Data 2 de Novembro de 2012 atualizada em 25 de Novembro de 2013 Assunto: Tema: OBRIGATORIEDADE DE EMISSÃO DE FATURA REGRAS GERAIS Fiscalidade 1 É obrigatório emitir Fatura 2 Os Associados estão obrigados a emitir e a entregar aos seus clientes uma fatura, quando lhes prestam um serviço ou lhes fornecem um bem. 3 Esta obrigação é independente da natureza do «cliente», isto é, seja ele um particular ou um sujeito passivo. 4 A entrega da fatura ao consumidor é obrigatória, mesmo que este não a tenha solicitado. 5 Esta obrigação aplica-se, também, no caso dos pagamentos antecipados e adiantamentos, como poderá acontecer na reserva de serviços. Voltaremos a este assunto no número 53. 6 A regra geral que o Associado deve respeitar é simples: A emissão de fatura é sempre obrigatória, mesmo que o cliente não a peça e qualquer que seja o serviço prestado ou a transação comercial efetuada. 7 Tipo de documento 8 A partir de 1 de Janeiro de 2013 só é permitido emitir «fatura» ou «fatura simplificada». 9 Por conseguinte, é interdita a emissão e entrega aos clientes de documentos de natureza diferente da fatura, para titular a prestação de serviços ou a venda. Documentos como, «Venda a Dinheiro», «Talão de Venda», «Nota de Lançamento» e outros, que serviam para titular a transação, por serem, na legislação anterior, documentos equivalentes a faturas, não são agora permitidos. 10 Importa uma menção especial a documentos habitualmente designados como "consulta de mesa", "pedido de mesa", e outros similares. Os mesmos não têm qualquer validade para efeitos fiscais. Trata-se de documentos de gestão, normalmente para conferência pelo cliente. Poderão ser alterados quantas vezes for necessário, mas, uma vez encerrados, devem gerar, obrigatoriamente, uma fatura. Mutas vezes estes documentos servem, também, para obter os elementos de identificação do cliente para efeitos de emissão da fatura. Estes documentos deverão conter os seguintes elementos: a) Número Sequencial; b) Data e hora de emissão; c) Denominação social e NIF do Associado; d) Denominação usual das quantidades dos serviços prestados ou bens vendidos; e) O preço líquido de imposto e o imposto devido ou o preço com o imposto incluído; f) A indicação de que não serve de fatura; 11 Fatura e fatura simplificada 12 Os Associados deverão decidir se emitem «fatura» ou «fatura simplificada», tendo presentes as regras que se aplicam à emissão de cada um destes documentos. Há um alerta importante. A opção por um dos tipos de documentos não tem a ver com a actividade ou a dimensão do estabelecimento, mas sim com o tipo e o montante da transacção realizada com o cliente. 1
13 A «fatura» é o documento geral que poderá ser sempre emitido, qualquer que seja a transação, prestação de serviços ou venda, o cliente e o montante. 14 A «fatura simplificada» só pode ser emitida nas seguintes circunstâncias: Prestação de serviços - quando o valor não é superior a 100,00, qualquer que seja a condição do cliente (sujeitos passivos ou não sujeitos passivos) Comércio de retalho quando o valor não é superior a 1.000,00 e na condição de o cliente não ser sujeito passivo. Interessa sobretudo a Associados com estabelecimentos de comércio de retalho com secções de restauração e bebidas 15 Requisitos das Faturas e das Faturas Simplificadas: 16 O quadro seguinte mostra-nos as diferenças entre a «factura» e a «factura simplificada» Fatura Fatura Simplificada A fatura deve ser devidamente identificada como tal, datada, numerada sequencialmente Nome, firma ou denominação social, sede e NIF do Associado; Nome, firma ou denominação social, sede ou domicílio e NIF do cliente (ver nº 20 e nº 21 ) A quantidade e denominação usual dos bens transmitidos ou dos serviços prestados, com especificação dos elementos necessários à determinação da taxa aplicável; O preço, líquido de imposto, e os outros elementos incluídos no valor tributável, a taxa ou taxas aplicáveis e o montante de imposto devido; O motivo justificativo da não aplicação do imposto, se for caso disso; A data em que os bens foram colocados à disposição do adquirente, em que os serviços foram realizados ou em que foram efetuados pagamentos anteriores à realização das operações, se essa data não coincidir com a da emissão da fatura A fatura simplificada deve ser devidamente identificada como tal, datada, numerada sequencialmente O nome ou denominação social e número de identificação fiscal do Associado dispensa o domicílio; NIF do cliente, quando este seja sujeito passivo do imposto NIF do cliente que não seja sujeito passivo do imposto, quando este o solicite A quantidade e a denominação usual dos bens transmitidos ou dos serviços prestados; O preço, líquido de imposto, a taxa ou as taxas aplicáveis e o montante do imposto devido ou, O preço com a inclusão do imposto e a taxa ou as taxas aplicáveis; 17 Quando o cliente não for sujeito passivo do imposto e o valor da fatura for inferior a 1000 euros é dispensada a menção, na fatura, do nome e do domicílio do adquirente ou destinatário. A obrigação mantém-se, no entanto, sempre que tal menção seja solicitada. 2
