GUIA PARA CANDIDATURAS ONLINE ESTUDANTES OUTGOING DA UNIVERSIDADE DE COIMBRA

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1 GUIA PARA CANDIDATURAS ONLINE ESTUDANTES OUTGOING DA UNIVERSIDADE DE COIMBRA

2 Este é um guia prático do processo de inscrição online em programas de mobilidade para estudantes da Universidade de Coimbra que pretendem realizar um período de estágio numa Instituição estrangeira. Por estágio, entende-se um período de mobilidade em contexto de trabalho e, por conseguinte, a tempo inteiro. Os estudantes da UC que pretendem fazer a pesquisa para a tese devem registar-se neste âmbito. Durante a mobilidade de estágio o estudante não pode inscrever-se a unidades curriculares. Período mínimo de mobilidade 2 meses completos a um ano letivo. Este período de mobilidade acumula com outras mobilidades realizadas, podendo o estudante realizar até 12 meses por cada ciclo de estudos (24 meses no caso dos Mestrados Integrados). Esta regra só se aplica no caso do Programa Erasmus. Este guia não dispensa a leitura do Regulamento ERASMUS. Candidatos elegíveis estudantes regulares da Universidade de Coimbra estudantes recém graduados na Universidade Os estágios poderão ser curriculares (com equivalência directa) ou extra curriculares (com reconhecimento em Suplemento ao Diploma). Em ambos os casos o estudante tem, obrigatoriamente de trazer a avaliação, por parte da Instituição de acolhimento. Caso não o faça incorre na devolução total de bolsa. I PROCESSO DE CANDIDATURA A cada passo do processo de candidatura, vai receber diversas notificações através do Inforestudante. CRIE uma pasta para guardar toda a correspondência relativa à sua mobilidade. A DRI aconselha a alteração do endereço de no Inforestudante (em dados pessoais) para um que veja regularmente. A DRI desaconselha o uso do Hotmail, uma vez que as mensagens vão para spam Aconselha-se a que, durante o processo de candidatura online, o estudante leia atentamente as perguntas e responda de forma adequada, pois uma vez lacrada a inscrição, não haverá lugar a correções e/ou a alterações. E, qualquer correção e/ou alteração deve ser comunicada à DRI por escrito. O estado do processo pode ser visualizado no Inforestudante. Caso verifique que tem um erro na sua inscrição, já depois desta estar lacrada, não deve fazer outra, deve contactar a DRI através dos contactos disponibilizados, solicitando que seja dada a possibilidade de rever a sua inscrição e voltar a lacrar. 2

3 O estudante pode inscrever-se a um máximo de 3 programas e aquando da decisão final por um dos programas, terá de informar a DRI sobre a desistência dos restantes. Para cada programa terá de efetuar uma inscrição. 1) INSCRIÇÃO Prazo: 1 de dezembro a 31 de janeiro Para iniciar o seu processo de candidatura tem de aceder ao Inforestudante em: No menu- Balcão Académico deve aceder a: Candidaturas Mobilidade Outgoing Selecionar a matrícula no âmbito da qual pretende sair em mobilidade. No caso de lhe aparecer uma mensagem para atualizar os dados bancários, tais como o IBAN e SWIFT Code (estes dados têm de ser relativos a uma conta sedeada em Portugal) deve ir a Dados Pessoais e adicionar essa informação em Detalhes. Por favor, tenha atenção aos dados que insere, pois estes dados serão usados para o pagamento de uma eventual bolsa de mobilidade. Para prosseguir com o processo de inscrição, deve voltar a Candidaturas Mobilidade Outgoing e seleccionar Nova Inscrição. Após declarar que leu e aceitou as condições contidas no Guia de Candidatura, pode iniciar o preenchimento da inscrição. O estudante terá de definir o tipo de mobilidade ERASMUS+ (mobilidades nos países elegíveis para o programa) ou Outras Mobilidades (Convénios). O estudante é responsável por encontrar o seu local de estágio. No caso do programa Erasmus, o estudante pode escolher uma universidade com a qual exista acordo na sua área para a mobilidade de estágio. O Programa Almeida Garrett prevê apenas mobilidade de um semestre. Os estudantes que pretendem realizar unidades curriculares práticas (estudantes da Faculdade de Medicina) ao abrigo deste programa, têm de fazer uma inscrição para estudos. Este Programa não prevê a mobilidade de estágio em contexto de trabalho. Regime da Mobilidade 1º semestre, 2º semestre, Anual Âmbito da Mobilidade Estágio Duração- data de entrada e de partida (colocar as datas previstas para a mobilidade). Após preencher os dados referidos deve seleccionar o botão continuar. Neste passo do processo de inscrição, tem que definir, por ordem de preferência, 3 opções onde pretende realizar a mobilidade. O estudante deve proceder da seguinte forma, para cada uma das três opções: 3

