Marco Rodrigues. Ricardo Rodrigues. 21 de Março de Servicontabil Serviços de Contabilidade e Informática, Lda

Transcrição

1 Marco Rodrigues Servicontabil Serviços de Contabilidade e Informática, Lda Ricardo Rodrigues Espaço Digital Informática e Serviços, Lda 21 de Março de 2012

2 1. Certificação de software alterações previstas na portaria 22 A/2012 a) Regras atualmente em vigor; b) Novas regras de certificação; c) Benefício fiscal previsto para aquisição ou substituição de programas de faturação; d) Sanções 2. Certificação de software analise técnica a) O que significa certificar o software; b) Requisitos à utilização das máquinas registadoras; c) Soluções no mercado para responder às novas exigências; 3. Analise de casos práticos Marco Rodrigues Servicontábil 2

3 Regras atualmente em vigor

4 A Administração Tributária começou por se interessar pelo software de faturação com a implementação do SAFT T, cujos objetivos eram: Facilitar a verificação pelos serviços de inspeção no âmbito das suas competências de controlo da situação tributária dos contribuintes Criação de um ficheiro normalizado com o objetivo de permitir uma exportação fácil, e em qualquer altura, de um conjunto predefinido de registos contabilísticos Marco Rodrigues Servicontábil 4

5 Numa segunda fase com a publicação da Lei n.º 64 A/2008 que aprova o OE 2009 e posteriormente a Portaria n.º 363/2010 a Administração Tributária implementou a certificação de software de faturação, justificada por: A utilização crescente de sistemas de processamento eletrónico de dados introduz novos riscos em termos de controlo fiscal Possibilidade de subsequente adulteração dos dados registados, potenciando situações de evasão fiscal Marco Rodrigues Servicontábil 5

6 Certificação de software Definição de regras para que os programas de facturação observem requisitos que garantam a inviolabilidade da informação inicialmente registada, permitindo se, consequentemente, que apenas os programas que respeitem tais requisitos possam ser utilizados, após certificação pela DGCI (agora AT) Marco Rodrigues Servicontábil 6

7 Regra geral: Os programas informáticos, utilizados por sujeitos passivos de imposto sobre o rendimento das pessoas singulares (IRS) ou de imposto sobre o rendimento das pessoas colectivas (IRC), para emissão de facturas ou documentos equivalentes e talões de venda, nos termos dos artigos 36.º e 40.º do Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA), devem ser objecto de prévia certificação pela Direcção Geral dos Impostos (DGCI). Em vigor desde 1 de Janeiro de 2011 Marco Rodrigues Servicontábil 7

8 Estavam excluídos desta obrigação os sujeitos passivos que cumprissem uma das seguintes regras: Utilizem software produzido internamente; Tenham operações exclusivamente com clientes que exerçam actividades de produção, comércio ou prestação de serviços, incluindo os de natureza profissional; Tenham tido, no período de tributação anterior, um volume de negócios inferior a (euro) ( euro até ); Tenham emitido, no período de tributação anterior, um número de facturas, documentos equivalentes ou talões de venda inferior a 1000 unidades. Marco Rodrigues Servicontábil 8

9 Novas regras de certificação

10 Regra geral Os sujeitos passivos de imposto sobre o rendimento das pessoas singulares (IRS) ou de imposto sobre o rendimento das pessoas coletivas (IRC), para emissão de faturas ou documentos equivalentes e talões de venda, nos termos dos artigos 36.º e 40.º do Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA), estão obrigados a utilizar, exclusivamente, programas informáticos de faturação que tenham sido objeto de prévia certificação pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT). N.º 1 do artigo 2º da Portaria 22 A/2012 Marco Rodrigues Servicontábil 10

11 Estão excluídos desta obrigação os sujeitos passivos que cumpram uma das seguintes regras: Utilizem software produzido internamente; Tenham tido, no período de tributação anterior, um volume de negócios inferior ou igual a ,00 ( ,00 até ao final de 2012) ; Tenham emitido, no período de tributação anterior, um número de faturas, documentos equivalentes ou talões de venda inferior a unidades; Efetuem transmissões de bens através de aparelhos de distribuição automática ou prestações de serviços em que seja habitual a emissão de talão, bilhete de ingresso ou de transporte, senha ou outro documento pré impresso e ao portador comprovativo do pagamento. N.º 2 do artigo 2º da Portaria 22 A/2012 Marco Rodrigues Servicontábil 11

