DOC. 01 CONTROLE DE LEGISLAÇÃO E OUTROS REQUISITOS

1 de 17 CONTROLE DE LEGISLAÇÃO E OUTROS REQUISITOS MACROPROCESSO ASSESSORIA TÉCNICA PROCESSO CONTROLE DE LEGISLAÇÃO E OUTROS REQUISITOS CONTROLE DE LEGISLAÇÃO E OUTROS REQUISITOS 1. OBJETIVO... 2 2. ABRANGÊNCIA... 2 3. DOCUMENTOS RELACIONADOS... 2 4. PROCEDIMENTOS... 2 4.1 DEFINIÇÃO DO SERVIÇO E SUA ABRANGÊNCIA... 2 4.2 IDENTIFICAÇÃO DA INFORMAÇÃO... 3 4.3 GERAÇÃO DA INFORMAÇÃO... 4 4.4 DIVULGAÇÃO DA INFORMAÇÃO... 5 5. REGISTROS... 9 6. HISTÓRICO DO DOCUMENTO... 10 7. ANEXOS... 11 7.1 LISTA MESTRA DE DOCUMENTOS EXTERNOS... 12 7.2 TELA PRINCIPAL ACCESS PROPOSTAS LEGISLATIVAS... 13 7.3 TELA PRINCIPAL ACCESS CONSULTA DE NORMAS... 14 7.4 MODELO DOC.FECOMERCIO... 15 7.5 E-MAIL A SINDICATO PUBLICAÇÃO DE NORMATIVOS... 16 7.6 FLUXOGRAMA DO PROCESSO... 17 Elaboração Análise Crítica e Aprovação Distribuição CONSUELO LIMA ASSESSORIA DE PROCESSOS ANTONIO CARLOS BORGES DIRETORIA EXECUTIVA BIBLIOTECA LINK E INTRANET 1

2 de 17 1. OBJETIVO Esse documento tem por finalidade estabelecer o procedimento operacional para controle de legislações, e temas relacionados direta e indiretamente à instituição. São considerados dados de origem externa, portanto interferem diretamente nos processos do Sistema de Gestão da Qualidade e para a geração de informação ao público interno e externo da FecomercioSP. 2. ABRANGÊNCIA Toda a estrutura da FecomercioSP 3. DOCUMENTOS RELACIONADOS SA. 02 Gerenciamento de Cadastro AT. 01 Produção de Conteúdo Técnico 4. PROCEDIMENTOS 4.1 Definição do Serviço e sua Abrangência O serviço detalhado a seguir consiste basicamente, entre outras ações, em descrever como ocorre o auxílio da área de Documentação Técnica no controle de documentos de origem externa, cuja utilização seja importante para o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ), ou seja, documentos e informações nas quais se 2

3 de 17 não forem atualizadas prejudicam diretamente os processos que compõem atualmente o SGQ. Desta forma, garante-se que sejam sempre disponibilizados aos envolvidos documentos na sua versão mais atualizada. Esses documentos devem constar na Lista Mestra de Documentos Externos, mantida e atualizada pela área de Documentação Técnica, e disponibilizada às demais áreas da estrutura, somente quando se tratar de documentos legais. A referida lista é constituída apenas das legislações e outros documentos considerados pelas áreas executoras dos processos de suma importância para orientar e direcionar suas atividades. Desta forma, é de responsabilidade das mesmas informar a área de Documentação Técnica sobre a necessidade de sua atualização, o que pode ser feito via e-mail ou verbalmente. A área de Documentação Técnica é a única área com autonomia para editar tal lista. Porém, não há restrições para que a própria área de Documentação Técnica, em seu trabalho diário, identifique esta necessidade e faça por si só a atualização necessária, informando posteriormente, por e-mail, as demais áreas diretamente relacionadas. A Lista Mestra de Documentos Externos é compartilhada via diretório específico e de acesso comum a todos os envolvidos nos processos destacados. 4.2 Identificação da informação Diariamente, os colaboradores da área de documentação técnica realizam pesquisas e leitura em publicações oficiais, jornais e revistas de grande circulação e demais canais, para identificar alterações ou novos documentos a serem inseridos na Lista Mestra de Documentos de Origem Externa ou outras informações importantes à Fecomercio e Sindicatos. Quando se trata de pesquisa que envolve a consulta de legislações, a área utiliza-se de arquivo próprio denominado Busca Legislativa, o qual é utilizado para buscas diárias a esse tipo de documento e que concentra todos os links necessários dos principais canais de consulta para agilizar o trabalho e encaminhá-lo para as demais áreas. Para se detectar a importância de um conteúdo é realizada uma leitura e análise do texto de acordo com alguns critérios: 3

