Guia para informatização de clínicas
Índice Introdução...3 O que é e qual a importância...4 Preparação...7 Saas: software como serviço...14 Funcionalidades do software ideal...17 Conclusão...24 2
Introdução Antes de pensar em adquirir um software para a sua clínica ou consultório, há uma série de coisas que você deve considerar para começar a informatizar o seu negócio. Este é um guia completo sobre tudo o que é necessário providenciar e analisar para começar a informatização. No final da leitura, você vai descobrir o passo a passo desse processo e esclarecer qualquer dúvida que ainda tenha sobre ele. Vamos lá? 3
O que é e qual a importância 4
O que é e qual é a importância Bom, vamos começar esclarecendo o que significa informatizar e porque esse processo é tão importante para o seu consultório! Você sabe que é quase impossível viver no mundo de hoje sem um computador ou celular, não é mesmo? Eles são ferramentas fundamentais para estabelecer comunicação e interações sociais. Porém, hoje em dia, são essenciais também como ferramenta de trabalho. E é isso o que significa informatizar o seu negócio: abandonar os papéis e transferir todos os processos do seu consultório para um sistema de computadores, utilizando a tecnologia ao seu favor. Mas o que você talvez ainda não saiba é o quanto essa transição é extremamente impor- 5
O que é e qual é a importância tante para o seu consultório. É importante porque, hoje em dia, um consultório que ainda trabalha só com papéis, está perdendo tempo e dinheiro. Além disso, informatizar significa garantir mais segurança para os documentos do seu consultório e mais agilidade para os seus processos de atendimento. E você sabe que produtividade é a palavra de ordem para qualquer negócio, certo? E em um consultório não informatizado, ela sai prejudicada. Trabalhar com papéis ficou no passado. Hoje em dia, um único computador reúne todos os recursos que você precisa e o mais importante: é bem mais seguro. 6
O que é e qual é a importância Preparação 7
Preparação Bom, agora vamos conversar sobre o que você precisa para começar a informatizar o seu consultório. Primeiro, você deve ler com atenção o que falaremos a seguir para entender quais são as melhores opções para você! Para começar a informatização, você precisa adquirir um software médico. E o que é isso? Um software médico é um programa capaz de resolver todas as ações burocráticas do seu dia-a-dia. Ele possui prontuário eletrônico, agenda e vários outros recursos reunidos em um só lugar. Você elimina os papéis e uma série de ações repetitivas e chatas que tinha que realizar sozinho. Existem dois tipos de software que você pode adquirir: o primeiro fica armazenado na área de trabalho do seu 8
Preparação computador e funciona offline a partir de um servidor (computador central). O segundo está disponível na nuvem, funciona online e pode ser acessado de qualquer computador ou dispositivo móvel (celulares, tablets, etc.). Você deve estar se perguntando agora qual é a melhor opção a ser escolhida. Então, vamos ajudá-lo a descobrir. Primeiro vamos ao que é comum aos dois tipos de software: para executá-los você precisará de um computador. E esse é o primeiro passo. Tendo o computador instalado, você já pode começar a utilizar qualquer um dos dois sistemas que preferiu adquirir. Agora, vamos às diferenças: 9
Preparação O que você precisa, caso tenha adquirido um software offline: Como já foi dito acima, um software offline funciona instalado e disponível na área de trabalho do seu computador. Primeiramente, você precisará de um servidor, isto é, um computador central potente onde os dados serão armazenados. Ele precisa ser potente, pois todos os outros computadores que o seu consultório utiliza estarão ligados a ele, enviando constantemente os dados que vão sendo registrados sobre os pacientes. Por exemplo: O computador da sua sala de atendimento estará conectado ao servidor, assim como o computador usado pela secretária e assim por diante. Como o servidor terá que armazenar essa quantida de enorme de dados, ele terá que, além de suportar o acesso dos vários outros computadores conectados a ele, também possuir uma memória gigantesca e, de preferência, um processamento suficientemente veloz para não atrasar os processos do seu consultório. O gasto com softwares assim vão desde a aquisição desse servidor potente e dos demais computadores para os diferentes usuários do seu consultório (você, a secretária, o administrador, etc.), até a manutenção que você terá que fazer de tempos em tempos, já que todos os dados, repetindo: TODOS os dados do seu consultório estarão armazenados naquele servidor. E você não quer chegar algum dia de manhã no seu consultório e descobrir que o servidor parou de funcionar, não é mesmo? 10
