SED 2.0 Guia Rápido Instalando e Utilizando o Sistema Eletrônico de Documentos MODO CLÁSSICO Nesta Edição 1 Instalando o SED 2.0 2 Configurando a Conexão com o Banco de Dados 3 Primeiro Acesso ao Sistema Chave de Validade Manutenção de Usuários 4 Parametrizando o Sistema Configurar Dados da Instituição Parâmetros do Sistema Parâmetros da Digitalização [MODO CLÁSSICO] 5 Utilitários do Sistema 6 Cadastros Auxiliares Cadastro de Interessados Classificação de Documentos Tipos de Documentos Cadastro de Autores Tipo de Autores Arquivamento 7 Cadastro de Documentos 8 Cadastro de Arquivo Físico 9 Digitalização de Documentos ABBYY Fine Reader [PDF/A] 10 Pesquisa Instalando, Parametrizando e Utilizando o Sistema Eletrônico de Documentos
PÁGINA 2 Introdução O objetivo desse Guia é fornecer informações específicas de como executar as instalações do Sistema e descrever de forma detalhada as principais configurações necessárias para a correta utilização do mesmo. Instalando o SED 2.0 Para Instalar ou atualizar o SED para versão 2.0 acesse o link www.fiorilli.com.br/instalar, clique em Instaladores do SED,
PÁGINA 3 Utilizando o Instalador completo execute o Arquivo Instalar_sed2.exe, a tela a seguir será exibida, clique em Avançar para continuar a instalação. A tela a seguir mostra o local onde os arquivos de instalação serão descompactados. Clique no botão Avançar para continuar a Instalação:
PÁGINA 4 A próxima etapa é muito importante de deve se atentar entre as opções disponíveis, as opções são: 1. Módulo Terminal: Essa opção instala somente os arquivos necessários para o funcionamento do programa em máquinas terminais, ou seja, máquinas clientes que não contam com banco de dados local; 2. Módulo Servidor Normal: Essa opção instala o programa em modo completo para servidor, dispõe de todos os recursos da opção anterior mais os arquivos de banco de dados. Deve se usada nas situações onde não haverá a necessidade de processamento de OCR no servidor (página 55); 3. Módulo com Servidor OCR: Essa opção é completa, dispõe de todos os recursos das duas opções anteriores mais o módulo de processamento de OCR no servidor. Deve ser usado nas situações onde o módulo Servidor OCR se faz necessário. Na tela a seguir clique no botão Avançar e depois no botão Instalar para prosseguir com a Instalação:
PÁGINA 5 Aguarde o término da Instalação: Se já houver uma instalação do FireBird na maquina cancele a próxima opção, ou verifique o Guia Instalando FireBird para saber como proceder com a instalação.
PÁGINA 6 Clique no botão Concluir para finalizar o processo de instalação. Configurando a Conexão com o Banco de Dados Para Configurar a Conexão com a Base de Dados, execute o aplicativo confdb_sed.exe, que será descompactado na pasta de Instalação do Sistema. Estando de acordo com o padrão, deverá se encontrar no caminho C:\FIORILLI\SED\ :
PÁGINA 7 A seguir configure conforme mostra as etapas abaixo: 1/5 Tipo de Conexão com o Banco de Dados: selecione a opção de rede TCP/IP (Rede) e informe o nome do Servidor. Se estiver configurando uma conexão local, informe localhost e clique no botão Avançar : Avançar : 2/5 Selecione o Sistema Operacional do Servidor: opte entre Windows ou Linux e clique em
PÁGINA 8 3/5 Caminho Local do Banco de Dados no Servidor: informe o caminho dos arquivos do banco de dados ( SEDFIORILLI.FDB ) e definições de tabelas ( TABDEF.FDB ) no servidor, independente de estar configurando um terminal ou o Servidor. Siga os exemplos da tela abaixo e clique em Avançar : 4/5 Caminho da Rede (Servidor): informe o caminho dos arquivos Banco de Dados e Executáveis do programa na Rede. Toda vez que o usuário faz uma atualização no servidor, o sistema usa este caminho para fazer a atualização ao acessar o sistema no terminal, os campos devem ser preenchidos como mostra a figura abaixo, usando as barras invertidas e o nome do seu SERVIDOR. A seguir clique em Avançar :
PÁGINA 9 5/5 Informe os Campos: Exercício: informe o Exercício Atual; Porta: informe a porta Padrão 3050 de conexão com o servidor do banco de dados; Nome do Arquivo do Banco de Dados: Selecione a opção SEDFIORILLI.FDB que é a padrão; Selecione o Caminho do Arquivo DLL para Conexão: arquivo fbclient.dll da pasta de instalação do Sistema; Ativar Opção de Escolha do Banco de Dados (Multi-Empresa): deixe está opção desmarcada. Marque somente se desejar acessar mais de uma base de dados na mesma máquina: Após cumprir as 5 etapas, clique no botão Testar Conexão : A configuração estando correta aparecerá esta mensagem: COLLATE WIN_PTBR Encontrado Com Sucesso. Clique no botão OK : Observação: se não aparecer a mensagem acima, confira as configurações de cada etapa. Persistindo, entre em contato com o seu Representante.
