Instrução de Trabalho Assunto: Registro, Investigação e Encerramento de Ocorrências / Não Conformidades Internas e Externas
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- Paulo Barbosa
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1 1- Objetivo 2- Abrangência 3- Responsabilidades 4- Procedimentos 5- Meio Ambiente 6- Saúde e Segurança 7- Registros 8- Referências 9- Fluxograma Natureza das alterações Data Revisões realizadas Rev. 01/10/2015 Emissão Inicial da. 00 Revisado: Patrícia Iglesias Aprovado: Clodoaldo Ayres
2 1- Objetivo 1.1 Esta instrução de trabalho tem como objetivo demonstrar a sistemática de registro, tratamento e encerramento de ocorrências/não conformidades internas e externas registradas no sistema rodopar, visando padronização no exercício da atividade. Estas ocorrências / Não conformidades acontecem no ambiente interno ou externo da empresa e afetam o sistema de gestão integrado (Qualidade, Meio Ambiente, Saúde e Segurança). 2- Abrangência 2.1 Todas as Empresas do Grupo Cesari. 3- Responsabilidades 3.1 A responsabilidade de manter o procedimento em plena aplicação está designada ao responsável pela área de. 4- Procedimento Atividade Responsável Descrição da atividade 1.Registro e Tratamento: 1.1 No sistema Rodopar, abrir a tela pelo caminho: SSMQ Acessar Modulo SSMQ Acessar Sistema Rodopar
3 1.2 Clicar em Movimentação e selecionar o item Registro de Não Conformidade Acessar a tela de Registro 1.3 Deve-se inserir o código da Filial para abertura da ocorrência, nos campos FILIAL e FILIAL CAUSADORA. 1.4 Buscar a informação apertando F2, o sistema mostrará uma tela de busca, e então deve-se selecionar o código de acordo com a empresa. Inserir a informações Filial e Filial Causadora
4 1.5 Inserir o campo Classificação. 1.6 Apertar F2 e na tela de Pesquisa selecionar o item que melhor se adequa a não conformidade. 1.7 Clicar no botão Atualizar. Selecionar a Classificação da Ocorrência 1.8 Selecionar o campo Tipo de Documento. Indicar: Interno. 1.9 Selecionar o campo Nível de Resolução de acordo com os critérios da Matriz de Classificação de Ocorrências. Selecionar o Tipo de Ocorrência e Nível de Resolução
5 1.10 Selecionar o campo Tipo Avaria e Local Avaria quando houver ocorrência de Acidentes, ou conforme ocorrências especificas. Inserir os campos Tipo de Avaria e Local de Avaria se aplicáveis Selecionar o campo Funcionário 1 apertando F Na tela de Pesquisa, descrever o responsável pela abertura da ocorrência Selecionar o responsável e clicar no botão Selecionar. Inserir o Nome do Reclamante
6 1.14 Selecionar o campo Usuário Responsável apertando F Na tela de Pesquisa, descrever o responsável pela área reclamada Selecionar o responsável e clicar no botão selecionar. Inserir o Usuário responsável pela área reclamada 1.17 No campo Usuário Envolvido 1 descrever o do reclamante No campo Data de Ocorrência descrever a data em que houve o ocorrido No campo Data p/fechto descrever a data do recebimento da reclamação. Descrever o do reclamante, Datas de Ocorrência e Data de recebimento da reclamação
7 Descrever a ocorrência, Ação imediata, Reincidente, Problema Potencial, Tarefa e Setor 1.20 No campo Ocorrência, descrever o problema principal que gerou a não conformidade. Descrever em letra maiúscula, colocando a classificação e as informações principais da ocorrência, bem como todas as informações que podem facilitar uma busca No campo Ações imediatas, descrever a ação imediata que foi tomada a fim de minimizar os impactos da não conformidade No campo Tarefa digitar o número: 113 e apertar ENTER No campo Reincidente, selecionar os Itens: Sim ou Não. Este item deve ser selecionado mediante análise, onde deve ser verificado se a mesma não conformidade já ocorreu nos últimos 90 dias No campo Problema Potencial selecionar os Itens: Sim ou Não. Este item deve ser selecionado mediante análise da probabilidade de ocorrência, ou seja, se a ocorrência ainda não aconteceu então ela é classificada como Potencial, deve-se selecionar o item SIM. Se a ocorrência já aconteceu, então devese selecionar o item NÃO No campo Setor, selecionar a área responsável pela não conformidade/ocorrência, sendo a área diretamente ligada ao campo Usuário Responsável Ir para a Aba Reincidentes e descrever a ocorrência/não conformidade em detalhes. Descrever a Ocorrência
8 1.27 Na Aba Imagens, pode-se adicionar fotos, evidencias relativas a ocorrência. Para inserir, deve-se clicar no botão Cancela a inclusão ou alteração Buscar a imagem clicando no botão..., e aguardar o carregamento da imagem Para salvar, clicar no botão flag verde salva a inclusão ou alteração. Inserir as Imagens, evidencias, etc Na aba Investigação deve-se inserir as informações referentes à investigação até a definição da causa raiz da ocorrência/não conformidade, o método estabelecido para inserção no sistema são os Por quês. Podem-se utilizar outras técnicas para definição da causa-raiz, como diagrama de causa e efeito, Árvore de falhas, brainstorming, etc Para inserir o primeiro porque, deve-se clicar no botão insere novo item, descrever as informações nos campos, e para salvar a informação clicar no botão flag verde salva a inclusão ou alteração. Os outros porquês são colocados consecutivamente, até definição da causa raiz. Inserir a Investigação
9 1.32 Na aba Causa Direta, deve-se inserir a causa raiz da ocorrência/não conformidade Para inserir clicar no botão insere novo item, buscar item adequado apertando F2. Selecionar o item desejado. Para salvar a informação clicar no botão flag verde salva a inclusão ou alteração. Este item deve estar de acordo com o último porque descrito na aba Investigação. Inserir a Causa Direta Inserir os Planos de Ação 1.34 Na aba Plano de Ação, deve-se colocar os planos de ação, podendo ser ações corretivas ou preventivas Para inserir, clicar no botão Insere novo item, buscar no campo Ação o código correspondente ao tipo de ação e selecioná-lo Inserir o responsável pela execução o plano de Ação. Buscar no campo Usuário Responsável apertando F2, procurar o nome cadastrado e selecioná-lo No campo Data de Referencia digitar a data da ocorrência No campo Data Limite digitar o prazo limite para a conclusão a ação Para salvar a informação clicar no botão flag verde salva a inclusão ou alteração. Pode-se inserir planos de ações corretivos e preventivos em uma mesma ocorrência/não conformidade.
