Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade SISTEMA GERENCIADOR DE DOCUMENTOS SGDOC Manual de instruções para utilização do Sistema Gerenciador de Documentos SGDOC - Versão 2-2012
Sumário Manual do Sistema Gerenciador de Documentos e Processos - SGDOC... 4 1. Acesso ao Sistema... 4 1.2 Como acessar o sistema... 4 2. Botões de Navegação... 5 3. Menu Principal... 9 3.1 Área de Trabalho... 10 3.1.1 Funcionalidades adicionais nas telas do Sistema.... 11 3.2 Suporte Técnico... 12 3.3 Pesquisar... 13 3.3.1 Pesquisar Documentos... 13 3.3.2 Pesquisar Processos... 16 3.3.3 Pesquisar Despachos e Comentários de Documentos e Processos... 18 3.3.3.1 Pesquisa Avançada de Despachos e Comentários... 18 3.4 Seleção de Abas... 20 2 3.5 Imprimir Etiquetas... 21 3.6 Logoff... 22 4. Funções da Área de Trabalho... 23 4.1 Cadastrar Documentos... 23 4.2 Botões de navegação auxiliares... 25 4.3 Cadastrar Processos... 26 4.4 Tramite... 28 Nova regra de tramite... 28 4.4.1 Tramite Interno... 29 4.4.2 Tramite Externo... 29 4.4.3 Tramite de Processo... 30 4.4.4 Tramite Múltiplo de Documentos... 33 4.4.5 Tramite Múltiplo de Processos... 35 4.5 Autuar Processo... 38 4.6 Anexos e Apensos... 42 4.6.1 Definição de anexo... 42 4.6.2 Definição de apenso... 42 4.6.3 Quando realizar uma Anexação?... 43
3 4.6.4 Quando realizar uma Apensação?... 43 4.7 Tela de Anexação... 44 4.7.1 Visualização de Anexos... 45 4.8 Legendas de Vinculação dos Ícones de Anexos e Apensos de Documentos/ Processo 46 4.9 Tela de Apensação... 47 4.9.1 Tela de visualização Apensos... 48 4.10 Inserir peças (documentos) a Processo... 49 4.10.1Visualizar peças (Documentos) de Processos... 50 5. Detalhar Documentos e Processos... 50 5.1 Legenda de Vinculação dos Ícones de Documentos... 51 5.1.3 Telas de Histórico de Despacho de Documentos e Processos... 56 5.1.3.1 Ícones de cadastro de despacho e comentário... 56 5.1.3.2 Tela de Cadastro de Despacho de Documentos e Processos... 56 5.1.3.3 Telas de Histórico de Comentários de Documentos e Processos... 58 5.1.3.4 Tela de Cadastro de Comentários de Documentos e Processos... 58 5.2 Legenda de Vinculação dos Ícones de Processo... 59 5.2.1 Gerar Etiqueta de Processo... 60 5.2.2 Comentar Volume de Processo... 61 5.2.3 Modelos de Termos... 63 5.2.4 Visualizar imagens... 64 5.3 Caixa da Área de Trabalho... 66 5.3.1 Caixa de Entrada... 66 5.3. 2 Caixa de Saída... 67 5.3.3. Caixa de Externos... 68 6. Caixa de Prazos... 69 7. Caixa de Chamados... 74 8. Contatos da Equipe CDOC... 75
Manual do Sistema Gerenciador de Documentos e Processos - SGDOC 1. Acesso ao Sistema Todos que tratam de documentos, bem como, os interessados em acompanhar informações de documentos e processos, podem solicitar acesso ao Sistema cadastrando-se pelo link: https://spreadsheets.google.com/viewform?formkey=ddbvtww3djlnaw16rujlrjz2tnjlaxc6mq 1.2 Como acessar o sistema Pelo navegador Mozilla Firefox na versão 8.0 ou superior, acesse o sistema pelo endereço http://www3.icmbio.gov.br/sgdoc Nota: O Sistema não permite ser acessado pelo navegador Internet Explorer. 1.2.1 Autenticação 4 Nesta tela o usuário deverá inserir seu login e senha, composto pelo nome.sobrenome e senha criada pelo gerenciador do sistema e enviada previamente ao e-mail do usuário. No campo código deve ser inserido o código de segurança apresentado na tela composto de números e letras. Somente após o preenchimento de todos os campos o usuário terá acesso ao sistema, clicando sobre o ícone avançar.
