2012/13 Universidade de Coimbra Mobilidade de Estudantes OUTRAS MOBILIDADES Guia de Inscrição online Guia prático do processo de inscrição online em programas de mobilidade para estudantes da Universidade de Coimbra que pretendam realizar um período de estudos em outras universidades estrangeiras. A leitura deste Guia é obrigatória. Mobilidade Outgoing 2012/13
I INFORMAÇÃO GERAL A Universidade de Coimbra tem ao seu dispor diversas oportunidades de mobilidade, às quais os estudantes se podem candidatar. Antes de proceder à candidatura, os estudantes devem informar-se sobre as universidades a que poderão candidatar-se (http://www.uc.pt/driic/acordos/) e verificar, junto do Coordenador da sua área de estudos (http://www.uc.pt/driic/coordenadores/), se é possível fazer o período de mobilidade a que se candidata na universidade que pretende frequentar. Os Programas oferecidos, no âmbito dos Outros Programas de Mobilidade são «Brasil», «EUA (MAUI)», «Austrália (AEN)», «Japão» e «Outros». Se pretende efetuar um período de mobilidade ao abrigo de um dos Programas oferecidos, deve saber que as Candidaturas serão feitas online, pelo que deverá fazer o seu registo no site da DRI/Divisão de Relações Internacionais, para ter acesso a toda a informação necessária para a sua Candidatura. NOTA: Para o preenchimento dos formulários em linha, é necessário que Javascript e cookies estejam activados (Internet Explorer e Firefox) Para se candidatar aos Programas enumerados terá de, obrigatoriamente, escolher três (3) universidades. Sendo rejeitada a candidatura a uma delas e, desde que seja da sua vontade, a DRI/Divisão de Relações Internacionais poderá submetê-la a outra das universidades escolhidas (havendo para isso que fazer pequenas alterações veja adiante «Candidatura». NOTA: Não pode sair nenhum estudante em mobilidade sem estar matriculado na Universidade de Coimbra e/ou em situação de prescrição. 2
II PROCESSO DE CANDIDATURA O estudante só tem permissão para avançar com o processo de candidatura online, após a confirmação de que leu o Guia de Candidatura e que concorda com as condições nele contidas. Aconselha-se a que, durante o processo de candidatura online, o estudante leia atentamente as perguntas e responda de forma adequada, pois uma vez terminado esse processo de inscrição, não haverá lugar a correcções e/ou a alterações. Salvo indicação em contrário (presentes nas «Instruções» dos formulários), as datas devem ser introduzidas sob o formato AAAA- MM-DD (ano-mês-dia como 2008-09-30, por exemplo). O processo completo de candidatura online processa-se em quatro fases: 1) Registo; 3) Pré-Inscrição; 4) Candidatura; 5) Impressão/entrega de documentos. 1) REGISTO : Antes de fazer o seu Registo on-line verifique se o seu e-mail não enviará para o lixo electrónico os e-mails enviados pela DRI. A DRI desaconselha o uso do Hotmail durante o processo de candidatura. Para poder inscrever-se num dos programas de mobilidade oferecidos pela UC, terá de ir a www.uc.pt/drriic, Mobilidade Estudantil Outgoing e fazer o seu registo (código de utilizador, palavra-passe e endereço electrónico), altura em que lhe será enviado em e-mail com uma ligação para poder validar a sua conta e, assim, poder prosseguir com o processo de candidatura. 3
NOTA: Memorize o seu utilizador e palavra-passe, pois eles vão ser necessários até ao final do período de mobilidade para poder aceder aos documentos necessários ao processo. 