4 de 17 Novidade: informação ainda não conhecida; Notabilidade acontecimentos visíveis ou tangíveis, ou seja, a confirmação da informação divulgada; Comparação: identificação da existência de outras informações correlacionadas ao conteúdo em questão; Histórico: compreende as mudanças históricas como foi ontem, como é hoje e como será amanhã e, Decisões: como a FecomercioSP, por meio de suas assessorias, manifestou-se em relação ao caso. Este último critério terá a interferência dos critérios anteriores. 4.3 Geração da informação Identificado o conteúdo importante à FecomercioSP e aos seus Sindicatos filiados, quando se trata de legislações que sofreram algum tipo de alteração em seu conteúdo, os colaboradores da área de Documentação Técnica devem atualizar a planilha de Documentos de Origem Externa (vide anexo 1) para utilização das demais áreas da estrutura interna da FecomercioSP, conforme também mencionado no PROC. 02 Controle de Documentos, e arquivar a legislação em pastas específicas em seu diretório de acesso restrito à área. O arquivamento de legislações é feito por ano e por nome de pastas (Leis, Decretos, Portaria etc), onde os arquivos são abreviados no nome por três letras ou duas (Ex.: Decreto Federal DF), número, órgão, mês (Ex.: junho jun) e ano, como exemplo: Portaria RFB nº 10, de 5 de junho de 2013, assim Por10RFBjun13. Além disso, é feito uma análise da área para verificar qual a melhor forma de divulgar esta e outras informações aos principais envolvidos. As formas de divulgação são: Inserção no Doc.Fecomercio; Disparo de e-mail aos Sindicatos; Disparo de e-mail às áreas internas da estrutura FecomercioSP ; Boletim eventual do Conselho de Defesa do Contribuinte; 4

5 de 17 Boletim eventual do Conselho de Comércio Eletrônico e/ou, Boletim eventual do Conselho do Turismo. Os colaboradores da área de Documentação Técnica também participam das reuniões periódicas da Assessoria Jurídica sobre projetos de lei. Nesta ocasião são registradas pela área todos os projetos de lei discutidos e as deliberações pertinentes. Com estas informações em mãos a área de Documentação Técnica alimenta dois arquivos do Access, denominados Propostas legislativas e Arquivos de Normas, conforme anexos 2 e 3. A manutenção destes registros é feita com base nestas reuniões. As ferramentas citadas permitem uma busca fácil das informações, além do posicionamento da FecomercioSP em relação à proposta em questão. Os arquivos das legislações não são descartados por serem úteis. Já a seleção de notícias é encaminhada de acordo com o público de interesse e seus links ficam arquivados no clipping do Doc. Fecomercio como descrito a seguir. Caso os links dos arquivos ficarem desatualizados com o tempo, a área de documentação técnica deve revisá-lo no caso de sua utilização. Vale ressaltar ainda que a área de Documentação Técnica é a principal fonte de informação da Assessoria Jurídica referente aos projetos de lei discutidos nas reuniões periódicas, porém os advogados que a compõem acompanham, de maneira informal, as principais propostas e alterações nas legislações como atividade rotineira de trabalho através dos mesmos canais explicitados no documento da área de Documentação Técnica denominado Busca Legislativa e sites específicos de temas jurídicos, como por exemplo, o www.conjur.com.br e o www.jusbrasil.com.br. Assim como a Assessoria Jurídica, outras áreas podem identificar dados e informações importantes e envialas para a área de Documentação Técnica analisar a pertinência de sua divulgação para os possíveis interessados. 4.4 Divulgação da informação 5

