POP-1 1/9 1 INTRODUÇÃO Participaram da elaboração ste padrão: D Avila/INDG, Camone,... 2 OBJETIVO Orientar a elaboração e atualização do gráfico acompanhamento do item controle, visando obter a padronização dos gráficos no Confea, ter subsídios para a prática da Gestão a Vista. Facilitar a análise resultados com a equipe, pares e superiores, bem como utilizar a comunicação gráfica para facilitar a visualização e gerenciamento do resultado obtido. 3 CAMPO DE APLICAÇÃO Aplica-se às unidas organizacionais do Confea. 4 DEFINIÇÕES Para efeito do presente padrão, aplicam-se as seguintes finições: Plano Ação: É o estabelecimento formal ações, meios e caminhos para chegarmos a meta. Cada plano ve ter as ações (o que), um responsável (quem), um prazo início e término das ações (quando), e suas etapas (como). Desvios/anomalias: Para fins acompanhamento das metas, dos planos ação e itens controle, consiramos svios/anomalias a não execução das ações no prazo, a falta evidências que a ação foi efetivamente realizada, ao não atingimento das metas nos itens controle ou mudanças foco na execução das ações. Status: Estágio em que se encontra a execução da ação, que po ser: atrasada, cancelada, concluída, em andamento ou não iniciada.
POP-1 2/9 Itens Controle: Indicador numérico que visa monitorar periodicamente os resultados alcançados. Meta: É um resultado final específico para ser atingido num dado prazo. É constituída 3 partes: objetivo (sejo gerencial) + valor + prazo. Medida: São os meios ou métodos específicos para se atingir a meta. Diretriz: Consiste uma meta e das medidas prioritárias e suficientes para se atingir esta meta. PDCA Melhoria: Método solução problemas que consiste nas etapas planejamento, execução, verificação e atuação corretiva. 5 SÍMBOLOS E ABREVIATURAS PA: Plano Ação. IC: Item Controle PAT: Plano Anual Trabalho 6 PRINCIPAIS PASSOS 6.1 Receber/finir a meta, consirando sempre que esta ve conter: Desejo/Objetivo + Valor + Prazo; Nota:
POP-1 3/9 Esta meta po ser anual ou em qualquer outra periodicida, conforme foi intificada e/ou legada. Cada meta ve ter um único responsável, mesmo que ele venha a trabalhar com a contribuição da equipe. Exemplo meta: Reduzir o consumo energia elétrica em 2 %, até Dezembro/XX. (Desejo) (Valor) (Prazo) 6.2 Definir uma Equipe trabalho formada por 3 a 5 componentes (recomendado), se for o caso, consirando participantes que conheçam e possam contribuir; 6.3 Aplicar as 4 Etapa do Planejamento, conforme mostra a figura a seguir: Nota:
POP-1 4/9 Juntamente com o treinamento neste POP é recomendado que todos os envolvidos sejam também treinados na elaboração planos ação, uso do PDCA e 4 Etapas do Planejamento. 6.4 Preencher o plano anual, conforme orientações a seguir: A B C D Nota: Unida Organizacional Nome da unida organizacional a que se refere a meta, ou para on houve a legação sta meta. Responsável Nome do responsável pela unida organizacional. Diretriz Descrição da diretriz do nível hieráquico superior, que gerou a meta, caso exista este vínculo. Meta/Medida do nível superior Descrição da meta/medida do nível superior, também conhecido no Confea como objetivo, que originou a meta a qual se refere o plano ação. Caso a meta a que se refere o plano ação, não estiver diretamente relacionada a diretriz ou meta/medida do superior, os campos C e D pom ficar em branco. E F Meta N o X: - Neste campo ve ser numerada a meta, em orm seqüencial e este número colocado no lugar do X, consirando outras metas existentes na Unida Organizacional. Esta scrição ve ixar forma clara e objetiva qual é o sejo/objetivo gerencial, valor e prazo. Item Controle Neste campo ve ser colocado o item controle que será utilizado para monitorar o atingimento ou não da meta. É uma cisão gerencial qual o melhor indicador a ser utilizado, lembrando sempre que o melhor é aquele indicador mensurável, que realmente nos permita controlar e atuar sobre a meta, conforme este sinaliza a necessida ação. Nota: Caso seja mais um item controle, este ve ser indicado como X.1, X.2, Xn, on X é o número da meta. Nestes casos ainda, o campo ve ser copiado e colado na seqüência. G Valor da meta Neste campo ve ser registrado o valor da meta para o respectivo item controle, caso ela seja escalonada, crescente ou crescente, vem ser talhados os valores para os meses ou períodos.