12 Situações em que as exclusões não se aplicam: Os sujeitos passivos que se encontrem excluídos mas que, a partir da entrada em vigor da presente portaria, optem pela utilização de programa informático de faturação; Os sujeitos passivos que utilizem programas de faturação multiempresa. N.º 3 do artigo 2º da Portaria 22 A/2012 Marco Rodrigues Servicontábil 12

13 Assim, quem se encontrar excluído pelos n.ºs 2 e 3 do Art.º 2 da Portaria 22 A/2012 pode: Emitir documentos manualmente; Utilizar uma máquina registadora; Utilizar software não certificado (ou certificado). Marco Rodrigues Servicontábil 13

14 Os sujeitos passivos que não se encontram excluídos, terão que: Utilizar software certificado. Emitir faturas impressas por tipografias autorizadas, mas apenas em caso de inoperacionalidade do sistema, devendo estas ser posteriormente recuperadas para o programa de facturação numa série específica e indicando o número do documento manual. Em caso de INOPERACIONALIDADE do programa Marco Rodrigues Servicontábil 14

15 Quais os documentos sujeitos a certificação: As faturas ou documentos equivalentes; Talões de venda; Guias de remessa ou transporte; Qualquer documento susceptível de apresentação ao cliente para conferência de entrega de mercadorias ou prestação de serviços (ex: consultas de mesa) Assinatura Marco Rodrigues Servicontábil 15

16 Benefício fiscal para aquisição ou substituição de programas de faturação

17 Para 2012, Orçamento do Estado, prevê incentivos para aquisição ou substituição de programas de faturação, nomeadamente: As desvalorizações excecionais decorrentes do abate, no período de tributação de 2012, de programas e equipamentos informáticos de faturação que sejam substituídos em consequência da exigência, de certificação do software, nos termos do artigo 123.º do Código do IRC, são consideradas perdas por imparidade, ficando o sujeito passivo dispensado de obter a aceitação, por parte da Direção Geral dos Impostos, prevista no n.º 2 do artigo 38.º do Código do IRC. As despesas com a aquisição de programas e equipamentos informáticos de faturação certificados, adquiridos no ano de 2012, podem ser consideradas gasto fiscal no período de tributação em que sejam suportadas como Marco Rodrigues Servicontábil 17

18 Sanções

19 Sanções previstas para a não utilização de software certificado em caso de obrigatoriedade: A aquisição ou utilização de programas ou equipamentos informáticos de faturação, que não estejam certificados nos termos do n.º 9 do artigo 123.º do Código do IRC, é punida com coima variável entre 375 e Estas sanções são elevadas para o dobro, quando aplicadas a pessoas coletivas, nos termos do n.º 4 do Artigo 26.º do RGIT. Marco Rodrigues Servicontábil 19

20 O que significa certificar o software

21 Um programa certificado, obedece cumulativamente aos seguintes requisitos: 1. Ter a possibilidade de exportar o ficheiro SAF T; 2. Possuir um sistema de identificação do registo de documentos certificados, através de uma cifra assimétrica e chave privada (gera um código que fará parte da assinatura nas impressões); 3. Possuir um controlo de acesso ao sistema, obrigando à autenticação de cada utilizador; 4. Não dispor de qualquer função que permita alterar informações de natureza fiscal, sem gerar evidência agregada à informação original; 5. Observar outros requisitos técnicos da Autoridade Tributária e Aduaneira como o Ofício Circulado /2012 ; Ricardo Rodrigues Espaço Digital 21

22 Para o utilizador final, a certificação de software evidencia se principal e genericamente nas seguintes formas: 1. Impressão com informações de certificação; 2. Impossibilidade de alteração de dados em documentos assinados; Ricardo Rodrigues Espaço Digital 22

23 Impressão com informações de certificação: Ricardo Rodrigues Espaço Digital 23

24 Impossibilidade de alteração de dados em documentos assinados : 1. Genericamente, os programas certificados não permitem alteração de dados após gravação; 2. Quando permitem, caso a alteração viole as regras de certificação, a gravação não é consumada; Ricardo Rodrigues Espaço Digital 24

