Manual do Expositor Brasil
Índice Contatos Úteis 3 Manual do Expositor - Boas Vindas 5 I - Normas Gerais 7 II - Montagem 9 III - Normas de Segurança 16 IV - Carga e Descarga de Materiais 17 V - Remessa de Produtos para Exposição e Pasta de Participante 18 VI - Término da Montagem 19 VII- Realização 19 VIII-Desmontagem 21 IX - Providências Preparatórias 22 Formulário 1 24 Formulário 2 25
Contatos Úteis ORGANIZADORA DO EVENTO UNIMED DO BRASIL Alameda Santos, 1827 15º andar Cerqueira César São Paulo / SP 01419-909 DEPARTAMENTO RESPONSÁVEL PELO EVENTO GESTÃO INSTITUCIONAL EM SAÚDE (UNIMED DO BRASIL) Contatos: Karla Regina Dias de Oliveira e Viviam Siqueira Goor Tel.: (11) 3265-4212, 3265-4211 E-mail: auditoria.medica@unimed.coop.br DEPARTAMENTO DE EVENTOS UNIMED DO BRASIL Contatos: Aline Grimaldi e Lizandra Fincatti Tel.: (11) 3265-4182, 3265-4181 E-mail: eventos@unimed.coop.br HOTEL OFICIAL: RITZ LAGOA DA ANTA URBAN RESORT Av. Brigadeiro Eduardo Gomes, 546 Lagoa da Anta Maceió/AL Contato: Marcella Coelho Coordenadoria de Eventos Tel.: (82) 2121-4136 E-mail: eventos@ritzlagoadaanta.com.br MONTADORA OFICIAL: CONEXÃO MONTAGENS E EVENTOS Contatos: Fernanda Lima ou Arianny Santana Tel.: (82) 3325-4596 / 3325-4264 E-mail: fernanda@conexao-al.com.br ou arianny@conexao-al.com.br 3
Contatos Úteis CONTRATAÇÃO DE TELEFONIA, INTERNET E ALIMENTOS E BEBIDAS Contato: Marcella Coelho Ritz Lagoa da Anta Urban Resort Tel.: (82) 2121-4136 E-mail: eventos@ritzlagoadaanta.com.br AGÊNCIA OFICIAL DE TURISMO: LBM VIAGENS E TURISMO Avenida Presidente Vargas, 417, 4º andar Rio de Janeiro/RJ - CEP: 20071-003 Fone: (21) 3515 1950 Fax: (21) 3553 6829 E-mail: eventos@lbmviagens.com.br Home Page: www.lbmviagens.com.br Horário de Atendimento: de segunda a sexta-feira, das 09h00 às 18h00 SITES www.ritzlagoadaanta.com.br www.unimed.com.br/congressoauditoriaemsaude2013 http://maceio.id5.com.br/ http://www.maceio.com.br 4
Manual do Expositor - Boas Vindas 8º Congresso Nacional Unimed de Auditoria em Saúde - 2013 Este Manual do Expositor é parte integrante do Contrato de Patrocínio ou de Sublocação de Estande, conforme o caso, referente a sua participação no 8º Congresso Unimed de Auditoria em Saúde, a ser realizado de 27 a 29 de junho de 2013, no Hotel Ritz Lagoa da Anta Urban Resort, situado na Av. Brigadeiro Eduardo Gomes, 546 - Lagoa da Anta Maceió/AL. O Manual estabelece os direitos e deveres da organizadora, dos expositores e da montadora. Contêm também normas, orientações técnicas e operacionais relativas aos períodos de montagem, realização e desmontagem, que devem ser respeitados pela empresa expositora, seus funcionários e/ou contratados. Em caso de dúvidas ou cuja orientação não esteja neste Manual, por favor, entre em contato com o Departamento de Eventos da Unimed do Brasil, por meio dos telefones (11) 3265-4182 e 3265-4181 ou pelos e-mails eventos@unimed.coop.br e lizandra.fincatti@ unimed.coop.br. 5
Atividade Data Hora Montagem 25/06 26/06 8h às 19h 8h às 14h Limpeza, decoração e conclusão dos estandes 26/06 14h às 18h Entrada de produtos promocionais 26/06 14h às 18h Pré-Cursos 27/06 9h às 18h Funcionamento da exposição 27/06 28/06 29/06 8h às 18h 8h30 às 18h 8h às 18h Início das Palestras 28/06 A partir das 9h Retirada de produtos promocionais/decoração 29/06 18h às 20h Desmontagem dos estandes 29/06 18h às 22h 6