6 de 17 4.4.1 Doc.Fecomercio A área de Documentação Técnica é a responsável pela pesquisa diária relacionada às legislações mais importantes e de destaque do dia. Feita esta seleção, a área de Documentação Técnica encaminha por e- mail à área de Comunicação um consolidado dessas legislações em complemento ao trabalho realizado pela Comunicação que tem por responsabilidade selecionar diariamente notícias de interesse dos vários públicos de interesse da FecomercioSP conforme apresentado adiante. O Doc. Fecomercio possui um template próprio (vide anexo 4), no qual a Comunicação, para cada tema, elabora um resumo da notícia complementada pela legislação pertinente e anexa um link para que o destinatário consiga ter acesso ao conteúdo na íntegra. Este template é então enviado ao prestador de serviço para a devida formatação e adequação do lay out do documento para divulgação externa bem como à área de Documentação Técnica para que esta já tenha condições de fazer a divulgação interna do documento para alguma área da estrutura que possa ter interesse imediato por algum assunto tratado. Após o retorno do Doc. Fecomercio no layout padrão, o documento é enviado no mesmo dia ao núcleo Gerenciamento de Cadastro para que ocorra o devido envio ao mailing cadastrado para recebimento do Doc.Fecomercio. O mailing é definido em análise prévia da área de Marketing de acordo com o tipo de documento e conteúdo a ser divulgado. Para o Doc. Fecomercio o mailing definido corresponde à: Envio pela ferramenta de envio de e-mail marketing. - CNC: Confederação Nacional do Comércio; - Federações filiadas à CNC; - Interessados em eventos através do site; - Interessados nos informativos e, - Mailing específico sugerido pela área de Documentação Técnica. Envio pelo Outlook/ Secretaria Geral (e-mails institucionais). - Funcionários da FecomercioSP e terceirizados; 6

7 de 17 - Diretores da FecomercioSP e CECOMERCIO (Centro do Comércio do Estado de São Paulo) e, - Sindicatos Filiados à FecomercioSP Desta forma, o envio do informativo é feito pelo núcleo Gerenciamento de Cadastro pertencente à Unidade de Serviços de Apoio da área de Administração, conforme procedimento operacional SA. 02 Gerenciamento de Cadastro. Ao receber o Doc. Fecomercio do dia, a área de Documentação Técnica tem a responsabilidade de arquiva-lo na biblioteca eletrônica Link. 4.4.2 E-mail aos Sindicatos Ao identificar um conteúdo importante para um ou mais Sindicatos específicos, a área de Documentação Técnica, com base no template de e-mail, vide anexo 5, insere uma introdução ao tema e anexa o conteúdo principal ao e-mail. É gerada uma solicitação à área da Secretaria Geral para o envio do material por e-mail aos Sindicatos descriminados. Ao receber esta solicitação, o Núcleo Gerenciamento de Cadastro confirma os dados cadastrais do(s) Sindicato(s) e realiza o disparo. É importante ressaltar neste momento, que a lista de Sindicatos filiados à FecomercioSP é mantida atualizada pelo referido núcleo. Cabe a ele fornecer a lista às demais áreas da estrutura, quanto houver qualquer alteração. Como forma de registro e controle, o Núcleo Gerenciamento de Cadastro arquiva a solicitação da área de Documentação Técnica, juntamente como todos os anexos pertinentes, bem como o envio do material ao destinatário previamente definido. O mesmo é feito na própria área de Documentação Técnica. 4.4.3 E-mail às áreas internas da estrutura FecomercioSP Ao identificar um conteúdo importante para uma ou mais áreas específicas da FecomercioSP, incluindo até mesmo os Conselhos da entidade, a área de Documentação Técnica, separa o material, elabora um e-mail direcionado à principal área interessada e encaminha o material. Como forma de registro e controle, a área de Documentação Técnica arquiva o e-mail e seu conteúdo por um período mínimo de dois dias e, depois são descartados. 7

