Projeto Renta melhora processo de vendas do Grupo VDL

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1 Projeto Renta melhora processo de vendas do Grupo VDL

2 Perfil O Grupo VDL iniciou sua formação em 1973 e, atualmente, é composto por mais de 13 empresas de diferentes segmentos. Com aproximadamente 3 mil funcionários, o Grupo VDL vem se destacando no mercado de atuação de concessionários de veículos comerciais da Mercedes-Benz, revenda de pneus Michelin, fomento mercantil, siderurgia, fundição e indústria têxtil. O Grupo é hoje uma referência pela geração de renda e de empregos nos estados de Minas Gerais, Goiás, Mato Grosso e Paraná. Proporciona também empregos indiretos e terceirizados através de seus parceiros comerciais. Além de emprego e renda, o grupo gera energia com a manutenção de duas usinas hidrelétricas com capacidade para abastecer as indústrias de siderurgia e têxtil. Site: Situação O Projeto Renta surgiu do processo de venda de veículos comerciais das concessões Mercedes do Grupo. Este procedimento dependia de uma digitação para depois ser realizado o fluxo de aprovação de forma manual, ou seja, era impresso um formulário já preenchido, no qual eram realizadas a análise da rentabilidade e a coleta das assinaturas para posterior faturamento, caso aprovada a negociação. Com isso, todas as vendas do grupo precisavam de uma aprovação, centralizada em Belo Horizonte (MG), exigindo que formulários fossem enviados por ou até mesmo por fax para liberação do faturamento. Para publicar um case no Portal IT4CIO, entre em contato pelo comunicacao@it4cio.com. 02

3 Solução Como solução foi utilizada a tecnologia de BPM para desenvolver um novo workflow. Foi desenvolvido uma ferramenta WEB utilizando um framework baseado na plataforma Microsoft.NET, javascript, css. O objetivo foi criar um sistema para controlar o fluxo de aprovação e análise de rentabilidade dos veículos comercias das concessões Mercedes do Grupo VDL. Pelo Programa de Compliance, foi exigido pela montadora que todos os documentos do Renta deveriam conter as assinaturas dos responsáveis por cada parte do fluxo. Com isso, foram digitalizadas todas as assinaturas dos gestores e criptografadas dentro do banco de dados Renta. Com isso, ao final do processo, é gerado o documento exigido pela Mercedes com todas as assinaturas de forma digital e via web. Além disso, a solução foi desenvolvida já com 100% compatível com plataformas mobile. Este projeto envolveu a equipe de vendas, formada por 90 gestores comercias e 24 gestores financeiros, e a equipe de desenvolvimento, com nove funcionários de TI e área comercial. A duração foi de 4 meses para o desenvolvimento e 3 para implementação, já o investimento em softwares e infraestrutura foi no total de R$ 45 mil. Benefícios Segundo Carlos Alberto, diretor comercial do Grupo, "O projeto trouxe mais agilidade e confiabilidade nas operações de rentabilidade, pois com a padronização todos os cálculos de correção de CDI, bonificações via fabrica, de cortesias são lançados no Sistema Renta e fazem com que sua conferência seja rápida e segura com a liberação digital. Também reduziu o número de papeis envolvidos no processo, pois o sistema permite a digitalização de todos os documentos necessários para a liberação da venda, além dos relatórios de conferência, como o status de cada operação, de quando é inserido no sistema até o faturamento do veículo, permitindo assim um acompanhamento mais ágil do processo. Por último, o diretor destaca que a solução permite que cada nível de gestão acompanhe e libere os processos mesmo estando fora da empresa, conseguindo desta forma com que todos os envolvidos participem da cadeia desta liberação, e que a mesma não seja ultrapassada pela ausência de qualquer um dos envolvidos. Para o gerente comercial Antônio Lima, a implantação do novo Sistema de Renta, integrado entre as concessionárias do Grupo VDL, possibilitou maior segurança das operações, evitamos as planilhas de Excel, que eram enviadas de um lado para outro, sem um padrão 100% definido. Obtivemos maior velocidade, já que não Para publicar um case no Portal IT4CIO, entre em contato pelo comunicacao@it4cio.com. 03

4 é necessário refazer uma rentabilidade de outra empresa do Grupo no ato do faturamento conforme era necessário anteriormente...por fim, o controle e a geração de relatórios de venda, em todos os âmbitos, ficou extremamente simples, o que possibilita um maior acompanhamento e ganho de tempo, que pode ser revertido em outras operações. Desta forma, entre os principais benefícios, destacam-se: - Término do fluxo de documentos impressos por e fax; - Economia significativa de tempo e ganho em controle e governança; - Ganhos na agilidade e segurança do fluxo de venda dos veículos; - Mobilidade para toda a equipe. Fig 1. Interface do Sistema Renta Para publicar um case no Portal IT4CIO, entre em contato pelo comunicacao@it4cio.com. 04

5 Fala, CIO! Este projeto foi muito interessante, pois permitiu a mim e à minha equipe conhecer detalhes na operação comercial de uma concessão Mercedes, podendo assistir e contribuir com o desenvolvimento e aplicação de um novo sistema para otimização da governança e agilidade nas aprovações. Realmente nos sentimos como vendedores!. Harlen Duque Silva, CIO Para publicar um case no Portal IT4CIO, entre em contato pelo comunicacao@it4cio.com. 05