PÁGINA 10 abaixo: A seguir clique no botão Concluir, para finalizar o processo de configuração, aparecerá à mensagem Importante: se a Configuração de um Terminal estiver correta e na entidade existem mais terminais para configurar, basta instalar o sistema em modo terminal e copiar o arquivo sed.ini para que o sistema localize os parâmetros já configurados. Primeiro Acesso ao Sistema Acesse o Sistema pelo atalho: A Tela de Login e Senha abrira: Usuário e Senha Inicial: Usuário = FIORILLI; Senha = 123; Entrar: para iniciar.
PÁGINA 11 Entre no Sistema acessando o menu Configurações e Parâmetros item Chave de Validação, para conferir a data de validade da Chave. Se ela estiver vencida não será possível incluir informações no banco de dados porque os botões de Inclusão ficarão desabilitados: Se a data de validade estiver vencida insira uma nova chave e clique em Salvar. A seguir, será necessário cadastrar os usuários. Para incluir um usuário e definir suas permissões clique no menu Apoio item Plano de Senhas : Manutenção de Usuários Nesta tela o administrador poderá: Inserir, Alterar ou Excluir um usuário. Como todas as telas de cadastro e manutenção seguem o mesmo Layout, a instrução para cadastrar um novo usuário será a mesma para os demais cadastros. Aba Cadastro: clique no botão Inserir e preencha os campos:
PÁGINA 12 Nome: nome completo do usuário; Login: nome ou apelido, usado para acessar o sistema; Senha: senha usada para acessar o sistema; Nível: 02 Administrador: dá permissão as ferramentas do Sistema; 01 Usuário: restringe permissão a algumas ferramentas do Sistema. Cargo: descrição do cargo do usuário; Aba Permissão Detalhada : é possível liberar o acesso a cada menu do sistema, permitindo ou bloqueando o usuário para: Inclusão ; Alteração ; Exclusão ; Layout e Impressão. Clique no botão Alterar e defina as permissões de acesso para este usuário em cada menu do sistema, depois clique no botão Ok para salvar as permissões:
PÁGINA 13 A partir de agora toda vez que o usuário fazer o Login com seu Usuário e Senha, o sistema se adequará conforme as suas permissões de acesso aos menus. Para entrar com seu Login saia do sistema e acesse-o novamente. Parametrizando o Sistema Clique no menu Configurações e Parâmetros, item Cadastro da Entidade : Preencha a tela a seguir com os dados da instituição. Estas informações deverão ser cadastradas uma única vez. O CNPJ será usado na liberação da chave de licença do sistema:
PÁGINA 14 Clique no menu Configurações e Parâmetros, item Parâmetros do Sistema : Na aba Opções de Abas é possível personalizar a tela de cadastro de documentos conforme itens descritos a seguir: Mostrar Aba de Cadastro de Autores para o Documento: marque/desmarque para escolher entre exibir ou ocultar a entrada dessa informação no momento do cadastro dos documentos. Mostrar Aba de Cadastro de Arquivo Físico: marque/desmarque para escolher entre exibir ou ocultar a entrada dessa informação no momento do cadastro dos documentos. Mostrar Aba de Pesquisa Rápida: marque/desmarque para escolher entre exibir ou ocultar a entrada dessa informação no momento do cadastro dos documentos.
