Ie Serviços de Apoio
Recepção da Sede e Livraria.
Serviços Centrais Valores em euros Encargos com pessoal 6 044 145 Despesas de funcionamento 10 414 463 Investimento 4 240 167 Total 16 458 608 Receitas 218 178 Assumindo a responsabilidade pela gestão e manutenção do património imobiliário detido pela Fundação, bem como pelo suporte técnico e logístico de todas as actividades que aí se realizam anualmente no âmbito dos fins estatutários assumidos nos domínios da arte, da beneficência, da ciência e da educação, os Serviços Centrais privilegiaram, em 2003, quatro grandes áreas de intervenção: melhoria das condições de acolhimento ao público através da continuação de intervenções de renovação e de modernização das infra-estruturas técnicas, dos meios técnicos de apoio às actividades promovidas e da formação do pessoal afecto às áreas de relações públicas; melhoria das condições de operacionalidade e segurança de toda a infra-estrutura; racionalização dos recursos através da renegociação e revisão de contratos de fornecimentos de serviços de apoio geral; contribuição para uma maior divulgação cultural e científica através da venda de serviços e de artigos utilizando os canais actualmente disponíveis (lojas, bilheteiras, cedência de espaços). Melhoria das Condições de Acolhimento ao Público Edifícios e infra-estruturas técnicas Reorganização dos espaços da Sede i) Áreas administrativas Prosseguiu, em 2003, o programa de Reorganização e Requalificação dos Espaços 184 185
Sala de Imprensa. Administrativos do edifício da Sede, iniciado em 2001, sob projecto do arquitecto Jorge Spencer, com o apoio do Professor Daciano da Costa. Ficaram concluídas as remodelações das instalações dos Serviços de Saúde e Desenvolvimento Humano, de Recursos Humanos e de Comunicação, ao nível do piso 1, e dos Serviços Centrais no piso 0. Em todas estas áreas foram também renovados integralmente os periféricos de climatização, de electricidade e segurança, por forma a que o resultado final seja a existência de espaços adequados à funcionalidade dos Serviços e ao bem-estar dos seus colaboradores. ii) Sala de Imprensa Destaca-se pela sua qualidade e funcionalidade a criação de uma Sala de Imprensa, junto ao secretariado da zona de congressos, que se encontra apetrechada com avançados meios tecnológicos, sobretudo audiovisuais e informáticos, cuja utilização, por parte dos profissionais da comunicação social, tem merecido, desde a sua abertura em Outubro, as melhores referências. iii) Sala Multimédia da Biblioteca de Arte Iniciaram-se no final de 2003 as obras de adaptação da área adjacente ao depósito de livros da Biblioteca de Arte, para aí ser instalada a sua Sala Multimédia, abrangendo postos de trabalho e de consulta com acessos às novas tecnologias. iv) Instalações de apoio a pessoal externo Foi ainda possível recuperar, nas zonas adstritas ao parque de estacionamento, uma área onde se criaram, também sob projecto do arquitecto Jorge Spencer, instalações para acolhimento do pessoal das empresas de segurança e de limpeza que trabalham para a Fundação. Renovação e modernização das infra-estruturas e equipamentos técnicos i) Reabilitação do sistema de climatização Prosseguiu durante o ano o desenvolvimento deste complexo programa, tendo entrado em funcionamento três novos chillers, sendo um de recuperação de energia, e ficado concluída a interligação das centrais de produção de frio da Sede e do Centro de Arte Moderna, potenciando, assim, um aproveitamento mais eficiente da produção de energia e uma evidente redução de custos. ii) Posto de transformação Efectuou-se a substituição integral dos equipamentos do posto de transformação e quadro geral, que se deveu, por um lado, à necessidade de substituir até 2006, e por imposição legal, os transformadores isolados a óleo sintético contaminante que contivesse policloretos de bifenilo e, por outro lado, à insegurança e à incapacidade operacional geradas pelo facto de três dos cinco transformadores apresentarem fugas de óleo, tornando o respectivo manuseamento perigoso e impossível a regulação do nível de potência. Saliente-se ainda a complexidade da obra pelo facto de ter sido exigida a recolha
