ASSUNTO: PROCESSO: nº 31464/2015-7 OBJETO: Prestação de serviços e aquisição de equipamentos para digitalização do acervo civil e criminal, laudos de criminalística e IML do Instituto Técnico-Científico de Polícia ITEP/RN Modalidade: Pregão Eletrônico nº 006/2015, tipo MENOR PREÇO GLOBAL. RESPOSTAS A QUESTIONAMENTOS 1. Conforme página 22, item 1, Objeto: Constitui objeto da presente licitação a contratação de empresa especializada para Prestação de Serviços de Digitalização dos arquivos do Instituto Técnico-Científico de Polícia ITEP e aquisição de equipamentos para digitalização, de acordo com as quantidades e especificações técnicas constantes no Termo de Referência Anexo I deste Edital. Questionamento: Não conseguimos localizar o Anexo I no documento EDITALDIA16.pdf. Quais os procedimentos para obtermos acesso as informações deste anexo? Resposta: O TERMO DE REFERÊNCIA, descrito no item 1.1, da seção II, está disposto na Seção VIII, que trata categoricamente do Termo de referência, Lista de bens e cronograma de entrega, de forma resumida. As Especificações técnicas mais detalhadas fazem parte das Condições Gerais do Contrato, Seção VII (pág. 74 e seguintes), as quais ao tratar do objeto com mais peculiaridades, entende-se também como Termo de referência. Tais disposições é padrão do Edital formulado pelo Banco Mundial. O edital disponível no sítio licitacoes-e.com.br (editaldia16.pdf) contém todas as disposições e exigência do certame. Alertamos que a palavra Termo de referência contida no Edital se estende a tudo que descreve o objeto e suas especificações técnicas, conforme significado retirado da Lei de Licitações quando dispõe sobre o assunto. 2. Questionamento: Conforme página 27 do Edital, destacamos 2 parágrafos abaixo: Fornecimento de Solução WEB de Gestão de Documentos Físicos, com autenticação por Certificação digital e com os módulos mínimos de cadastro, solicitação, expurgo e registro de movimentação de documentos, em características compatíveis com a descrita neste Termo de Referência; Fornecimento de serviços de segurança e monitoramento de servidores, por um período mínimo de 12 meses consecutivos, em características compatíveis com a descrita neste Termo de Referência e disponibilização de relatórios de monitoramento em sistema web com acesso por certificação digital. Resposta: O edital disponível no sítio licitacoes-e.com.br (editaldia16.pdf) contém todas as disposições e exigência do certame. Alertamos que a palavra Termo de referência contida no Edital se estende a tudo que descreve o objeto e suas especificações técnicas, conforme significado retirado da Lei de Licitações quando dispõe sobre o assunto.
3. Questionamento: Não conseguimos localizar o Termo de Referência no documento EDITALDIA16.pdf. Quais os procedimentos para obtermos acesso as informações do Termo de Referência? Lembrando que as características compatíveis não estão descritas no documento EDITALDIA16.pdf. Em qual página e item do edital estão descritas as características compatíveis necessárias para estes 2 itens? Resposta:Conforme página 72 do Edital, item 1. Lista de Serviços e Cronograma de Execução, a tabela apresenta a unidade UST para os seguintes serviços: Serviços Técnicos em Gestão Documental (UST1); Serviços Técnicos em Implantação e Customização de Solução ECM (UST2); Serviços de Gerência de Projetos (UST4). 4. Qual a métrica utilizada para a unidade UST? Devemos considerar 1UST=1hora? Resposta: 5. Conforme descrito na Seção VII Condições Gerais do Contrato, página 74, item 3. ESPECIFICAÇÕES TÉCNICAS DETALHADAS, subitem 1 do Quadro-resumo das especificações técnicas. Disponibilização, informa que a CONTRATADA deverá fornecer os equipamentos necessários (infraestrutura/servidores, hardware). Porém, também é informado neste mesmo item, que as imagens digitalizadas deverão ser transferidas para o sistema de armazenamento final a ser fornecido pela CONTRATANTE, que por sua vez, proverá os recursos de pesquisa e recuperação. As imagens digitalizadas deverão ser transferidas para o sistema de armazenamento final a ser fornecido pela CONTRATANTE ou pela CONTRATADA? Sendo pela CONTRATANTE, qual o nome e fabricante deste sistema de armazenamento final? Resposta: Pela CONTRATANTE. Blade DELL, storage EMC, com máquinas virtuais VMware. 6. Para os serviços de organização e digitalização dos documentos, a SESED/ITEP, observando a necessidade da execução do serviço em suas dependências, disponibilizará uma área localizada na Coordenadoria de Identificação para que a empresa possa definir o layout do local, o fluxo de trabalho a ser implementado, bem como adequação das dependências. Qual o tamanho (m2) da área que será disponibilizada para a execução do serviço de digitalização nas dependências Coordenadoria de Identificação? Resposta: Aproximadamente 170m2 7. Conforme páginas 5 do edital, Todos os arquivos criados e inseridos no sistema deverá seguir um padrão nacional, levando em consideração integrações com softwares da Policia Federal, Força Nacional entre outros. Entendemos que, neste primeiro momento, não haverá integrações com softwares da Policia Federal, Força Nacional entre outros. Está correto o nosso entendimento? Esses arquivos deverão ser criados e inseridos no sistema seguindo qual padrão nacional? Resposta: Correto. O padrão nacional é o do AFIS. Em virtude da especificidade requerida para digitalização do acervo do ITEP, será necessário que a