PÁGINA 15 Na aba Opções de Preenchimento é possível personalizar a obrigatoriedade do preenchimento dos campos da tela de cadastro de documentos conforme itens descritos a seguir: Obrigar o preenchimento do Campo Interessado: marque/desmarque para obrigar ou não o preenchimento do campo. Obrigar o preenchimento do Campo Resumo: marque/desmarque para obrigar ou não o preenchimento do campo, para o campo resumo ainda será possível estipular a quantidade mínimo de caracteres a ser preenchido no campo, preencha com 0 (zero) para ignorar esse controle. Obrigar o preenchimento do Campo Tipo do Documento: marque/desmarque para obrigar ou não o preenchimento do campo. Obrigar o preenchimento do Campo Classificação do Documento: marque/desmarque para obrigar ou não o preenchimento do campo. Obrigar o preenchimento do Campo CAIXA em Localização do Documento: marque/desmarque para obrigar ou não o preenchimento do campo. Obrigar o preenchimento do Campo PASTA em Localização do Documento: marque/desmarque para obrigar ou não o preenchimento do campo.
PÁGINA 16 Na aba Opções de OCR é possível personalizar a indexação das palavras salvas no OCR: Validar Palavras do OCR com Dicionário: marque/desmarque para validar ou não o resultado do reconhecimento do OCR (Optical Character Recognition - Reconhecimento ótico de caracteres), quando marcado essa opção o sistema irá validar as palavras usando como base alguns dos dicionários mais populares mundo, são eles: Português Brasileiro, Português Portugal, Inglês, Espanhol, Alemão, Italiano e Francês. Dessa forma o sistema irá otimizar o armazenamento das palavras que resultara numa melhor performance do sistema, agilizando as pesquisar e diminuindo o tamanho do arquivo de banco de dados, é aconselhável que se use essa opção. Salvar Números que Não Contam no Dicionário: marque/desmarque para escolher entre salvar números na indexação ou não, marque essa opção se acha relevante que o sistema use números além de palavras no momento das pesquisas por texto dos documentos.
PÁGINA 17 Parâmetros da Digitalização Clique no menu Configurações e Parâmetros, item Parâmetros da Digitalização : Nessa tela será definido o tipo de processamento que será adotado e também todos os parâmetros que o sistema irá usar para localizar os documentos e vincula-los ao sistema. MODO CLÁSSICO: processamento do OCR em tempo real significa que a cada documento digitalizado o sistema fará o reconhecimento do OCR e indexação, ou seja, o operador só poderá seguir para o próximo documento após a conclusão desse processo, é o mesmo recurso disponibilizado na versão 1.0. MODO AVANÇADO: processamento do OCR no servidor significa que haverá a necessidade de um reconhecimento do OCR e indexação posterior ao cadastro do documento, o operador do sistema irá vincular ao cadastro um documento do tipo imagem agilizando assim o seu cadastramento, detalhes dessa utilização vide Guia rápido de utilização do SED 2.0 Módulo 1 Servidor de OCR. Configuração do MODO CLÁSSICO. Escolha o tipo de processamento. ajuda. Use os botões para alterar os parâmetros, localizar um diretório, limpar o campo de parâmetros e botão de
PÁGINA 18 Configurações Locais e Parâmetros do Sistema: Selecione o Arquivo Executável do Aplicativo do Scanner: opção personalizada. Só terá efeito na máquina local, deve ser selecionado o programa que será usado, pode ser o padrão disponibilizado pelo suporte do Scanner ou outro que prefira. Selecione o Diretório Temporário onde serão Salvos os Arquivos da Digitalização: Esta opção deve ser direcionada a uma pasta local do Windows, pois esse parâmetro só terá efeito na maquina local. Selecione o Diretório onde ficaram armazenados os Arquivos da Digitalização: Selecione aqui onde vão ser armazenados definitivamente os arquivos digitalizados sendo um caminho local ou pasta na rede compartilhada; Nome do Arquivo Temporário: Preencha com o nome do arquivo gerado pelo programa do scanner, não é necessário informar a extensão do arquivo; [x] Esse Terminal Será Usado para Digitalização de Documento: Marque esse opção somente para os terminais que realmente vão trabalhar em conjunto com o Scanner. Botão Padrão : Clique sobre esse botão para selecionar os valores padrões de uma instalação local normal, qualquer alteração deve ser corrigida manualmente. (Essa opção sobrescreve os parâmetros acima) Observação: Para que os terminais visualizem os arquivos digitalizados é necessário acesso ao diretório onde serão armazenados as imagens e arquivos em anexos, o acesso a esse diretório pode ser por meio de compartilhamento ou mapeamento, a visualização se fara automaticamente.