e transporte especial para o estrangeiro dos óleos contaminantes dos transformadores substituídos, efectuada por uma empresa certificada pela Direcção-Geral do Ambiente. Com a renovação dos equipamentos, que os mais de trinta anos de uso obrigavam, obter-se-á um aumento de potência da capacidade instalada, da mobilidade na sua utilização, maior fiabilidade, gestão mais eficaz a par de uma redução nos custos energéticos. iii) Grupo Gerador de Emergência Procedeu-se à substituição do grupo gerador de emergência da Sede, instalado desde a construção do edifício. Esta operação, algo complexa, exigiu intervenções importantes ao nível da instalação eléctrica, cablagens e obras de construção civil no local. Projecto paisagístico de renovação dos Jardins No quadro do Projecto Paisagístico de Renovação dos Jardins, da autoria do Arquitecto Professor Gonçalo Ribeiro Telles, iniciado em 2002, prosseguiu-se com os trabalhos na zona adjacente ao Museu, tal como consta da fase 2 do projecto. Esta intervenção tem evidenciado uma preocupação crescente no que respeita à integração, nos jardins, de passagens e acessos adaptados à deslocação de pessoas deficientes e tem contemplado a renovação e automatização do sistema de rega, bem como a ampliação e modernização da iluminação. Instituto Gulbenkian de Ciência Inseridas no Programa de Remodelação e Modernização do Instituto Gulbenkian de Ciência, foram concluídas, em 2003, as obras relativas à reestruturação do piso superior do Biotério. Ambiente No que se refere ao controlo ambiental, uma preocupação que tem assumido um peso crescente na gestão dos edifícios, verificou-se, à semelhança dos anos anteriores, que os resultados, oficialmente certificados, das análises efectuadas Central Térmica de Arrefecimento. 186 187
aos edifícios, revelam que a qualidade do ar obedece às regras e aos indicadores internacionais. Apoio a espectáculos e outras actividades Dentro dos Serviços Centrais, a equipa de Cena e de Audiovisuais é responsável pelo apoio técnico especializado a todos os espectáculos e outros eventos promovidos pela Fundação, realizados nos seus espaços ou em digressão em Portugal e no estrangeiro. Esta equipa, consciente da importância que assume uma boa articulação com os Serviços da Fundação responsáveis pela promoção de eventos, assegurou, com sucesso, o apoio técnico e de audiovisuais dos 183 espectáculos promovidos pelo Serviço de Música Orquestra, Coro e Ballet no âmbito da Temporada de Música e Dança, dos quais 33 por cento foram realizados em digressão. Foram também objecto de acompanhamento técnico por parte desta equipa os 58 espectáculos promovidos no âmbito do programa CAPITALS/ACARTE, os 12 concertos do programa Jazz em Agosto e ainda o apoio aos festejos realizados por ocasião da comemoração dos 150 anos do Colégio Militar, bem como os demais eventos realizados na zona de congressos. Para esse efeito, a equipa foi submetida a um processo de reorganização interna, que passou pela redefinição da sua composição, reforço da sua formação e identificação das necessidades manifestadas. Relações públicas e apoio a eventos Nesta área pretende-se dar um apoio constante e qualificado aos públicos e visitantes, às entidades que realizam qualquer tipo de eventos em espaços da Fundação, aos concessionários de espaços e ainda aos próprios funcionários e colaboradores desta Instituição. Assim, ao longo do ano foi garantido o apoio e assistência, em termos logísticos, às iniciativas realizadas congressos, seminários, reuniões alargadas, inauguração de exposições ou lançamentos de livros, aos espectáculos promovidos pelo Serviço de Música e pelo CAMJAP, bem como a organização e coordenação dos serviços especiais de catering. Há ainda a assinalar o conjunto de actividades associadas à gestão do contrato e fiscalização dos serviços de limpeza das instalações, à gestão dos contratos de concessão e exploração das cafetarias e do restaurante e à gestão e manutenção dos materiais e equipamentos de apoio às salas de jantar da Administração. Melhoria das Condições de Operacionalidade e Segurança Segurança Em 2003, a equipa da Segurança privilegiou a sua reorganização interna, que abrangeu, entre outros, a revisão de procedimentos internos com vista a assegurar maior controlo e disciplina de acessos, acções de reciclagem na operação dos equipamentos de combate a incêndio, exercícios de evacuação de público do Grande Auditório e ainda o reforço da capacidade de controlo e supervisão das instalações através da aquisição de novos equipamentos individuais para os elementos da Segurança. Racionalização de Recursos Considerada uma das prioridades na gestão logística da Fundação, a racionalização de custos pautou a revisão de grandes contratos de consumo e de apoio geral, entre os quais se destacaram os contratos de consumo de electricidade, de limpeza, de audiovisuais, e o de comunicações fixas. Central de compras A Central de Compras elegeu como prioridades:
melhoria da qualidade do serviço prestado aos Serviços da Fundação; redução do número de fornecedores para melhorar a capacidade e o poder de negociação; racionalização e simplificação dos procedimentos associados, quer aos processos de consulta, quer aos processos de compra; racionalização do funcionamento do economato; e utilização de novos canais de compras e participação em novas formas de negociação. Em qualquer destes domínios foram alcançados resultados que se traduziram, nomeadamente, em reduções nos preços de aquisição, diminuição dos tempos de resposta e a melhoria da capacidade de gestão e de acompanhamento dos contratos e acordos negociados. O Armazém passou a assegurar a expedição directa para os correios das encomendas ali preparadas, o que veio a contribuir para uma diminuição significativa dos tempos para satisfação dos pedidos dos clientes. Em paralelo, continuou o esforço de organização dos espaços, da classificação e identificação das localizações e sua informatização. Por outro lado, aumentaram significativamente o número e volume de entradas e saídas de armazém de materiais, especialmente livros. Contribuição para uma maior Divulgação Cultural e Científica Vendas No quadro da venda directa bilheteiras, lojas e venda à distância foi desenvolvida uma intensa actividade de modernização, formação, promoção e divulgação no sentido de aumentar os volumes de vendas, quer no que se refere a eventos e espectáculos, quer a livros editados ou artigos de merchandising produzidos pela Fundação. Para apoio à prossecução deste objectivo destacam-se as seguintes actividades e iniciativas: desenvolvimento da bilheteira electrónica para permitir a compra de bilhetes para espectáculos através da Internet; alargamento dos horários de atendimento ao público da livraria da Sede e da bilheteira; promoção de uma maior e mais destacada presença das edições da Fundação nas livrarias e num maior número de feiras do livro; melhoria do sistema de controlo das existências; início de um trabalho, em articulação com os vários Serviços editores, de revisão de preços de edições com maiores dificuldades de escoamento e de selecção de entidades, com particular destaque para as bibliotecas municipais ou escolares, interessadas em receberem ofertas de livros; e melhoria, com o apoio da Biblioteca de Arte, da base de dados de livros e artigos que serve de suporte à produção do catálogo de edições. Em paralelo, no âmbito da distribuição, foram negociados novos contratos de distribuição e venda de edições, nomeadamente com os serviços competentes de universidades e institutos politécnicos, como forma de garantir uma maior descentralização na distribuição das edições e de as levar até junto dos estudantes do ensino superior. 188 189
Serviço de Orçamento, Planeamento e Controlo Valores em euros Encargos com pessoal 741 217 Outras despesas de estrutura 1 115 348 Investimentos 290 374 Total 1 856 565 Ao longo do ano de 2003, o Serviço de Orçamento, Planeamento e Controlo (SOPC) desenvolveu um conjunto de acções na sua esfera de competências, designadamente, no âmbito da preparação e acompanhamento do Orçamento e Plano de Actividades, da modernização e informatização dos processos de trabalho da Fundação e da gestão corrente dos sistemas informáticos. Assegurou, em paralelo, as funções de auditoria interna. Planeamento e Orçamento Na área do Planeamento e Orçamento, a actividade desenvolvida pautou-se por dar continuidade à metodologia de trabalho inerente ao sistema de planeamento, que assenta na preparação de um documento de base o Orçamento e Plano de Actividades Anual da Fundação. O sistema instituído visa acompanhar a execução financeira e a concretização das actividades, com base em indicadores financeiros e, também, em indicadores físicos adequados à tipologia de acções desenvolvidas pelos vários Serviços da Fundação. O acompanhamento da execução física e financeira, durante o ano que findou, foi reportado através de relatórios de execução das actividades da Fundação relatórios para cada um dos três primeiros trimestres e relatório anual. Sistemas de Informação e Organização Na área dos Sistemas de Informação e Organização as acções desenvolvidas dizem respeito, por um lado, à implementação de projectos de desenvolvimento e, por outro lado, à gestão dos contratos de manutenção dos diversos sistemas informáticos instalados. Os principais projectos desenvolvidos, durante o ano de 2003, foram: Conclusão da 2.