I - Normas Gerais 1. REDISTRIBUIÇÃO DE ÁREA Embora só o faça em caso extremo, a qualquer tempo e sem aviso prévio, a Unimed do Brasil Confederação Nacional das Cooperativas Médicas poderá redistribuir os estandes, desde que respeitadas às dimensões e características estabelecidas em contrato. 2. TRANSFERÊNCIA O expositor não poderá transferir, total ou parcialmente, quaisquer direitos ou responsabilidades assumidas perante a Unimed do Brasil, salvo se houver autorização prévia, por escrito, da última. 3. DEMONSTRAÇÃO, DISTRIBUIÇÃO DE BRINDES E PROMOÇÃO As demonstrações e a distribuição de brindes, folhetos ou catálogos aos visitantes, deverão ser efetuadas, exclusivamente, no interior do estande (dentro dos limites de espaço de cada expositor ou área locada), reservando-se à organizadora do evento o direito de cessar qualquer atividade, sempre que for julgada inadequada ou der causa à formação de tumulto, retendo o material até o final do evento, para posterior devolução. A empresa expositora que quiser realizar qualquer tipo de promoção especial deverá consultar previamente a organizadora do evento para obter a devida aprovação. 4. CREDENCIAIS E CRACHÁS O expositor terá direito a uma quantidade gratuita de inscrições para sua equipe, que serão proporcionais à cota adquirida, conforme tabela abaixo: Importante: As inscrições cortesias inclusas nas cotas de patrocínio são somente para os diretores / funcionários da empresa expositora, não sendo permitida a participação de terceiros. O não cumprimento das datas limites para inscrições e/ou demais instruções aqui constantes, isentam a Unimed do Brasil de quaisquer responsabilidades pelo atendimento, por prejuízos e problemas que, eventualmente, o expositor advenha. 7
Diamante Ouro Prata Bronze Apoio Inscrição COMPLETA (Direito à entrada na Feira Científica, Programação Técnica, almoço nos dias de evento e material do convencional. 4 3 2 2 1 Inscrição APOIO Direito à entrada na Feira Científica 5 5 5 *** *** A inscrição COMPLETA dá direito à participação em toda a Programação Técnica, almoço no Local do Evento e material do participante, e deverá ser realizada pelo endereço www.unimed.coop.br/congressoauditoriaemsaude2013, no botão Inscrições, subitem Expositor/Patrocinador, até o dia 07 de junho de 2013. Qualquer cobrança relativa a essas inscrições cortesias deverá ser desconsiderada. A inscrição APOIO dá direito somente à entrada e permanência no stand da empresa na Feira Científica (sem almoço e sem material do participante) e deverá ser realizada até o dia 07 de junho de 2013 pelo endereço www.unimed.coop.br/congressoauditoriaemsaude2013, no botão Inscrições, subitem Expositor Apoio. Não há custo para essa inscrição. Informações sobre venda dos tickets para almoço no local do evento serão divulgadas posteriormente. Os expositores poderão adquirir inscrições ADICIONAIS COMPLETAS (pagas), que também deverão ser realizadas por meio do hot-site do evento www.unimed.coop.br/congressoauditoriaemsaude2013, no botão Inscrições, subitem Participante até o dia 07 de junho de 2013. Neste caso cada inscrição adicional observará os valores elencados na tabela que consta no hot site do evento, a qual levará em consideração a data de sua realização. Inscrições que não tiverem seu pagamento realizado serão canceladas automaticamente. Inscrições cortesias inclusas nas cotas de patrocínio e que necessitem da senha fornecida pela organização do evento NÃO serão efetuadas na secretaria. Estas inscrições deverão, impreterivelmente, ser realizadas pela internet. Qualquer alteração que porventura seja necessária após o dia 07 de junho de 2013 deverá ser efetuada diretamente na Secretaria do Evento, no Hotel Ritz Lagoa da Anta Urban Resort, a partir das 08h00 do dia 27 de junho de 2013. 8
5. ESTACIONAMENTO O estacionamento é terceirizado e conta com serviço de manobristas. O pagamento do estacionamento é de responsabilidade única e exclusiva do expositor. O valor do estacionamento não está incluso na diária de hospedagem e a Unimed do Brasil, em nenhuma hipótese, será responsavel pelo pagamento do estacionamento. 