2) PRÉ-INSCRIÇÃO i) A Pré-Inscrição estende-se por cinco formulários («páginas») em que terá que, para além de escolher o programa de mobilidade pretendido, introduzir os seus dados pessoais (nome, NIF, contactos, etc.), dados académicos (faculdade, curso, grau), dados linguísticos (que línguas fala/escreve/lê) e dados referentes ao período de estudos a que se candidata (país/es, universidade/s, as razões que o/a levam a candidatar-se, os estudos que pretende fazer, etc.); por fim, na última página tem a possibilidade de imprimir a Pré-Inscrição ou fazer o download para posteriormente proceder à sua impressão. A Pré-inscrição é acompanhada de uma Declaração de NIB que deverá ser igualmente impressa, assinada e entregue na DRI, juntamente com um comprovativo do NIB. O documento a imprimir é gerado dinamicamente com o formato PDF; para que possa imprimi-lo deve ter um programa da família Acrobat (ou compatível). Devido a um problema em algumas versões do Mozilla Firefox e Opera, aconselha-se a que os utilizadores menos experientes façam a sua inscrição através do Internet Explorer6+. ii) Depois de impressa, a Pré-Inscrição deve ser assinada pelo estudante e pelo Coordenador da sua área de estudos, para depois ser entregue na DRI ou nos Gabinetes de Relações Internacionais das Faculdades (caso existam). Cabe aos Coordenadores da respectiva área de estudo, proceder à seriação dos candidatos. A seriação dos candidatos segue as normas adotadas por cada departamento sendo normalmente feita com base no mérito académico, no conhecimento da língua de ensino e na motivação. Os estudantes das Faculdades de Ciências do Desporto e Educação Física, Direito, Economia, Medicina, Psicologia e Ciências da Educação têm um Gabinete de Relações Internacionais nas respectivas faculdades. 4
iii) Caso a sua Pré-Inscrição seja aceite, receberá um e-mail com a indicação para prosseguir com a Candidatura; caso contrário, receberá igualmente um e-mail a notificar a não aceitação. 3) CANDIDATURA Uma vez aceite a Pré-Inscrição, o processo de inscrição vai continuar com o preenchimento do formulário da Candidatura. Se ainda não o fez, o estudante deve informar-se sobre as disciplinas que pretende fazer na Universidade anfitriã (códigos, nomenclaturas, créditos, etc.) e falar com o Coordenador Departamental da respectiva área de estudo para saber se é possível fazer essas disciplinas e para se certificar acerca das respectivas equivalências. Sem essas informações, a Candidatura não poderá ser concluída. i) Este formulário, que inclui o Contrato de Estudos (Learning Agreement), é composto por quatro «páginas», onde terá que introduzir as datas previstas de início e de final do seu período de estudos, assim como os créditos (ECTS) que espera vir a obter, as razões que o levam a estudar no estrangeiro (em inglês para quem se candidata a programas fora do Brasil), etc. Para preencher o Contrato de Estudos que pretende fazer na universidade anfitriã e a respectiva equivalência que terá na Universidade de Coimbra, deve informar-se sobre os códigos, as designações, a língua em que é ministrada cada uma das disciplinas, para além do tipo de inscrição (Anual, 1º Semestre, 2º Semestre) e os créditos de cada uma das disciplinas, bem como as equivalências (ECTS) que serão dadas a essas disciplinas após o regresso à Universidade de Coimbra. O estudante deverá guardar fotocópia deste documento. ii) Depois de totalmente preenchida, a Ficha de Candidatura deve ser impressa e assinada pelo estudante e pelo Coordenador Departamental e entregue na DRI/Divisão de Relações Internacionais, que se encarrega de a enviar à universidade a que se candidatou. Aconselha-se o estudante a ficar com fotocópia da página 4 e 5 da Ficha de Candidatura (Contrato de Estudos/Learning Agreement). 5
O estudante deve obrigatoriamente visitar o site da Universidade à qual se está a candidatar e retirar e preencher as Fichas de Candidatura que essa Universidade poderá eventualmente exigir dos estudantes. Existem ainda algumas Universidades que exigem uma Candidatura online. O estudante deve também ter em atenção as datas-limite para envio desses documentos ou de inscrição online, pois normalmente não são aceites candidaturas enviadas após essas datas. O estudante deverá, também procurar outro tipo de informação que considere relevante, tal como Fichas de Alojamento, datas de início de aulas, etc. A DRI