INTRODUÇÃO UNIVERSIDADE FEERAL DE ALAGOAS PRÓ-REITORIA DE GESTÃO ORÇAMENTÁRIA Luísa Nascimento Oliveira José Emílio dos Santos Filho Jouber de Lima Lessa MANUAL DO CURSO DE CAPACITAÇÃO EM ORÇAMENTO AOS GESTORES DAS UNIDADES ACADÊMICAS DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE ALAGOAS. MACEIÓ/2014. Este manual visa auxiliar os gestores das Unidades Acadêmicas da Universidade Federal de Alagoas a, no uso de suas atribuições, proceder com a execução orçamentária no novo sistema eletrônico de gestão, o SIPAC Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos, de forma didática e sucinta. Anualmente, de acordo com o exercício financeiro do nosso país, a nossa Universidade recebe recursos inicialmente denominados receitas orçamentárias, que visam suprir as necessidades tanto de custeio ou receita corrente, que são aquelas que aumentam a disponibilidade financeira do Estado, em geral com efeito positivo sobre o Patrimônio Líquido, e constituem instrumento para financiar os objetivos definidos nos programas e ações correspondentes às políticas públicas 1 quanto de capital aquelas que não provocam efeito sobre o patrimônio líquido 2. Esses recursos são chamados de orçamentários porque é uma previsão dos ingressos e das aplicações de recursos em determinado período e se constitui como instrumento de planejamento de qualquer entidade 3, ou seja, precede o recurso financeiro. Para o exercício da gestão de recursos das unidades acadêmicas, chamadas no SIPAC de centros de custo, isto porque são capazes de receber repasses orçamentários da unidade-mãe UFAL, no entanto não possuem autonomia 1 Manual Técnico do Orçamento MTO. Edição 2014. p.19. 2 Idem 3 Idem. p. 17. (modificado)
orçamentária própria fora do sistema, é necessário, além da ciência dos princípios do Direito Administrativo e da Lei de Licitações e Contratos 4, acompanhar a distribuição orçamentária efetuada para estes centro de custos dentro da Universidade durante o ano. Em regra, os valores são divididos igualmente para cada uma das faculdades/institutos, entre as categorias econômicas de capital e custeio, sua natureza de despesa, modalidade de aplicação e elemento de despesa. Não nos cabe mais delongas sobre a determinação da classificação das despesas, no entanto, é importante saber, para visualização do orçamento, que tudo aquilo cuja numeração se inicie com os números 33 referem-se as despesas correntes e 44 as despesas de capital. EXECUÇÃO Módulos > Orçamento > Relatório > Saldo Orçamentário por Unidade Acima está descrito o caminho que deve ser utilizado ao logar no sistema para visualização do saldo da sua respectiva unidade. No exemplo está o saldo da Faculdade de Letras. Observe que a tabela possui treze colunas. Em conjunto, as cinco primeiras formam o que chamamos de chave/célula orçamentária, isto porque é um conjunto de informações que, juntas, determinam a conta do SIAFI Sistema Integrado de Administração Financeira a qual se deve o crédito/débito. Essas cinco primeiras informações, bem como a divisão entre as chaves orçamentárias específicas deverão ser informadas previamente pela Pró-Reitoria de Gestão Institucional/ Coordenação de Programação Orçamentária, como na tabela acima. Todas as linhas da primeira coluna dirão respeito as naturezas de despesas as quais a unidade acadêmica tem saldo. Em regra, a distribuição é feita somente em naturezas específicas. As oito colunas restantes referem-se ao saldo. Brevemente, podemos defini-las: 4 Constituição Federal de 1988, artigo 37 e Lei 8.666/1993
I Distribuído: É todo e qualquer valor que uma vez foi remanejado à unidade. Nesta coluna, independe o que já foi gasto, anulado, contido ou empenhado. I- Recebido: Diz respeito aos créditos recebidos de outros centros de custos dentro do sistema, oriundos de compras ou empréstimos entre eles. II- Entrada Remanejamento: É todo saldo que já pertencia à unidade, mas foi redistribuído entre as naturezas de despesas dela própria. É válido lembrar ao gestor que necessite solicitar à PROGINST esta distribuição que saldos de capital só podem ser distribuídos para outro elemento de capital, e de custeio para custeio. III- Saída Remanejamento: Ilustra expressamente de onde saiu o crédito, mostrando na coluna do item III aonde ele entrou. Pode haver uma saída só, mas várias chaves de entrada. IV- Transferido: A coluna transferido opõe-se a de recebido. V- Contido: A titulo de requisições, a coluna contido é o que mais interessa, uma vez que é em seu detalhamento onde se encontram todos os vínculos à requisições feitos pela unidade. É nela onde se destina o saldo à uma requisição que virá a ser empenhada. VI-Empenhos: Como diz o nome, nesta coluna estão as notas de empenho que a unidade possui. Assim que o Departamento de Contabilidade e Finanças proceder com o empenho de determinada despesa e integrar a nota de empenho do SIAFI ao SIPAC, o saldo que antes estava contido passará a empenhado, deixando de existir o vinculo com a requisição citada anteriormente. Os saldos dos empenhos deverão ser abatidos de acordo com a recepção dos serviços e das notas fiscais. VII- Saldo: Saldo é o valor orçamentário livre e desimpedido que ainda resta na célula. É este valor que deverá ser considerado quando forem ser feitas requisições de materiais, RP, etc. Ainda no mesmo relatório é possível clicar sobre os símbolos de mais, permitindo ver a movimentação detalhada de cada chave orçamentária, visualizar as requisições quando a chave tiver algum saldo contido, visualizar as notas de empenho integralmente e a sua liquidação quando houver. No caso adotado como exemplo para este manual, percebe- se que a unidade em questão tem um saldo contido no valor de R$ 48.119,63. Ao detalhar esta chave, teremos a informação de que há uma requisição para utilização de RP, seu valor e o número desta requisição para consulta:
REQUISIÇÕES Para abertura e acompanhamento de requisições, o gestor deverá acessar o Portal Administrativo > Cadastrar Requisições: Se já houvesse empenho registrado pelo DCF, a movimentação da célula detalhada iria mostrar o número e o teor da nota de empenho, como no exemplo abaixo: As unidades acadêmicas deverão requisitar utilização de registro de preço com ata vigente eletronicamente, seguindo agenda prévia e restando a cargo do DCF abrir processo administrativo para a este fim. Requisições > Material > Solicitar em um registro de preços > Solicitar material de um registro de preços. A ata escolhida poderá ser filtrada por material/fornecedor.
A consulta do status da requisição poderá ser feita também pelo portal administrativo, na opção buscar requisições. Cada unidade acadêmica terá o seu saldo para efetuar as requisições de acordo com suas demandas, autonomamente. Neste exercício, na haverá necessidade de solicitação de compras através de autorização da Pró Reitoria de Gestão Institucional, restando maior autonomia para os gestores. Com base no exposto, é dispensável afirmar que na abertura de quaisquer requisições, a unidade requisitante, ou seja, a unidade acadêmica será a mesma que o centro de custo ou unidade de custo, uma vez que o saldo foi previamente consultado como suficiente. UNIVERSIDADE FEERAL DE ALAGOAS PRÓ-REITORIA DE GESTÃO ORÇAMENTÁRIA Restam, ao fim deste manual os votos de boa sorte aos gestores na execução orçamentária das unidades acadêmicas, para que a nossa Universidade cumpra com louvor os objetivos a que foi proposta. Todas as solicitações de compra deverão ser feitas utilizando o saldo orçamentário da própria unidade. O gestor não terá obrigação de autorizar requisições pendentes. MACEIÓ/2014