4 O estudante tem a possibilidade de indicar como pretende fazer a sua mobilidade; - opção Instituição de ensino, caso pretenda selecionar uma vaga protocolada (vide lista em - Outra Instituição, caso pretenda fazer um estágio numa Empresa/Laboratório/Instituição (etc) com a qual não existe protocolo, para a qual já tem uma carta de aceitação. Neste caso deve já preencher todos os dados solicitados relativos ao Coordenador na Instituição de acolhimento. Na carta de aceitação deve constar o período em que vai realizar o estágio, o nome e o contato de do orientador, bem como o nome e a morada da instituição. Se escolher esta opção, na fase de candidatura tem de fazer upload da Carta de Aceitação. - A definir posteriormente, caso o estudante ainda não tenha efectuado contatos e ainda não tenha uma Instituição de acolhimento. Se escolher esta opção, na fase de candidatura tem de fazer upload da Carta de Aceitação. LOCAIS DE ESTÁGIO/ INSTITUIÇÕES DE ACOLHIMENTO A instituição de acolhimento poderá ser uma empresa, universidade, centro de investigação, etc., de um dos países elegíveis, mas desde que reconhecida e aprovada pelo Coordenador Departamental ERASMUS. Os seguintes tipos de organizações não são elegíveis como organizações de acolhimento para estágios de estudantes: -instituições da UE ou outros organismos da UE, incluindo agências especializadas (é possível consultar a lista exaustiva destes organismos no portal ec.europa.eu/institutions/index_pt.htm); organizações gestoras de programas da UE, como agências nacionais (para evitar possíveis conflitos de interesses e/ou duplo financiamento). COMO ENCONTRAR O LOCAL DE ESTÁGIO Os estudantes são responsáveis por encontrar o seu local de estágio, tendo como tarefa fazer os primeiros contatos diretamente junto das instituições do seu interesse e apresentar-lhes o seu interesse. Para os ajudar nessa tarefa poderão: 4

5 - Contatar alguns docentes/diretores de curso e Coordenadores Departamentais ERASMUS, no sentido de obter uma orientação a este respeito e informações sobre eventuais locais e ofertas de estágio internacional de que tenham conhecimento; - Contactar o GRI da sua Faculdade para consultar a informação disponível sobre ofertas de estágio; - Consultar alguns sites que disponibilizam ofertas de estágio a nível europeu: Para validar a opção, deve seleccionar o botão Terminar Alteração. Deve proceder do mesmo modo para a opção 2 e opção 3. Após preencher os dados referidos deve seleccionar o botão continuar. Para avançar deve, então definir as suas Competências Linguísticas, começando por referir a sua língua materna e adicionando outras línguas estrangeiras e o seu nível de conhecimento das mesmas. De seguida, terá de preencher os dados do Procurador que deverá ser uma pessoa da sua confiança que ficará responsável por tratar dos assuntos da mobilidade, junto da DRI, durante a sua ausência. Não se constitua a si próprio/a como Procurador/a e, quem assina a Procuração é o/a estudante. Para além disso, deve preencher os dados de alguém a contatar em caso de urgência. No final, seleccione o botão Concluir. A inscrição não está concluída até ter feito upload de todos os documentos solicitados: - Declaração e Comprovativo do IBAN - deve fazer download da declaração, assiná-la e juntar um comprovativo do IBAN e SWIFT Code (a solicitar junto do Banco) e só então deve fazer o upload dos documentos. - Procuração - deve fazer download da Procuração, assiná-la, juntar cópia do documento de identificação do Procurador e só então deve fazer o upload dos documentos. - Documento de identificação deve fazer upload do seu documento de identificação. Depois de inseridos todos os documentos acima mencionados, no local correto, deverá lacrar a inscrição. Tenha em atenção que, após a lacragem, não poderá realizar alterações: Lacrar Inscrição Após lacragem, não poderá realizar mais alterações à inscrição uma vez que esta será submetida a validação, avaliação e aceitação. 5