enviará uma mensagem ao estudante com indicação da data em que deve entregar a Candidatura. Caso a Candidatura não tenha sido aceite pela primeira universidade, o estudante, se o desejar, pode pedir à DRI/Divisão de Relações Internacionais para a submeter às outras universidades que escolheu. Para isso, terá que «refazer» o Contrato de Estudos de acordo com a proposta da nova candidatura, sendo informado, por e-mail, do modo como o fazer. iii) Logo que a DRI/Divisão de Relações Internacionais receba a confirmação de aceitação (ou não) do estudante, ser-lhe-á enviado um e-mail. Caso a Candidatura seja aceite, o estudante recebe informação sobre os documentos a entregar naquele serviço. Caso a Universidade de Acolhimento informe directamente o estudante, este terá, obrigatoriamente, de informar a DRI. Os estudantes que estiverem em condições de receber uma bolsa de Mobilidade mas que não entregarem todos os documentos solicitados, nos prazos indicados, perdem o direito à totalidade da Bolsa ou a parte dela. Aos estudantes que não completarem o período de estudos previamente acordado e que tenham sido contemplados com uma bolsa de apoio à mobilidade, será exigida a devolução total dessa Bolsa de mobilidade, caso 6
esta já lhe tenha sido paga. 4) IMPRESSÃO/ENTREGA DE DOCUMENTOS Uma vez aceite a Candidatura, existem vários documentos a preencher, a imprimir e a entregar na DRI/Divisão de Relações Internacionais, disponíveis no site da inscrição. i) Documento de Chegada Documento a ser enviado, via fax ou e-mail, para a DRI/Divisão de Relações Internacionais, depois de assinado e carimbado por um responsável da universidade anfitriã, nos 15 dias seguintes à chegada à universidade estrangeira. É mediante a apresentação deste documento que a DRI/Divisão de Relações Internacionais procederá à transferência de uma eventual bolsa de mobilidade. ii) PB-4 («Brasil») Declaração emitida pela DRI/Divisão de Relações Internacionais para a obtenção do Modelo PB-4 que lhe dará acesso a assistência médica. O estudante deve verificar se este modelo vai de encontro às suas necessidades ou se é adequado à sua situação. iv) Actualização de Contactos Ficha a ser preenchida e entregue na DRI/Divisão de Relações Internacionais antes da partida do estudante. v) Procuração Documento a ser impresso e entregue na DRI/Divisão de Relações Internacionais antes do estudante partir. É através da apresentação deste documento que o Procurador tem poderes para assinar documentos. : A Procuração que a DRI solicita não necessita de ser notarial. O Procurador deverá ficar sempre com o original da Procuração e com fotocópia do Bilhete de Identidade do estudante que representa. 7
vi) Documento de Partida Documento a ser enviado, via fax ou e-mail, para a DRI/Divisão de Relações Internacionais, depois de devidamente assinado e carimbado por responsável da universidade anfitriã, nos 15 dias seguintes ao término dos estudos na universidade anfitriã. vii) Inquérito de Avaliação Formulário a ser preenchido online no endereço web indicado no site de candidaturas online, depois do estudante ter terminado o seu período de estudos na universidade anfitriã. O estudante de mobilidade tem de pagar as propinas na sua instituição de origem, neste caso na Universidade de Coimbra, ficando isento do pagamento na universidade anfitriã. Aos estudantes que pretendem efectuar um período de estudos na Pontifícia Católica Universidade do Rio de Janeiro, será cobrada, em 2012-2013, uma propina de 2.160 EUR por semestre, propina essa que poderá sofrer reajustes de acordo com os reajustes feitos aos estudantes da PUC-RIO. 8