PÁGINA 19 Utilitários do Sistema No Menu Configurações e Parâmetros temos ainda alguns itens que ajudarão o Usuário na manutenção do sistema, além daqueles já descritos acima: Plano de Senhas e Chave de Validação : No item Atualização da Base de Dados o Usuário fará a atualização automática do sistema. Esta atualização possibilita alterações na estrutura da base de dados de acordo com o aprimoramento do Sistema. Clique no botão Ok para atualizar: No item Consulta SQL o usuário poderá fazer consultas por SQL na sua base de dados. Esta opção deve ser usada quando solicitada por um Consultor/Técnico da Fiorilli, ou se o usuário tiver conhecimento avançado em banco de dados:
PÁGINA 20 No item Atualizações via Internet o usuário poderá fazer a atualização do Sistema SED, ao acessar este item o sistema principal se fecha e automaticamente é iniciado o gerenciador de downloads. O usuário deve verificar as atualizações disponíveis clicando sobre o botão Verificar Atualizações, e em seguida fazer download dos arquivos necessários. Esta atualização deve ser feita com frequência a fim de manter os módulos atualizados evitando erros de processamento.
PÁGINA 21 No item Cópia de Segurança o usuário poderá fazer cópia da base de dados, os chamados Backups, ao acessar este item, o sistema principal se fecha e automaticamente é iniciado o utilitário de Backup, responsável pela cópia de segurança: Observação: maiores detalhes sobre Backups no Guia Rápido Gerenciador de Backups. No item Troca de Exercício o usuário poderá alterar entre um exercício de trabalho e outro sem a necessidade de sair do sistema nem precisar fazer um novo Login:
PÁGINA 22 Cadastros Auxiliares A primeira etapa será preencher as tabelas auxiliares, para isso acesse o menu Cadastros Auxiliares : Cadastro de Interessados O cadastro de Interessado será vinculado ao cadastro de documentos e deve conter os dados de pessoas físicas ou jurídicas como fornecedores e ou contribuintes. Clique no botão Inserir, preencha os campos seguintes e clique no botão Salvar para gravar as informações.
PÁGINA 23 Classificação dos Documentos Tabela de classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo, desenvolvida pelo CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos). Essas informações serão usadas na classificação dos documentos digitalizados, não será necessário alterá-las.
PÁGINA 24 Tipos dos Documentos A tabela de Tipos de documentos deve ser utilizada como um facilitador auxiliando o operador do sistema que não precisará de conhecimentos mais profundos sobre classificação de documentos. Assim podemos deixar o sistema previamente configurado relacionando um tipo de documento ao código de classificação do CONARQ. No momento em que o usuário estiver cadastrando um documento ele não precisará consultar a tabela do CONARQ para localizar uma codificação, basta selecionar um tipo de documento e a informações estarão disponíveis em tela. Clique no botão Inserir descreva o tipo de documento e selecione o código correspondente na tabela do CONARQ, clique em Salvar para gravar as informações.
PÁGINA 25 Cadastro de Autores Antes de preencher o cadastro de autores será necessário criar uma tabela de tipos de autores, são eles, por exemplo: PREFEITO MUNICIPAL, PRESIDENTE DA CÂMARA, VEREADOR, MESA DIRETORA, ETC. O preenchimento é simples basta informar uma descrição e clicar no botão Salvar para gravar. O usuário pode ir cadastrando os autores de acordo com a necessidade, esse procedimento pode ser feito direto da tela de cadastro de documentos.
