MANUAL DO EXPOSITOR
ÍNDICE INTRODUÇÃO... 2 MONTADORAS, DECORADORAS DE ESTANDES E FORNECEDORES.... 4 HIDRANTES, EXTINTORES E SAÍDAS DE EMERGÊNCIAS (COSCIP: Decreto 897/1976).... 6 ACESSO DE PESSOAL E VEÍCULO... 7 CARGA E DESCARGA... 8 RECEBIMENTO DE MERCADORIAS... 9 ALIMENTAÇÃO DOS FORNECEDORES... 10 ENERGIA ELÉTRICA... 11 AR CONDICIONADO... 12 TELEFONIA... 13 INTERNET... 14 ESTACIONAMENTO... 15 SANITÁRIOS... 16 SOM... 17 LIMPEZA E REMOÇÃO DE ENTULHO... 18 EQUIPAMENTOS... 19 DEMONSTRAÇÃO DE EQUIPAMENTOS E PROMOÇÕES ESPECIAIS... 21 POSTERS E PUBLICIDADE... 22 TERMO DE RESPONSABILIDADE... 23 1
INTRODUÇÃO O presente instrumento foi desenvolvido para orientação e consulta dos expositores que participarão do Encontro Nacional das Empresas de Asseio e Conservação ENEAC, que ocorrerá de 21 a 25 de Setembro de 2016. O expositor, sob pena de responsabilidade, deverá cumprir rigorosamente as seguintes normas para a montagem e desmontagem dos estandes, nos prazos e condições especificadas. 2
STANDS Toda infraestrutura para montagem e desmontagem de stands é de responsabilidade do contratante. Para recebimento, armazenamento e devolução dos equipamentos/materiais utilizados serão acompanhados pelo Departamento de Segurança do Iberostar. O Hotel oferece serviço de suporte para a montagem e desmontagem, sendo de responsabilidade do contratante: 1 Carregadores para descargas 2 Limpeza grossa da área montada pelo stand 3 Manter funcionários ou prestadores de serviços uniformizados e com identificação do evento 4 Utilizar obrigatoriamente Equipamento de Proteção Individual (EPI), calçados adequados à atividade desempenhada, cinto de segurança, capacetes, etc. 5 Decoração do ambiente 6 Fornecer listagem de prestadores de serviço que não estiverem hospedados no hotel para autorização de acesso ao complexo. 7 Não permitir o acesso dos prestadores de serviço, staff, para além da circulação restrita ás áreas de serviço, centro de convenções e áreas comuns do complexo. 8 Não entrar com alimentos, bem como a contratar de serviços externos de alimentação para refeição de staff e atendimento de serviço de banquetes para clientes. 9 A permanência de empregados e/ou de prestadores de serviços fora do período de realização do evento é permitida apenas para realização da montagem e da desmontagem das instalações do stand. 10 Avisar o Departamento de Grupos & Eventos com uma antecedência mínima de 24 horas sobre a chegada ou retirada de qualquer material. IMPORTANTE: O espaço será liberado no dia 20/09/2016 às 8h00, devendo a área locada ser devolvida livre de pessoas ou coisas no prazo estipulado na abaixo. O expositor se compromete a entregar o espaço locado completamente livre e desimpedido de pessoas ou coisas até as 20h00 do dia 25/09/2016, correndo por sua exclusiva conta e risco a retirada dos bens do seu estande. 3
MONTADORAS, DECORADORAS DE ESTANDES E FORNECEDORES. É proibida a permanência em outras áreas do centro de convenções ao pessoal de montagem, limitando-se seus deslocamentos às áreas de trabalhos específicos e (ou) espaço alugado para realização do evento. Os mesmos não poderão circular no Hotel com seus pertences pessoais (bolsas, mochilas entre outros) apenas com materiais que sejam destinados à montagem do evento. Não é permitida a utilização de máquinas elétricas, tais como, furadeiras, serras, mosquetas, compressas e etc., assim como, também não é permitido lixar ou pintar qualquer tipo de material nas dependências internas do centro de convenções, pois podem sujar e prender no carpete, sendo de difícil retirada. 4
PISOS, PAREDES, TETO, DIVISÓRIAS E BLINDEXES. O piso das salas não pode ser demarcado com fita adesiva, furado ou pintado. Em todos os complexos, deverão ser tomados cuidados especiais para não danificar o carpete, paredes e demais estruturas. Ademais, o carpete não poderá ser removido. Nas áreas de montagem de estandes, a montadora deverá colocar uma forração protetora sobre o carpete, em toda a extensão da área a ser ocupada. Em nenhuma hipótese os estandes deverão ser montados diretamente sobre o carpete. Não é permitido apoiar, amarrar, pendurar ou colocar qualquer tipo ou espécie de material, nas paredes, nas divisórias, nas portas dos salões, no teto, nos foyers e áreas de circulação, bem como no teto dos salões, sem a autorização prévia da coordenação de eventos do Hotel. É terminantemente proibido fixar qualquer material nos Sprinkles 5