III INFORMAÇÃO COMPLEMENTAR i) Alteração ao Plano de Estudos A Ficha de Candidatura, é composta por 6 ou 7 páginas (dependendo do número de disciplinas a que cada aluno se inscreve), contendo uma página (pág. 5, que deve ser preenchida quando o estudante decide frequentar outras disciplinas a que não se inscreveu inicialmente (na pág. 4)(ou anular alguma/s das disciplina/s); sempre que isso acontecer, essa página («Alteração ao Contrato de Estudos») deve ser preenchida de acordo com essas alterações, assinada pelo estudante, pelos Coordenadores Departamental e Institucional da universidade anfitriã, e enviada, por fax, para a DRI/Divisão de Relações Internacionais. No caso dos estudantes pertencentes às Faculdades com Gabinetes de Relações Internacionais, esse documento deve ser enviado directamente para as Faculdades para que o processo seja mais rápido. Estas alterações devem ser feitas o mais depressa possível (até um mês) após a chegada do estudante à Universidade anfitriã. ii) Modelo PB-4 É um documento que os estudantes que vão estudar no Brasil podem solicitar e que lhes dará assistência médica enquanto estiverem a estudar naquele país. Cada estudante deve informar-se se pode ser beneficiário desta assistência ou se esta se adequa às suas necessidades. Caso o estudante verifique que não é a assistência médica pretendida, deve fazer um seguro de saúde, com inclusão da cláusula de repatriamento em caso de morte, que tenha cobertura enquanto está em mobilidade. iii) Bolsa de Mobilidade Durante alguns anos, a Reitoria da Universidade de Coimbra disponibilizou alguma verba que permitiu o pagamento de algumas bolsas de apoio à mobilidade com o valor unitário de 1.500 EUR. No entanto, não há qualquer garantia de que, no ano académico de 2012-2013 essa verba seja disponibilizada. Assim, o estudante deve estar ciente de que terá de sair em mobilidade sem apoio financeiro. O Banco Santander Totta tem financiado as mobilidades de estudantes para a América Latina através de dois programas de Bolsas: o Programa de Bolsas Luso-Brasileiras Santander Universidades e o Programa de Bolsas Ibero-Americanas de Licenciatura. A candidatura a estas bolsas serão anunciadas e os estudantes que iniciaram um processo de candidatura para uma das universidades participantes, receberão uma mensagem com informação sobre esse concurso. Aos estudantes selecionados para receberem uma bolsa de apoio à mobilidade, o pagamento é feito por transferência bancária mediante a apresentação do comprovativo de 9
chegada à universidade anfitriã, que terá de ser enviado à DRI até 15 dias após a chegada. O estudante que não entregar o documento no prazo estipulado, poderá perder o direito à bolsa. Em caso de desistência do período de mobilidade, o estudante fica obrigado à reposição do montante recebido. QUESTÕES FREQUENTES 1) REGISTO O que é preciso para me registar? O registo é uma operação gratuita que todos os candidatos têm de fazer para poderem preencher os formulários de Pré-Inscrição e de Candidatura. Para isso, basta aceder à página de inscrição, escolher «Registo», introduzir um nome, um código de utilizador, uma palavra-chave (password) e o endereço de correio electrónico (e-mail). É através do código de utilizador e da palavra-chave (as suas credenciais»), que tem acesso ao seu dossiê de Candidatura. E se me esquecer da password? O estudante receberá uma mensagem com as suas credenciais que deverá guardar para futura utilização. Posso registar-me mais de uma vez? Sim, embora isso seja apenas obrigatório para candidatos que pretendam fazer mais de uma inscrição, em mais de um Programa de Mobilidade. Já me registei, mas não recebi as «credenciais». Embora, geralmente, essa operação seja momentânea, por vezes, pode acontecer que demore algum tempo, ou poderá mesmo não as receber. Por isso, pede-se que aguarde algum tempo, ou, então, entre em contacto connosco através do e-mail anisabel@uc.pt ou inespratas@uc.pt. 2) PRÉ-INSCRIÇÃO O que é preciso para fazer a Pré-Inscrição? Primeiro, tem de se registar; depois, deve introduzir as suas «credenciais» e preencher o formulário até ao fim (pág. 5). Se chegou a essa página e clicou em «OK» ou em «Imprimir», receberá um e-mail com a informação da sua pré-inscrição e do seu «ID». 10
