Informatização dos processos no Setor de Medicina do Trabalho gera resultados positivos para a Teksid do Brasil
Perfil O Grupo Teksid é o maior em fundição de autopeças do mundo, com capacidade produtiva de 680 mil toneladas ao ano em componentes de ferro e 36 mil toneladas ao ano em componentes de alumínio. A empresa está presente nos seguintes países: Brasil, Itália, França, Portugal, Polônia, China, Estados Unidos e México. Com mais de três décadas de atuação no País, a unidade brasileira, localizada em Betim (MG), é hoje líder na produção de blocos de motores para automóveis e comerciais leves, detendo cerca de 70% de participação nesse mercado. Sua capacidade produtiva é de 300 mil toneladas ao ano em componentes em ferro. A empresa destaca-se, também, por fornecer mais de 200 tipos de peças, como blocos e cabeçotes para motores diesel, coletores, girabrequins, discos e tambores de freio, pontas de eixo, braços de suspensão, entre outras peças de médias e grandes dimensões. Em sua carteira de clientes, figuram as maiores montadoras de automóveis e veículos industriais do mercado mundial. Site: www.teksid.com.br Situação A Teksid decidiu desenvolver uma ferramenta de gestão dos processos do Serviço de Saúde (Medicina do Trabalho) que proporcionasse agilidade e confiabilidade das informações, otimizasse recursos, e atendesse aos requisitos legais e normas do grupo. O cenário encontrado apresentava as seguintes características: Controles manuais; Processos não padronizados; Dificuldade no levantamento de indicadores e dados históricos; Estatísticas sem aferição automatizada; Falta de monitoramento dos empregados no atendimento do Serviço de Medicina do Trabalho; Muito retrabalho; Informalidade na marcação de consultas. Ao identificar a necessidade de automatização dos processos do serviço de Medicina do Trabalho que envolvem as determinações legais, os procedimentos para atendimento médico aos colaboradores e as interfaces com todas as áreas envolvidas, a equipe de TI da Teksid propôs o desenvolvimento de uma ferramenta que possibilitasse a gestão eletrônica desses serviços. As principais dificuldades para este projeto foram: Trabalhar com um investimento reduzido para um projeto deste porte; Entendimento do processo que é muito técnico e especifico do setor de Medicina do Trabalho; Para publicar um case no Portal IT4CIO, entre em contato pelo e-mail comunicacao@it4cio.com. 02
Disponibilidade dos envolvidos no projeto; Quebra de paradigma e mudança de uma cultura de 30 anos na área de Medicina do Trabalho. Solução Fruto de uma parceria entre ICT e Serviço de Medicina do Trabalho, o projeto SASS foi o primeiro a ser desenvolvido utilizando, em conjunto, as metodologias de BPM (Mapeamento de Processos) e Gerenciamento de Projetos. O projeto foi dividido em duas fases: a primeira contemplou o Mapeamento dos Processos, enquanto a segunda consistiu no desenvolvimento do software, iniciando-se logo após a aprovação do mapeamento de processos TO BE, e sendo finalizada com o acompanhamento dos resultados durante 90 dias após o GO LIVE. Fase 1 Com a metodologia de BPM, realizou-se uma melhor leitura dos processos atuais, a identificação dos problemas, a avaliação das interfaces com os demais setores com os quais interage e a apresentação de sugestões. As atividades executadas pelo Serviço de Saúde e os setores envolvidos diretamente, seja de forma complementar ou dependente, foram registradas para o desenvolvimento de propostas de melhorias e/ou mudanças. O trabalho consistiu em levantar os sub-processos e suas respectivas atividades, que compõem os processos: convocar, receber, atender e analisar resultados. As atividades foram modeladas, utilizando-se da ferramenta MS Visio, obedecendo às notações da disciplina Business Process Management. Fase 2 A segunda fase teve como objetivo proporcionar a operacionalização e gestão de exames ocupacionais, assistenciais, complementares e controle dos programas de qualidade de vida, bem como gerar relatórios correlatos a fim de atender à legislação e órgãos de classe relacionados através do desenvolvimento de um software. Os marcos principais foram: Análise dos requisitos; Definição do escopo do projeto; Aprovação do projeto; Levantamento dos requisitos técnicos de infraestrutura; Desenvolvimento da aplicação; Criação de novo ambiente nos servidores dos sites principal e backup; Criação de uma nova instância do banco de dados; Reuniões de acompanhamento do projeto; Testes, homologação e instalação da aplicação; Go live e suporte Pós Go live; No desenvolvimento da solução foram utilizadas as frameworks.net Framework 4.0, Asp.net MVC 3, Entity Framework 4 e o C# como linguagem de programação, além do SQL Server 2008 Para publicar um case no Portal IT4CIO, entre em contato pelo e-mail comunicacao@it4cio.com. 03
R2 como banco de dados. Os investimentos da empresa para este projeto foram otimizados em função do uso de recursos internos da área de ICT. Além disso, a infraestrutura de rede, servidores e demais equipamentos está totalmente atualizada. Seguem abaixo imagens de modelos de telas e relatórios da ferramenta desenvolvida. Para publicar um case no Portal IT4CIO, entre em contato pelo e-mail comunicacao@it4cio.com. 04
Benefícios Eliminação do retrabalho; Melhor integração das áreas de Serviço de Saúde e Desenvolvimento Organizacional; Maior agilidade na tomada de decisões; Maior poder de gestão sobre exames exigidos por lei; Agilidade no tempo de atendimento dos empregados; Armazenamento de dados em base segura e de fácil acesso; Agilidade na demonstração dos resultados gerenciais; Padronização de processos; Redução de insumos; Notificações em tempo real para todos os níveis hierárquicos da empresa (ocorrências médicas do trabalho); Controle automatizado de agendas e fluxo de atendimento; Base estrutural para o e-social; Atualização tecnológica (WEB); Expressiva eliminação de uso de papel; Maior integridade das informações coletadas; Atendimento às políticas da Qualidade, de Governança, de Compliance e requisitos de segurança da informação envolvidos no processo; Garantia de suporte da ferramenta através da área de ICT; Integração futura com soluções da área de R.H e Segurança do Trabalho. Fala, CIO! O projeto foi um grande sucesso. Houve muito comprometimento de todos que participaram deste desafio. Hoje a rotina no Setor de Medicina do Trabalho é outra. Todos os processos estão automatizados, e o fluxo de atendimento agilizado gerando muito mais conforto para os nossos colaboradores. Foram muitas ideias, grande participação e muito trabalho, gerando inovação e mudando para melhor o atendimento que o setor hoje disponibiliza a todos na fabrica. Wellington Eustáquio Coelho, CIO da Teksid do Brasil Para publicar um case no Portal IT4CIO, entre em contato pelo e-mail comunicacao@it4cio.com. 05