25 Requisitos à utilização de máquinas registadoras

26 As máquinas registadoras poderão continuar a ser utilizadas por quem não está obrigado à certificação, no entanto, terão que cumprir os seguintes requisitos: a) Numerar sequencialmente esses documentos, que devem conter ainda os seguintes elementos: i) Data e hora da emissão; ii) Denominação social e número de identificação fiscal do fornecedor de bens ou prestador de serviços; iii) Denominação usual e quantidades dos bens transmitidos ou dos serviços prestados; iv) O preço líquido de imposto e o montante de imposto devido, ou o preço com a inclusão do imposto; v) A indicação de que não serve de fatura; Artigo 9º da Portaria 22 A/2012 Ricardo Rodrigues Espaço Digital 26

27 b) Registar os documentos numa série específica, em base de dados, no rolo interno da fita da máquina ou no jornal igualmente os documentos anulados. eletrónico, evidenciando Artigo 9º da Portaria 22 A/2012 Ricardo Rodrigues Espaço Digital 27

28 Soluções no mercado para responder às novas exigências

29 Ponto de Vendas: 1. Aconselhável para venda a público; 2. Monitor tátil (touch screen); 3. Impressora de talões; 4. Visor para cliente; 5. Leitor de código de barras; 6. Gaveta de dinheiro; 7. Faz se acompanhar por soluções de software POS (Point Of Sales) que são (normalmente) constituídos por um Backoffice e um FrontOffice. Ricardo Rodrigues Espaço Digital 29

30 Computador de Secretária: 1. Aconselhável para faturação em escritório; 2. Monitor normal; 3. Impressora folhas A4; 4. Faz se acompanhar por soluções de software de Gestão; Ricardo Rodrigues Espaço Digital 30

31 Pré Venda e Auto Venda: 1. Terminal portátil; 2. Impressora portátil; 3. Impressão em 3 ou 4 (normalmente); 4. Faz se acompanhar por soluções de software de faturação básica, cujos dados são sincronizados com uma solução de software não portátil; Ricardo Rodrigues Espaço Digital 31

32 Solução integrada Servidor POS Posto Posto Auto-venda Ricardo Rodrigues Espaço Digital 32

33 Exemplos práticos

34 Documentos que devem ser assinados: Nos termos dos artigos 6º e 7º. da Portaria 363/2010, de 23 de Junho, são os seguintes documentos: 1. As faturas ou documentos equivalentes e os talões de venda; 2. As guias de transporte, guias de remessa e quaisquer outros documentos que sirvam de documento de transporte, nos termos do Decreto Lei n.º 147/2003, de 11 de Julho. 3. Quaisquer outros documentos, independentemente da sua designação, suscetíveis de apresentação ao cliente para conferência de entrega de mercadorias ou da prestação de serviços, nomeadamente as designadas consultas de mesa. Ricardo Rodrigues Espaço Digital 34

35 Os documentos do tipo faturas pro forma ou orçamentos devem ser assinados? Não. No entanto, as faturas pro forma, orçamentos, bem como quaisquer outros documentos com eficácia externa eventualmente emitidos por um programa de faturação, não sujeitos a assinatura, devem conter de forma evidente a sua natureza e, conter a expressão Este documento não serve de fatura. Ricardo Rodrigues Espaço Digital 35

36 Sujeito passivo utiliza máquina registadora ou faturas manuais Volume de negócios de ,00 Emitiu 1452 documentos (faturas, documentos equivalentes ou talões de venda) A Portaria n.º 363/2010 obriga à utilização de software de faturação para todos os sujeitos passivos e, uma vez que não é excluído por nenhum dos itens do n.º 2 do artigo 2ª, tem que adquirir software certificado. Ricardo Rodrigues Espaço Digital 36

37 Os sujeitos passivos que emitam faturas exclusivamente a entidades que não sejam clientes finais, isto é entidades que exerçam atividades de produção, comércio ou de prestação de serviços estão excluídos da obrigatoriedade de certificação de software? Não, essa exclusão que constava da versão inicial da alínea b) do n.º 2 do artigo 2º da Portaria 363/2010, de 23 de Junho, foi revogada pela Portaria n.º 22 A/2012, de 24 de Janeiro, pelo que atualmente nessas situações existe igualmente a obrigatoriedade de utilizar Programa de Faturação Certificado. Ricardo Rodrigues Espaço Digital 37