6 DISTÂNCIA DO HOTEL 1. Aeroporto Internacional de Maceió/Zumbi dos Palmares 27 km 2. Centro da Cidade 6 km 7. ENVIO DA LOGOMARCA PARA HOT SITE A logomarca deve ser encaminhada à Unimed do Brasil, por meio do e-mail eventos@ unimed.coop.br, até 31 de maio de 2013 ou no momento da assinatura do contrato. O envio da logomarca é de responsabilidade exclusiva da empresa expositora, ficando a Unimed do Brasil isenta de qualquer responsabilidade pelo não encaminhamento. Os arquivos deverão ser enviados obrigatoriamente em 2 formatos: 1º - arquivos vetorizados (Corel Draw (.cdr) ou Illustrator (.ai)) e 2º - arquivos em Imagem (.Jpeg). II - Montagem 1. PERÍODO DE MONTAGEM O local da exposição estará aberto para início dos trabalhos de montagem da estrutura dos estandes nos dias 25 e 26 de junho de 2013, sendo no dia 25 de junho das 8h00 às 19h00 e no dia 26 de junho das 8h00 às 14h00. O dia 26 de junho é destinado também à limpeza do local, decoração final dos estandes e instalação de produtos a serem expostos, das 14h00 às 18h00. Não será permitida a permanência de pessoal (expositor, montadora e limpeza) após o horário mencionado, exceto seguranças devidamente identificados. 9
2. NORMAS BÁSICAS DE MONTAGEM Todas as montagens devem ocorrer dentro do período determinado e contratado pela organização do evento, seguindo as normas abaixo: a) Jardins, flores e plantas ornamentais serão permitidas quando contidas em vasos, cestos ou outros recipientes apropriados; b) As vias de circulação e os estandes contíguos não poderão ser utilizados para depósito de materiais, produtos e ferramentas a serem instalados no estande; c) É proibido amarrar, colar, pendurar ou pregar qualquer material do estande nas estruturas dos salões e foyers do hotel sem expressa autorização do Departamento de Eventos do hotel e da organizadora do evento; d) Todo o trabalho com graxas, tintas, materiais corrosivos, pó e líquidos não deverá ser realizado no interior do hotel, bem como serviços de marcenaria e cortes; e) É proibido encostar ou usar qualquer tipo de apoio em paredes, colunas ou portas do hotel; é terminantemente proibido executar furos nas paredes e afixar nos tetos ou paredes, cartazes, panos, tapeçarias, quadros etc.; é proibido executar pintura em paredes, pisos ou tetos das áreas internas do hotel; f) Pisos não podem ser demarcados, colados, furados, pintados e não é permitido que seja realizada qualquer prática que danifique seu estado original. Toda área montada deverá ter forração protetora. Para fixação de forração no piso do hotel, deverá ser utilizada fita dupla face (ficando de responsabilidade da empresa que fará a aplicação deste material a retirada total na desmontagem); g) É permitida a utilização de carrinhos para transporte de materiais e produtos, desde que suas rodas sejam revestidas com pneumáticos e que não venham a danificar pisos nas dependências do hotel. O hotel não possui carrinhos para transporte de materiais para alugar ou emprestar. É de inteira responsabilidade do expositor a contratação de carregadores para o transporte, assim como a providência de carrinhos para manuseio dos mesmos; h) A tensão elétrica do hotel é 220V; i) Caso o piso, parede ou qualquer outro item do patrimônio do Hotel Ritz Lagoa da Anta Urban Resort venha a ser danificado, por qualquer prestador de serviços contratado pelo expositor, o reparo será cobrado diretamente da empresa expositora responsável pela contratação; 10
j) Os vidros e materiais transparentes colocados no piso térreo do estande deverão possuir sinalizações adequadas de segurança, evitando riscos aos expositores e visitantes (tarja amarela); k) Os toaletes públicos das áreas de realização do evento estão à disposição dos participantes do evento, não sendo permitida sua utilização para a limpeza de panos de chão, ferramentas, etc.; l) Os estandes deverão ter no máximo 2,20 m de altura; m) Os cartazes, produtos, banners, faixas e outros, deverão possuir estruturas próprias, sendo vedadas as amarrações ou apoio nas estruturas, paredes, forros ou itens de decoração; n) O hotel não faz locação e empréstimos de móveis e utensílios para os eventos, a exemplo de mesas, cadeiras, toalhas, cinzeiros, transformadores de energia, extensões, cabo de rede, fitas adesivas, tesoura, cola, ferramentas em geral, pilhas, baterias etc. Materiais de escritório são de responsabilidade do expositor; o) O estande deverá permanecer iluminado durante o acontecimento do evento. 