6 Após a lacragem pelo/a estudante, a DRI avalia a inscrição. Caso esta não cumpra os requisitos estipulados, a DRI reserva-se o direito de rejeitar/não aceitar a inscrição. Caso a inscrição seja aceite pela DRI, esta passará para o/a Coordenador/a Departamental ECTS. É da responsabilidade do/a Coordenador/a Departamental a decisão, seriação e colocação dos/as estudantes nas respectivas opções. Terminada esta fase, deve consultar o seu regularmente, pois irá receber notificações relativas ao seu processo. 2 CANDIDATURA Depois da avaliação das inscrições por parte do/a Coordenador/a, a DRI dá andamento ao processo. O/a estudante recebe uma notificação a informar que a inscrição foi: - Aceite: pode avançar com a candidatura. - Condicionada: pode avançar com a candidatura mas o caso será acompanhado pelo Coordenador e pela DRI. Se o/a estudante não reunir as condições necessárias, não poderá sair em mobilidade. Neste estado, o/a estudante poderá ter necessidade de alterar a instituição de acolhimento. - Não Aceite: não tem permissão para avançar com a candidatura. A justificação pode ser vista na notificação recebida pelo/a estudante. NOTA: Para avançar para a candidatura, já deverá ter definido com o/a seu/sua Coordenador/a o seu Learning Agreement for Traineeship. Antes de preencher o formulário, deve visitar o site da instituição de acolhimento, ver se tem formulários próprios ou um sistema de candidaturas online que seja de preenchimento obrigatório. No caso de existirem formulários dessa instituição, deve preenchê-los, levá-los ao/à Coordenador(a) para assinar e posteriormente fazer upload no Inforestudante. O estudante deverá também procurar outro tipo de informação que considere relevante. Tem de aceder ao Inforestudante em: ecurity/login.do No menu Balcão Académico deve aceder a: Candidaturas Mobilidade Outgoing Selecionar a matrícula no âmbito da qual fez a inscrição. Deve clicar na lupa e, de seguida, em Criar Candidatura e preencher os seguintes campos: Título do estágio; Número de horas semanais de trabalho; Número de ECTS a atribuir após o estágio; Programa detalhado do estágio; Conhecimentos e competências a adquirir; Plano de monitorização; Plano de avaliação e Reconhecimento do período de estágio através de: Créditos ECTS; Certificado; Transcrição de Registo Académico; Suplemento ao Diploma; Europass. 6

7 Fazer Continuar e preencher os seguintes dados solicitados. Depois de inseridos todos os dados, deve concluir a candidatura, fazer download da Ficha de Candidatura, colar fotografia (se esta não sair no formulário), assiná-la, levá-la ao Coordenador para assinar e terá de fazer upload no sistema e lacrar a candidatura. No Upload do Cartão de Seguro de Doença, deve, se este não for válido para o país da mobilidade, fazer o upload do respectivo seguro de saúde. Nenhum/a estudante pode sair em mobilidade sem ter o CESD ou um seguro de saúde válido. Caso a instituição de acolhimento tenha formulários próprios, devem também fazer upload desses formulários. Devem fazer upload do(s) documentos(s) solicitados até 15 dias antes do prazo estipulado pela instituição de acolhimento. A DRI não se responsabiliza por inscrições entregues fora do prazo. Prazo de lacragem da candidatura Deve ser lacrada a candidatura após a submissão dos documentos obrigatórios (nos quais se inclui a ficha de candidatura assinada pelo estudante), até pelo menos 3 meses antes da data de início do estágio. Se tiver dúvidas neste passo, deve dirigir-se à Casa da Lusofonia, dentro do horário de atendimento para os estudantes outgoing. Após este passo, a DRI enviará a candidatura à instituição parceira que aceitará ou não a candidatura do/a estudante. Por este motivo, não deve comprar viagem sem estar oficialmente aceite pela instituição de acolhimento. Caso o estudante receba a aceitação directamente, deve dar conhecimento à DRI. INFORMAÇÕES ADICIONAIS BOLSAS ERASMUS O facto de o estudante ser aceite para efectuar um período de mobilidade, não significa que lhe seja atribuída uma bolsa. As bolsas de mobilidade não são garantidas. Caso venham a ser concedidas, estas só serão pagas após estarem reunidas as condições financeiras para tal. Prolongamentos do período de mobilidade não serão financiados. Os estudantes que estiverem em condições de receber uma bolsa de Mobilidade mas que não cumpram o período de mobilidade estipulado poderão ter de devolver a bolsa correspondente a esse período. Os estudantes que estiverem em condições de receber uma bolsa de Mobilidade mas que não obtenham aproveitamento durante o período de mobilidade estipulado, perdem o direito à totalidade da Bolsa. Os estudantes bolseiros dos SASUC e a quem tenha sido atribuída uma bolsa de mobilidade ERASMUS poderão receber, através desse serviço, um Suplemento de bolsa ERASMUS. Cabe à 7

