SQP Referências do fornecedor Versão 1, Novembro de 2008 Versão em português Engenharia da Qualidade Industrial Índice 1 Versões do documento... 2 2 O que se entende por Referências do Fornecedor... 3 3 Configuração das funções organizacionais... 4 4 Função organizacional e notificação via e-mail... 5 5 Passos para o carregamento dados pelo fornecedor... 6 5.1 Mensagem exibida no login... 6 5.2 Tela de dados incompletos... 7 5.3 Inserindo as informações... 8 5.4 Consultando os dados... 9 6 Passos para o carregamento de dados por usuários internos do Grupo Fiat... 11 Referências das Funções Organizacionais dos fornecedores 1 de 11
1 - Versões do documento Versão do documento Modificações Versão 1 Criação do documetno (Novembro de 2008) Referências das Funções Organizacionais dos fornecedores 2 de 11
2 - O que se entende por Referências do Fornecedor Compreende-se por Referências do Fornecedor o conjunto de informações constituído por função organizacional, nome, e-mail e telefone associado a cada código de fornecedor (para um mesmo código de fornecedor podem ser especificadas várias referências). Com esta funcionalidade será possível: 1) Definir um conjunto de funções organizacionais; 2) Configurar cada função organizacional com o objetivo de; a) Definir a obrigatoriedade de carregamento dos dados, b) Indicar qual o tipo de notificação via e-mail a ser ativada em automático; 3) Armazenar as referências para cada código de fornecedor; 4) Monitorar os dados inseridos no sistema com possibilidade de utilizar diversos parâmetros de busca; 5) Avisar e vincular os fornecedores ao inserimento dos dados obrigatórios no sistema. Esta funcionalidade estará habilitada para: Os usuários com perfil de Fornecedor que inserem e atualizam os dados referentes ao seu código de fornecedor Os usuários internos Fiat Group (a modalidade de gestão dos dados depende do tipo de perfil do usuário). A funcionalidade Referências do Fornecedor será ativada para todas as empresas do Grupo Fiat que utilizam o sistema SQP e envolverá todo o parque de fornecedores que acessam o sistema. Referências das Funções Organizacionais dos fornecedores 3 de 11
3 - Configuração das funções organizacionais Na tabela abaixo estão elencadas as funções organizacionais previstas para cada código de fornecedor e indicada quais são de preenchimento obrigatório. Função Organizacional Inserimento dos dados 1 CEO (Chief Executive Officer Responsável pela planta) Sim Obrigatório 2 Gerente da Qualidade Sim Obrigatório 3 Gerente Comercial Não Facultativo 4 Gerente da Engenharia Não Facultativo 5 Gerente Financeiro Não Facultativo 6 Gerente de Logística Sim Obrigatório 7 Gerente de Assistência Técnica Não Facultativo 8 Gestor de Não Conformidade Sim Obrigatório Tabela 1 Funções organizacionais previstas relativas aos dados de entrada. A configuração da obrigatoriedade das funções organizacionais é carregada pelo administrador do Sistema. A função organizacional nº 8 Gestor de Não Conformidade corresponde ao perfil fornecedor que atualmente recebe as notificações por e-mail relativas as não conformidades inseridas no sistema, seja por problemas de Qualidade ou Serviço. As várias funções, dependendo da estrutura organizacional dos fornecedores, podem ser associadas aos mesmos dados (ex.: Gerente Qualidade = Gestor de Não Conformidade). Com a criação desta funcionalidade todos os dados (nomes e endereços de e-mail) presentes no cadastro dos fornecedores do SQP serão automaticamente convertidos para a função 8. Será de responsabilidade dos fornecedores a atualização destes dados. No capítulo 5 mostraremos os passos que deverão se seguidos pelo fornecedor par inserir e atualizar seus dados. Nota importante! O acesso do fornecedor ao sistema SQP será vinculada a existência dos dados para as funções organizacionais marcadas como obrigatórias. A presença dos dados será verificada ao se entrar no sistema. Na falta de algum dado obrigatório: No período inicial, a cada acesso o fornecedor receberá um aviso e seu acesso ao sistema será permitido. A partir de 1º de dezembro de 2008, persistindo a falta de dados, o sistema bloqueará o acesso ao usuário até que sejam cadastrados todos os dados obrigatórios. Referências das Funções Organizacionais dos fornecedores 4 de 11