5 1.2.2 Autenticação CPF No primeiro acesso do usuário, será solicitado a confirmação do CPF. O sistema irá validar e atualizar o CPF na base de dados. Após atualização o usuário irá clicar no botão OK para confirmar a ação e voltar ao menu principal. 1.2.3 Esqueceu sua Senha? Na tela para acesso ao sistema, caso o usuário tenha esquecido sua senha, basta clicar sobre o ícone recuperar senha que irá mostrar uma janela para informar o CPF e clicar no botão. Será encaminhado um email com orientação para recuperação de senha. 2. Botões de Navegação Os Botões de Navegação possibilitam ao usuário a identificação visual das funcionalidades do sistema e permite uma navegação mais intuitiva no sistema. Observe também os botões de navegação auxiliares (item 4.2).
OPÇÕES DESCRIÇÃO MENU PRINCIPAL Retorna ao menu principal do sistema. ÁREA DE TRABALHO Exibe todos os documentos e processos que estão no seu setor. SUPORTE TÉCNICO Meio de comunicação para que o usuário reporte dúvidas, problemas, elogios ou sugestões ao gerenciador do sistema. PESQUISAR Exibe as opções de pesquisa para documentos ou processos cadastrados. GERAR ETIQUETAS 6 Permite que os usuários emitam as etiquetas disponíveis ao seu setor, mediante a solicitação ao gerenciador da liberação do lote. TROCAR SENHA DE ACESSO Permite que o usuário realize a busca de recuperação de senha para acesso ao sistema. LOGOFF Opção para sair do sistema e voltar à tela de acesso. TRAMITAR DOCUMENTOS SELECIONADOS Permite encaminhar os documentos selecionados para outra área ou órgão, simultaneamente. TRAMITAR PROCESSOS SELECIONADOS Permite encaminhar os processos selecionados para outra área ou órgão, simultaneamente. CADASTRAR DOCUMENTOS Permite o cadastro de um documento, apresentando os campos necessários para efetuar seu registro.
7 CADASTRAR PROCESSOS Permite o cadastro de um processo, apresentando os campos necessários para efetuar seu registro. AUTUAR PROCESSO Permite a autuação/ou formação de processo. DETALHAR Exibe o registro do documento ou processo selecionado e disponibiliza outras opções de ação sobre a digital. CONFIRMAR Confirma as ações realizadas, registrando as informações no sistema. CADASTRAR DESPACHOS Permite cadastrar despachos contidos nos documentos ou processos selecionados. HISTÓRICO DE DESPACHOS Permite visualizar os despachos cadastrados, de acordo com o documento físico, seguindo sua cronologia. IMPRIMIR FOLHA DE DESPACHO Opção para imprimir a folha de despachos para compor o documento ou processo selecionado. ANEXAR DOCUMENTO Opção para visualizar os anexos do documento ou processo selecionado. CADASTRAR COMENTÁRIO Opção que permite realizar o cadastro de um comentário com informações pertinentes sobre o documento ou processo selecionado. HISTÓRICO DE COMENTÁRIOS Permite a visualização dos comentários cadastrados do documento ou processo.
HISTÓRICO DE TRAMITE Apresenta todas as ações e tramites efetuado sobre os documentos ou processos. UPLOAD DA IMAGEM Realiza a inserção das imagens digitalizadas do documento no sistema. GERAR ETIQUETAS DE IDENTIFICACAO PARA ESTE PROCESSO (Capa) Emite etiqueta para a capa do processo selecionado. MODELOS DE TERMOS Exibe modelos para elaboração de termos usuais em um processo. PÁGINA ANTERIOR Exibe a tela anterior do sistema. PRÓXIMA PÁGINA 8 Exibe a próxima tela do sistema. RECEBER DOCUMENTOS SELECIONADOS Permite receber os documentos selecionados para a área de trabalho simultaneamente. RECEBER PROCESSOS SELECIONADOS Permite receber os processos selecionados para área de trabalho simultaneamente. PESQUISAR DOCUMENTOS Permite que o usuário realize a busca de todos os documentos cadastrados. PESQUISAR PROCESSOS Permite que o usuário realize a busca de todos os processos cadastrados. PESQUISAR DESPACHOS E COMENTÁRIOS Permite que o usuário realize a busca por comentários e despachos cadastrados.