Preparação Além do mais, com esse tipo de software, você não tem nenhuma garantia de suporte por parte da empresa que o vendeu. Você o compra e pronto. Qualquer dúvida, problema ou erro, você, provavelmente, terá que pagar a mais por qualquer auxílio ou acompanhamento. Complicado, não é? 11
Preparação Agora: O que você precisa, caso a sua escolha tenha sido um software online: Computadores e internet. A quantidade vai depender dos usuários que terão acesso ao software no seu consultório: secretárias, gestores, etc. Em sistemas online, não é necessário nenhum servidor central, porque os dados serão armazenados na nuvem. Isso significa que todo esse armazenamento se dá via internet por empresas altamente seguras e capacitadas, portanto você poderá acessálos de qualquer parte do mundo e através de qualquer dispositivo. Por exemplo, se você está em casa e se lembra de algo que deseja acrescentar ao prontuário 12
Preparação de um paciente, você consegue acessá-lo do seu celular ou computador pessoal. Não há limites de máquinas para utilização e não há restrição de acesso. Você também não terá que se preocupar com a manutenção ou a capacidade da memória, pois, na nuvem, ela é quase ilimitada. É muito mais seguro, pois este sistema estará imune a danos físicos já que os dados não estarão armazenados em nenhum computador ou sistema físico suscetível a perda ou alteração. A única desvantagem é que, caso a internet caia, você fica impossibilitado de acessar o software até que a conexão retorne. Mas alguns sistemas já possuem funções básicas que funcionariam mesmo sem a internet: como a agenda e o prontuário eletrônico. 13
Preparação SaaS: Software como serviço 14
SaaS: Software como serviço O que é e quais são as vantagens? SaaS (Software as a service) significa que você não compra o sistema, mas aluga a sua plataforma. Ou seja, a empresa te oferece o software como um serviço e nele está incluído todo o suporte que você pode vir a precisar. Diferente daqueles softwares em que você compra a licença e o instala na sua máquina, tendo que renovar essa licença cada vez que uma nova versão do produto é lançada, a empresa que oferece o software como serviço trabalha continuamente em melhorias para o sistema e esses upgrades são disponibilizados para você automaticamente, porque ela trabalha para você. Nesse caso, geralmente, você paga taxas mensais ou anuais e pode encerrar o serviço a qualquer hora, pois não há contratos nem vínculos com a empresa e você não se torna refém do software já que os seus dados não estariam presos a ele. Além de tudo isso, existe ainda outra grande vantagem: Como o software é um serviço oferecido a você e mais outras centenas de usuários, isso garante uma apreensão universal do sistema, ou seja, sua percepção do serviço oferecido é potencializada junto a eles e aquele erro que você talvez não tenha identificado de imediato, outro usuário reconhece e cobra a sua correção à empresa. 15
SaaS: Software como serviço Modularidade e Escalabilidade Outra grande questão a ser analisada são os níveis de modularidade e escalabilidade que o software possui. Nível de escalabilidade é o que define o quanto um software pode crescer sem perder a sua efetividade. E a modularidade é outro aspecto fundamental a ser considerado: nela, o software é dividido em módulos que funcionam separados, independentes uns dos outros. Isso é extremamente importante, pois quando a empresa está realizando a manutenção ou acrescentando qualquer melhoria a um módulo, isso não interfere no funcionamento dos outros módulos que estarão rodando normalmente enquanto aquela determinada área é alterada ou corrigida. Esses níveis são extremamente altos caso você escolha um SaaS software como serviço disponível na nuvem. Como o programa será oferecido a você como um serviço, a empresa trabalha constantemente em melhorias e novas tecnologias para aprimorar os módulos. Por isso, o nível de modularidade deve ser alto para que esses upgrades não interfiram no funcionamento do sistema enquanto estiverem sendo lançados. Esses softwares também costumam ter alta escalabilidade, porque, como crescem constantemente, precisam se preocupar em manter a eficiência do programa. 16
SaaS: Software como serviço Funcionalidades do software ideal 17
Funcionalidades do software ideal Pronto. Agora você já entendeu todos os primeiros passos para começar a informatizar o seu consultório. Já sabe o que precisa adquirir e quais modelos de software possuem mais benefícios e vantagens. Mas e o software em si? Nós vamos explicar agora algumas funções básicas que um bom software deve possuir. Essas são só algumas características básicas para um bom ponto de partida. Funcionalidades inovadoras e extremamente eficientes para o crescimento do seu consultório, de última geração, estarão mais detalhadas no e-book Sistema de Prontuário Eletrônico Ideal, nele você vai encontrar detalhes específicos de cada recurso que um bom software deve contemplar. Mas, por aqui, listaremos alguns itens iniciais essenciais que você não pode deixar de analisar ao começar a informatização do seu consultório. Vamos lá? 18