4 - Função organizacional e notificação via e-mail Cada função organizacional está configurada para receber notificações automáticas do SQP relativas a determinados processos gerenciados pelo sistema. A configuração das notificações é uma atividade de set-up de responsabilidade do administrador do sistema. Na tabela abaixo está relacionada a configuração das comunicações relacionadas as funções organizacionais previstas inicialmente na construção da funcionalidade. Por exigência do Grupo Fiat, estas configurações podem ser alteradas pelo administrador do sistema e estas atualizações serão comunicadas por meio de mensagens na tela inicial do sistema. Função organizacional Função obrigatória Tipo de notificação enviada pelo sistema SQP (A) Emissão da Boleta (B) Característica chave (C) Custo Induzido (D) Quality Status (E) Vencimento 1-CEO Sim Sim Sim 2-Gerente da Qualidade Sim Sim Sim Sim 3-Gerente Comercial Não 4-Gerente da Engenharia Não Sim 5-Gerente Financeiro Não Sim 6-Gerente de Logística Sim Sim Sim 7-Gerente de Assistência Técnica 8-Gestor de Não Conformidade Não Tabela 2 Funções organizacionais e notificação via e-mail Sim Sim Sim Sim A notificação marcada com a (A) se refere ao envio de e-mail notificando da abertura de uma boleta. As notificações seguintes (de B a E) se referem a funcionalidades do sistema ainda não ativas. A função organizacional CEO, na qual os dados são obrigatórios, receberá automaticamente no endereço de e-mail cadastrado notificações referentes ao Quality status e ao vencimento ou ausência das certificações. A função organizacional Gerente da Qualidade, na qual os dados são obrigatórios, receberá notificações referentes ao Quality status, ao vencimento ou ausência das certificações e a abertura de boletas. A função organizacional Gerente de Logística, na qual os dados são obrigatórios, receberá notificações referentes ao Quality status e a abertura de boletas. A função organizacional Gestor de Não Conformidade, na qual os dados são obrigatórios, receberá notificações referentes ao Quality status, ao custo induzido e a abertura de boletas. Referências das Funções Organizacionais dos fornecedores 5 de 11
5 - Passos para o carregamento dados pelo fornecedor Inicialmente, o cadastro dos dados é obrigatório as seguintes funções organizacionais: CEO Gerente da Qualidade Gerente de Logística Gestor de Não Conformidade Todos os dados anteriormente cadastrados no sistema serão automaticamente transportados para a função Gestor de Não Conformidade. 5.1 - Mensagem exibida no login Quando um usuário do fornecedor acessar o sistema, caso falte algum dado de preenchimento obrigatório, a mensagem seguinte será exibida: Figura 1 Mensagem de atenção visualizada no acesso ao sistema. ATENÇÃO Dados incompletos! É necessário inserir no Sistema os dados faltantes evidenciados em Vermelho. A partir de 01/12/2008, para acessar as funcionalidades do Sistema todos os dados pessoais deverão ser inseridos. Clique no botão OK presente na tela que apresenta a mensagem. Referências das Funções Organizacionais dos fornecedores 6 de 11
ATENÇÃO: a partir de 1º de dezembro de 2008, a mensagem de atenção será substituída por uma mensagem de erro que impede o acesso ao sistema. A operação do sistema pelo usuário fornecedor estará vinculada ao cadastramento dos dados e o acesso será bloqueado até que todos os dados obrigatórios sejam inseridos. 5.2 - Tela de dados incompletos Em seguida será exibida uma tela com as informações incompletas no sistema referentes ao código de fornecedor que está acessando o sistema. Figura 2 Tela Lista de dados do fornecedor incompletos. Descrição resumida da tela: Os dados incompletos estão identificados com o simbolo???? para facilitar a identificação. A - Comandos de navegação nas páginas da tela de dados incompletos. B - Relação dos códigos de fornecedor associados ao usuário conectado. C - Dados a serem inseridos para cada função. D - Retorna a página anterior. E - Exporta a relação de dados incompletos para um arquivo do Excel. F - Permite a alteração da linha selecionada. Referências das Funções Organizacionais dos fornecedores 7 de 11