8 de 17 Cabe às áreas de interesse da FecomercioSP analisar o conteúdo e verificar a melhor forma de trabalha-lo, o que pode incluir eventual alteração de processos. Caso isto aconteça se faz necessário seguir o procedimento operacional PROC.01 Alteração em Processos. Há casos em que as próprias áreas da FecomercioSP solicitam uma pesquisa específica à área de Documentação Técnica. Sugere-se que estas solicitações sejam formalizadas por e-mail, porém, há situações em que são realizadas verbalmente. O mecanismo de retorno da pesquisa se dá conforme mencionado anteriormente. 4.4.4 Boletins eventuais Em sua pesquisa e leitura diária em publicações oficiais, jornais e revistas de grande circulação e demais canais de comunicação, a área de Documentação Técnica identifica os principais assuntos ligados aos Conselhos mencionados e gera um consolidado de informações através de documento único separado por cada um dos Conselhos. Após um determinado período de consolidação, mensal ou maior, em função das informações ou dados disponíveis para divulgação, a área de documentação Técnica envia o material aos assessores dos referidos Conselhos que analisará e tomará as ações que julgarem necessárias e pertinentes. É importante ressaltar neste momento, que a lista de Conselhos da FecomercioSP, incluindo seus Presidentes, Secretárias e Assessores Técnicos, é mantida atualizada pela Secretaria Geral. Cabe à mesma fornecer a lista às demais áreas da estrutura, quanto houver qualquer alteração. Vale ressaltar que a área de Documentação Técnica também arquiva eletronicamente o documento na biblioteca eletrônica Link e em pasta específica localizada em diretório da própria área. 4.4.5 Criação e acompanhamento de conteúdo (Pastas técnicas e Pareceres Sintéticos) A Documentação Técnica, mediante solicitação da Assessoria Jurídica ou Assessoria Econômica, criará pastas técnicas ou pastas para conteúdo de pareceres sintéticos, lotadas em diretório específico, cujo conteúdo envolverá documentos relativos a pareceres, estudos etc, conforme detalhado no procedimento operacional AT. 01 Produção de Conteúdo Técnico. 8

9 de 17 Em regra, o prazo para finalização de uma pasta técnica é de até 10 dias úteis a partir de sua abertura já para um parecer sintético é de 2 dias, podendo, entretanto, haver dilação do prazo a pedido do Assessor responsável, dependendo da complexidade da matéria. Neste caso, a negociação de um novo prazo deverá ser realizada junto ao assessor responsável pela pasta. 4.4.6 Resenha Semanal Trata-se de uma apresentação semanal de conteúdo, à Assessoria Técnica, que envolve ementários de toda a legislação e proposições selecionadas em determinado período, Após a apresentação, a área de Documentação Técnica é responsável por acompanhar o conteúdo da apresentação distribuído a cada Assessor, e do eventual cumprimento das atividades estabelecidas no item 4.4.5. 5. REGISTROS Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Tempo de Retenção Cópia de Segurança Descarte Lista Mestra de Documentos de Origem Externa Aprovação do Doc. Fecomercio (versão para divulgação) Apps(\\srv-01) (H:\Documentos Comuns\SGQ FecomercioSP ISO 9001\Docs de Origem Externa Diretório específico da área Sem restrição para visualização Acesso restrito Por nome do arquivo Por data Permanente Permanente Sim Sim Não aplicável Não aplicável 9