ª fase do projecto de Intranet, que teve como objectivo a integração e evolução do serviço de Agenda Intranet, tendo em vista a sua disponibilização em ambiente Internet, bem como a adequação das funcionalidades actuais do catálogo de produtos, a fim de permitir a sua exportação para a loja da Internet. Conclusão do projecto de desenvolvimento da aplicação informática para gestão de Museus, com a entrada em produção dos módulos de gestão da colecção, gestão das actividades, gestão da informação e conversão dos dados existentes. No âmbito deste projecto, iniciou-se o desenvolvimento de novos módulos, nomeadamente, o arquivo fotográfico e WEB, que vai permitir que especialistas nesta área, acedam ao inventário da colecção. Implementação da 2.ª fase do projecto da aplicação para gestão de bilheteiras, que inclui o módulo WEB, o plano de contingência e a conversão dos dados históricos. Desenvolvimento de uma aplicação para a gestão de contactos (mailings), utilizando a plataforma Microsoft Outlook. Projecto de desenvolvimento da aplicação informática de gestão de actas, que inclui uma base de dados para registo das decisões do Conselho de Administração e processamento dos respectivos suportes de divulgação.
Classificação informática de todo o arquivo histórico existente, relativo às deliberações do Conselho de Administração. Implementação de novas funcionalidades na aplicação de Subsídios e Bolsas desenvolvimento do módulo de expediente, com vista à sua digitalização, migração dos dados históricos do Serviço de Educação e Bolsas e desenvolvimento de um módulo que terá como objectivo o acompanhamento e controlo dos processos em curso. E Diversos trabalhos de desenvolvimento das aplicações instaladas, relativas à implementação de novas funcionalidades, a saber: correcção de Recepções de Imobilizado; disponibilização da informação dos dados SAP HR em página Web e XML; implementação do processo de vendas à cobrança; melhoria nos processos de vendas por consignação; revisão da base de dados do catálogo de publicações; projecto para a transformação dos formulários da Internet, em ferramentas mais práticas, seguras e adequadas às respectivas finalidades; inventariação e etiquetagem dos bens patrimoniais do parque informático. No domínio da organização e métodos, prosseguiu-se o esforço de racionalização e modernização dos processos de trabalho, em especial na área do Expediente dos Serviços Centrais e no Serviço de Recursos Humanos (informatização dos formulários de uso interno). Auditoria Interna A auditoria interna, que envolve o controlo dos procedimentos administrativos e financeiros, é da responsabilidade do SOPC. Para além da auditoria que é efectuada anualmente pelos Auditores Externos, são de destacar as seguintes acções de auditoria interna: verificação do cumprimento das normas de execução orçamental respeitantes às autorizações de despesas; acompanhamento financeiro dos principais investimentos em obras e equipamentos; verificação trimestral das contas de Subsídios e Bolsas de Estudo com vista à regularização dos saldos antigos e ao aconselhamento dos Serviços, no sentido do cumprimento das normas relativas à gestão dos processos; verificação do cumprimento de todas as decisões do Conselho de Administração de natureza financeira e seu registo informático; verificação da autorização de concessões de Subsídios e Bolsas a todos os Serviços de Actividades Distributivas; análise às contas de devedores e credores, designadamente, clientes conta corrente e devedores e credores diversos; acompanhamento dos acordos estabelecidos com as distribuidoras de publicações; análise às contas correntes de fornecedores e contas correntes de empregados e pensionistas; na área de aprovisionamento e de relação com os fornecedores controlo de requisições pendentes, de encomendas não recepcionadas e de facturas bloqueadas; e análise aos projectos plurianuais do Serviço de Saúde e Desenvolvimento Humano. De referir, ainda, os trabalhos desenvolvidos durante o ano de 2003, relativos a: avaliação da capacidade financeira dos candidatos a concessionários para a Cantina e integração no júri de selecção; e participação no desenvolvimento do projecto Logis, relativo à reestruturação da área de logística e modernização de processos de trabalho dos Serviços Centrais. 190 191