HISTÓRICO DAS REVISÕES

de 7 HISTÓRICO DAS REVISÕES REVISÃO DATA DESCRIÇÃO 00 06/02/2015 Emissão inicial 1. OBJETIVO Criar uma sistemática de produção e disseminação de notícias institucionais para os diversos públicos da instituição. 2. CAMPO DE APLICAÇÃO Inspetoria São João Bosco. 3. RESPONSABILIDADES RESPONSÁVEL ATIVIDADES Delegado do SSCS Alinhar as diretrizes e linhas de atuação; Zelar para que as produções mantenham o carisma e filosofia de instituição. Coordenador Alinhar e ajustar as agendas de atividades com as demandas; Direcionar as demandas; Avaliar o conteúdo. Analista Gerenciar o mailing; Apurar as informações; Construir as informações; Assessorar as unidades; Formar salesianos e colaboradores. Profissionais e/ou referências comunicação (unidades da ISJB) de Executar os procedimentos da área de gestão da informação.

de 7 4. DEFINIÇÕES Assessoria de imprensa: relacionamento e troca de informações com a imprensa. Briefing: é um conjunto de informações (como prazo, escopo objetivo) coletadas em um formulário, para o desenvolvimento de um trabalho. Canais de comunicação: sites, blogs, revistas, jornais. Clipagem: processo de selecionar notícias que fazem menção à instituição e que foram publicadas em jornais, revistas, sites e outros meios de comunicação (como mídias digitais). Clipping: é um arquivo ou documento, resultado da clipagem, que contém todas as notícias e informações da instituição que foram publicadas pelos meios e veículos de comunicação. ISJB: Inspetoria São João Bosco. Notícia: informação que apresenta um acontecimento ou divulga algo novo. Núcleo de Comunicação: profissionais de comunicação que atuam no Centro Inspetorial, em prol de toda a Inspetoria São João Bosco. Mailing: Lista de contatos (canais de comunicação, grupos ou pessoas) que possuem relevância ou interesse na organização. Newsletter: informativo institucional pelo meio digital. Público externo: pessoas e grupos que não possuem vínculo direto com a ISJB. Ex.: parceiros em potencial, ex-salesianos/colaboradores, jovens, etc. Público interno: salesianos e colaboradores.

de 7 Release: instrumento de comunicação que permite o envio de notícias institucionais para os veículos. SSCS: Sistema Salesiano de Comunicação Social 5. REFERÊNCIAS Manual de comunicação e identidade visual da ISJB, (ISJB, 2012); Manual de assessoria de imprensa, (ISJB, 2014); 6. DESCRIÇÃO DO PROCEDIMENTO O gerenciamento das notícias das ISJB (Centro Inspetorial e unidades mantidas) é de competência da área de Comunicação e Marketing. Gerenciar a informação é manter os públicos interno e externo informados sobre as notícias da instituição e manter os gestores informados sobre as notícias e acontecimentos que têm impacto no negócio. Compete aos profissionais da área: 6.1 - Produção de informação (para os canais de comunicação institucional): a) Identificar os acontecimentos da unidade de acordo com a relevância para os públicos específicos; b) Entrar em contato com os responsáveis por esses acontecimentos (salesianos, gestores ou educadores) para a coleta de mais informações; c) Construir o conteúdo jornalísticos de acordo com as informações coletadas: i) Escrever textos com base nas informações coletadas; ii) Produzir, quando possível, fotos de acordo com o contexto da informação. Se não for possível, solicitar aos responsáveis pela notícia, imagens representativas do fato. iii) Atenção ao conteúdo (imagem, texto e voz) relacionado aos jovens da unidade. Verificar se estes possuem o termo de cessão de imagem assinado pelos responsáveis. d) Publicar nos canais de comunicação utilizados pela unidade;