PÁGINA 26 Cadastro de Arquivamento. O cadastro de arquivamento está vinculado ao cadastro de documentos a fim de facilitar a localização, nada mais é do que um endereçamento do documento ou processo, que estão armazenados em caixas, envelopes etc. Estão divididos em quatro níveis no sistema: gabinete ; Local: Sala ou departamento onde estão armazenados esses documentos exemplo: Arquivo Morto, Sala do Armário: Armário ou prateleira onde encontrar a documentação exemplo: armário UM, armário branco, armário fechado ; Caixa: Localização especifica da documentação exemplo: caixa a-z, caixa JAN-1990, caixa A, caixa 1 ; Pasta: Subdivisão dentro das caixas, exemplo: envelope pardo, envelope branco, pasta de processos. Todas as telas de cadastros são semelhantes a tela de cadastro de locais. Cadastro de Locais Cadastro de Armários Cadastro de Caixas Cadastro de Pastas
PÁGINA 27 Cadastro de Documentos Antes de iniciarmos a digitalização de documentos precisamos fazer o cadastro individual do documento, para isso acesse a tela pelo botão Doc. Digitalizados à tela abaixo mostra o cadastro. Na aba Dados : Código: número sequencial disponibilizado automaticamente pelo sistema; Exercício: informe o exercício do documento a ser digitalizado; Data do Documento: preencha com a data do documento; Nº do Documento: informe o numero do documento; Data de Aprovação das Contas: essa data de ser informada, pois é com essa informação que o sistema faz a contagem de tempo necessário para armazenamento dos documentos, isso seguindo a classificação do CONARQ;
PÁGINA 28 Interessado: selecione o interrado conforme informação do documento, caso não haja o mesmo cadastrado, efetue o cadastro; Documento não Publicável: Marque essa opção caso queria ocultar esse documento numa eventual publicação. Descrição Resumida do Documento: Insira aqui todas as informações que achar necessário para buscas futuras, essa informação será utilizada nas pesquisas de documentos e sua obrigatoriedade poder ser configurada (página 15). Tipo de Documento: Selecione o tipo de documento para identificar a classificação do documento, tendo feito o relacionamento de tipos de documentos com a classificação do CONARQ (pagina 9) as informações serão exibidas automaticamente como mostra a figura abaixo. Caixa / Pasta do Arquivo: Selecione a caixa e ou se precisar a pasta onde se encontram os documentos ou local de destino, a identificação das caixas devem ser feita de maneira clara objetivando a fácil localização dos documentos, caso a destinação final dessa caixa seja a eliminação, cria uma referência que demostre essa condição e vincule ao cadastro. Marque as opções: Usar Última Caixa: marque essa opção se desejar que o sistema lembre no próximo cadastro qual foi a ultima caixa usada para armazenar os documentos. Iniciar Digitalização após Inserir: marque essa opção se desejar iniciar o processo de digitalização de documentos assim que o cadastro for salvo, a digitalização será demonstrada detalhadamente nos próximos tópicos. O sistema mostra ainda na tela de cadastro, informações de logs, usuario que incluiu e alterou o registro, data e hora de inclusão e alteração do cadastro.
PÁGINA 29 Na aba Autores : Essa aba se destina ao cadastro de autores de documentos, especificamente documentos digitalizados do legislativo quando houver a necessidade de controle em tempo real, ou seja, não há necessidade de preencher essas informações quando se tratar de digitalização de documentos antigos. Para vincular um autor ao cadastro selecione o tipo, nome e clique no botão adicionar, as informações serão exibidas no Grid. Para adicionar um novo autor utilize os botões no canto inferior da tela. Na aba Arquivo Físico : Nessa aba devem ser informados os dados do arquivamento a fim de facilitar a localização física de um documento e ou processo que está arquivado ou armazenado nas dependências da instituição. Local: Sala ou departamento onde estão armazenados esses documentos exemplo: Arquivo Morto, Sala do gabinete ; Armário: Armário ou prateleira onde encontrar a documentação exemplo: armário HUM, armário branco, armário fechado ; Caixa: Localização especifica da documentação exemplo: caixa a-z, caixa JAN-1990, caixa A, caixa 1 ; Pasta: Subdivisão dentro das caixas, exemplo: envelope pardo, envelope branco, pasta de processos.
PÁGINA 30 Na aba Digitalização : Nessa aba ficam relacionada todos os documentos digitalizados para o cadastro em questão, podemos visualizar no Grid os itens vinculados ao cadastro, os botões na lateral esquerda do sistema só ficaram habilitados quando o cadastro não estiver em modo de inserção ou alteração. Comandos da Lista de Documentos: Botão Adicionar : clique para adicionar novos documentos a lista de digitalizações. Botão Excluir : Clique para excluir um item da lista de digitalizações. Botão Alterar : Clique para alterar um item da lista de digitalizações. Botão Visualizar : Clique para Visualizar um item da lista de digitalizações.
