Sistema Nacional de Notificação de Incidentes e de Eventos Adversos Guia para Cidadãos Notificadores Departamento da Qualidade na Saúde 1
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Sumário Introdução... 5 Sistema de Notificação... 6 1 Tipo de incidente... 10 2 Consequências para o doente... 13 3 Caraterísticas do doente... 14 4 Caraterísticas do incidente... 15 5 Fatores contribuintes... 20 6 Fim do processo de notificação... 21 7 Situações de erro... 22 8 Consulta de uma notificação... 23 Conclusão... 26 3
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Introdução O objetivo principal de um sistema de notificação de incidentes e eventos adversos é o aumento da segurança do doente, através da aprendizagem contínua 1. A segurança do doente assenta na identificação dos riscos, na gestão e prevenção dos incidentes e eventos adversos, admitindo e aceitando que os mesmos podem ocorrer mas também que são, na maioria dos casos, evitáveis. O Sistema Nacional de Notificação de Incidentes e de Eventos Adversos (SNNIEA) é estruturado de acordo com as recomendações da Organização Mundial de Saúde e o Conselho da União Europeia, abrange todos os níveis e áreas de prestação de cuidados, e tem como objetivo dotar os cidadãos e os profissionais de saúde de uma ferramenta para a notificação e aprendizagem com o erro. O Sistema assenta em notificações feitas de forma voluntária, anónima, confidencial e não punitiva. Pretende-se com este Sistema evitar futuras ocorrências e encorajar os cidadãos e profissionais de cuidados de saúde a notificar os incidentes e eventos adversos com que tomem contacto. O Sistema permite à DGS recolher informação indispensável, a nível nacional, relativa à tipologia de incidentes e eventos adversos, para que sejam desenvolvidas as estratégias de intervenção prioritárias. As instituições, por seu lado, recebem informação relativa aos incidentes e eventos adversos aí ocorridos, permitindo a implementação de medidas corretoras e de melhoria, o acompanhamento e o feedback ao notificador e a todos os envolvidos, tendo por base o nível de informação disponibilizado na notificação. Este documento pretende apoiar os cidadãos no preenchimento do Formulário de Notificação de Incidentes e de Eventos Adversos para os Cidadãos, explicando os principais aspetos a considerar durante o preenchimento do mesmo. 1 Recomendação do Conselho da União Europeia de 9 de junho de 2009 sobre a Segurança do Doente. 5
Sistema de Notificação O SNNIEA está dividido em três grandes áreas: uma destinada ao cidadão, outra aos profissionais, ambas de acesso livre e uma terceira de acesso restrito, destinada aos gestores locais. A página de entrada para o Sistema é a que a figura 1 apresenta. Fig. 1 Página de entrada. Ao selecionar notificação do cidadão a página de entrada para a notificação é a apresentada na figura 2. 6
Fig. 2 Página de entrada da notificação do cidadão. 2 1 Esta página apresenta as seguintes áreas, assinaladas na figura 2 a sombreado: (1) Área de pesquisa de Estado das notificações : o SNNIEA atribui um código a cada notificação. Para saber em que estado está a notificação que fez, introduza o código que recebeu no final do processo de notificação. (2) Área de Informação : o Sistema faz algumas considerações gerais alertando o cidadão, nomeadamente para o anonimato da notificação, há ainda a possibilidade de reencaminhar os cidadãos notificadores para exposição no Livro de Reclamações Online, disponibilizando o acesso direto (através do clique) no SIM-Cidadão. Para iniciar a notificação é necessário premir o botão Seguinte. De seguida surgirá a página correspondente à Fig. 3. 7
Fig. 3 Início do processo de notificação. 1 2 Com esta página inicia-se o processo de notificação, e apresenta as seguintes áreas, assinaladas na figura 3 a sombreado: (1) Área de Informação : onde é feito um pequeno enquadramento e respetivo pedido de desculpas pelo sucedido. (2) Área de indicação da pessoa que notifica : aqui é solicitada a indicação do notificador, nomeadamente: se se trata da pessoa afetada, de um familiar, um amigo, o prestador de cuidados ou ainda Outra pessoa. Para continuar com a notificação é necessário premir o botão Seguinte. 8