3. MONTADORAS E DECORADORAS DE ESTANDES a) A montadora oficial do evento, responsável pela montagem de todos os estandes é a Conexão Montagens e Eventos; a qual poderá ser contatada por meio dos telefones (82) 3325-4596 / 3325-4264 com Fernanda Lima ou Arianny Santana ou pelos e-mails: fernanda@conexao-al.com.br ou arianny@conexao-al.com.br; b) Todos os expositores também têm livre escolha pela contratação de empresa especializada de montagem, decoração e manutenção de seu estande; c) É expressamente proibido que qualquer tipo de montagem cause a obstrução de saídas de emergência, extintores e hidrantes, assim como a passagem dos fios em frente das portas em geral. Todas as portas dos salões devem estar livres para circulação; d) Toda e qualquer empresa contratada para prestar serviços ao expositor deverá ser credenciada junto à organização do evento, devendo seus representantes estarem devidamente uniformizados e usando o crachá de identificação do evento para circular nas dependências do hotel. Não será permitido durante a montagem do evento, aos funcionários/contratados de expositores, o trabalho sem camisa, sapatos ou tênis. 11
3.1. MONTAGEM OFICIAL A empresa Conexão Montagens e Eventos será responsável por toda a montagem dos estandes básicos padronizados. A montadora oficial também poderá desenvolver ou executar projetos diferentes da montagem básica aprovada previamente, incluindo colocação de imagem, troca de mobiliários ou cor do piso. A responsabilidade de contratação, nesse caso, juntamente com o custo, será de responsabilidade da empresa expositora, sendo o pagamento realizado diretamente à montadora oficial. Material não Utilizado Caso os materiais descritos como montagem básica não forem utilizados no total ou em parte, estes não poderão ser transformados em créditos ou ressarcimentos financeiros de qualquer espécie, junto à organizadora ou à montadora. Modificações na Montagem Básica As solicitações de alterações somente serão atendidas de acordo com a disponibilidade do material e mão-de-obra. Locação de Móveis A montadora oficial do evento coloca à disposição dos expositores/patrocinadores toda parte de decoração, além da locação de móveis e serviços extras. Para informações e pedidos, favor entrar em contato direto com Conexão Montagens e Eventos por meio dos telefones (82) 3325-4596 / 3325-4264 com Fernanda Lima ou Arianny Santana ou pelos e-mails: fernanda@conexao-al.com.br ou arianny@conexao-al.com.br; Importante: Os logotipos e textos deverão ser enviados para identificação do estande até 30 de abril de 2013 diretamente para a montadora oficial do evento por meio dos e-mails fernanda@conexao-al.com.br ou arianny@conexao-al.com.br e deverão estar em arquivos vetorizados transformados em curvas, nos programas: Corel Draw (.cdr) ou Illustrator (.ai). 3.2. SERVIÇOS COM OUTRAS MONTADORAS O responsável técnico deverá ter registro no CREA e recolher a taxa ART (Anotação de Responsabilidade Técnica). Caso o projeto especial do seu estande não seja feito pela montadora oficial, esta não se responsabilizará por quaisquer problemas que ocorram relativos aos serviços de montagem, decoração, logotipia, etc. que forem efetuados nele, incluindo danos ao Ritz Lagoa da Anta Urban Resort. 12