HIDRANTES, EXTINTORES E SAÍDAS DE EMERGÊNCIAS (COSCIP: Decreto 897/1976). Os pavimentos, salões, foyers e áreas de circulação estão equipados com detectores de fumaça, sistema de sprinklers, saídas de emergência, hidrantes e extintores. Em nenhuma circunstância poderão estar obstruídos por quaisquer materiais, equipamentos, etc; Não será permitida a passagem de fios em frente às portas, passagens e áreas de circulação, devendo estar sob o passa cabos devidamente sinalizados. O uso de qualquer material inflamável no Hotel e área de eventos deverá ter a prévia anuência do Departamento de Prevenção de Riscos e Perdas. 6
ACESSO DE PESSOAL E VEÍCULO Será permitida a entrada no complexo apenas de pessoas e veículos devidamente autorizados, seja para montagem ou para participação durante o evento. Todos os fornecedores que não se hospedarão no Iberostar, os organizadores do evento devem informar ao Departamento Operacional de Grupos & Eventos seus nomes e o período que eles ficarão no complexo. Essas pessoas ficam restritas a área contratada do evento, salvo em exceções que devem ser avaliadas pelo Departamento Operacional de Grupos & Eventos. Não é permitida a entrada de funcionários das empresas prestadoras de serviço que não estejam devidamente uniformizados e/ou trajando bermudas, shorts, camisetas regata ou chinelo. O organizador do evento deve passar uma lista com os fornecedores contratados para autorização do hotel. 7
CARGA E DESCARGA O Departamento de Grupos & Eventos deve ser avisado da chegada ou retirada de qualquer material com uma antecedência mínima de 24 horas. A entrada e saída de material devem ser feitas entre 08h00 e 22h00. A carga, descarga e transporte de materiais para eventos nas dependências do complexo são de responsabilidade exclusiva do contratante. 8
RECEBIMENTO DE MERCADORIAS Identificar os volumes com o nome do evento. Colocar aos cuidados do Departamento Operacional de Grupo & Eventos. Ressaltamos que mercadorias enviadas via Correio (Sedex, carta, etc.) não são entregues no hotel, e por isso o mesmo não se responsabiliza por seu recebimento. Favor enviar por transportadora. Enviar Nota Fiscal como Simples Remessa ou Bonificação, apenas constando os dados cadastrais do hotel para entrega da mercadoria e sem ônus ao mesmo. 9
ALIMENTAÇÃO DOS FORNECEDORES A alimentação dos fornecedores deve ser realizada nos refeitórios, obedecendo ao horário especificado abaixo. É imprescindível que seja enviado com 72 horas de antecedência a previsão de quantidade de pessoas que irão usar o refeitório por refeição. Solicite mais informações. Refeitório Operacional Café da Manhã 06h30 07h30 Almoço 11h30 13h00 Jantar 17h00 19h00 10
ENERGIA ELÉTRICA A tensão elétrica do Complexo Iberostar é de 220 volts. Em caso da utilização de qualquer aparelho de 110V, é de total responsabilidade do contratante providenciar transformadores adequados. Não temos réguas de energia para empréstimo / locação. Temos disponibilidade de energia em tomadas comuns 02 pinos e terra (220 Volts monofásico com potência máxima localizada de 20 ampares por circuito). Qualquer potência acima deste valor em pontos específicos será necessária à utilização de gerador externo. Não é permitida a instalação de equipamentos que consumam potência maior que o limite por circuito. Não é permitido ligar nenhum tipo de equipamento nos nossos quadros de energia. O complexo dispõe de 01 gerador de emergência para iluminação básica das áreas comuns. Informamos que não dispomos de fonte de abastecimento de energia em áreas externas, sendo de inteira responsabilidade do contratante a locação de um gerador para eventos externos. Deverá ser observada a voltagem dos pontos de força, sendo que o Hotel não se responsabiliza pela queima de equipamentos com voltagem inadequada. Os circuitos primários e secundários de força e luz deverão estar protegidos por disjuntores, acondicionados em caixa com tampa e afixados com material isolante. Em caso de montagem especial, a distribuição de energia elétrica nos estandes será de responsabilidade exclusiva da empresa expositora, devendo esta observar rigorosamente as normas da ABNT e ditadas pela Light, provendo, ainda, a (s) entrada (s) da rede com disjuntores e fusíveis adequados. Eventuais cortes de energia elétrica, panes e/ou outros problemas relativos à instalação inadequada ou dela decorrentes, serão de responsabilidade do expositor, devendo, este último, arcar com as consequências decorrentes em qualquer esfera. Em caso de instabilidade elétrica o Hotel não será responsabilizado. 11