De seguida surgirá a página correspondente à Fig. 4. Fig.4. - Primeira página de notificação. 2 1 3 As páginas de notificação do SNNIEA estão organizadas em três áreas distintas: (1) Área de introdução de dados: nesta área estão os menus de opção para descrever o incidente ou o evento adverso. (2) Área de Estado do processo de notificação: indica que etapas foram preenchidas e que etapas estão por preencher. Este menu tem seis etapas no total. (3) Área do menu de navegação: este menu permite passar para a etapa seguinte ou recuar para a etapa anterior. 9
Todos os campos de preenchimento obrigatório encontram-se devidamente assinalados com o símbolo. Existem ainda sistemas de ajuda, identificados com o símbolo, para facilitar o esclarecimento de qualquer dúvida. A primeira página de introdução de dados corresponde ao Tipo de incidente. 1 Tipo de incidente O primeiro passo é indicar o tipo de incidente ocorrido, clicando numa das opções disponíveis. Fig. 5 Tipo de incidente. A opção escolhida fica então selecionada. Caso se tenha enganado na opção, basta clicar noutra opção para a selecionar. 10
De seguida surge a matriz de risco. Fig. 6 Matriz de Risco. Na matriz de risco é solicitado ao notificador que assinale a Gravidade que o incidente ou evento adverso originou, e a Probabilidade do incidente ou evento adverso voltar a ocorrer. Para tal, basta clicar o quadrado colorido que corresponda à sua opinião. O cruzamento destas duas informações produz, de forma automática um resultado que é apresentado abaixo da tabela, e que expressa a magnitude do risco, traduzida em Baixo, Moderado, Alto ou Extremo. No exemplo da Fig. 6, o cruzamento entre uma gravidade Moderado e uma Probabilidade Possível traduziu-se numa Magnitude de risco Alto. O entendimento que se faz da gravidade, nas diferentes categorias, é o seguinte: 1. Nenhum: para o doente o resultado do incidente ou evento é assintomático ou sem sintomas detetados e não necessitou de qualquer tratamento adicional; 2. Ligeiro: o doente manifesta sintomas ligeiros, perda de funções ou danos mínimos ou intermédios de curta duração, sem necessidade de intervenção ou com uma intervenção mínima requerida; 11
3. Moderado: a consequência para o doente é sintomática, requerendo intervenção suplementar e/ou terapêutica adicional resultando em: a) aumento na estadia, ou; b) danos/perda de funções a longo prazo ou permanentes. 4. Grave: a consequência para o doente é sintomática, requerendo uma intervenção para salvar a vida ou grande intervenção médico/cirúrgica, resultando em: a) redução da esperança de vida, ou; b) causa grandes danos/perda de funções a longo prazo ou permanentes. 5. Catastrófico/Morte: no balanço das probabilidades, a morte foi causada ou antecipada a curto prazo, pelo evento adverso. O entendimento que se faz da probabilidade, nas diferentes categorias, é o seguinte: 1. Raro: Possível, mas extremamente improvável de ocorrer, durante um determinado período de tempo ou durante a execução de uma tarefa; 2. Improvável: Não esperado ocorrer durante um determinado período de tempo ou durante a execução de uma tarefa; 3. Possível: Esperado ocorrer até uma vez ou num curto período de tempo associado a uma situação extraordinária; 4. Provável: Esperado ocorrer mais do que uma vez ou em curtos períodos de tempo; 5. Quase certo: Esperado ocorrer várias vezes ou em longos períodos de tempo. O Sistema só permitirá avançar para o quadro seguinte, após todos os campos estarem preenchidos. Caso tal não ocorra, o Sistema emite uma janela com a mensagem ilustrada na figura 7. 12