18 Quando o cliente não for sujeito passivo do imposto é obrigatória a menção, na fatura, do número de identificação fiscal do adquirente ou destinatário, sempre que este o solicite. Efectivamente, quando não solicitada, tal menção não se mostra obrigatória. 19 Ou seja, cabe ao cliente, não sujeito passivo, indicar o NIF para que seja mencionado na fatura ou na fatura simplificada. 20 Um Associado pode optar pela emissão de faturas simplificadas, porque corresponde à regra geral no seu estabelecimento. Tal não impede, no entanto que não ocorra uma situação que obrigue à emissão de fatura, porque, por exemplo, a despesa do cliente é superior a 100. O Associado deve estar preparado para essa situação. 21 Os Associados poderão criar diferentes series de faturas ou faturas simplificadas, de acordo com a organização da empresa. Por exemplo, uma firma com diferentes estabelecimentos, pode ter uma serie para cada estabelecimento. Ou diferentes series para diferentes secções do estabelecimento. 22 Modo de processamento 23 As faturas e as faturas simplificadas devem ser processadas por sistemas informáticos, ou ser pré impressas em tipografias autorizadas pelo Ministro das Finanças. 24 Quando sejam processadas por sistemas informáticos, todas as menções obrigatórias devem ser inseridas pelo respetivo programa informático. 25 Não é permitida a emissão de faturas ou faturas simplificadas com espaços em branco, para que o cliente preencha manualmente. Os clientes, sujeitos passivos, podem e deverão recusar faturas ou faturas simplificadas nesta situação. 26 Para resolver a situação em que o cliente não indica o NIF muitos sistemas usam a fórmula NIF 999999990 Cliente: Consumidor final. 27 Quando a fatura simplificada é emitida por uma «máquina registadora», esta deve estar apta a incluir o número de identificação fiscal do adquirente, não só nos casos em que ele é indicado, mas também quando está dispensada a sua inserção na factura simplificada. Caso contrário esse equipamento não é permitido. 28 Documentos rectificativos da fatura 29 Quando for necessário retificar o conteúdo de uma fatura, porque há um erro ou inexactidão no artigo, no preço, na quantidade, na taxa de IVA aplicável, etc., deverá ser emitido um documento rectificativo da fatura, ou fatura simplificada. Esse documento é a nota de crédito ou nota de débito o qual deve conter também a referência à fatura ou fatura simplificada a que respeita e a menção dos elementos alterados. 30 Quando for necessário corrigir uma fatura ou fatura simplificada porque há um erro na identificação do cliente, deve proceder-se à anulação da fatura inicial e à sua substituição por outra, devendo esta substituição ficar devidamente registada, até para futuros esclarecimentos. 31 Registo das operações na contabilidade 32 Os sujeitos passivos que emitam as faturas simplificadas e não utilizem sistemas informáticos integrados de faturação e contabilidade, podem efectuar o registo das operações realizadas diariamente com não sujeitos passivos, pelo montante global das contraprestações recebidas. Esse registo deve ser feito no 1º dia útil seguinte. 33 Programas informáticos certificados 34 A regra geral é que os Associados, como todos os sujeitos passivos de IRS ou IRC, estão obrigados a utilizar, exclusivamente, programas informáticos de faturação certificados, para a emissão de faturas. As excepções, algumas temporárias, estão referidas no nº 41. 3