O expositor deverá assumir total responsabilidade, civil e criminal, junto à montadora contratada; bem como responsabilidade total perante a organizadora, pelo cumprimento dos prazos e normas descritos neste documento e por todos os danos eventualmente ocasionados pela montadora contratada. Todos os projetos desenvolvidos por outras montadoras que não a oficial da exposição deverão ser enviados à montadora oficial até o dia 10 de maio de 2013 para análise. O prazo para montagem será o mesmo estabelecido para a montadora oficial. Os estandes com piso elevado deverão, obrigatoriamente, ter rampa para facilitar o acesso de deficientes físicos. Material obrigatório a ser enviado à montadora oficial: Planta Baixa, Elevação e 1ª Vista. 4. MEMORIAL DESCRITIVO DOS ESTANDES Montagem Básica Cota Diamante Estandes de 12m 2 ² Cota Ouro Estandes de 9m 2² Cota Prata Estandes de 6m 2² Memorial Descritivo Carpete tipo forração na cor grafite; Paredes em painéis de TS colocados em perfis de alumínio; Pergolado de alumínio na frente do estande para sustentação das paredes; Testeira dem TS branco iluminado com 1 spot para colocação do logotipo; Balcão de atendimento com prateleiras internas; Pé direito dos estandes de 2,20m; Comunicação Visual Nome da empresa em vinil recortado aplicado sobre testeira (máximo 1 nome por estande); Mobiliário para os estandes 1 conjunto de mesa cromada com tampo de vidro; 4 cadeiras cromadas estofadas; 1 lixeira; Iluminação Arandelas reguláveis nas paredes e testeira; 1 ponto de Tomada (220v). 13
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Obs.: Caso deseje algum mobiliário extra ou diferente do especificado, queira, por gentileza, entrar em contato com a Montadora Oficial do evento. As obrigações referentes a esta solicitação, inclusive financeiras, serão de responsabilidade única e exclusiva do EXPOSITOR. Importante: Todo material mencionado neste item é de propriedade da Montadora oficial e cedido ao expositor a título de locação, devendo ser devolvido nas mesmas condições em que foi recebido. Assim, não será permitido furar, pintar e colar. Materiais extraviados ou danificados serão cobrados do expositor, por meio da Montadora oficial do evento. O balcão de atendimento é um item opcional e deverá ser solicitado e pago diretamente à montadora. Não está incluso na montagem básica e a responsabilidade da contratação / locação é única e exclusiva do expositor. 5. NORMAS PARA INSTALAÇÕES ELÉTRICAS DOS ESTANDES A distribuição da rede de energia elétrica no evento será de responsabilidade exclusiva da empresa expositora e deverá obedecer as normas da ABNT e CEAL, provendo a entrada da(s) rede(s) com disjuntores e fusíveis adequados. Serão proibidos todos e quaisquer tipos de instalações elétricas improvisadas. Na área locada, todas as instalações elétricas deverão ser efetuadas pela montadora oficial, feitas por meio do Formulário 2 Solicitação de KVAs do Expositor, até o dia 15 de maio de 2013. Caso o expositor contrate outra montadora, a contratada deverá enviar a quantidade de KVAs a serem utilizados para a montadora oficial, por meio do mesmo Formulário 2. O Hotel Ritz Lagoa da Anta Urban Resort disponibiliza uma quantidade limitada de energia. Em casos de superutilização, os representantes das empresas responsáveis pelos respectivos estandes serão procurados para negociação de pagamento separadamente e diretamente ao hotel. O hotel não permite pontos de instalação hidráulica na área de realização da Feira de Negócios. O contato para solicitação de energia adicional deverá ser feito diretamente com a Montadora Oficial: Conexão Montagens e Eventos Contatos: Fernanda Lima ou Arianny Santana Tel.: (82) 3325-4596 / 3325-4264 E-mail: fernanda@conexao-al.com.br ou arianny@conexao-al.com.br 15
