ANEXO I Procedimentos para requisição de material 7
1. Acesso ao Programa Para aceder ao programa clique sobre o atalho PHC_ESEUM, no ambiente de trabalho. Este poderá ser apresentado da seguinte forma: Obterá a seguinte imagem: Figura 1 Acesso ao programa Na primeira utilização, coloque no campo Nome o seu nº mecanográfico ex: DXXXX No campo Password coloque docente123 e prima no botão OK. 2. Alteração da Password Na primeira utilização deste programa altere a Password da seguinte forma (ver Figura 2): Menu Sistema Mudar Password 8
Figura 2 Alteração da Password Em seguida, no campo Password Antiga coloque o seguinte texto docente123 e introduza uma nova password no campo Nova Password. Para finalizar esta operação prima no botão Mudar Password. Figura 3 Alteração da Password (cont.) 9
3. Efectuar uma requisição Para efectuar uma requisição deverá seguir os seguintes passos: 1º Passo Seleccione o menu Clientes e em seguida Dossiers Internos (figura 4) Figura 4 Requisição 2º Passo Seleccione Dossiers Internos e em seguida prima no botão introduzir novo. Surgirá no ecrã o formulário da requisição interna (Figura 5). 10
Figura 5 Formulário da requisição interna Campos de preenchimento obrigatório: Módulo - Neste campo deverá ser introduzido o nome do módulo Departamento - Este campo tem uma lista pendente onde deve escolher uma das opções Área este campo corresponde ao espaço onde se realizam as actividades ou o espaço correspondente á área temática do módulo/uc. Quando necessário mais do que um laboratório devem-se acrescentar no campo Comentários Entregar Neste campo introduza a data* em que necessita dos artigos * Caso necessite do mesmo artigo ou kit em dias consecutivos poderá alterar para a data pretendida no campo Comentários. Referencia - este campo corresponde à pesquisa do artigo ou kit que pretende requisitar. Para o fazer: 11
1. Faça duplo clique, com o botão do lado direito do rato, no campo Referencia ou coloque o cursor neste campo e prima a tecla do ponto de interrogação (?); Obterá a janela Selecção de artigos e serviços (ver figura 6) Figura 6 Selecção de artigos e serviços No campo Designação deverá escrever o artigo ou kit que pretende (não considere acentuação nas palavras). Em seguida, prima no botão Lupa, situado no canto superior direito e surgirá uma listagem referente à sua busca. Seleccione com o visto um ou os vários artigos ou kits que pretende. O campo stock apresenta as quantidades disponíveis em armazém. Deverá consultar sempre as quantidades e disponibilidades dos artigos. Stocks por armazém botão situado no lado direito do formulário selecção de artigos e serviços permite verificar os stocks do artigo, por armazém. Para validar a escolha seleccione Escolher Designação - Corresponde à designação do artigo ou kit. Neste campo poderá acrescentar informação relevante para execução da requisição (exemplo: Data, Salas/laboratórios, horário, etc.) 12
Quantidade - corresponde à quantidade dos artigos ou kits pretendidos. Atenção quando alterar a quantidade do kit este altera automaticamente as quantidades dos seus compostos (consumíveis e imobilizados). Horário - neste campo deverá ser introduzido o horário das actividades Comentários - deverá ser utilizado nas seguintes situações: Utilização do material para vários dias, desde que consecutivos; Configuração do espaço pedagógico: nº de cadeiras; nº de camas; etc; Pretensão de material de apoio pedagógico: projector; cadeiras; etc; Comentários relevantes para a execução do pedido Identificação dos laboratórios a utilizar. No formulário da requisição existem 3 botões: Introduzir uma nova linha insere uma nova linha abaixo da posição do cursor Apagar uma linha apaga a linha seleccionada; Copiar as linhas de outra requisição esta funcionalidade possibilita a cópia de uma requisição já efectuada e copia o conteúdo integral da requisição seleccionada. Para realizar a operação marque com um visto a requisição a copiar e clique no botão copiar só o dossier escolhido. Figura 7 Selecção de artigos e serviços 13
Para concluir a requisição clique no campo Gravar, no canto inferior direito do formulário Dossiers Internos. Este procedimento enviara automaticamente o pedido. Aspectos a ter em atenção: 1. Ao efectuar a requisição deverá verificar sempre as quantidades dos artigos ou kits. A principal preocupação será com o material imobilizado pois poderão não existir as quantidades pretendidas. 2. Ex: Quando alterar a quantidade do kit este altera automaticamente as quantidades dos seus compostos (consumíveis e imobilizados). 3. Na necessidade de mais do que um artigo imobilizado devem sempre ser introduzido manualmente e deverá sempre ser verificado o stock existente. 4. Ao efectuar a requisição o campo Dt Prevista Entrega apresenta a data em que o pedido estará disponível. Este cálculo de tempo está de acordo com as Normas de utilização dos laboratórios. 5. Caso pretenda a entrega antes da data apresentada neste campo, deverá solicitar autorização prévia ao responsável da Comissão de Gestão de Laboratório através do correio electrónico: ese_gestaolab@ese.uminho.pt. 14