
IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA DESCENTRALIZAÇÃO DO SIGED S I G E D 2010/2011 2012... 2009/2010: Órgãos internos à CAMG utilizam o SIGED. 2012: Unidades externas à CAMG também iniciam a utilização.
IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA ESTRATÉGIA Clique para editar DE os DESCENTRALIZAÇÃO estilos do texto mestre DO SIGED 1 VÍDEOCONFERÊNCIA 2 PRESENCIAL
IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA ESTRATÉGIA Clique para editar DE os DESCENTRALIZAÇÃO estilos do texto mestre DO SUPORTE 1 Capacitação dos administradores de segurança dos órgãos pela equipe Gestora do SIGED. Administrador geral Administrador local 2 Capacitação dos usuários dos órgãos pelos administradores de segurança (multiplicação de conhecimentos). Administrador local Usuários
IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA NÚMEROS DA DESCENTRALIZAÇÃO SECRETARIA DE ESTADO DE FAZENDA 117 FUNDAÇÃO RURALMINAS 8 SECRETARIA DE ESTADO DE DESENVOLVIMENTO SOCIAL 19 SECRETRARIA DE ESTADO DE SAÚDE 28 FUNDAÇÃO HEMOMINAS 25 SECRETARIA DE ESTADO DE TRABALHO E DO EMPREGO 10 IMPRENSA OFICIAL DE MINAS GERAIS 1 SECRETARIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO E GESTÃO 51
IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA DIFICULDADES SISTEMAS PARALELOS APEGO AO PAPEL TRANSIÇÃO DO SISTEMA CULTURA ORGANIZACIONAL POUCA USABILIDADE DO FORMATO DIGITAL NO SISTEMA APENAS FUNCIONALIDADES BÁSICAS ATÉ 2012
IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA ESTRATÉGIA Clique para editar DE os ENFRENTAMENTO estilos do texto mestre DAS DIFICULDADES Reuniões mensais com administradores de segurança dos órgãos; Alinhamento com os órgãos para adequações das necessidades dos usuários ao sistema; Pesquisas de satisfação; Visita periódica in loco nos órgãos; Integração forte com o protocolo; Forte parceria com a PRODEMGE; Esforço para a descentralização do SIGED e descontinuidade do SIPRO; Avaliação das interfaces com outros sistemas.
PRÓXIMOS PASSOS DESCONTINUIDADE DO SIPRO Descentralização do SIGED; Retirada de permissões dos usuários que já foram capacitados no SIGED. PROJETO ESTRATÉGICO GOVERNO SEM PAPEL O projeto envolve várias ações para uso consciente do papel no Governo, dentre elas, a especificação de memorandos e ofícios eletrônicos; Redução do número de impressões; PLANO DE CLASSIFICAÇÃO * TABELA DE TEMPORALIDADE* * Aguardando publicação do APM
Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão do Governo de Minas Gerais Superintendência Central de Governança Eletrônica Diretoria Central de Políticas de Otimização de Processos OBRIGADA! Danielle Ferreira danielle.ferreira@planejamento.mg.gov.br estudo-gestaodocs@googlegroups.com (Gerenciamento Eletrônico de Documentos Arquivísticos)