Fig. 7 Mensagem de erro de campos não assinalados. Após clicar em OK, poderá continuar a preencher as questões na página atual, e posteriormente passar para a página seguinte premindo o botão Seguinte. 2 Consequências para o doente Nesta página é solicitado que seja indicado o tipo e o dano que o incidente ou evento adverso causou ao doente. De início a janela apenas questiona se ocorreu algum tipo de dano físico ou mental. Se a resposta for Não, é possível avançar no processo de notificação (figura 8). Se a resposta for Sim surge um novo quadro (figura 9 página seguinte) para que seja indicada qual a opção que melhor descreve o dano verificado (Grau do dano). Para tal bastará clicar no campo respetivo e selecionar a opção correspondente. Fig. 8 Consequências para o doente. Tipo de Dano 13
Fig. 9 Consequências para o doente Grau do Dano. Para prosseguir, após ter assinalado as opções que considerar adequadas, bastará clicar em Seguinte. 3 Caraterísticas do doente Nesta página são recolhidas algumas caraterísticas relacionadas com o doente alvo do incidente ou evento adverso, nomeadamente, o sexo e a faixa etária. O modo de interação é semelhante à página anterior, sendo necessário selecionar as opções respetivas (ver figura 10). 14
Fig. 10 Caraterísticas do doente. Para prosseguir, após ter assinalado as opções que considerar adequadas, bastará clicar em Seguinte. 4 Caraterísticas do incidente Nesta página são recolhidas as caraterísticas relacionadas com o incidente ou evento adverso, nomeadamente: Fase do processo, Localização, Deteção do Incidente, Data do Incidente, Profissão Envolvida e Instituição de Saúde. Fase do processo. Solicita-se que, caso se trate de um incidente que envolve um Doente internado, em que momento, durante os cuidados prestados, ocorreu o incidente. 15
Fig.11 Caraterísticas do incidente Fase do Processo. Localização. Solicita-se que indique: Qual o tipo de Unidade da Saúde em que ocorreu o incidente; No caso de ter selecionado Hospital como a Unidade da Saúde onde ocorreu o incidente, solicita-se que indique qual o Serviço onde o mesmo ocorreu. Fig.12 Caraterísticas do incidente Localização. 16
Deteção do Incidente. Solicita-se que indique; O momento em que teve conhecimento da ocorrência do incidente; e, Se o incidente lhe foi explicado por um profissional. Fig. 13 Caraterísticas do incidente Deteção do Incidente. Data do Incidente. Solicita-se que indique a data em que ocorreu o incidente (Figura 14 - esquerda). Ao clicar na opção Data, surge um quadro que lhe permite selecionar o dia do incidente, bastando clicar na data desejada (figura 14 - direita). De seguida deve selecionar, caso saiba, o período horário em que o incidente ocorreu. Fig. 14 Caraterísticas do incidente Data do incidente. Após clicar em Data 17
Profissão envolvida. Solicita-se que indique, caso tenha conhecimento, qual o profissional que possa ter estado presente no momento do incidente. Fig.15 Caraterísticas do incidente Profissão envolvida. Instituição de Saúde. Por fim surge o campo para indicação da instituição de saúde onde ocorreu o incidente (figura 16). Para o fazer deve primeiro clicar no campo Selecionar Unidade de saúde Fig.16 Caraterísticas do incidente Instituição de saúde. Após alguns segundos surge uma janela de pesquisa (figura 17 página seguinte) onde se encontram listadas todas as instituições prestadoras de cuidados de saúde existentes em Portugal. Para facilitar a identificar a instituição, o Sistema permite uma pesquisa rápida. Se, por exemplo, o relato diz respeito a um hospital do Distrito de Lisboa, escreva Hospital 18
no espaço do Nome da instituição de saúde e Lisboa no espaço do Distrito. O resultado da pesquisa é o que se apresenta na figura 17. A figura 17 mostra o resultado desta pesquisa. Se por qualquer motivo necessitar de repetir a pesquisa e carregar outros dados, basta carregar no botão Apagar. Fig.17 Caraterísticas do incidente Selecionar a Instituição de saúde. Depois de preencher todos os quadros carregue no botão Seguinte. 19