PÁGINA 31 Adicionando Documentos Digitalizados. Após clicar sobre o botão Adicionar a tela de Documentos em Anexo, será exibida essa tela é responsável pela captura dos arquivos gerados pelo Scanner. Preencha devidamente os campos Tipo de Documento, Número e Data, todos referentes ao documento a ser digitalizado. Comandos da Tela de Documentos em Anexo: Botão Scanner PDF : Clique para iniciar o processo de digitalização dos documentos, esse botão executa a interface do programa configurado para o scanner e deverá ser usado exclusivamente para arquivos no formato PDF ou PDF/A. Botão Scanner Imagem : Clique para iniciar o processo de digitalização dos documentos, opção exclusiva arquivos de imagem (tif, tiff). Botão Abrir Arquivo : Clique para selecionar uma arquivo salvo em disco, seja ela uma imagem (tif, tiff) ou um arquivo PDF. Botão Limpar : Clique para excluir o resultao de uma digitalização.
PÁGINA 32 Utilizando o ABBY FineReader. Vale salientar que se o objetivo da digitalização for um trabalho mais detalhado que exija uma melhor performance do resultado, seja ele relativo a capacidade de digitalização (processamento páginas por minuto) ou seja pelo melhor resultado de OCR (reconhecimento de caracteres), possa haver a necessidade da utilização de software de terceiros, nós testamos a ferramenta da ABBYY, o FineReader 11 (software necessita de licenciamento), o resultado foi satisfatório mas a Fiorilli Software deixa claro que não comercializa esse produto e a utilização dele é de total responsabilidade de você cliente, o SED (Sistema Eletrônico de Documentos) funcionará com qualquer outro aplicativo desde que atenda os requisitos mínimos, inclusive todo scanner traz com sigo um programa semelhante. Ao clicar no botão Scanner PDF para executar o software que será utilizado para acessar as funções do Scanner, esse aplicativo foi parametriza como mostra na segunda coluna da página 6 desse guia. Apresentação. A tela abaixo mostra o ABBYY FineReader 11 Professional Edition. Configurando. Acesse o menu Ferramentas sub menu Opções
PÁGINA 33 Na aba Documento selecione o Idioma Seleção automática. Na aba Digitalizar/Abrir marque a opção Ler automaticamente as imagens da página capturada selecione o Driver referente ao Scanner que será utilizado e marque a opção Usar interface nativa
PÁGINA 34 Na aba Ler marque a opção Leitura rápida e Utilize apenas padrão internos Na aba Salvar selecione a aba PDF/A (*) selecione o tamanho de papel padrão Automático e em configurações da imagem selecione Equilibrado, como mostra a figura abaixo.
PÁGINA 35 (*)PDF/A se refere a um tipo de documento PDF com recursos de pesquisa de texto completo, esse formato digital permite dar acesso ao usuário final uma representação fiel do documento original, em um único arquivo digital, podendo conter múltiplas páginas e também imagens fixas. A resolução mínima de 300 dpi colorido com escala 1:1 devem ser mantidas. Na aba Exibir deixe os parâmetros como mostra a figura abaixo. Na aba Avançada deixe os parâmetros como mostra a figura abaixo. Clique no botão OK para salvar as configurações definidas. Obs. Essas configurações devem ser especificadas apenas uma vez, não terá necessidade de refaze-las novamente.
PÁGINA 36 Digitalizando Documento. Com o ABBYY FineReader iniciado clique no botão Digitalizar, como mostra a figura abaixo. Na tela a seguir verifique se os parâmetros estão corretos: Resolução: 300 dpi (atende as normas do CONARQ); Modo de Cor: Colorido (atende as normas do CONARQ); Tamanho do papel: A4 (210x297 mm.).
PÁGINA 37 Clique no botão Digitalizar para iniciar o processo, iniciando o processo de digitalização: O resultado será exibido como uma imagem no centro do programa, como mostra a imagem abaixo.