9 FECHAR / CANCELAR Fecha telas e cancela ações no sistema. FILTRO O ícone filtrar tem a finalidade de localizar com mais eficiência e através de fragmentos a origem, destino e assunto, na hora de cadastrar um documento ou processo. COMENTAR VOLUME Este ícone serve para indicarmos quantos volumes contém o processo. 3. Menu Principal Ao entrar no sistema a tela MENU PRINCIPAL será exibida com as seguintes opções: ÁREA DE TRABALHO SUPORTE TÉCNICO PESQUISAR GERAR ETIQUETAS TROCAR DE SENHA LOGOFF Ao acessar algumas destas opções você terá as seguintes informações:
3.1 Área de Trabalho Na área de trabalho o usuário poderá realizar ações como cadastrar documentos e processos, tramitar, autuar processos, detalhar, anexar e visualizar imagens. A tela exibe todos os documentos que estão no seu setor e por meio das abas o usuário poderá visualizar os documentos e processos separadamente. A primeira informação apresentada nesta tela, conforme abaixo destacado, é o nome do usuário, seu setor e as caixas de entrada, área de trabalho, de saída, externos, prazos e chamados. Logo em seguida vem os ícones de tramite, menu principal, suporte técnico, cadastrar documentos, cadastrar processos, pesquisar e logoff. 10 Os registros são apresentados em duas abas, sendo uma para documentos e outra para processo. A aba que estiver destacada em verde escuro é a que esta selecionada, conforme destacado a seguir. Atenção: Observe a posição das abas na tela acima, no canto superior esquerdo.
11 3.1.1 Funcionalidades adicionais nas telas do Sistema. Outras funcionalidades nas telas do sistema, quando apresentado, são a quantidade de registros por página, a pesquisa rápida, a ordenação em ordem alfabética ou numérica do conteúdo das colunas, a seleção de registro, o identificador de anexos/apensos e prazo, e o paginador. Abaixo serão apresentadas todas as possibilidades. OPÇÕES DESCRIÇÃO QUANTIDADE DE DOCUMENTO POR PÁGINA Permite que seja selecionada a quantidade de registros por página, podendo ser 10, 25,50 ou 100 registros apresentado na tela. PESQUISA RÁPIDA Permite que seja pesquisada qualquer palavra, número ou fragmento que esteja contido na caixa selecionada. No caso da tela de pesquisa, a busca por este campo é por toda a base de dados do sistema. ORDENAÇÃO DE DADOS Permite que ao clicar em qualquer um dos cabeçalhos das colunas, o seu conteúdo seja ordenado por ordem alfabética ou numérica, crescente ou decrescente. SELECIONAR REGISTRO Permite que seja selecionado todos os registros de uma vez, clicando no primeiro quadrado da coluna ou selecionar um documento clicando no quadrado a frente do registro. SINALIZAÇÃO DE ANEXOS/APENSOS Sinalização localizada na segunda coluna na tela de trabalho, que indica que o documento contém anexos/apensos.. SINALIZAÇÃO DE PRAZO Sinalização localizada na terceira coluna da tela de trabalho, que indica que o documento tem prazo. Quando verde o prazo a vencer é maior que trinta dias, quando amarelo o prazo a vencer está entre 3 a 15 dias e vermelho o prazo
está vencendo com no Maximo 2 dias ou está vencido. MOVIMENTAÇÃO DAS PÁGINAS Permite alternar as páginas de registro da tela. INDICADOR DE QUANTIDADE DE REGISTROS Informa quantos documentos estão na caixa e a quantidade que está sendo apresentada na tela. Os registros são listados na horizontal e cada um tem suas opções para tratamento da informação, são eles: Atuar documento (quando for UP), tramitar, anexar/apensar, detalhar, visualizar imagem. 12 Com estas funcionalidades o usuário poderá tratar sua informação de maneira segura e terá a garantia que as ações somente poderão ser executadas se o documento/processos estiver na área de trabalho da pessoa logada. Nota: As funcionalidades da coluna opções da área de trabalho serão descritas a partir da página 20. 3.2 Suporte Técnico O meio de comunicação para que o usuário reporte dúvidas, problemas, elogios ou sugestões à equipe de gestores do sistema SGDOC. A cada pedido cadastrado o usuário irá receber um e-mail com o número do protocolo e informações do andamento do pedido. Ao clicar no ícone do Suporte Técnico o usuário irá visualizar a tela do Atendimento Online, conforme ilustração abaixo.