5.3 - Inserindo as informações É necessário o preenchimento dos campos substituindo todos símbolos????. O cadastramento dos dados é permitido aos usuários SQP com perfil de Fornecedor ou Administrador. Seguem os passos para cadastramento dos dados: Selecione a linha que contém os dados que deseja inserir, depois clique no botão Modifica. A linha selecionada será apresentada conforme a figura seguinte: Figura 3 Tela Lista de dados incompletos com linha aberta para edição. Inserir os dados e clicar no botão que está no final da linha. Role a barra na parte inferior da janela totalmente para direita. O sistema fará uma verificação no formato dos dados inseridos, caso o formato não seja válido, será exibido o símbolo: Repita o passo anterior para cada linha que contenha pelo menos um símbolo????. Nesta tela só serão exibidas as linhas incompletas. As linhas completas não serão mais exibidas. Referências das Funções Organizacionais dos fornecedores 8 de 11
5.4 - Consultando os dados Em qualquer momento é possível consultar os dados cadastrados seja para imprimi-los (para isto será criado um arquivo do Excel), seja para modificá-los. Para acessar a funcionalidade Função Organizacional clique em Referências na Página Inicial do SQP. O sistema exibirá a tela seguinte: Figura 4 Função Referências na página inicial do SQP. Figura 5 Critérios de busca das funções organizacionail Descrição dos campos da tela: Setor Planta Campo automático. Informa a empresa do grupo a qual o usuário está associado. Campo automático. Informa a planta, pólo geográfico, a qual o usuário está associado. Referências das Funções Organizacionais dos fornecedores 9 de 11
Fornecedor Campo automático para o fornecedor. No caso de usuários internos o campo pode se utilizado para buscas. Role (Funções) Campo selecionável que contém as funções contidas na tabela 1 do capítulo 3. Nome Enabled E-mail Phone ID Nota Dados Incompletos Cancelar Procurar Inserir Nome e sobrenome da pessoa que desempenha a função. Informação obrigatória para se inserir uma nova referência pelo fornecedor ou administrador. Indica se a referência está ativa ou inativa. Endereço de e-mail do fornecedor. Informação obrigatória. Número do telefone do fornecedor. Informação obrigatória. Informação opcional para completar os dados do cadastro. Pode ser preenchido pelo fornecedor ou administrador. Indicação visual de campo obrigatório incompleto. Será exibido caso algum campo obrigatório seja deixado vazio. Limpa os dados inseridos. Realiza uma busca nos dados cadastrados utilizando como parâmetro os dados inseridos na tela. Grava os dados que foram inseridos na tela. O sistema verifica a presença de todos os dados obrigatórios (nome, e-mail, telefone) e exibe um erro caso encontre informações ausentes ou com formato incorreto. Referências das Funções Organizacionais dos fornecedores 10 de 11
6 - Passos para o carregamento de dados por usuários internos do Grupo Fiat Todos os usuários internos do Grupo Fiat podem utilizar a funcionalidade Referências das Funções Organizacionais dos fornecedores. A utilização da funcionalidade depende do perfil do usuário interno: Para perfis do tipo Administrador a função permite também inserir e alterar os dados. Para os outros perfis internos (ex.: SQE, Stabelimento,...) é permitida somente a consulta dos dados. A abrangência da utilização dos dados depende da configuração do perfil, ou seja: Para usuários internos com perfil de Administrador Root é possível acessar, inserir e alterar os dados dos fornecedores de todos os setores e plantas. Para usuários internos com perfil de Administrador Local é possível acessar, inserir e alterar os dados dos fornecedores ligados a planta a qual está habilitado. Para os usuários internos com perfis diferentes de Administrador, é possível acessar e consultar os dados dos fornecedores associados ao setor e planta ao qual está habilitado. Informações sobre inserimento, alteração e consulta dos dados estão descritas no capítulo 5. Referências das Funções Organizacionais dos fornecedores 11 de 11