AR CONDICIONADO O ar condicionado funciona sob o sistema de automação e seu funcionamento é feito com base na previsão antecipadamente informada de início e término do evento. 12
TELEFONIA Havendo necessidade de ramal telefônico para ligações externas dentro de algum dos salões contratados, faz-se necessário solicitar o serviço com um mínimo de 24 horas de antecedência ao Departamento Operacional de Grupos & Eventos. O período de 24 horas para a entrega da senha será válido apenas após ser informado em qual apartamento deve ser lançado os custos das ligações. Será fornecido ao evento uma senha telefônica e um ramal instalado na sala solicitada. O custo das ligações será debitado na conta do apartamento onde a conta do evento será lançado. O ramal não comporta ligações com viva-voz, conference call, vídeo conferência, caso seja necessário esses serviços deverão ser solicitados com antecedência de 48 horas. Os equipamentos (telefone específico) para ações acima devem ser contratados com empresa terceirizada. O Iberostar não se responsabiliza pelas ligações feitas através da senha fornecida ao evento e todas as ligações, sem exceções, serão cobradas. 13
INTERNET O Complexo Iberostar trabalha com um link de 25MB de velocidade dividida entre os apartamentos dos Hotéis Iberostar Bahia e Iberostar Praia do Forte, Centro de Convenções e lobby dos dois hotéis (conexão wireless). A contratação do serviço deve ser realizada com o Departamento Operacional de Grupos & Eventos e as senhas tem duração de 24 horas. Recomendamos que seja feita uma solicitação prévia. Possuímos também, o serviço de contratação de link dedicado com velocidade mínima de 2 MB e máxima de 20 MB. Essa velocidade é para upload como download. 14
ESTACIONAMENTO Fornecedores, montadores, entregadores e outros que precisem parar seus veículos no estacionamento para a carga e descarga de materiais e equipamentos, devem avisar o Departamento de Grupos & Eventos com uma antecedência mínima de 24 horas. 15
SANITÁRIOS A Equipe de montagem de estandes deverá utilizar os toaletes destinados aos funcionários, que se encontram na área de serviço. Os toaletes não deverão ser utilizados para limpeza de materiais, lavagem de panos de chão, etc. Proibido fumar no sanitário. A utilização dos sanitários para realização de propagandas de qualquer espécie deverá ter sua aprovação prévia da Coordenação Comercial de Eventos. 16
SOM As paredes das salas do Centro de Convenções têm isolamento acústico. Por esta razão, não existe horário limite para a finalização de atividades que envolvam som, seja mecânico ou ao vivo. É proibido o uso de qualquer aparelho de amplificação para a emissão de mensagens. 17
LIMPEZA E REMOÇÃO DE ENTULHO O Centro de Convenções conta com uma equipe de Governança para fazer limpeza e revisões periódicas das áreas contratadas antes e durante o evento. O Iberostar entregará a área contratada limpa para a utilização imediata pelo contratante. Toda ação que poderá causar danos à área contratada (ações que utilizem tinta, confetes, entre outras) deve ter autorização e seguir as orientações do Departamento Operacional de Grupos & Eventos. Não é permitido confete (sujeito a multa). Caso o Centro de Convenções e as demais áreas usadas pelo contratante não sejam entregues em condições de reutilização imediata, será cobrada uma taxa para que nossa equipe o faça. Todo e qualquer material, objeto ou equipamento encontrado no Centro de Convenções e demais áreas do Complexo após o período do evento descrito em contrato será retido pelo Departamento Operacional de Grupos & Eventos por um período de 15 dias. Após esse período, se o contratante não solicitar esse material, o Iberostar tem o direito de dar a ele o fim que julgar adequado. 18
