TÍTULO: VIAGENS, ESTADAS E DESLOCAMENTOS 1. OBJETIVO Estabelecer normas e procedimentos para os deslocamentos e viagens, por motivos profissionais, dos colaboradores e prestadores de serviços do Grupo Santillana Brasil das empresas Moderna, UNO e Avalia e dispor sobre o relacionamento com os Departamentos Administrativo e Financeiro, seja para viagens nacionais ou internacionais. 2. ABRANGÊNCIA A presente norma tem caráter geral e destina-se a todos os departamentos, áreas e atividades do Grupo Santillana no Brasil. As condições estabelecidas neste documento aplicam-se a todos os colaboradores da Moderna, do UNO e Avalia, entrando em vigor a partir de 02 de dezembro de 2013, e terá vigência por prazo indeterminado, até que informada nova política que se faça necessária. Qualquer assunto diferente do disposto neste documento deverá ser aprovado por escrito por um dos membros da Diretoria. 3. INDICADORES 3.1: EXIGIBILIDADE Todo colaborador e prestador de serviços do Grupo Santillana no Brasil, quando em serviço externo que implique percorrer um trajeto cuja distância entre o local de origem e o de destino for superior a 400 km, mesmo que não tenha que pernoitar fora do seu domicílio habitual. Sempre que possível, as viagens até 400 km devem ser feitas por carro corporativo (quando houver disponibilidade), ônibus ou táxi. Nos casos em que o viajante pretende utilizar veículo próprio, deve haver a aprovação de sua Diretoria. 3.2:DEFINIÇÕES Definimos como ponto de origem o seu local de trabalho. Os valores dos adiantamentos para viagens nesta disposição não são parte integrante de remuneração, seja a que título for. Definimos viagens, estadas e deslocamentos como viagens corporativas. Eventos não são viagens corporativas e devem seguir as regras gerais de contratação, com no mínimo 3 cotações em agências de primeira linha. Os Diretores das linhas de negócio Moderna, UNO e Avalia são os responsáveis por definir os critérios para os eventos e sempre que possível devem utilizar esta normativa de viagens, estadas e deslocamentos como base. 3.3: MEIOS DE TRANSPORTE PARA VIAGENS 3.3.1: Passagens aéreas Ficam reservadas para os casos em que não seja possível viajar de ônibus, táxi ou carro. Devem ser escolhidas companhias aéreas que apresentem tarifas mais reduzidas. A escolha da companhia aérea e do horário de viagem é prerrogativa da gerência/diretoria (Gestor da Área) do solicitante, levando-se em conta sempre o menor preço apresentado, independente de Políticas de Pontos (Fidelidade/Smiles, etc.). Havendo necessidade de cancelamento ou alteração da passagem, ele deve ser solicitado com antecedência à agência de viagens com cópia para a secretaria responsável pela solicitação via e-mail, esclarecendo o motivo do cancelamento/alteração. Normas-form-viagens3-1 -
3.3.2: Seleção e reserva do voo A reserva do voo escolhido deverá ser sempre aprovada pela gerência/diretoria (Gestor da Área) do solicitante, através do sistema www.e-corporateplus.com.br/vermari/santillana. Vide figura 5.1. 3.3.3: Táxi Deve ser utilizado no caso de estada/pernoite fora da região metropolitana de residência do funcionário. O reembolso para as despesas de táxi será válido para os deslocamentos abaixo e somente será aceito mediante recibo do táxi, sendo que nele necessariamente deve constar data, valor legível, percurso e placa do veículo: Residência-aeroporto-residência Aeroporto-hotel- aeroporto Aeroporto - local de trabalho - aeroporto Hotel - local de trabalho hotel Quando possível, utilizar sempre a empresa de nosso contrato nacional, conforme normas NOR.03.005, de 1º/09/10 Utilização de táxi a serviço da empresa, ou quando divulgada uma revisão da referida norma. Lembramos que a omissão de dados corretos, assim como fraudes, será objeto de auditoria, como estabelece o Código de Ética e Conduta Profissional do Grupo Santillana Brasil. Em geral, a estada em estabelecimentos hoteleiros próximos ao lugar de trabalho deve ser considerada, evitando assim a necessidade de utilização de táxis nestes deslocamentos. Parágrafo Único: No trajeto entre Moderna/UNO/Avalia-Residência ou Residência-Moderna/UNO/Avalia, só haverá reembolso no caso de o colaborador precisar ficar no escritório após as 22 horas e com autorização prévia da gerência/diretoria (Gestor da Área). 