38 Volume de negócios de ,00 Emitiu 600 documentos (faturas, documentos equivalentes ou talões de venda) Neste caso o sujeito passivo está excluído da obrigatoriedade de utilizar Programa de Faturação Certificado, porque basta reunir uma das condições de exclusão do n.º 2 do artigo 2º da Portaria 363/2010, de 23 de Junho, para que fique dispensado. Neste caso exclui se pela alínea c) do n.º 2 do artigo 2º da Portaria 22 A/2012. Ricardo Rodrigues Espaço Digital 38

39 Empresa SóFRIO, Lda CAE: CAE: Volume de negócios de ,00 Volume de negócios de ,00 Emitiu 1600 documentos Emitiu 1900 documentos A obrigatoriedade de utilização de software certificado aplica se aos sujeitos passivos a não às atividades, logo, o volume de vendas a considerar será de ,00 e o número de documentos emitidos será de 3500, o que implica que o sujeito passivo estará obrigado à certificação de software. Ricardo Rodrigues Espaço Digital 39

40 Posso continuar a usar faturas manuais (impressas em tipografias autorizadas)? Se não está obrigado a utilizar programa certificado, pode continuar a usar faturas manuais (impressas em tipografias autorizadas), caso contrário, terá que adquiri um software de faturação certificado. Ricardo Rodrigues Espaço Digital 40

41 Utilização de faturas emitidas manualmente em documentos impressos por tipografias autorizadas por sujeitos passivos obrigados à utilização de software certificado As faturas ou documentos equivalentes só podem ser emitidas de forma manual em caso de inoperacionalidade do programa (nos termos do artigo 8.º da Portaria 363/2010). Os documentos assim emitidos devem ser integrados no programa imediatamente após a cessação da sua inoperacionalidade, utilizando uma numeração sequencial própria e uma série específica, anual ou plurianual, por tipo de documento. Ricardo Rodrigues Espaço Digital 41

42 Se já tiver um programa certificado será necessário adquirir um novo programa, em consequência das alterações introduzidas na Portaria n.º 363/2010, de 23 de Junho? Para além da obrigatoriedade de utilização de programas certificados, foram ainda introduzidas alterações de ordem técnica, que se encontram referidas no Ofício Circulado n.º 50000/2012, pelo que os produtores de software podem ter de atualizar os seus programas. Em consequência disso também os actuais utilizadores terão que atualizar os seu software. Ricardo Rodrigues Espaço Digital 42

43 Tenho dois ou mais estabelecimentos principais ou locais do exercício de atividade, com o mesmo programa certificado. Posso usar programas certificados diferentes? É necessário distinguir as faturas? O sujeito passivo pode usar um ou mais programas certificados nos seus locais de venda, devendo fornecer o SAF T(PT) de cada um deles. Deve(m) ser criada(s) série(s) específica(s) para cada um dos estabelecimentos, de modo a que as faturas, documentos equivalentes e talões emitidos, incluam juntamente com o número do documento essa série específica do estabelecimento, que os permita distinguir entre si. Empresa SóFRIO, Lda Sede: Mafra FA 245/Mafra Filial: Malveira FA 289/Malveira Ricardo Rodrigues Espaço Digital 43

44 Um sujeito passivo utiliza um programa informático de faturação não certificado. Poderá continuar essa utilização até quando? Poderá fazê lo, enquanto reunir os requisitos de exclusão anteriormente mencionados, nomeadamente os relativos ao volume de negócios e número de documentos emitidos. Ricardo Rodrigues Espaço Digital 44

45 O meu atual software de faturação utilizo como tal? é multiempresa, no entanto, não o De acordo com o n.º 3 do artigo 2º, são ainda obrigados a utilizar programa certificado os sujeitos passivos que utilizem programa de faturação multiempresa, ou seja, ainda que o uso não seja com multiempresa, os programas multiempresa devem ser certificados entendo se como tal, os que permitam a sua utilização, simultânea, por mais do que uma empresa e os utilizados para fazer autofaturação de fornecedores. Ricardo Rodrigues Espaço Digital 45

46 Lista para consulta em: Ricardo Rodrigues Espaço Digital 46

47 E mail: marco ricardo digital.com 47