5 Fatores contribuintes Nesta página (figura 18) é recolhida informação relativa aos fatores que se julga que possam ter contribuído para o incidente ou o evento adverso, sendo possível escolher mais do que uma opção. Fig. 18 Fatores Contribuintes Para prosseguir, após ter assinalado as opções que considera adequadas, bastará clicar em Finalizar o processo de notificação. Por último, e após clicar em Finalizar o processo de notificação surge a janela final do processo de notificação. 20
6 Fim do processo de notificação Depois de cumpridas todas as etapas de uma comunicação de incidente ou evento adverso, o Sistema leva-o para a página final. O sistema atribui automaticamente um Localizador (código alfanumérico único que identifica a notificação efetuada). Com este código poderá consultar na aplicação o estado de evolução em que se encontra a notificação efetuada. É, por isso, fundamental que registe o código num local seguro ou, em alternativa, que o imprima carregando no botão Imprimir Localizador. ATENÇÃO: Se não registar este código já não lhe será possível acompanhar a evolução do estado desta notificação. Fig. 19 Fim do processo de notificação Localizador. 21
É possível avançar para a notificação de um novo incidente ou evento adverso, bastando para tal carregar no botão Notificar um novo incidente. Nesta página, também se encontra um botão para Gerar relatório. Este comando destina-se aos gestores locais da instituição a que ficou associado o relato. Os gestores locais do Sistema são os responsáveis pelo tratamento dos relatos e são as únicas pessoas que possuem o código de acesso específico associado à sua instituição. 7 Situações de erro Embora o Sistema permita alguma flexibilidade a percorrer as diferentes páginas, caso interrompa a notificação de um incidente ou evento adverso antes do seu término, ou se por algum motivo estiver muito tempo sem interagir com o Sistema, receberá uma mensagem semelhante à da figura abaixo, e terá de reiniciar o processo de notificação desde o início. Fig. 20 Mensagem de erro. 22
8 Consulta de uma notificação O Sistema permite a quem tiver um localizador consultar o estado de evolução da análise da notificação efetuada, bastando para tal inserir o código no local destinado para o efeito. Fig. 21 Consulta de um relato. Depois de colocar o localizador no espaço assinalado pressione o botão Consultar. O Sistema vai mostrar uma página correspondente à da figura 21. 23
Fig. 22 Estado de notificações. Uma notificação Recebida foi carregada para a base de dados sem falhas. Se estiver assinalada Em Estudo isto significa que a instituição validou o relato e iniciou a análise do mesmo. Um relato que está tem Propostas de medidas corretivas ficou associado a um plano de melhoria do sistema. Um relato Resolvido fez todo o percurso anteriormente descrito, com implementação do plano de melhoria implementado e ficou encerrado. Se o sistema apresentar a página como a que consta da figura 23 pode ter ocorrido uma de duas situações: ou há uma falha no Sistema, ou o gestor local decidiu eliminar o seu relato. Se esta mensagem surgir, tente introduzir o localizador do relato mais 24
tarde, se o problema persistir pode contatar o número telefónico que consta na mensagem para confirmar o que ocorreu. O fato do seu registo ser eliminado do sistema pode ocorrer porque gestor local recebeu várias notificações realizadas por diferentes pessoas do mesmo incidente ou evento adverso. Neste caso o gestor teve que eliminar as notificações redundantes e manter apenas uma no Sistema. Fig. 23 Localizador sem notificação associada no sistema. 25
Conclusão A notificação é uma atividade voluntária do cidadão com vista ao desenvolvimento de uma análise causal e à tomada de medidas corretivas sistémicas para evitar que situações geradoras de dano, real ou potencial, se venham a repetir. O desafio que agora se coloca aos cidadãos é o de notificar para permitir que os incidentes e os eventos que presenciaram sejam analisados e não possam repetir-se com outros utentes em condições semelhantes. A implementação de boas práticas a nível local e a sua disseminação promove a criação de ambientes cada vez mais seguros para a prestação de cuidados de saúde. 26