3.3.4: Locação de veículo Para viagens onde esta modalidade for mais econômica, em função do número de trajetos a efetuar, ou em função do número de pessoas da empresa a realizar o mesmo trajeto. Esta prática deverá ser aprovada pela gerência/diretoria (Gestor da Área). A locação do veículo deverá ser providenciada junto com a solicitação de passagem e hospedagem via agência de viagens. Neste caso será reembolsada a despesa com combustível e pedágios quando houver. Será de total responsabilidade do condutor do veículo locado o pagamento e a pontuação de quaisquer multas de trânsito que venham a ocorrer no período de locação. Os atos de imperícia ou imprudência por parte do condutor do veículo não serão cobertos pela seguradora, e ele ficará responsável totalmente pelo ressarcimento dos danos causados ao veículo. 3.3.5: Carro próprio A utilização de veículos particulares para viagens fora da Região metropolitana apenas será aceita mediante prévia autorização da gerência/diretoria (Gestor da Área) do solicitante da Moderna, UNO e Avalia. O seu uso deverá restringir-se aos casos em que se demonstre mais operativo que o emprego de outros meios. Somente serão efetuados reembolsos de despesas por km rodado e pedágios. 3.3.5.1: Reembolso de quilometragem O reembolso de quilometragem será feito conforme norma NOR.03.002, de 1º/04/13 Reembolso de Quilometragem ou quando divulgada uma revisão da referida norma. 3.4: HOSPEDAGEM 3.4.1: Tipos de hospedagem A hospedagem do colaborador que pernoita fora do seu domicílio será realizada em hotéis homologados pelo Grupo Santillana Brasil ou que tenham tarifa acordo com a agência credenciada. Normas-form-viagens3-2 -
Como pauta geral, serão considerados hotéis cujos serviços e instalações atendam aos quesitos conforto, asseio e atenção ao hóspede. Ficam estabelecidos como padrão máximo de pagamento por diária os valores abaixo, com o café da manhã incluso. - Diretoria Executiva = Limite n/a. - Diretor de Negócio/Função = R$ 350,00 - Gerências = R$ 250,00 - Demais Níveis = R$ 180,00 3.4.2: Seleção e reserva do hotel A reserva do estabelecimento escolhido deverá ser sempre aprovada pela gerência/diretoria (Gestor da Área) do solicitante, através do sistema www.e-corporateplus.com.br/vermari/santillana. Vide figura 5.2. 3.4.3: Despesas extras 3.4.3.1: Despesas válidas: Ligações para residência: uma vez ao dia (limite de 10 minutos diários), devendo ser entregue detalhamento das ligações para reembolso quando utilizado telefone não corporativo; no caso de o profissional utilizar celular corporativo disponibilizado pela empresa, ele deverá utilizá-lo para as ligações a sua residência, pois não haverá reembolso se utilizar o telefone do hotel ou o particular. Café da manhã - limite de R$ 10,00, caso não esteja incluso na hospedagem. Almoço - limite de R$ 18,00 com água ou refrigerante, de segunda a sexta-feira. Jantar - limite de R$ 36,00 com água ou refrigerante, de segunda a sexta-feira. Almoço e Jantar - R$ 36,00 com água ou refrigerante, em finais de semana e feriados. Parágrafo Único: Os valores informados acima podem sofrer alterações quando autorizado/divulgado pela Diretoria de RH. 3.4.3.2: Despesas não válidas Lavanderia, Supermercado seja a que pretexto for, Bebidas alcoólicas, frigobar, souvenirs não serão reembolsados. 3.5: DESPESAS E PRESTAÇÃO DE CONTAS Os gastos que regulam este ponto têm por objetivo facilitar o fluxo de necessidades referentes a hospedagem e transporte ocasionadas por viagens e/ou deslocamentos. Quando necessário, o colaborador receberá um adiantamento no montante a ser estipulado pela gerência/diretoria (Gestor da Área). Parágrafo Único: Os adiantamentos são liberalidade do Grupo Santillana Brasil e poderão sofrer alterações a qualquer momento no que se refere à data base de acerto, inclusive a qualquer colaborador ou prestador de serviços. 3.5.1: Da prestação de contas dos adiantamentos recebidos e relatórios de despesas A cada 30 dias, impreterivelmente, deverá ser preenchido o WORKFLOW de Adiantamento/Reembolso de despesas, referente às despesas realizadas com o adiantamento retirado no financeiro/ unidade de negócio. Os documentos comprobatórios devem chegar ao Grupo Santillana Brasil de forma ordenada e completa até no máximo o 5º dia após vencidos os 30 dias da retirada do numerário. Esta documentação obedecerá à ordem da relação preenchida no workflow. Os documentos originais devem chegar ao departamento de Gestão/Financeiro completos e visivelmente ordenados. Caso a documentação não chegue no prazo determinado, as futuras solicitações de adiantamento não serão liberadas. Parágrafo Único: Os documentos de suporte aos gastos e despesas efetuadas deverão ter validade fiscal (sem rasuras ou qualquer forma de adulteração) sob pena de não serem aceitos ou até mesmo, se comprovada a fraude, cabe à empresa uma auditoria, como estabelece o Código de Ética e Conduta Profissional do Grupo Santillana Brasil. Normas-form-viagens3-3 -