III - Normas de Segurança 1. EQUIPAMENTOS PROIBIDOS a) É proibido o funcionamento de motores de combustão interna no interior das salas do hotel; b) Fica proibida a utilização nos estandes de fogão, fogareiros ou semelhantes, que utilizem botijões de gás, balões ou qualquer outro elemento que possa provocar incêndio e/ou explosão e oferecer qualquer tipo de risco de acidentes pessoais ou dano ao patrimônio, bem como os que funcionem por alimentação elétrica 2. EXTINTORES, HIDRANTES E SAÍDAS DE EMERGÊNCIA O Hotel Ritz Lagoa da Anta Urban Resort, em seu espaço para eventos, é dotado de extintores e hidrantes. Nenhum hidrante e/ou rota de fuga poderá ser obstruído pela montagem do estande, mercadoria ou equipamento de decoração, devendo estar bem visível, sinalizado e acessível para a rápida ação da brigada de incêndio. 3. SEGURANÇA DO EVENTO É da responsabilidade do Hotel Ritz Lagoa da Anta Urban Resort somente a segurança das áreas comuns e normais de funcionamento. Qualquer segurança particular para cobrir o funcionamento dos estandes, bem como de materiais ou equipamentos instalados nessa área, será de inteira responsabilidade da empresa expositora. Todo expositor poderá providenciar seguro de seu estande, móveis, decoração e equipamentos, além dos produtos em exposição, contra riscos de qualquer espécie, durante os períodos de montagem, realização e desmontagem. A organizadora e a montadora oficial do evento não serão responsáveis, em quaisquer hipóteses, pelo ressarcimento de valores para cobertura de custos dos itens acima citados. 16
IV - Carga e Descarga de Materiais A entrada e saída de materiais para montagem dos estandes deverá ocorrer das 8h00 às 18h00, nos dias 25 e 26 de junho de 2013. A entrada se faz pela portaria de serviços do hotel, Av. Brigadeiro Eduardo Gomes, 546, Praia Lagoa da Anta. a) É de inteira responsabilidade do expositor o recebimento de materiais. O hotel e a organizadora do evento não se responsabilizarão por guarda ou qualquer dano, perda ou extravio de mercadorias, tanto nas áreas internas quanto nas externas, cabendo ao expositor manter guarda das mesmas ou assegurarem-se de sua efetiva entrada na área locada. Resíduos ou materiais deixados nas áreas comuns de realização do evento estarão sujeitos à apreensão; Importante: A organizadora do evento não se responsabiliza pela entrada e saída das mercadorias e/ou produtos do expositor. 17
V - Remessa de Produtos para Exposição e Pasta de Participante Caso seja de interesse do expositor, toda remessa de produtos para exposição, material com nota fiscal e materiais para pasta do congressista deverá ser encaminhada para o seguinte endereço: 8º Congresso Unimed de Auditoria em Saúde Unimed do Brasil Endereço: Avenida Brigadeiro Eduardo Gomes, 546 Praia Lagoa da Anta - Maceió/AL Cep: 57.038-230 Telefone: (82) 2121.4136 A/C Departamento de Eventos do Ritz Lagoa da Anta Urban Resort A retirada de materiais e/ou equipamentos deverá ser feita imediatamente após o término do evento, pois o hotel não possui local específico para a guarda dos mesmos. O hotel e a organizadora do evento não se responsabilizarão por quaisquer danos, furtos ou desaparecimentos que porventura venham a ocorrer com os materiais e/ou equipamentos utilizados nas dependências do hotel, salvo se estiverem em salas devidamente trancadas e as chaves de posse somente do hotel. Caso a nota fiscal seja feita em nome do hotel, o material não será recebido. Importante: os encartes para as pastas de participantes deverão chegar ao hotel entre os dias 18 e 22 de junho. Os materiais que não chegarem até as 12h do dia 22 de junho de 2013, não poderão ser colocados nas pastas. É muito importante que o material esteja identificado como MATERIAL PARA AS PASTAS DOS PARTICIPANTES, caso contrário serão deixados no stand do expositor. Favor utilizar o Formulário 01 ao final desse manual para identificação do material. 18
VI - Término da Montagem Os trabalhos de montagem dos estandes deverão ser encerrados até às 14h do dia 26 de junho de 2013, incluindo a descarga de produtos e equipamentos a serem expostos. Das 14h00 às 18h00 desse mesmo dia, destina-se à limpeza, decoração e conclusão dos estandes. Durante o horário de realização do evento, não serão permitidas obras no estande. Caso as mesmas sejam imprescindíveis, terão que ser realizadas mediante autorização da organizadora, que determinará horário conveniente. VII - Realização 1. PERÍODO E HORÁRIO DE REALIZAÇÃO A exposição estará aberta à visitação no período de 27 à 29 de junho de 2013, sendo: Dia Horário de Funcionamento 27/06 8h às 18h 28/06 08h30 às 18h 29/06 8h às 18h 19