PÁGINA 38 Salvar Documento. O ABBYY FineReader fornece uma grande opção de tipos de documentos, deveremos usar o tipo PDF/A selecionando a opção Salvar como Documento PDF/A. O local e nome do arquivo devem ser os mesmos informados nos parâmetros (pagina 18).
PÁGINA 39 Selecione o local onde será salvo os aquivos temporários, da proxima vez não será necessário selecionar esse caminho, poís o Abbyy Finer Reader lembra o ultimo diretorio usado, informe o nome do arquivo do mesmo jeito que foi parametrizado e clique em Salvar. Ao fechar o Abby Fine Reader será se solicitado se deseja salvar as alterações do documento, clique em Não.
PÁGINA 40 Processando e Anexando Documento. Ao fechar o ABBYY FineReader salvando o arquivo na pasta temporaria com o nome especifico informado nos parâmetros, o sistema automaticamente vinculára o documento ao SED 2.0, processando as informações obtidas pelo OCR e salvando-as no banco de dados, como mostra a imagem abaixo. Automáticamento o sistema reconhece o número de paginas do documento anexado, o usuario deve preencher os campos Tipo de Documentos, Número e Data, clique no botão Salvar para finalizar o processo de digitalização. O resultado final fica demonstrado abaixo, uma copia fiel do documento original colorido e com todas as suas caracteristicas preservadas.
PÁGINA 41 Pesquisando Documentos Digitalizados A pesquisa é um recurso bem explorado no SED, para acessa a tela de pesquisa clique no botão localizado na barra lateral à esquerda Pesquisar Doc.. A pesquisa pode ser feita utilizando os filtros descritos abaixo, todos os filtros podem ser usados em conjunto aumentando assim a precisão na busca. Exercício; Data do Documento; Número do Documento; Tipo do Documentos; Interessado; Classificação CONARQ. Ainda é possível pesquisar Documentos utilizando a busca por palavras, temos as seguintes opções: Descrição Resumida: esse campo se refere ao cadastro do documento, informação digitada pelo usuario. Corpo do Documento: essa informação foi obtida pelo resultado do OCR aplicado sobre a digitalização, esse reconhecimento de caracteres não é 100% preciso, pois nem sempre é possivel reconhecer todas as palavras e isso depende do estado em que se encontra o documento que foi digitalizado, estado de conservação, fontes utilizados na impressão, etc, mesmo assim o resultado é muito interessante. A busca por palavras segue os seguintes criterios de pesquisa: Palavras Separadas: é possivel localizar mais de uma palavra sem que elas estejam na sequencia ou seja, uma vez pesquisado o texto JOSÉ SILVA, o resultado pode ser: (SILVA JOSÉ), (JOSE DA SILVA), (SR. SILVA JOSE) e assim por diante.
PÁGINA 42 Palavras Juntas: é possivel localizar mais de uma palavra mas elas teram que está na mesma sequencia ou seja, uma vez pesquisado o texto JOSÉ SILVA, só aparecerá resultados onde o texto JOSÉ SILVA seja encontrado. Não Contém a Palavra: mostrará o resultado onde não haja a ocorrência das palavras descritas. Vejamos o resultado para uma busca simples, queremos saber quais documentos onde no corpo do documento contenha as palavras pessoa e carentes, descreva as palavras e clique no botão Pesquisar Documentos. A foram encontrados 1907 Registro com as palavras pessoa e carentes, a coluna OCOR.* mostra quantas vezes houve a ocorrência dessas palavras no documento encontrado. Para visualizar os documentos use as opções: Abrir Documento: selecione o documento na lista e clique no botão para visualiza-lo, o SED tem um modulo de visualização independente de qualquer programa externo com o Adobe Reader. Na tela de visualização o usuario terá todos os controles, como zoom, impressão, mover entre as páginas, localizar palavras, etc. Para visualizar os detalhes :
PÁGINA 43 Ver Detalhes: selecione o documento na lista e clique no botão para visualizar os detalhes da localização das palavras, a tela mostra quais palavras foram localizadas, em quais páginas elas estão e quantas ocorrências forma encontradas. Selecione o item da lista e clique em Localizar Palavra o sistema irá exibir o documento com a palavra já selecionada, facilitando assim a sua localização e desmonstrando rapidamente o seu contesto.
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