A empresa se reserva o direito de descontar os valores de adiantamento não utilizados ou acertados pelo colaborador por mais de 30 dias. 3.5.2: Outros gastos reembolsáveis A empresa reembolsará ao colaborador os custos comprovados de telefone e internet, por motivos exclusivos de trabalho, sempre que sejam aprovados pela gerência/diretoria (Gestor da Área) contra a apresentação dos documentos fiscais comprobatórios. 3.6: NOTIFICAÇÕES DE VIAGENS O colaborador deverá ser informado da viagem e sua data pela sua gerência/diretoria (Gestor da Área) com um pré-aviso adequado. 3.7: DESCANSO DURANTE VIAGENS A empresa arcará com os gastos das viagens de retorno a domicílio nos fins de semana, desde que préacordado com a gerência/diretoria (Gestor da Área). Se o colaborador optar pela renúncia do seu retorno ao domicílio no fim de semana, conforme acordado com a gerência/diretoria (Gestor da Área), a empresa arcará apenas com as despesas que não excederem o deslocamento de retorno ao domicílio, limitadas às realizadas em hotéis e extras que não excederem R$100,00 (cem reais) ao dia. 3.8: VIAGENS AO EXTERIOR Nos deslocamentos a outros países, os critérios definidos são: a) Os voos com duração até 4 horas se realizarão sempre em classe econômica. b) Acima de 4 horas de duração, os voos da Diretoria serão realizados em classe executiva, e os dos demais colaboradores em classe econômica. c) No caso de viagens fora da América do Sul que ultrapassem 12 horas de voo, poderá ser autorizado pelo diretor da linha de negócio o voo em classe executiva. d) Hotéis: serão avaliadas 3 cotações a serem apresentadas pela Agência contratada e o Diretor da linha de negócio elegerá o hotel. e) Programação da viagem com pelo menos 15 dias de antecedência. 3.8.1 Adiantamento Deverá ser solicitado pelo funcionário que irá viajar em formulário específico na Intranet (WORKFLOW), com pelo menos 3 dias de antecedência. Os adiantamentos somente serão liberados para funcionários. Não é permitido adiantamento de viagem ao exterior em nome de terceiros. O histórico do formulário deverá conter o destino da viagem e o tempo de permanência. Caso haja mais de um destino, é necessário detalhar o trajeto da viagem para enquadramento na declaração do SISCOSERV. 3.8.2 Acerto Os acertos das viagens ao exterior devem ser devidamente comprovados com documentos (notas de restaurante, tickets, recibo de táxi, bilhete de metrô, etc.), somente as gorjetas serão permitidas para acerto sem comprovante, equivalentes a 10% da taxa de serviço que é cobrada normalmente extranota, se for o caso. É imprescindível a apresentação de todos os documentos, uma vez que serão exigidos em caso de fiscalização da Receita Federal. No exterior os documentos devem ser solicitados em nome da empresa, nunca do funcionário. Todos os acertos serão feitos com a mesma taxa do dia da compra. 4. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA ANEXO I - DEMONSTRATIVO DE DESPESAS COM VIAGEM 1. Workflow Encontra-se disponível para preenchimento na intranet da Moderna ou na rede no Diretório Área Comum. Ele deve ser apresentado para liquidar a solicitação de adiantamento de despesas conforme descrito nos itens 3.5.1. e 3.8.1. Todas as colunas devem ser corretamente somadas e preenchidas. Normas-form-viagens3-4 -
2. Devem-se fazer planilhas separadas para despesa em moeda estrangeira, sendo detalhado qual a moeda. A taxa de câmbio utilizada será a taxa da data da compra. Disposição geral: Os documentos comprobatórios anexos, tais como despesas com hotéis, compra de material ou similar, devem impreterivelmente estar em nome de Moderna, UNO e Avalia. Editora Moderna Ltda. Rua Padre Adelino, 758 Belenzinho São Paulo / SP Cep: 03303-904 CNPJ 62.136.304/0001-38 IE: 105.976.131-119 FONE (11) 2790-1282 Sistemas de Ensino UNO Ltda. Rua Padre Adelino, 758 3º andar Belenzinho São Paulo/SP Cep: 03303-904 CNPJ 14.158.418/0001-36 IE: 146.558.715.119 Fone (11) 2790.1266 Avalia Qualidade Educacional Ltda. Rua Padre Adelino, 758 1º andar Belenzinho São Paulo/SP Cep: 03303-904 CNPJ 09.369.104/0001-42 IE: 148.162.952.111 AGÊNCIA DE VIAGENS CREDENCIADA FLYTOUR AMERICAN EXPRESS SERVIÇOS DE VIAGENS VERMARI VIAGENS E TURISMO LTDA Rua Haddock Lobo, 403, Térreo Casa 1D Cerqueira César, São Paulo/SP CEP. 014014-000 CNPJ sob o nº 01.835.113/0001-70 Normas-form-viagens3-5 -
5. DOCUMENTOS COMPLEMENTARES 5.1 Tela de reserva para voo Normas-form-viagens3-6 -
5.2 Tela de reserva para hotel Normas-form-viagens3-7 -
5.3 Tela de reserva para carro * Esta norma entrará em vigor em 02/12/2013. Responsável: Antonio Geraldo Macedo Aprovado: Fernando Dalto Degan Arnaldo Telles Junior Normas-form-viagens3-8 -