13 CAMPO O QUE INSERIR Assunto Especificação da demanda Descrição Descrição da demanda, informando digital ou número do processo a ser alterado Na tela do suporte técnico, ao clicar no botão é possível confirmar o envio da demanda aos responsáveis. Ao clicar no x no canto superior da tela irá retornar ao menu principal. Nota: O primeiro e-mail chegará como spam. O usuário deverá marcá lo como confiável e, ao receber a finalização do atendimento, deverá avaliar o mesmo. O que é SPAM? São e-mails tidos como indesejáveis de remetentes desconhecidos, são classificados como SPAM e encaminhados diretamente para a caixa de SPAM do e-mail e não para sua caixa de entrada. 3.3 Pesquisar Esta opção que está no Menu Principal e na caixa da Área de Trabalho, permite ao usuário escolher o que deseja pesquisar, por registro de Documentos, Processos ou Despachos/Comentários de documentos e processos. 3.3.1 Pesquisar Documentos Nesta tela o usuário pode pesquisar por qualquer um dos campos, podendo utilizar de trechos de uma informação. Existem duas abas que se complementam: Informações básicas e Datas. Ao clicar sobre elas o campo é expandido. Os dados inseridos em uma, não se apagam quando clicado e preenchido em outra. A pesquisa é realizada com base nas informações constantes nas duas abas.
CAMPO O QUE INSERIR 14 Digital Tipo Número da digital do documento Tipo do documento Número Número do documento Assunto Resumo do assunto Assunto Complementar Inserir assunto que corresponde ao assunto principal do documento Cargo Cargo de quem assinou o documento Assinatura Nome do assinante Origem Setor ou órgão de origem Interessado Nome do interessado Destino Setor para onde foi enviado o documento Encaminhado Para Pessoa ou cargo (de acordo com o tipo de documento) destinatária do documento Recebido Por Pessoa que realizou o recebimento do documento
15 A pesquisa também pode ser feita por datas, opção que encontra-se na tela de pesquisar documentos. Ao clicar sobre o campo datas, a tela de pesquisar por datas estará disponível. O ícone serve para limpar o campo cadastrado. CAMPO O QUE INSERIR Data Entrada Informar a data de entrada do documento Data do Cadastro Data do cadastro do documento Data Documento Data do documento Data do Prazo Data do prazo Buscar período por Selecionar o tipo de data Data de inicio A data que o documento foi cadastrado Data Final A data final do mês Ao clicar no campo BUSCAR PERÍODO POR, o usuário poderá escolher o tipo de data, conforme tela abaixo, e em seguida informar data inicial e final como parâmetro para pesquisa no sistema.
3.3.2 Pesquisar Processos 16 Permite que o usuário pesquise um processo no sistema, por qualquer informação cadastrada, conforme descrito em pesquisa de documentos o usuário tem duas abas que se complementam para realizar a sua pesquisa. CAMPO O QUE INSERIR Número do Processo Número do processo Assunto Selecione o assunto
17 Assunto Complementar Interessado Inserir assunto correspondente ao assunto principal do documento. Nome do interessado Digital de abertura Informar a digital do memorando de autuação A pesquisa também pode ser feita por datas. Ao clicar sobre o campo Buscar Período Por, os campos de pesquisa estarão disponíveis na aba, após escolher o tipo desejado o usuário informa o inicio e o final do período a ser pesquisado no sistema. CAMPO O QUE INSERIR Data da Autuação Data de abertura do processo Data do Prazo Data do prazo do processo Data do Cadastro Data do cadastro do processo Buscar Período por Selecionar o tipo de data Data Inicial Inserir a data inicial do intervalo de tempo que deseja pesquisar. Data Final Inserir a data finaldo intervalo de tempo que deseja pesquisar.