CONTRATADA utilize software especializado que possua as funcionalidades necessárias e atenda integralmente as especificações de softwares. A digitalização deverá permitir a captura de no MÍNIMO 600 dpi, em padrão AFIS, conforme especificações indicada pela CONTRATANTE, que deve atender as seguintes especificações, quanto à coleta das impressões digitais: A solução de conversão de fichas de identificação e prontuários, com relação às impressões digitais, deverá ser compatível com os seguintes requisitos mínimos: Imagens das 10 impressões digitais geradas em arquivos separados; Resolução mínima de 600 dpi para cada imagem; Imagens geradas em 256 tons de cinza (8 bits); Armazenamento em arquivo em formato compactado WSQ (Wavelet Scalar Quantization) com software certificado pelo FBI para este fim; Cada imagem deve ter sua qualidade analisada por algoritmo compatível com o padrão aberto NFIQ (Fingerprint Image Quality) do NIST/ FBI e deve ser salvo em banco de dados o valor correspondente ao nível de qualidade detectado (1, 2, 3, etc); Os dados deverão estar no padrão IERIC v1.2 para entrada direta no sistema AFIS/DPF Validação para evitar erros grosseiros de coleta; As imagens devem ser comparadas umas com as outras através de algoritmo de reconhecimento de impressões digitais para evitar registros com duplicidade de impressões digitais devido a erros durante a coleta; As imagens que forem eliminadas devido a erros devem ser salvas separadamente com observação sobre o motivo. A solução de conversão de fichas de identificação e prontuários, com relação às imagens de face, deverá ser compatível com os seguintes requisitos mínimos: Imagem em cores, padrão normatizado ICAO quando possível a partir da ficha originalmente digitalizada; Resolução mínima de 600 dpi; Tamanho mínimo de 600 x 600 pixels; Armazenamento em formato JPEG com o mínimo de compressão. A solução de conversão de fichas de identificação e prontuários, com relação às imagens de assinatura, deverá ser compatível com os seguintes requisitos mínimos: Resolução mínima de 600 dpi; Imagem monocromática;
Armazenamento em formato TIFF. 8. Conforme descrito na Seção VII Condições Gerais do Contrato, página 77, item 3. ESPECIFICAÇÕES TÉCNICAS DETALHADAS, subitem 2 do Quadro-resumo das especificações técnicas. Após a adjudicação será necessária uma validação do software a ser oferecido, cujo prazo será de 30 (trinta) dias após o resultado do pregão. A validação será feita a partir da execução de todos os módulos solicitados aqui neste termo de referência. A validação do software a ser oferecido ocorrerá no prazo de 30 (trinta) dias corridos ou úteis após o resultado do pregão? Resposta: Dias corridos. No entanto, em caso de o prazo se vencer em dia não útil, a validação ocorrerá no primeiro dia útil após o fim do prazo. 9. Conforme descrito na Seção VII Condições Gerais do Contrato, página 81 e 82, item 3. ESPECIFICAÇÕES TÉCNICAS DETALHADAS, subitem 3 do Quadroresumo das especificações técnicas. A implantação do bureau operacional deverá ser realizada na sede do ITEP e poderá ser expandida para qualquer outro posto avançado designado pela SESED/ITEP, desde que na região metropolitana de Natal. Quais os endereços dos demais postos avançados existentes na região metropolitana de Natal? Resposta: Central do Cidadão do Alecrim, na Avenida Coronel Estevam, bairro Alecrim, onde se encontra o arquivo civil com um acervo de aproximadamente 3.500.000 prontuários. 10. Conforme item4, página 83, subitem c, Acondicionamento dos documentos - acondicionamento do acervo, depois de organizados, em caixas especiais desenvolvidas para os modelos de fichas da do ITEP. Confecção e colagem de etiquetas com código de barras nas caixas. Questionamento: As etiquetas das caixas serão fornecidas pela CONTRATANTE ou pela CONTRATADA? Resposta: As etiquetas serão fornecidas pela Contratada. 11. Como estão organizados os documentos nos dias de hoje? Qual o ano da documentação? Resposta: Os documentos estão organizados em caixas. O ano do registro civil mais antigo é de 1852. 12. Qual a quantidade de folhas por documento (civil e criminal)? Resposta: Depende de cada caso, podendo existir apenas uma ficha como é o caso do prontuário civil até várias folhas, no caso dos laudos e documentação criminal. 13. Entendemos que os 5.000.000 (cinco milhões) de imagens são o legado a ser digitalizado pela CONTRATADA e que os documentos do dia a dia não estão contemplados neste volume. Está correto nosso entendimento? Resposta: Em partes sim. Os 5.000.000 de documentos dizem respeito tanto ao legado já existente como também a estimativa do que será produzida diariamente durante a execução do contrato. 14. Conforme mencionado na página 81, item 3, a digitalização dos documentos do dia a dia será processada pelo CONTRATANTE. Está correto nosso entendimento? Resposta: A digitalização será assumida pelo contratante após o término do contrato. Conforme explicação dada na questão anterior.
