CARTILHA OFFICE 365 Secretaria de Estado de Educação do Rio de Janeiro Subsecretaria de Infraestrutura e Tecnologia da Informação Superintendência de Tecnologia da Informação 1
ÍNDICE Índice... 2 Introdução ao office365... 3 1. O que é o Office 365?... 3 2. Acessando o Office 365... 3 portal.office.com... 3 3. Vamos começar pelo e-mail?... 4 3.1. Clique em Outlook:... 4 3.2. Lista de pastas... 8 4. Pessoas... 9 4.1. Para criar novo contato ou grupo... 10 5. Calendário... 10 5.1. Criar um compromisso... 11 5.2. Compartilhando o Calendário... 12 6. OneDrive... 13 6.1. Criar um documento... 13 6.2. Compartilhar um documento... 14 6.3. Aceitar um documento compartilhado... 15 2
INTRODUÇÃO AO OFFICE365 1. O que é o Office 365? O Office 365 é uma solução integrada, com conceito de nuvem, podendo ser acessado de qualquer computador ou dispositivo móvel (notebook, netbook, tablet, smartphone), disponibilizando as ferramentas que compõem esta solução e todos os dados armazenados a qualquer hora de qualquer lugar com acesso à internet, fortalecendo o conceito de mobilidade, comunicação e colaboração na nuvem. 2. Acessando o Office 365 Para utilizar o Office365 é necessário acessar o site: A tela abaixo será exibida: portal.office.com Entre na sua conta de e-mail (exemplo: servidor@educacao.rj.gov.br) e digite a senha já fornecida à você pela SUPTI. Caso seja a primeira vez que está digitando esta senha, será solicitada a alteração da mesma. 3
A tela abaixo parecerá. Escolha a opção que você precisa, clicando nos itens do menu. 3. Vamos começar pelo e-mail? 3.1. Clique em Outlook: Clique em e aparecerá do lado direito da tela os campos necessários para escrever novo e-mail. 4
Para adicionar destinatários, você pode digitar o nome de alguém que está na sua pasta de contatos ou lista de endereços da SEEDUC, ou você pode digitar o endereço de e-mail no campo Para: ou Cc: A primeira vez que você digitar o nome de uma pessoa em particular, o Outlook Web App procurará pelo endereço dessa pessoa, se não constar nem na sua pasta de contatos ou na lista de endereços da SEEDUC, você digitará o e-mail completo e o mesmo será armazenado para que na próxima vez já apareça. 5
Adicionar um assunto no campo Assunto: Digite a mensagem que deseja enviar no espaço fornecido. No Outlook Web App temos o mesmo grupo de formatação do Outlook que conhecemos. 6
Para adicionar um anexo, clique em Inserir, em seguida, Anexo, na parte superior da tela e navegue até o arquivo que você deseja anexar. 7
Para inserir uma imagem na mensagem, repita o procedimento anterior e clique em Imagem e escolha o arquivo desejado. Quando estiver pronto, basta clicar em Enviar para disparar sua mensagem. 3.2. Lista de pastas A lista de pastas irá mostrar as pastas padrão que são criadas para todas as caixas de correio, além de qualquer pasta que você cria. Dependendo da configuração em sua organização, você também pode ver seus favoritos e pastas de arquivo. Para criar uma nova pasta, basta clicar em ao lado direito de Pastas, abrirá um combo para inserir o nome da nova pasta, conforme figura abaixo: 8
Você pode clicar em qualquer pasta na lista para exibir seu conteúdo e com o botão direito do mouse em qualquer item da lista de pastas para ver o menu de ações, como por exemplo renomear ou apagar uma pasta, entre outros. 4. Pessoas Sob a seção Pessoas, você vai encontrar os contatos públicos e grupos públicos (criados pelo administrador) e você também pode criar seus próprios contatos ou grupo de contatos. 9
4.1. Para criar novo contato ou grupo Clique no ícone acima para criar um novo contato ou um novo grupo. Para criar um contato, digite os detalhes que deseja incluir(não são necessários todos). Para criar um grupo, digite os detalhes que deseja incluir. Digite o nome do grupo, adicionar membros da lista existente e pressione Salvar. 5. Calendário Você pode clicar em qualquer evento em seu calendário para ter uma visão rápida desse evento, o criador pode editar ou remover o evento. 10
5.1. Criar um compromisso Clique em Novo evento ou clique duas vezes no calendário para abrir um novo formulário de item de calendário. Digite uma breve descrição do evento. Adicione um local, se quiser. Selecione a data de início e tempo. Selecione a duração. Selecione Todo o dia para um evento durante todo o dia. Os eventos de dia aparecem na parte superior do calendário. Se você tiver mais de um calendário, escolha qual calendário para salvá-lo. Defina um padrão de repetição, se for necessário que o evento aconteça mais de uma vez. Use as Notas para adicionar qualquer outra informação que você deseja. Clique em Salvar ou Rejeitar para cancelar. 11
5.2. Compartilhando o Calendário Com apenas alguns cliques, você pode compartilhar o seu calendário com outras pessoas na sua organização. Comece clicando Compartilhar no topo da janela do calendário. Digite o nome da pessoa que você deseja compartilhar seu calendário, o Outlook Web App irá procurar automaticamente por eles no livro de endereços. Depois de terem sido encontrados, eles serão automaticamente adicionados à lista de pessoas para compartilhar. Você pode adicionar quantas pessoas desejar. Escolha a quantidade de informações que você deseja compartilhar. Detalhes completos permitem que a pessoa veja todas as informações sobre os eventos em seu calendário. Você pode editar o assunto, se assim desejar. Se você tiver mais de um calendário, escolha que você deseja compartilhar. Depois de ter adicionado todas as pessoas que você deseja compartilhar o seu calendário clique em Enviar ou Rejeitar para cancelar. 12
6. OneDrive 6.1. Criar um documento Você pode criar, abrir e editar qualquer tipo de documento e armazená-lo no Office 365 - OneDrive. Os tipos de documentos são Word, Excel, Power Point e OneNote. 13
Clique no ícone abaixo e escolha o tipo de documento que deseja criar. Escolha a ferramenta que deseja utilizar e comece a trabalhar, o Office Web App tem a formatação semelhante ao Office da sua estação de trabalho. 6.2. Compartilhar um documento Abra o documento que você deseja compartilhar. Clique em Compartilhar 14
Em seguida, escolha quem você quer compartilhá-lo, e, em seguida, clique em Compartilhar. 6.3. Aceitar um documento compartilhado Da mesma forma que você encaminhou e-mail compartilhando um documento com uma pessoa, também podem compartilhar com você, neste caso, receberá um e-mail, basta clicar no nome do documento, automaticamente abrirá a ferramenta do Office Web App com o referido documento. 1. Abra o Outlook para encontrar um e-mail dizendo que Daniel Tabone (administrador) compartilhou um documento com você. 15
DICAS! Quando você estiver editando um documento e quiser voltar para voltar para o OneDrive clicar no seu nome à esquerda. O seu documento é salvo automaticamente no OneDrive, caso queira salválo na sua estação de trabalho proceda da mesma forma que faria no seu Office local, clique em Arquivo > Salvar Como > Baixar uma cópia, conforme figura abaixo: 16