3.3.3 Pesquisar Despachos e Comentários de Documentos e Processos Permite a consulta dos despachos e comentários presentes em documentos ou processos e exibe, posteriormente, o detalhamento dos mesmos pesquisados. No campo Pesquisa Rápida conforme em destaque na tela abaixo, o usuário pode informar qualquer palavra, número ou fragmento dos despachos ou comentários. 18 3.3.3.1 Pesquisa Avançada de Despachos e Comentários No canto superior direito da tela de pesquisa, ao clicar no ícone de pesquisa avançada o sistema irá apresentar uma tela com os campos passíveis de busca. Esta tela apresenta duas abas Filtrar Comentário e Filtrar Despacho, lembrando que a aba que estiver selecionada estará em verde escuro. Pesquisar comentário
19 CAMPO Tipo O QUE INSERIR Escolher em que tipo de registro foi feito o comentário, em um documento ou processo. Digital ou processo Inserir o numero da digital ou do processo. Usuário Informar o nome do usuário que cadastrou o comentário. Data do cadastro Informar a data do cadastro. Comentário Diretoria Inserir o texto, palavras ou fragmento contidos no texto. Inserir o nome da diretoria a que se refere o documento. Pesquisar despacho CAMPO Tipo O QUE INSERIR Escolher em que tipo de registro foi feito o comentário, em um documento ou processo. Digital ou processo Inserir o numero da digital ou do processo.
Data do cadastro Inserir a data em que o despacho foi cadastrado Usuário Informar o nome do usuário que cadastrou o comentário. Data do despacho Data do Despacho Assinatura Despacho Complemento Assinante do Despacho Conteúdo do Despacho Complemento do Despacho 3.4 Seleção de Abas 20 Para identificar qual a aba está selecionada, basta observar a sua cor. Quando estiver na cor verde escuro, esta é a que têm seu conteúdo exposto na tela, as demais deverão estar na cor verde claro, conforme destacado abaixo.
21 3.5 Imprimir Etiquetas Opção presente apenas no menu principal do sistema, que permite que os usuários visualizem e imprimam as etiquetas disponíveis para o setor. Deve ser solicitada, ao gerenciador do sistema (SGI), através do ícone suporte técnico a liberação do lote e realizar as seguintes ações: Nota: Só serão liberadas novas etiquetas quando todas as etiquetas relacionadas já estiverem sido cadastradas no sistema, ficando assim o imprimir etiquetas todo em branco. Ao clicar no ícone será exibida a seguinte página de impressão:
Na página de configuração de impressão deverão ser observados os seguintes itens, conforme o exemplo a seguir: 1 na opção dimensionamento de paginas, selecionar nenhum 2 deve estar marcada a opção girar automaticamente e centralizar. Ao clicar sobre a opção ok as etiquetas serão enviadas para impressora. Nota: Antes de confirmar a impressão as etiquetas devem ser solicitadas ao centro de documentação. Seguem as especificações das etiquetas abaixo: Tamanho folha: A4x351 Modelo: INKGET+LASER Quantidade de etiquetas por folha: 65 Tamanho das etiquetas: 21,2mm x 38,2mm O sistema previamente configurado apenas ao modelo e tamanhos descritos acima. 22 Nota: A folha deverá ser colocada na bandeja manual da impressora com as etiquetas viradas para cima. Abrir Bandeja Manual 3.6 Logoff Opção para sair do sistema e retornar para a tela de acesso na página 04.