EQUIPAMENTOS Audiovisuais O hotel trabalha com um parceiro em fornecimento de equipamentos de Áudio Visual que possui um desk de atendimento no complexo Iberostar. Para informações e valores: Hoffmann: Srª. Tatiana Andrade Contato: (71) 3330 4353 / 71 99961-7652 ou vendas.ssa@hoffmann.com * É de total responsabilidade do contratante a escolha de seu fornecedor. Este, porém, deve passar uma lista com os fornecedores contratados para autorização do hotel. **Não possuímos equipamentos para empréstimo ou locação, deve ser previamente solicitado ao fornecedor externo. 19
SEGURANÇA O Centro de Convenções conta com uma equipe de segurança que se fará presente desde a montagem até a desmontagem do evento. Esta equipe é composta por dois homens, um responsável pelo turno diurno e outro pelo noturno, com horário até as 23h20. Havendo a necessidade após este horário, o Iberostar disponibilizará um segurança até 01h00 sem custo adicional. Existe a opção da contratação de segurança extra e/ou exclusivo para o evento. Mais informações, contatar o Departamento Operacional de Grupos & Eventos. **Existe custo É desta equipe a responsabilidade de acompanhar a entrada de todo e qualquer material para eventos, seja antes de sua produção chegar ao complexo ou após já encontrar-se in-loco. Outra responsabilidade da nossa equipe de segurança é a abertura das portas. Todas as chaves do Centro de Convenções encontram-se sob os cuidados da equipe de segurança, que abrirá as portas usadas para os eventos apenas com a autorização da produção do mesmo ou do Departamento Operacional de Grupos & Eventos. Existe ainda a opção da contratação de um preposto extra ou exclusivo para eventos ou escolta de pessoal/material. Solicite mais informação ao Departamento de Grupos & Eventos. **Existe custo Não nos responsabilizamos por materiais deixados em salas abertas, bem como nas áreas comuns do complexo. O Hotel se responsabilizará apenas pela segurança patrimonial do Hotel. Serviços específicos de segurança, controles, acessibilidade, triagens, etc; no evento são de responsabilidade do cliente. Em caso de acidentes, existe um Posto Médico 24h (Vital Med) no interior do Hotel. Serviço com custo. 20
DEMONSTRAÇÃO DE EQUIPAMENTOS E PROMOÇÕES ESPECIAIS O Hotel poderá sustar ou determinar o período (horário) de demonstração de qualquer equipamento, que a seu critério possa apresentar riscos às pessoas, produtos, estruturas ou estandes, tais como: as que produzam alto nível de ruído, vibrações, fumaça, odores ou qualquer outro que possa perturbar os clientes e hóspedes, bem como, as operações dos estandes ou do centro de convenções em geral. Qualquer tipo de promoção a ser realizada pela empresa expositora, utilizando o nome do Hotel, somente será admitido, mediante autorização prévia da coordenação de eventos. Para a Exposição de marca fora do hotel será de responsabilidade do cliente prover das devidas autorizações solicitadas pelo Estado para regularização. O Hotel poderá suspender o uso de qualquer equipamento, produto, estrutura, stand, etc; que a seu critério possa apresentar riscos ou perturbação às pessoas tais como: alto nível de ruído, vibrações, fumaça, etc; 21
POSTERS E PUBLICIDADE Não será autorizada a proliferação de posters, folhetos ou similares, em colunas, paredes, etc. Dentro do centro de convenções, a promoção do evento ficará restrita à área alugada para a realização do evento. Não será autorizada a colocação ou afixação de qualquer tipo de material nas paredes, divisórias, portas, etc. Inclusive bandeiras e/ou similares não poderão ser pendurados no teto dos salões, foyers, etc. Para informações adicionais, favor consultar a Equipe Operacional de Eventos 22
TERMO DE RESPONSABILIDADE, representado(a) nesta pelo(a) Sr.(a), responsabiliza-se em receber e conservar o salão locado para que o mesmo seja mantido em bom estado de funcionamento, providenciando o reparo ou substituição de móveis, equipamentos e utensílios, eventualmente danificados. No término do contrato, o salão será restituído nas mesmas condições em que foi locado, ressalvado a deterioração natural de uso regular. De Acordo: Data: Declaro estar de acordo com os termos deste Manual do Expositor: Empresa: (Expositor) Responsável pelo evento: R.G. Nº: Assinatura: Data: 23