2. ACESSO DE PESSOAL Todas as pessoas que trabalharão no estande deverão usar o crachá de identificação de EXPOSI- TOR. As inscrições deverão ser realizadas pelo hot site do evento www.unimed.coop.br/congressoauditoriaemsaude2013, no botão Inscrições, subitem Expositor Apoio até o dia 07 de junho de 2013. 3. OPERAÇÃO DO ESTANDE O expositor deverá manter seu estande em funcionamento durante todo o período do evento, com pessoal habilitado para sua operação, evitando que visitantes se sintam prejudicados. Deverá sempre estar presente um funcionário da empresa expositora, capacitado a prestar informações e acionar os responsáveis para a solução de eventuais problemas. O estande deverá permanecer iluminado durante o acontecimento do evento. 4. LIMITES DE OPERAÇÃO Os corredores do evento são de uso comum, não sendo neles permitido o aliciamento de visitantes, a distribuição de impressos ou quaisquer outros artigos, bem como não será permitida, neles ou sobre eles, a colocação ou aposição de faixas, painéis etc. 5. SOM Todo som produzido por aparelhos audiovisuais, gravadores, rádios ou qualquer outro tipo de equipamento não deverá exceder os limites de 60dB(A). É proibido também qualquer aparelho de ampliação para a emissão de mensagens de venda ou promoções sem autorização do organizador. 6. ENTRADA DE PRODUTOS A entrada de mercadorias (produtos promocionais, folders, equipamentos, etc.) para o estande será permitida somente no seguinte horário: dia 26 de junho das 14h às 18h. Serão permitidas as reposições de produtos e serviços somente em horários não coincidentes aos intervalos da programação de palestras. 7. SAÍDA DE PRODUTOS A organizadora do evento autoriza a saída de mostruários, móveis, equipamentos, decoração, produtos etc., a partir das 18h do dia 29 de junho de 2013, através da portaria de serviços. Após o término do evento, os estandes deverão ser desmontados até às 22h do dia 29 de junho de 2013. Não será permitido o encerramento das atividades nos estandes antes do término do horário de funcionamento do evento, mesmo no último dia da exposição, acarretando assim multa prevista no contrato. 20
VIII - Desmontagem É de responsabilidade do expositor, desmontar seu estande, caso não opte pela montadora oficial, e retirar os produtos e equipamentos expostos nos prazos e condições aqui estipulados: Retirada de móveis, equipamentos, decoração, produtos: a partir das 18h do dia 29 de junho de 2013; Desmontagem dos estandes: das 18h às 22h do dia 29 de junho de 2013. Caso o prazo de desmontagem não seja cumprido, o hotel tem direito de remover todos os produtos e equipamentos para fora do recinto, sem se responsabilizar por danos ou desaparecimento dos mesmos. O hotel acompanhará a desmontagem e verificará se algum item foi danificado, para que seja feita a devida cobrança. 1. RESPONSABILIDADE Como o expositor é responsável pela desmontagem de seu estande, sugerimos que suas montadoras e decoradores sejam devidamente notificados desses prazos, caso não opte pela montadora oficial. A organizadora do evento recomenda que no último dia de realização do evento, após seu encerramento, sejam retirados todos os mostruários e objetos de valor (aparelhos de DVD, TV, computador, entre outros), bem como objetos de pequeno porte, evitando roubos, furtos, avarias, extravios etc. Importante: Mantenha os funcionários e/ou seguranças nos estandes enquanto seus materiais não tiverem sido retirados por completo, pois a direção do evento não se responsabiliza por quaisquer problemas advindos da inexistência de seguranças. 2. TÉRMINO DA RETIRADA Os materiais e equipamentos eventualmente remanescentes no interior do hotel, após o término do período de desmontagem, serão retirados do recinto pela equipe da organizadora do evento, que cobrará dos respectivos expositores os custos envolvidos nessa operação, não se responsabilizando por perdas, danos, avarias, roubos ou extravios de qualquer natureza daí decorrentes. 21