Funcionalidades do software ideal Usabilidade O conceito de usabilidade é extremamente importante para o sucesso do seu processo de informatização. Usabilidade é isso mesmo o que a palavra lembra: diz respeito ao uso do software. Ele é facilmente apreensível, intuitivo, simples e prático? São questões que você deve se perguntar na hora de escolher um sistema. Um software com alto nível de usabilidade é fácil de entender e de ser operado. Você percebe esse nível logo de cara, quando abre as telas do programa: são fluidas, visualmente agradáveis e organizadas. Seus comandos são intuitivos, ou seja, você descobre de cara como acessar os recursos que deseja e os opera com facilidade. 19
Funcionalidades do software ideal Ferramentas de gestão: controle financeiro Outro módulo importante e extremamente útil que um sistema para médicos deve contemplar é o de controle financeiro. Gerir um consultório não é nada fácil, ainda mais se é você mesmo quem administra o seu. E a sua rotina não é nada simples, certo? Por isso, essas ferramentas são essenciais em um bom sistema, pois auxiliam e automatizam alguns processos de controle e organização das suas finanças. O ideal é que esse recurso seja integrado às demais áreas do seu software, como a agenda e o prontuário eletrônico, transferindo para o financeiro, automaticamente, os dados das consultas, procedimentos e os seus valores. 20
Funcionalidades do software ideal Agenda enviada por e-mail Nós falamos que as melhores opções são os softwares oferecidos como serviço e na nuvem. Porém, destacamos um possível problema que você pode ter com esses sistemas que operam online: falha na conexão da internet. Pode ser que algum dia a internet caia no seu consultório e você fique sem acesso ao sistema. E aí? Bom, existem algumas soluções que um bom software pode oferecer para você, nesse caso. Uma delas é a possibilidade de ter a sua agenda enviada diariamente para o seu e-mail, dessa forma você poderá baixar o arquivo com os seus compromissos e possuí-lo offline no dispositivo que quiser, independente da internet. Alguns programas de prontuário eletrônico já falam também em disponibilizar o acesso offline à ficha do paciente caso a conexão da internet falhe. Dessa forma, você registraria as informações sobre ele e, assim que a conexão estivesse reestabelecida, elas subiriam para o prontuário eletrônico do sistema. 21
Funcionalidades do software ideal Prontuário universal Um prontuário universal mantém as informações sobre os seus pacientes e os de outros médicos usuários do software na base do sistema. Dessa forma, quando um paciente que já foi atendido anteriormente chega ao seu consultório, todos os seus dados e o histórico clínico ficam disponíveis para a sua avaliação. Isso agiliza os processos de consulta do seu consultório e otimiza o seu tempo, melhorando a qualidade e a performance do seu atendimento o que, consequentemente, interfere na satisfação do paciente. 22
Funcionalidades do software ideal Sistema inteligente: estratégia e marketing Não poderíamos deixar de falar de marketing. Não há como gerir um consultório sem um planejamento estratégico adequado, por isso o seu software também deve auxiliá-lo nesse sentido. Imagine se, ao identificar que a sua agenda está vazia, o seu sistema já te indicasse em quais áreas você deveria investir e possíveis estratégias para captar pacientes. Seria ótimo, não é mesmo? ponto de partida ideal para planejar a administração do seu negócio. Já existem softwares que possuem ferramentas para criação de sites estratégicos para atrair mais pacientes e isso é oferecido como serviço incluído nas funcionalidades do sistema. Esse é um ótimo recurso para quem deseja começar a investir em marketing, um 23
Conclusão Agora você já sabe de onde deve partir ao começar a informatizar o seu consultório e ainda as primeiras dicas de funcionalidades que você deve avaliar em um software na hora da sua escolha. Mas não pare por aqui, leia os outros e-books que preparamos para você e que detalham mais profundamente os recursos que um software ideal deve possuir. Agora que decidiu informatizar os seus processos, o próximo passo é escolher o sistema mais adequado as suas necessidades. Não se esqueça de que pesquisar e analisar com cuidado é essencial para não adquirir soluções que não foram feitas para você. E os nossos e-books estão aqui para auxiliá-lo nesse processo. Lembre-se: o seu consultório está dando um grande passo para o caminho do sucesso ao informatizar seus processos e otimizar o seu tempo. 24
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