O que é o «ID»? O «ID» é a sua identificação nos nossos serviços, o número do seu processo de Inscrição, devendo mencionálo sempre que entre em contacto connosco. Quando estava fazer a Pré-Inscrição não consegui ir até ao fim (pág. 5), não tendo conseguido, assim, imprimir a Ficha. Volte de novo a entrar, com as suas credenciais, na página de inscrição e escolha a opção «Pré-Inscrição [cont.]». Já fiz a Pré-Inscrição, mas não recebi nenhum e-mail. Se concluiu a Pré-Inscrição, i.e., se foi até à página 5 em clicou em «OK» ou em «Imprimir», deve entrar em contacto connosco; caso contrário, deve entrar de novo no site e escolher a opção «Pré-Inscrição [cont.]», preencher o que falta no formulário e, uma vez alcançada a última página (pág. 5), mandar imprimir a Pré-Inscrição «Imprimir», ou clicar em «OK», no caso de não pretender fazer a sua impressão nessa altura. Como sei se a minha pré-inscrição foi aceite? Depois de o Coordenador da sua área de estudos ou de o Gabinete de Relações Internacionais da sua Faculdade nos enviar a Pré-Inscrição assinada, ser-lhe-á enviado um e-mail a informá-lo da decisão. Se isso não acontecer num prazo razoável, deverá contactar a DRI/Divisão de Relações Internacionais. A minha pré-inscrição foi aceite; o que devo fazer agora? Deve ir ao endereço das inscrições e prosseguir com a sua Candidatura através da opção «Candidatura». A minha pré-inscrição não foi aceite; se pretender candidatar-me de novo, o que devo fazer? Será melhor falar com o Coordenador da sua área de estudos e iniciar um novo processo de candidatura. A quantas universidades me posso candidatar? Se escolheu qualquer um dos Programas, excluindo «Outros», é obrigatório que escolha 3 universidades; no caso de ter optado pelo Programa «Outros»: 1) tem de se inscrever em pelo menos uma universidade, se optou por um dos países que existe na lista; 2) caso deseje candidatar-se a uma universidade que não tem acordo com a UC, deve clicar no botão», introduzir o nome do país e escrever o nome da universidade a que deseja candidatar-se. 11
3) CANDIDATURA O que é preciso para me candidatar? Leia com atenção a «Informação Geral», constante neste Guia, para saber o Programa a que se pode candidatar. Candidatei-me a três universidades, mas não fui aceite em nenhuma delas. Posso candidatar-me de novo a outras universidades? Esta situação é pouco frequente mas pode sempre tentar uma quarta opção. Neste caso, terá de informar a DRI/Divisão de Relações Internacionais ou o Gabinete de Relações Internacionais da sua Faculdade, caso exista um. O que é a Bolsa de Mobilidade? É um apoio financeiro que ajuda o estudante a custear as despesas de mobilidade. O facto de o estudante ser aceite para efectuar um período de mobilidade numa Universidade parceira, não significa que lhe seja garantida a atribuição de uma Bolsa de mobilidade. Ver informação sobre Bolsas na Página 9 deste Guia. Se optar por alojamento numa residência universitária ou numa casa privada, pago alguma coisa por isso? Sim. Essa informação está em princípio contida nos sites das Universidades anfitriãs. No caso de os estudantes não encontrarem essa informação, devem enviar um e-mail à Universidade anfitriã. Onde posso saber sobre a equivalência entre as disciplinas leccionadas na universidade onde fui aceite e as disciplinas leccionadas na UC? Essa informação só pode ser dada pelo Coordenador da área de estudos do estudante e tem que ser previamente acordada antes da partida do estudante para a Universidade anfitriã. Fui aceite numa universidade estrangeira, mas decidi desistir. O que devo fazer para efectivar a desistência? Antes de se candidatar, o estudante deve pensar bem sobre essa decisão e se é isso que pretende ou se está na altura certa para o fazer. No entanto, em qualquer fase da candidatura o estudante pode desistir, devendo para isso informar, por escrito, a DRI/Divisão de Relações Internacionais ou, no caso de ser estudante de Faculdades com Gabinetes próprios, deve informar esses Gabinetes. No caso de o estudante desistir do Programa depois de lhe ter sido paga uma Bolsa de mobilidade, ser-lhe-á pedida a devolução total ou parcial da Bolsa de mobilidade. 12