35 As faturas e as faturas simplificadas emitidas por programas de faturação certificados devem conter impresso: Um conjunto de 4 caracteres pertencentes à assinatura (as consultas de mesa também devem conter esta assinatura); A expressão «Processado por programa certificado nº.» 36 A lista de empresas que têm software certificado pela AT Autoridade Tributária está disponível, no site www.portaldasfinancas.gov.pt na área de apoio ao contribuinte, em certificação de software de faturação. 37 O seu fornecedor de software deverá apresentar-lhe um documento/termo de responsabilidade que comprove que o software fornecido e instalado está certificado. 38 Os Associados que utilizem software produzido internamente ou por empresa integrada no mesmo grupo económico devem proceder à certificação desse software. 39 Emissão «Manual» de Facturas 40 Os sujeitos passivos que estejam obrigados a utilizar programas de faturação certificados, só podem emitir faturas impressas em tipografias em caso de inoperacionalidade do programa de faturação, devendo recuperá-las posteriormente para o programa, tão cedo quanto possível. 41 Aconselhamos os Associados a que as faturas emitidas eletronicamente seja arquivadas com as cópias das emitidas manualmente e que lhes deram origem, com a indicação das razões que determinaram a situação. 42 Quem está dispensado de utilizar programas informáticos certificados 43 Estão dispensados de utilizar programas informáticos certificados, a partir de 2013, os Associados que, no ano anterior, verifiquem uma das seguintes condições: Um volume de negócios igual ou inferior a 100.000 44 Os Associados nestas condições deverão utilizar apenas faturas impressas em tipografias autorizadas para o efeito. 45 A todos os que vão passar a utilizar programas informáticos de faturação 46 Todos os Associados que, embora não estando obrigados, optarem pela utilização de programa informático de faturação (exceto os que utilizem software produzido internamente), assim como todos os que utilizem programa de faturação multi empresa estão obrigados a utilizar programas certificados. 47 Comunicação à AT 48 É obrigatória a comunicação à Autoridade Tributária, AT, de todas as faturas e faturas simplificadas emitidas. 49 A comunicação deve ser feita até ao dia 25 do mês seguinte àquele a que respeitam as faturas e faturas simplificadas. 50 Os elementos que devem ser comunicados, de cada fatura e fatura simplificada são os seguintes: Número de identificação fiscal do emitente Número da fatura Data de emissão Tipo de documento Número de identificação fiscal do adquirente que seja sujeito passivo de IVA, quando tenha sido inserido no ato de emissão Número de identificação fiscal do adquirente que não seja sujeito passivo de IVA, quando este solicite a sua inserção no ato de emissão 4
Valor tributável da prestação de serviços ou da transmissão de bens Taxas aplicáveis O motivo justificativo da não aplicação do imposto, se aplicável Montante de IVA liquidado 51 Os elementos das faturas podem ser comunicados à AT por uma das seguintes formas: Por transmissão electrónica de dados em tempo real, integrada em programa de faturação electrónica; Por transmissão electrónica de dados, mediante remessa de ficheiro normalizado estruturado com base no ficheiro SAF-T (PT), Por inserção direta no Portal das Finanças; Por outra via electrónica, nos termos a definir por portaria do Ministro das Finanças. 52 Não se deve alterar a via de comunicação no decurso do ano civil a que respeita, ou seja, a modalidade de comunicação dos elementos das faturas pela qual o agente económico/comerciante optou deverá ser mantida ao longo de todo o ano civil, não se devendo proceder a alteração para outra modalidade. 53 Adiantamentos nas reservas 54 Quando o cliente concretiza a reserva através do respectivo pagamento, total ou parcial, deve ser emitida uma fatura de «adiantamento», com a consequente liquidação do IVA. 55 Esta obrigação chama a atenção para a necessidade dos Associados recolherem, no momento da reserva os dados de identificação do cliente necessários à emissão da fatura. 56 Aos Associados que prestam serviços de alojamento recomendamos que incorporem esses dados nos sistemas de reserva, on line ou outros, e que, no momento do check-in, confirmem esses dados, evitando a necessidade de correções que originam custos desnecessários. 57 No momento da prestação do serviço, e do check out, conforme os casos, é emitida a fatura definitiva. Esta deve fazer referência à fatura de adiantamento que substitui. Por isso muitos Associados optam por criar uma série própria para «faturas» de adiantamento. 58 Gastos Fiscais 59 À semelhança do que vigorava em 2011 e 2012, são aceites como gastos fiscais, em 2013, as desvalorizações excecionais resultantes do abate de programas e equipamentos informáticos de faturação que tenham de ser substituídos por força da exigência de certificação do software, assim como as despesas com a aquisição de programas e equipamentos informáticos certificados. 5