23 4. Funções da Área de Trabalho Na tela Área de Trabalho, serão apresentadas as seguintes opções: 4.1 Cadastrar Documentos Opção que estará disponível somente na área de trabalho. Nesta tela o usuário poderá cadastrar todos os documentos, produzidos ou recebidos. Ao clicar no ícone cadastrar documentos a seguinte tela estará disponível:
CAMPO O QUE INSERIR *Digital Número da digital do documento *Tipo Selecionar o tipo do documento *Número Número do documento *Origem Área de origem do documento *Data do Documento Data de criação do documento *Destino Setor para onde será enviado o documento *Encaminhado Para Pessoa ou cargo (de acordo com o tipo de documento) destinatário do documento *Assunto Assunto principal do documento 24 Assunto Complementar Resumo do assunto do documento Interessado Interessado do documento Assinatura Quem assina o documento Cargo Cargo de quem assinou o documento Data do Prazo Prazo do documento (caso exista) Procedência Selecionar a procedência do documento (interno ou externo) Data Entrada Data de entrada de documentos externos. Recebido Por Pessoa que realizou o recebimento físico do documento externo. Nota: Os campos identificados com o símbolo * são obrigatórios.
25 4.2 Botões de navegação auxiliares ÍCONES SIGNIFICADO DOS ÍCONES Filtro Limpar Gerar número de documento No campo Número, o ícone serve para gerar automaticamente o número do documento produzido na área. O sistema controla o seqüencial numérico de acordo com o tipo de documento selecionado, considerando o setor do pessoal logado. O ícone serve para limpar o campo cadastrado. O ícone serve para filtrar a origem, destino e assunto, tanto de documentos como de processos. Ao digitar um fragmento o sistema irá rastrear o que estiver cadastrado no sistema conforme tela em destaque abaixo: Observações: No ato do cadastramento o sistema verifica os campos Tipo, Número e Origem não permitindo duplicidade. Após o cadastro, o Documento estará disponível na Área de Trabalho do setor do usuário que o cadastrou.
Caso o número da digital tenha sido cadastrado anteriormente, o sistema irá informar sua indisponibilidade. 4.3 Cadastrar Processos Opção que está disponível na área de trabalho. Nesta tela o usuário pode cadastrar todos os processos recebidos. 26 CAMPO O QUE INSERIR *Número do Processo Número do processo respeitando o formato 00000.000000/0000-00 *Assunto Selecionar o assunto do processo Assunto Complementar Descrição do assunto
27 *Interessado Selecionar interessado *Origem Empresa ou órgão de origem do processo *Data da Autuação Informar a data da autuação do processo Data do Prazo Informar a data do prazo (caso exista) Nota: Os campos identificados com o símbolo * são obrigatórios. Ao cadastrar o número do processo no sistema, caso haja incoerência no número do processo com seu DV (Digito Verificador), o sistema apresentará o DV correto, sendo assim o usuário irá substituir o antigo DV do processo pelo novo que o sistema informará. Essa substituição não irá alterar a numeração do processo. Segue abaixo a tela em destaque: Após o cadastro, o processo estará disponível na área de trabalho do setor que o cadastrou. Nota: Processo oriundo de Estados, Municípios, Prefeituras que não seguem o padrão do governo federal deverão ser cadastrados como documentos. Ao cadastrar um número de processo e o mesmo já tenha sido cadastrado anteriormente, o sistema informará a indisponibilidade, conforme tela abaixo:
4.4 Tramite Todos os documentos físicos devem seguir o tramite virtual obrigatoriamente. Esta opção encontra-se na área de trabalho e permite que o usuário encaminhe seus documentos virtualmente. O tramite pode ser feito como interno e externo. Nova regra de tramite Nesta nova versão do sistema está liberado o tramite entre Coordenações Gerais, Diretorias e Presi, considerando Procuradoria, Ouvidoria, Auditoria, Comissão de Ética e DCOM. Todos acima de Coordenação Geral pode tramitar entre si. As Coordenações podem tramitar apenas para áreas dentro da sua Diretoria. As unidades descentralizadas permanecem da forma atual, entrada de documentos na Sede é feita pelo Protocolo Geral, bem como o envio para as mesmas. 28 CR, UC E UAAF PRESI, PFE, OUV/AUD, COMISSÃO ETICA E DCOM DIRETORIAS PROTOCOLO GERAL (SEDE) COORDENAÇÕES GERAIS COORDENAÇÃO
29 4.4.1 Tramite Interno Esta opção possibilita que o usuário encaminhe documentos para unidades do ICMBIO. Deve sempre ser observada a aba em destaque na tela para realizar a ação desejada. CAMPO Documento Unidade Filtro O QUE INSERIR Número da digital Selecionar a unidade de destino Localizar por fragmentos Ao tramitar o Documento irá para á caixa de saída do usuário que realizou a ação e para caixa de entrada do setor de destino. 4.4.2 Tramite Externo Esta opção possibilita que o usuário registre o encaminhamento de documentos físicos para outro órgão. Observar a aba em destaque para realizar a ação desejada.