Se tiver desistido do Programa a que me candidatei e fui aceite, posso candidatarme de novo a esse ou a outro Programa? Em princípio, sim. Existe um número mínimo e/ou máximo de disciplinas a que tenho de / posso candidatar-me? Deve pelo menos inscrever-se a 15 créditos ECTS, que correspondem a um período mínimo de mobilidade (3 meses). No entanto, essa questão deve ser sempre vista com o Coordenador da área de estudos do estudante. Aquando do meu período de estudos no estrangeiro, posso frequentar disciplinas às quais não me tinha inscrito inicialmente e/ou anular alguma(s) a que me tinha inscrito? Sim. Para isso, existe na Ficha de Candidatura uma folha intitulada «Alterações ao Contrato de Estudos», onde tem de escrever a(s) disciplina(s) anulada(s) e/ou acrescentada(s). Essa folha deve ser então assinada por si e pelos Coordenadores de departamento e institucional da sua universidade anfitriã e enviada, por fax ou e-mail, para a DRI/Divisão de Relações Internacionais ou para os Gabinetes de Relações Internacionais das Faculdades onde estes existam, o mais cedo possível após a chegada à Universidade anfitriã. O que é o Contrato de Estudos? O Contrato de Estudos é um compromisso que envolve os estudantes, os Coordenadores da Universidade de origem e os Coordenadores da Universidade anfitriã e que se materializa numa folha com todas as disciplinas a que se inscreve quando preenche o formulário de Candidatura. Para que seja correctamente preenchida, necessita saber qual a duração (anual, 1º semestre, 2º semestre) e a língua em que a disciplina vai ser ministrada, assim como os códigos, os nomes e os créditos (ECTS) que tem na universidade anfitriã e na UC. E se eu não souber as disciplinas mencionadas na questão anterior? Deve consultar a página da universidade a que se candidata; caso não consiga aí descobrir o que pretende, deve informar-se junto do seu Coordenador na UC ou pedir a informação à Universidade anfitriã. Posso permanecer mais tempo do que o previsto quando procedi à minha Candidatura? Caso afirmativo, o que devo fazer? Em princípio sim mas, para isso, deve contactar o seu Coordenador Departamental e posteriormente a DRI/Divisão de Relações Internacionais. 13
Se for necessário tratar de alguma questão na Universidade de Coimbra e eu não estiver em Portugal, como poderei fazer? É para isso que serve a Procuração. Esse documento serve para a pessoa que tenha sido constituída Procuradora possa dirigir-se aos Serviços e tratar das questões que sejam necessárias. NOTA: Para tratar de assuntos apenas nas Relações Internacionais, não é necessário uma Procuração notarial mas, no caso de ser necessário tratar de questões a nível dos Serviços Centrais, a Procuração tem de ser reconhecida notarialmente. Assim, antes de partir, o estudante deve fazer uma Procuração e ir reconhecê-la num notário. Como estudante de mobilidade, como faço em relação às propinas? O estudante de mobilidade tem de pagar as propinas na sua instituição de origem, neste caso na Universidade de Coimbra, ficando isento do pagamento na universidade anfitriã. NOTA: Aos estudantes que pretendem efetuar um período de estudos na Pontifícia Católica Universidade do Rio de Janeiro, será cobrada, em 2012-2013, uma propina de 1.920 EUR por semestre, propina essa que pode sofrer reajustes de acordo com os reajustes feitos aos estudantes da PUC-RIO. DRI/Divisão de Relações Internacionais Telef.: 00 351 239 857 001 / Fax: 00 351 239 857 002 e-mail: anisabel@uc.pt; inespratas@uc.pt http://www.uc.pt/driic atendimento via skype (para pequenas questões): dri_outgoing_outras.mobilidades (das 11h00 às 12h00) 14