15. Quantos tipos documentais contemplam o acervo do ITEP? Resposta: Laudos médicos, Laudos Criminais, entre outros laudos; além de Prontuários Civis e Prontuários Criminais. 16. Podemos considerar para a realização do trabalho de Serviço de Organização de Documentos e Tratamento Técnico Documental o profissional formado em Arquivologia? Resposta: Sim. 17. Entendemos que todos os serviços serão realizados na Avenida Duque de Caxias nº 97, Ribeira Natal RN, e o espaço serão disponibilizados pela contratante. Está certo nosso entendimento? Resposta: Sim, com exceção da questão 8. Em ambos os casos o espaço será fornecido pela Contratante. 18. Conforme página 77, a disponibilização de ambiente refrigerado será de responsabilidade da CONTRATANTE ou da CONTRATADA? Resposta: O espaço será fornecido pela Contratante, mas a contratada deverá preparar o ambiente, portanto a refrigeração será feita pela contratada, bem como toda a rede lógica e bureau de serviços e todo e qualquer equipamento necessário à execução da digitalização. 19. O fornecimento do mobiliário é de responsabilidade da CONTRATANTE ou da CONTRATADA? Resposta: Todo mobiliário para execução do serviço é de responsabilidade da Contratada. Qualificação Técnica 20. Identificamos que na qualificação técnica são solicitados atestados comprovando serviços que não fazem parte do escopo do trabalho, está correto nosso entendimento? Serviço de gestão e guarda de documentos em ambiente especializado dotado de infraestrutura de segurança, com controle de acesso, vigilância armada e brigada de incêndio, com padrões técnicos de iluminação e climatização adequados para o correto arquivamento de documentos Fornecimento de Solução WEB de Gestão de Documentos Físicos, com autenticação por Certificação digital e com os módulos mínimos de cadastro, solicitação, expurgo e registro de movimentação de documentos, em características compatíveis com a descrita neste Termo de Referência Fornecimento de serviços de segurança e monitoramento de servidores, por um período mínimo de 12 meses consecutivos, em características compatíveis com a descrita neste Termo de Referência e disponibilização de relatórios de monitoramento em sistema web com acesso por certificação digital Resposta: Para segunda e terceira exigência basta que se comprove o atendimento compatível com o item 02 do edital (pág. 77). Quanto à exigência 01 será considerada qualquer experiência na gestão e guarda física de documentos. Item presente no escopo do edital (item 01, pág 74 a 77) abaixo transcrito:
Para os serviços de organização e digitalização dos documentos, a SESED/ITEP, observando a necessidade da execução do serviço em suas dependências, disponibilizará uma área localizada na Coordenadoria de Identificação para que a empresa possa definir o layout do local, o fluxo de trabalho a ser implementado, bem como adequação das dependências. Para a central de processamento, será providenciada pela CONTRATADA a instalação do seguinte ambiente: Disponibilização nos locais designados, a rede lógica necessária para instalação de Centro de Processamento, os dados deverão ser armazenados em servidor local, posteriormente, após a liberação e aprovação, serão transferidos para o sistema de armazenamento final a ser fornecido pela CONTRATANTE; Disponibilização de ambiente refrigerado, atendendo as condições ideais para utilização da plataforma de hardware. 21. De acordo com o item 21.10, em se tratando dos profissionais certificados, consta que, "por ocasião da assinatura do contrato, deverá ser comprovado o vinculo com os mesmos profissionais listados ou outros que venham a substitui-los e com a mesma qualificação técnica, apresentando CTPS, contrato social ou contrato de prestação de serviços, na forma civil" PERGUNTA: Entendemos que devemos possuir em nosso quadro os profissionais citados apenas no caso de vencermos a licitação. Está correto nosso entendimento?" Resposta: Sim. 22. Item qualificação técnica 21.10, página 27. Por equivalente se entenderá qualquer certidão que comprove habilidades compatíveis com as certidões originalmente exigidas e com o objeto do contrato PERGUNTA: deixa-nos entender que qualquer certidão, que comprove habilidade será suficiente para qualificar os profissionais. Resposta: Qualquer certidão que comprove habilidade compatível com: Certificação PMP (Project Management Professional), com Certificação AIIM CDIA, com Certificação AIIM ECM Specialist e com Certificação CISSP (Certified Information Systems Security Professional), para cada profissional descrito na fl.27 23. O investimento no que tange toda infraestrutura cabível a execução do serviço por parte do LICITANTE, dá-se sempre que houver certeza da adjudicação do mesmo, após sido declarado vencedor Resposta: Sim. Maretânea Medeiros de Araújo Pregoeira Natal RN, 13 de julho de 2015.