10 de 17 Doc.Fecomercio Biblioteca Link / Diretório específico da área Sem restrição / Acesso restrito Por data / Por assunto Permanente Sim Não aplicável E-mail aos Sindicatos Diretório específico da área Acesso restrito Por data / Por Sindicato Permanente Sim Não aplicável E-mail às áreas Diretório específico da área Acesso restrito Por data / Por Sindicato Permanente Sim Não aplicável Arquivos de Normas Diretório específico da área Acesso restrito Por nome do documento Permanente Sim Não aplicável Boletins eventuais Diretório específico da área Acesso restrito Por data / Por nome do documento Permanente Sim Não aplicável 6. HISTÓRICO DO DOCUMENTO Versão Data Comentários 1.0 16/09/2013 Edição Inicial 2.0 01/11/2013 1. Adequações no item 4.4.1 relacionadas à elaboração do Doc. Fecomercio que passa a ser de responsabilidade da área de Comunicação; 2. Item 4.4.3 Junção do último parágrafo com o 1º facilitando a compreensão do texto; 3. Inclusão da Lista Mestra de Documentos de Origem Externa na tabela de registros; 4. Adequação do título do item 4.4.4 e, 5. Atualização do fluxograma do processo. 10

11 de 17 3.0 26/11/2013 4.0 26/08/2014 1. Inserção de parágrafo no item 4.2 referenciando a composição da Lista Mestra de Documentos Externos e o(s) responsável(is) pelas informações e consequentemente atualização da mesma e, 2. Ajustes na definição da coluna da lista mestra denominada Data da Revisão da Norma/Dispositivo, anexo 7.1. 1. Inserção de itens 4.4.5 e 4.4.6 relacionados ao procedimento operacional AT. 01 Produção de Conteúdo Técnico E, 2. Alteração da nomenclatura do Macroprocesso Administrativo para Assessoria Técnica. 7. ANEXOS 11

12 de 17 7.1 Lista Mestra de Documentos Externos Lista Mestra de Documentos Externos Inserir Logo da área Nº Versão/Data: Documento Data da Revisão da Norma/Dispositivo Responsável pela atualização Procedimento Operacional Forma de atualização Distribuição Legenda: Documento: nome, código ou outra identificação do documento em questão. Data da Revisão da Norma/Dispositivo: revisão e/ou data da última atualização do documento na lista mestra. Responsável pela atualização: função responsável por manter o documento atualizado na FecomercioSP. Procedimento Operacional: nome do procedimento operacional a qual o documento influencia e está direta ou indiretamente ligado. Forma de atualização: meio para determinar se a atualização do documento é necessária e forma de atualização. Frequência de Atualização: periodicidade estabelecida para a atualização do documento Distribuição: processos que devem receber cópia do documento ou cujo acesso deva ser disponibilizado. 12