POP-1 5/9 H I J K L M N O Fórmula Aqui ve ser scrito claramente como o item controle é calculado, seja fórmula, percentual ou número absoluto. A scrição da fórmula não ve ixar dúvida sobre o cálculo a ser realizado. O que fazer? linhas a serem preenchidas com as ações a serem realizadas para o atingimento da meta. Estas ações vem ser finidas com base na aplicação do PDCA Melhoria/4 Etapas Planejamento. Para inserir linhas ve-se colocar o cursor na última linha e última coluna e dar o comando Tab. Recomenda-se preencher num primeiro momento a coluna até o final, com todas as ações a serem realizadas. Devemos consirar que as melhores ações são: ações simples, baixo custo e compatíveis com a meta. Devemos utilizar verbo no infinitivo, uma vez que se trata ação (treinar, comprar, instalar, etc.). As ações vem ser colocadas em forma tópicos, evitando textos muito longos. Quem vai fazer? nome do responsável em fazer a ação acontecer, não necessariamente é o executante. É recomendado que seja apenas 1 nome, sempre que possível. Quando será feito? prazo término da ação, po ser estabelecido sobre o que fazer? ou sobre o Como será feito?, sendo mais recomendado sobre o como. Esta data término ve conter prazos intermediários e não somente a data final da meta, permitindo assim um monitoramento durante a execução do plano e evitando surpresas que ao vencer o prazo da meta, várias ações apresentem atrasos. Por que será feito? Este campo tem como objetivo responr o por que executar a ação colocada na primeira coluna. É uma forma refletir se a ação proposta se justifica ou não, pois caso não se consiga responr a este por que, a ação ve ser analisada se justifica ou não manter no plano. Em alguns casos o porquê está diretamente ligado ao atingimento da meta, mas um modo geral ela respon o porquê da ação. Como será feito? Neste campo temos que dar uma visão, mesmo que sucinta, como a tarefa será realizada, utilizando gerúndio e em forma tópicos. Devemos raciocinar do ponto vista do PDCA. On será feito? Local on será realizada a ação. Quanto custará? Valor orçado para a realização da ação, quando for possível mensurar. Em caso somente horas custeio, citar, até que tenhamos uma forma tratar o assunto no Confea.
POP-1 6/9 P Q Status status a ser atualizado sempre que o plano ação for atualizado, normalmente com uma freqüência mensal, antes da reunião resultados. Os status a serem consirados estão no rodapé e são eles: Em Andamento, Atrasada, Não Iniciada, Cancelada e Concluída. Plano Ação Complementar Plano ação a ser preenchido sempre que houver ações complementares por motivo revisão do plano ou por necessida talhamento ações vindas do Relatório 3 Gerações. Os mais campos seguem as instruções anteriores.
POP-1 7/9 ELABORAÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO GRÁFICO DE ITEM DE CONTROLE
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POP-1 9/9 ELABORAÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO GRÁFICO DE ITEM DE CONTROLE 6.5 Preencher e/ou atualizar a árvore hiperbólica sempre que houver um novo plano ação ou revisão do plano. O plano na árvore hiperbólica ve representar sempre a última versão (atualizado). 7 RECURSOS NECESSÁRIOS Microcomputador com acesso a árvore hiperbólica. 8 DESVIOS E AÇÕES NECESSÁRIAS Atuar caso a caso, através do apoio da Apla. 9 CUIDADOS ESPECIAIS Seguir o passo a passo e manter o padrão pré-estabelecido. Não fazer alterações no molo documento. A Árvore Hiperbólica sempre ve estar atualizada. Os gráficos vem ser atualizados no período medição do item controle, inpennte se a meta foi ou não atingida.