IX - Providências Preparatórias 1. LINHA TELEFÔNICA E PONTO DE INTERNET Os expositores que necessitarem de linha telefônica e/ou pontos de internet no estande deverão fazer a solicitação e o pagamento diretamente ao hotel. Para os participantes do evento, a Internet Wireless (sem-fio) é gratuita, sendo que a senha será fornecida no início do evento. Contato: Marcella Coelho Tel.: (82) 2121-4136 E-mail: eventos@ritzlagoadaanta.com.br 2. SEGURANÇA E LIMPEZA O serviço de segurança e limpeza interna e externa da área de exposições do hotel estará em operação durante período integral de montagem, realização e desmontagem do evento (nas áreas e vias de uso comum). A contratação de funcionários avulsos, caso o expositor tenha o interesse de fazer a contratação particular para limpeza e segurança de seu estande, deverá ser feita por meio de uma empresa terceirizada. 3. SUGESTÕES DE EMPRESAS DE ÁUDIO E VÍDEO Os expositores que necessitarem de equipamentos áudio visuais também podem fazer a solicitação diretamente ao hotel. Contato: Marcella Coelho Tel.: (82) 2121-4136 E-mail: eventos@ritzlagoadaanta.com.br 22
4. ALIMENTOS E BEBIDAS NO ESTANDE Todo tipo de alimento e bebidas (alcóolicas e/ou não alcóolicas) deverá ser adquirido direta e exclusivamente com o Ritz Lagoa da Anta Urban Resort, fornecedor oficial do Evento. É proibido ao expositor levar qualquer material de consumo para as dependências do hotel. Para informações e solicitações entrar em contato: Contato: Marcella Coelho Tel.: (82) 2121-4136 E-mail: eventos@ritzlagoadaanta.com.br Importante: Todas as solicitações de serviços deverão ser feitas ao hotel com antecedência de, no mínimo, 20 dias e ser realizado o pré-pagamento ou a combinar. O hotel reserva-se o direito de não atender as solicitações realizadas durante o período do evento. Durante a realização do evento, qualquer solicitação e/ou alteração referente aos serviços contratados de linha telefônica e alimentos e bebidas deverão ser feitas ao Ritz Lagoa da Anta Urban Resort. Contato: Marcella Coelho Tel.: (82) 2121-4136 E-mail: eventos@ritzlagoadaanta.com.br 5. HOSPEDAGEM Para reservas de hospedagem, entrar em contato com André Peixoto, da LBM Viagens e Turismo, conforme abaixo: Contato: André Peixoto LBM Viagens e Turismo Ltda. Tel. (21) 3553-6829 e 4004-0435 Ramal 1299 E-mail: eventos@lbmviagens.com.br www.lbmviagens.com.br 23
Formulário 1 Envio de Material para Pasta de Participantes *por favor, imprima esse formulário e cole-o em local visível. Empresa Expositora: Cota / Estande nº: 8ª Congresso Unimed de Auditoria em Saúde 2013 Ritz Lagoa da Anta Urban Resort Endereço: Avenida Brigadeiro Eduardo Gomes, 546 Praia Lagoa da Anta - Maceió/AL Cep: 57.038-230 Telefone: (82) 2121-4136 A/C Departamento de Eventos do Ritz Lagoa da Anta Urban Resort Prazo para recebimento: entre os dias 18 e 22 de junho 2013, no horário comercial (no dia 22 de junho, até o meio-dia). DADOS DO REMETENTE: Responsável: Volume 01/ 24
Formulário 2 Solicitação de Energia Elétrica Empresa Estande nº Data / / Nome legível do responsável Telefone Empresa Montadora Endereço Bairro Cidade CNPJ Telefone Responsável Exemplo Estado Inscrição Estadual Iluminação extra no estande, microcomputadores, ar-condicionado, frigobar, ou outros tipos de equipamentos etc. EQUIPAMENTO WATTS KVA (1 KVA = 1.000 WATTS) *Preencher e enviar para o e-mail: fernanda@conexao-al.com.br ou arianny@conexao-al.com.br até o dia 15 de maio de 2013. A/C: Fernanda ou Arianny. Assinatura do responsável 25
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