de 7 i) ISJB (Acontece, Elo Salesiano, site, Facebook e Jornal Mural); ii) Unidades (site da unidade, informativos impressos, newsletter e jornal mural) e) Produzir clipping do que foi publicado; i) Verificar quais canais externos publicaram a notícia, baseado na informação original publicada pela unidade; ii) Imprimir e arquivar as notícias publicadas pelos canais externos. f) Atualizar os indicadores da área; 6.2 - Produção de informação (para os canais de comunicação externos): a Identificar os acontecimentos da instituição de acordo com a relevância para os públicos específicos (imprensa, órgãos públicos e comunidade); b Entrar em contato com os responsáveis por esses acontecimentos (salesianos, gestores e educadores) para a coleta de mais informações; c Construir releases com abordagens específicas para veículos de comunicação e públicos diferentes; i) Escrever textos com base nas informações coletadas; ii) Produzir, quando possível, fotos de acordo com o contexto da informação. Se não for possível, solicitar aos responsáveis pela notícia, imagens representativas do fato. iii) Atenção ao conteúdo (imagem, texto e voz) relacionado aos jovens da unidade. Verificar se estes possuem o termo de cessão de imagem assinado pelos responsáveis. d Enviar os releases para os contatos do mailing¹; o ¹Sobre o mailing: Identificar os veículos de comunicação, grupos e/ou pessoas que tem influência para o negócio; Colher os dados de contato desses grupos e/ou pessoas e arquivá-los de forma ordenada de acordo com os segmentos e grupos, criando assim o mailing; Manter o mailing atualizado anualmente; Manter um bom relacionamento com estas fontes, por meio de contatos e envio de releases regularmente; e Estar à disposição dos veículos e pessoas para fornecer mais informações ou esclarecer dúvidas a respeito dos acontecimentos;

de 7 f Produzir clipping do que foi publicado; i) Verificar quais canais externos publicaram a notícia, baseado na informação original publicada pelas unidades; g Atualizar os indicadores da área; 6.3 - Apurar notícias: a) Acessar e ler regularmente veículos de comunicação que possuem relevância em âmbito municipal, estadual e nacional e aqueles também que possuem a linha editorial de interesse da instituição; b) Identificar as notícias/acontecimentos que possam ter impacto (positivo ou negativo) no negócio; c) Manter os salesianos gestores informados. 6.4 - Assessorar as unidades (Demanda solicitada ao Núcleo de Comunicação): a Nas solicitações para atividades e/ou produtos de comunicação, enviar ao requerente o briefing para ser respondido; i O briefing é um instrumento que auxilia o entendimento da solicitação e servirá para quantificar os atendimentos da área. b Avaliar a demanda com a equipe do Núcleo de Comunicação; c Apresentar à unidade uma proposta de acordo com a demanda solicitada; d Auxiliar e/ou executar a proposta em conjunto com a unidade. e Gerar relatório baseado no briefing e atividade/produto executado. 6.4.1 - Assessorar as unidades (Demanda criada pelo Núcleo de Comunicação): a Acompanhar diariamente as atividades e produções de comunicação das unidades com o intuito de avalia-las; b Avaliar e identificar com a equipe do Núcleo de Comunicação as oportunidades de melhorias ou correções nas atividades e produções das unidades;

de 7 c Propor aos profissionais e referências de comunicação das unidades melhorias e correções nas atividades, bem como o desenvolvimento de novas ações (por exemplo, a assessoria de imprensa). d Auxiliar as unidades na execução das propostas. 6.5 - Formar salesianos e colaboradores: a Avaliar as demandas pontuais por cursos na área de comunicação, solicitadas pelo Sistema Salesiano de Formação. b Avaliar e propor, juntamente com a equipe do Núcleo de Comunicação, a metodologia, conteúdos e enfoques a serem utilizados; c Acompanhar e auxiliar esse público nas atividades pós-formação. 6.6 - Monitoramento: (Monitoramento do informativo Acontece) O monitoramento do informativo Acontece é realizado por meio da ferramenta de envio e mensuração All In (serviço terceirizado). a) Dados analisados e ações. i) Dados: Quantidade de e-mails enviados e quantidade de e-mails abertos (pelos destinatários). Ações: (1) Os e-mails que não são abertos são avaliados a procedência (se é um destinatário colaborador ou um destinatário externo); (2) Destinatários internos: avaliar junto a unidade e/ou colaborador os motivos. (3) Destinatários externos: não se aplica. ii) Dias que o informativo é acessado: (1) Nos dias que tiverem mais acessos, monitorar, junto com o setor de Tecnologia da Informação, a estabilidade da internet para não afetar o acesso à informação pelos leitores, sendo que as notícias são todas armazenadas no site. iii) Notícias e informações mais acessadas: (1) Avaliar pelo mapa de notícias mais acessadas, qual são as informações que tem mais adesão pelo público. Com base nestes

de 7 dados, criar uma linha editorial de acordo com as notícias de maior interesse. 7.REGISTROS APLICÁVEIS Relatório; Indicadores; Clipping; Briefing. ELABORAÇÃO APROVAÇÃO Coordenação de Comunicação e Marketing Delegado SSCS Data: 20/01/2015 Data: 02/03/2015 Nome: Guilherme Tell Barbosa Silva Nome: Ir. Cledson Rodrigues