13 de 17 7.2 Tela principal Access Propostas Legislativas 13

14 de 17 7.3 Tela principal Access Consulta de Normas 14

15 de 17 7.4 Modelo Doc.Fecomercio Doc. FECOMERCIO 11/06/2013 C O M É R C I O FIFA AINDA TEM 145 MIL INGRESSOS PARA VENDER Entidade libera hoje lote de entradas da Copa das Confederações devolvidas pelas seleções e usuários. A Fifa anunciou que 145 mil ingressos para a Copa das Confederações serão colocados à venda a partir das 9h de hoje (pelo horário de Brasília). A comercialização será efetuada exclusivamente pela página pt.fifa.com/ ticketing da internet. Adobe Acrobat Document C O N S U M I D O R BRASILEIRO NÃO POUPA NEM SE PREOCUPA COM O FUTURO Sete em cada dez pessoas não costumam poupar. É o que revela uma pesquisa realiza pelo Ibope e divulgada pela Serasa Experian, na última sexta-feira. Portal do Consumidor E C O N O M I A A COLOCAÇÃO DE PAPÉIS BRASILEIROS É MAIS DIFÍCIL O mercado internacional de bônus está, temporariamente, fechado para emissões brasileiras. Nos últimos dias, grandes companhias locais (Banco do Brasil, Odebrecht e Minerva) adiaram colocações - só o Banco Nacional de Desenvolvimento Econômico e Social (BNDES) fez apresentações (roadshows) na semana passada, com vistas ao lançamento de papéis. Em fins de maio, o presidente do banco, Luciano Coutinho, disse que está nos planos vender US$ 2 bilhões cm bônus, para financiar projetos de óleo e gás. Adobe Acrobat Document L E G I S L A Ç Ã O ADIAMENTO DOS FERIADOS PARA AS SEXTAS-FEIRAS Proposta que adia feriados para as sextas-feiras deve ser votado na Comissão de Educação, Cultura e Esporte. De acordo com o projeto (PLC Nº 108 de 2009), devem ser comemorados nas sextas-feiras os feriados que caírem nos demais dias da semana, excetuando-se os que ocorrerem nos sábados e domingos e os dos dias 1º de janeiro (Confraternização Universal), 7 de Setembro (Independência) e 25 de dezembro (Natal), ressalvados os feriados estaduais e municipais. Senado M E T R Ó P O L E FAIXAS EXCLUSIVAS DE ÔNIBUS As Marginais do Tietê e do Pinheiros ganharão faixas exclusivas de ônibus até o mês que vem e a Avenida Paulista, ainda neste ano. Condutores de carros, motos e caminhões que as invadirem vão correr o risco de tomar multa de R$ 85,13, além de receber quatro pontos na Carteira Nacional de Habilitação (CNH). A meta da administração do prefeito 15

16 de 17 7.5 E-mail a Sindicato Publicação de Normativos PUBLICAÇÃO DE NORMATIVOS Sr. Presidente, Informamos a Vsa. que foi publicado o Projeto de Lei Municipal nº 365, de autoria do Vereador Abou Anni, que dispõe sobre a isenção dos veículos destinados à aprendizagem, utilizados por Centros de Formações de Condutores, da restrição imposta quanto a circulação de veículos no Município de São Paulo. Para o exame completo da informação encaminhamos em anexo a íntegra do documento. Atenciosamente, Secretaria FECOMERCIO SP Geral www.fecomercio.com.br 16

PRESTADOR DE SERVIÇO Gestor: 17 de 17 7.6 Fluxograma do processo P1 CONTROLE DE LEGISLAÇÃO E OUTROS REQUISITOS FECOMERCIO SP SP1 Identificação e Geração da Informação Início P1 T3 Realizar pesquisas e leitura nos canais de comunicação T8 Manter arquivos atualizados Fim Parcial T1 Iniciar processo de Produção de Conteúdo Técnico + T4 Selecionar o material de interesse da FecomercioSP T6 Arquivar legislação em pasta específica (diretório da área) T7 Alimentar arquivo do Access Arquivos de Normas Fim Parcial Nova legislação ou legislação alterada? S T5 Atualizar Lista Mestra de Documentos de Origem Externa T11 Alimentar arquivo do Access - Propostas Legislativas ÁREAS DOCUMENTAÇÃO TÉCNICA T2 Encaminhar para a área de Documentação Técnica T1 Selecionar material ou solicitar pesquisa de interesse da FecomercioSP, se necessário N Projeto de Lei? N S T9 Encaminhar para Assessoria Jurídica Interesse de N Sindicato específico? S T13 Formatar conteúdo em modelo padrão T14 Solicitar envio pela Secretaria Geral T15 Administração Serviços de Apoio- Gerenciamento de Cadastro: Enviar e-mail ao Sindicato T10 Acompanhar análise nas reuniões de projetos de lei T12 Definir forma de divulgar a informação T16 17