CAMPO O QUE INSERIR Documento Número da digital do documento Destinatário Nome ou cargo da pessoa que receberá o documento Local Estado, empresa ou órgão de destino do documento Endereço Endereço do órgão ou empresa Telefone Número para contato com o destinatário CEP Código postal do estado, empresa ou órgão de destino Prioridade Selecionar a prioridade do documento Nota: Para realizar um tramite externo todos os campos apresentados na tela acima, deverão ser preenchidos. Após o preenchimento dos campos, para confirmar o tramite clique no botão. 30 Todo o procedimento realizado no sistema lhe apresentará a seguinte mensagem: Ao Confirmar clicando no botão ok irá mostrar uma tela com as informações do tramite, apresentando a Guia de Encaminhamento de Documento pelo o sistema SGDOC. A Guia só deve ser impressa se o documento for ser entregue pessoalmente em outro órgão. Ao tramitar o documento o mesmo irá para a caixa de externos podendo ser resgatado para a área de trabalho. 4.4.3 Tramite de Processo Todos os processos físicos devem seguir o tramite virtual obrigatoriamente. Opção que está na área de trabalho e permite que o usuário selecione e encaminhe processos virtualmente para área de destino. O tramite pode ser feito interno e externo.
31 Tramite Interno de processo: Esta opção permite que o usuário encaminhe processos para unidades do ICMBio. CAMPO O QUE INSERIR Processo Número do processo Unidade Selecionar a unidade de destino Filtro Campo específico de pesquisa por fragmentos Nota: Para confirmar a ação do tramite interno, após selecionar o destino, clique no botão tramitar. Após o processo tramitado ele irá para caixa de saída do remetente e para a caixa de entrada do destinatário. Tramite Externo de processo: Esta opção permite que o usuário registre o encaminhamento dos processos físico para outros órgãos.
CAMPO O QUE INSERIR Processo Número do processo Destinatário Nome ou cargo da pessoa que receberá o processo Local Estado, empresa ou órgão de destino do processo Endereço Endereço do órgão ou empresa Telefone Número para contato com o destinatário CEP Código postal do estado, empresa ou órgão de destino Prioridade Selecionar a prioridade do processo Nota: Para realizar um tramite externo todos os campos apresentados na tela acima deverão ser preenchidos. Para confirmar a ação de tramite externo, após preencher todos os campos solicitados clique sobre o botão. 32 Ao tramitar irá mostrar uma Guia com informações do tramite conforme tela abaixo. O processo ao ser tramitado ele irá para a caixa de externos e podendo retorná-lo para a área de trabalho quando preciso.