8 DRI enviar aos SASUC a informação dos estudantes que se encontram em mobilidade. No entanto, este facto não dispensa que o estudante questione os SASUC em relação ao seu suplemento. OUTRAS BOLSAS Para as Outras Mobilidades não existe financiamento. Aconselhamos os estudantes a procurar na Internet concursos para atribuição de bolsas para esses destinos. PASSAPORTE/VISTO/VACINAÇÃO: Para as Outras Mobilidades o/a estudante é responsável por tratar do seu Passaporte, do Visto e de se informar acerca da vacinação necessária. Estes trâmites devem ser tratados antes de partir em mobilidade. ONLINE LINGUISTIC SUPPORT (OLS) Todos os participantes em atividades de mobilidade no âmbito do ERASMUS que utilizem as línguas Inglês, Francês, Alemão, Italiano, Espanhol ou Holandês como a língua principal de estudo terão, obrigatoriamente, de participar no OLS, Online Linguistic Support. O OLS consistirá no seguinte: 1. Teste 1 de avaliação da competência linguística do estudante (obrigatório) 2. Curso de língua (facultativo) 3. Teste 2 de avaliação da competência linguística do estudante - no fim da mobilidade (obrigatório) Os Testes 1 e 2 de avaliação da competência linguística são obrigatórios para todos, mas o facto de o estudante ter uma nota negativa no teste, não significa que não possa sair em mobilidade. O curso de língua é opcional. Este curso pode ser atribuído ao estudante, tendo por base o nível de competência linguística demonstrada pelo estudante no Teste 1 de avaliação. Os testes de avaliação e os cursos de língua OLS não têm custos para os estudantes. Os estudantes que não cumprirem o OLS, não têm direito a bolsa. PRESCRIÇÃO Os estudantes que se encontram em situação de prescrição não podem realizar um período de mobilidade. PAGAMENTO DE PROPINAS Os estudantes que saem em mobilidade têm de ter a sua situação regularizada junto da Universidade de Coimbra, ou seja, têm de estar regularmente inscritos e ter as propinas pagas, exceto os recém-graduados (estes devem informar-se junto do Serviço de Gestão Académica sobre como proceder). No âmbito do Programa Erasmus, o estudante fica isento de pagamento de propinas na instituição de acolhimento. No âmbito das Outras Mobilidades, algumas 8

9 instituições cobram o pagamento de propinas. Nestes casos, a DRI informa o estudante desta situação. RELATÓRIO FINAL DA COMISSÃO EUROPEIA (APENAS PARA ESTUDANTES DE MOBILIDADE ERASMUS) Os/As estudantes que saem em mobilidade têm obrigatoriamente de preencher um Relatório Final que lhes será enviado pela Comissão Europeia para o respectivo . INQUÉRITO DE AVALIAÇÃO Documento a ser preenchido online no site NOTA: Este Guia não dispensa a leitura do Regulamento do Programa ERASMUS e do Regulamento dos Programas de Outras Mobilidades. O atendimento aos estudantes Outgoing é feito no front office da DRI, na Casa da Lusofonia, de Segunda a Sexta das 13H00 ás 17H30. Divisão de Relações Internacionais da Universidade de Coimbra Largo D. Dinis Colégio S. Jerónimo Coimbra Telef.: / Fax: Mobilidade Outgoing Ana Isabel Ferreira - anisabel@uc.pt; Sofia Jesus - dri.intinfo@uc.pt ; Raquel Sampaio raquelsampaio@uc.pt 9