10 1.40 Somente inserir a data no campo Data Realizada mediante apresentação da evidência do plano de ação. Para salvar a informação clicar no botão flag verde salva a inclusão ou alteração. No campo Data de Envio colocar a data em que o relatório será enviado ao reclamante. Inserir a Data Realizada 1.41 Para imprimir o relatório, clicar em imprimir O sistema indicará a tela de Seleção de Relatórios, selecionar o item código 886. Imprimir relatórios
11 1.43 O sistema indicará a tela Relatório de Registro de Não Conformidades (C). Clicar no botão imprimir Imprimir relatórios 1.44 O sistema irá gerar o relatório de não conformidade. Este deve ser salvo em rede e impresso fisicamente junto às evidências da ocorrência, podendo também ser inserido na aba Imagens. Salvar Relatório de RNC
12 1.45 Para atualização e acompanhamento do andamento da ocorrência/não conformidade pelo reclamante, o sistema possui a ferramenta de encaminhamento de robos. Para isso é necessário o cadastro do na aba Análise de RNC (inserir os s separados por ; sem espaçamento). Acompanhar RNC Cadastrar s 1.46 Na aba Etapas, clicar em Insere novo item, e selecionar no campo Etapa o código 5 em andamento Descrever a ultima atualização correspondente Para salvar a informação clicar no botão flag verde salva a inclusão ou alteração. Cadastrar etapas
13 2. Encerramento: 2.1 No sistema Rodopar, abrir a tela pelo caminho: SSMQ Acessar Modulo SSMQ Aceso a Tela 2.2 Clicar em Movimentação e selecionar o item Registro de Não Conformidade Acesso a Tela
14 2.3 Na aba Geral buscar o nº da RNC através do campo Código. Buscar Código da RNC para encerrament o com o Cliente 2.4 Na aba Plano de ação, clicar em insere novo item e no campo Situação selecionar o item desejado, podendo ser Eficaz ou Não Eficaz. 2.5 Para salvar a informação clicar no botão flag verde salva a inclusão ou alteração Inserir se o plano de ação foi eficaz ou não eficaz
15 2.5 Na aba Etapas, clicar em insere novo item. No campo Etapas buscar o código 4 Verificação da Eficácia. 2.6 No campo Complemento descrever as observações sobre a eficácia das ações. 2.7 Para salvar a informação clicar no botão flag verde salva a inclusão ou alteração Inserir comentários sobre a eficácia das ações 2.8 O sistema irá indicar uma tela de Aviso informando que não será possível editar a RNC após o encerramento. Clicar em Sim. Concluir encerrament o
16 2.9 Na aba Encerramento, clicar no botão Encerrar O sistema indicará a tela de Atenção, clicar em Sim para confirmar o encerramento. Concluir encerrament o 2.11 O sistema indicará o encerramento do registro no campo situação. RNC encerrada
17 5- Meio Ambiente Aspectos ambientais Impactos ambientais Ações Consumo de água Falta de água nos reservatórios Prática dos 3Rs Elevado consumo de energia Consumo de papel Descarte de Lixo Orgânico Descarte de clips, metais, plasticos Falta de água nos reservatórios Contaminação do solo por descarte inadequado Contaminação do solo por descarte inadequado Contaminação do solo por descarte inadequado Prática dos 3Rs Desligar os equipamentos após utilização Prática dos 3Rs Coleta Seletiva Coleta Seletiva Prática dos 3Rs Coleta Seletiva 6- Saúde e Segurança 6.1 Manter ASO (Atestado de Saúde Ocupacional) atualizado junto ao Departamento Pessoal. 6.2 Utilizar os EPI s conforme determinação das normas de Segurança do Trabalho da empresa, atenção às placas de indicação de Segurança. 6.3 Zelar pela manutenção e limpeza dos equipamentos e ferramentas utilizadas, bem como o local de trabalho. 6.4 Atender, participar e ser co-responsável na prática da segurança, saúde, meio ambiente e qualidade da empresa. Registros Armazenamento Proteção Indexação REQ.Q05.XX Relatório de Registro de Não Conformidade Físico Pasta Numeração sequencial / Mensal Tempo de Retenção (Mín.) Disposição 1 ano Arquivo Morto 8- Referências POP.Q05.XX Preenchimento do Registro de Não Conformidade. 9- Fluxograma Não aplicável.
Registro, Investigação e Encerramento de Ocorrências / Não Conformidades Internas e Externas
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