33 4.4.4 Tramite Múltiplo de Documentos Este ícone permite que o usuário selecione e encaminhe mais de um documento para a mesma área de destino. Primeiro deve ser selecionado os documentos a serem encaminhados e depois clicado na opção tramitar múltiplo, conforme destacado abaixo. Existem duas possibilidades: 1.Tramite Múltiplo Interno de Documentos Esta opção possibilitada que o usuário encaminhe os documentos selecionados de uma única vez para unidades do ICMBio. O sistema apresenta todas as digitais que foram selecionadas no campo Documentos, conforme destacado abaixo, devendo o usuário apenas selecionar destino e depois clicar em tramitar. CAMPO O QUE INSERIR Processo Número do processo
Unidade Selecionar a unidade de destino Filtro Campo específico de pesquisa por fragmentos No campo filtro ao digitar um fragmento automaticamente irá aparecer o nome da unidade a qual informou no fragmento. Nota: Para confirmar a ação de tramite interno, após selecionar o destino, clique no botão tramitar. 2.Tramite Múltiplo Externo de Documentos Esta opção possibilita que o usuário registre o encaminhamento de mais de um documento físico de uma única vez para outro órgão. O sistema apresenta todas as digitais que foram selecionadas no campo Documentos, devendo o usuário preencher os demais campos e clicar em tramitar. 34 CAMPO O QUE INSERIR Digitais Número das digitais dos documentos Destinatário Nome ou cargo da pessoa que receberá os documentos Local Estado, empresa ou órgão de destino dos documentos Endereço Endereço do órgão ou empresa Telefone Número para contato com o destinatário CEP Código postal do estado, empresa ou órgão de destino Prioridade Selecionar a prioridade dos documentos
35 Nota: Para realizar um tramite externo todos os campos apresentados deverão ser preenchidos. Após o preenchimento de todos os campos clique no botão tramitar conforme na página 10. 4.4.5 Tramite Múltiplo de Processos Esta opção possibilita que o usuário encaminhe mais de um processo de uma única vez para unidades do ICMBio. O usuário após selecionar os processos desejados deverá clicar no ícone, conforme destacado. Existem duas possibilidades: 1. Tramite Múltiplo Interno de Processos Esta opção possibilita que o usuário encaminhe os processo selecionados para uma unidade do ICMBio. O sistema apresenta todos os processos que foram selecionados no campo Processo, conforme destacado abaixo, devendo o usuário apenas selecionar destino e depois clicar em tramitar.
CAMPO O QUE INSERIR Processo Número dos processos Unidade Selecionar a unidade de destino Filtro Campo específico de pesquisa por fragmentos 2.Tramite Múltiplo Externo de Processo Esta opção possibilita que o usuário registre o encaminhamento de uma só vez mais de um processo para outro órgão. O sistema apresenta os números dos processos que foram selecionados no campo Processo, conforme destacado abaixo, devendo o usuário apenas selecionar destino e depois clicar em tramitar. 36 CAMPO O QUE INSERIR Processo Número dos processos Destinatário Nome ou cargo da pessoa que receberá os processos Local Estado, empresa ou órgão de destino dos processos Endereço Endereço do órgão ou empresa Telefone Número para contato com o destinatário CEP Código postal do estado, empresa ou órgão de destino Prioridade Selecionar a prioridade dos processos
37 Nota: Para realização de um tramite externo todos os campos apresentados deverão ser preenchidos. Após o preenchimento de todos os campos, para confirmar o tramite clica no botão tramitar. Após todo o procedimento realizado o sistema lhe apresentará a seguinte mensagem: Ressaltamos que todos os documentos vinculados também serão tramitados. Após clicar no ok o sistema irá gerar uma guia de recebimento, observe tela abaixo.
4.5 Autuar Processo Ícone que está na área de trabalho e nesta tela o usuário poderá autuar um documento para formar um processo, sendo obrigatório informar a digital do memorando de abertura. O sistema formará apenas com digital que contiver imagem. Ressaltamos que é vetada a retirada da primeira folha do processo. CAMPO O QUE INSERIR *Digital Número da digital 38 *Assunto Selecionar o assunto do processo Assunto complementar Descrição do assunto *Interessado Informar o nome do interessado do processo *Origem Unidade ou coordenações do ICMBio Prazo Informar a data do prazo (caso tenha) Nota: Os campos identificados com símbolo * são campos de cadastro obrigatório. Esta opção é apresentada apenas para UP (Unidade Protocolizadora), pois na composição dos números do processo é identificado o código NUP, controlado pelo MPOG, que representa cada UP do Governo Federal. Os cinco primeiros numero do processo são o código NUP. O código NUP do Protocolo Geral ICMBio é 02070, que na composição do numero de processo aparece da seguinte forma: 02070.000000/2011-00. (observar portaria nº 03 do MPOG) 4.5.1Como cadastrar um processo? Ao clicar nos campos assunto, interessado e origem podemos observar o ícone de filtro (observar item 4.2), onde o usuário irá filtrar os nomes a partir de um fragmento.