e-book 10 passos para reduzir custos na crise por Bruno Lozano 1
Sumário Sobre o autor 3 Por onde começar 4 #1 Crie uma cultura de lucro 5 #2 Todo custo pode ser reduzido 6 #3 Comece onde dói menos 7 #4 Orçamentos não negociáveis 8 #5 Aprovação do chefe 9 #6 Decrete congelamento e cortes 10 #7 Recorra a concorrências 11 #8 Os concorrentes pagam quanto? 12 #9 Reduza o consumo! 13 #10 Redução de pessoas 14 Conclusão 15 Contatos 16 2
Sobre o autor: Bruno Lozano Descobri cedo a minha paixão. Desde os tempos de faculdade sentia o sangue empreendedor correr por minhas veias. Depois de trabalhar alguns anos em uma importante empresa de consultoria, tomei coragem e fui atrás do que eu realmente sou apaixonado: empreender. Além de tocar os meus negócios, encontrei no desenvolvimento humano a oportunidade de potencializar em outras pessoas esse mesmo sentimento que sempre carreguei dentro de mim. Acredito verdadeiramente que cada ser humano tem o poder de fazer a diferença. Empresário atuante nos ramos de Educação, Construção Civil e Desenvolvimento Humano; Experiência como Consultor de Gestão em empresas nacionais e multinacionais; Graduado em Administração de Empresas pelo MACKENZIE; Facilitador do Programa EMPRETEC da ONU/SEBRAE; Professional & Self Coach certificado pelo Instituto Brasileiro de Coaching IBC. 3
Por onde começar... Um conceito importante e que pode fazer a diferença na forma como você faz a gestão do seu negócio é o seu olhar em relação ao que são Custos. Existem diferenças importantes entre o que é Custo Estratégico e Custo Não-Estratégico. CUSTO ESTRATÉGICO: Definidos como tudo aquilo que diretamente "gera negócios" e faz aumentar os lucros, como: custos de vendedores, publicidade, P&D, etc. CUSTO NÃO-ESTRATÉGICO: são todos os outros custos, isto é, aqueles custos necessários ao funcionamento da empresa, mas que não geram negócios de forma direta ou clara. Exemplos: material de escritório, aluguéis e custo de imóveis, etc. DICA DE OURO: Invista em custos estratégicos e reduza ao máximo os custos não-estratégicos! 4
#1. Crie uma cultura de lucro Estabeleça uma cultura de lucratividade dentro de sua empresa. Nada motiva mais uma equipe do que uma empresa que produz ótimos resultados e reconhece o valor da contribuição de cada colaborador. Crie a cultura de tornar-se o melhor dentro do seu mercado. E ser o melhor significa três coisas: 1. Nunca nos satisfaremos com a média do ramo. 2. Nossa empresa será uma meritocracia. 3. Nos estabelecemos para lucrar. A mensagem é: Ficando comigo, você aprenderá muita coisa e será bem recompensado. Em troca disso, peço que dê o seu melhor e ajude a empresa a atingir seus objetivos. 5
#2. Todo custo pode ser reduzido Todo custo é algo que deve ser, tanto quanto possível, reduzido ao máximo. Isto significa se basear em um "orçamento zero", não de um processo orçamentário baseado no seu histórico de gastos. Pergunte-se: "Se eliminasse este custo, perderia o quê, em termos de receita ou de lucro? Como e onde?" Se não puder imaginar como e onde, não precisa deste custo. Devemos eliminar todos os custos que não produzam lucros, de modo a termos mais dinheiro para despesas realmente produtivas. 6
#3. Comece onde dói menos A maneira mais indolor de reduzir custos é administrar rigorosamente os preços pagos aos fornecedores. Pergunte-se: "Que percentual dos custos totais da sua empresa corresponde à compra de bens e serviços?" Normalmente, a proporção chega a ser de 50% a 70%. É comum empresários investirem sua atenção e energia com aspectos comercias de vendas para os seus clientes e se esquecem que a atividade de compras representa uma grande oportunidade de lucros. Imagine o quanto uma redução de 5% no custo das compras representaria na lucratividade do seu negócio. 7
#4. Orçamentos não negociáveis A empresa pode estabelecer um orçamento bem limitado e deixar ao encarregado a tarefa de encontrar um meio de se manter dentro desse orçamento. É comum perceber que os responsáveis pela atividade de compras recorrem à criatividade e à autoridade para evitar redundâncias, desperdícios e confortos desnecessários. Não se preocupe em cortar demais, provavelmente os colaboradores do setor irão sinalizar com análises que realmente justifique um orçamento maior. 8
#5. Aprovação do chefe Simplesmente anuncie que qualquer autorização de despesa não prevista terá de ser feita em contato pessoal e direto com você. Torne trabalhoso o processo de solicitar despesas. Não crie um simples formulário a ser preenchido e sempre examine cuidadosamente as solicitações que venha a receber. Ninguém quer ser apontado como gastador e ter de pedir ao chefe que autorize uma despesa, a não ser que tenha um motivo justo. 9
#6. Decrete congelamento e cortes Envie um comunicado a todos os seus fornecedores, dizendo que os tempos andam ruins e que nos próximos 12 meses você não aceitará aumentos de preços, portanto, não adianta insistir! Metade dos seus fornecedores irá ignorar esse comunicado, mas se você se mantiver inabalável, a outra metade irá ceder (ou, no mínimo, negociar). Modo avançado: Envie um comunicado, assinado pelo dono da empresa, decretando a redução geral de 3% dos custos para todos os fornecedores. Prepare-se para se surpreender! 10
#7. Recorra a concorrências Todo aumento de preço que você aceita sem recorrer a uma cotação de preços é dinheiro perdido. Experimente anunciar aos seus fornecedores que qualquer aumento de preço provocará automaticamente uma concorrência séria. DICA DE OURO: Programe também, de uma a duas vezes por ano, uma concorrência rigorosa e realmente competitiva para identificar novos potenciais fornecedores. 11
#8. Os concorrentes pagam quanto? Mesmo quando achar que está realizando a maior economia possível em suas compras, há algo que você pode fazer reduzir o preço de certos itens importantes. Descubra de quem os seus concorrentes compram e a que preço. Inevitavelmente um ou mais destes concorrentes está pagando bem menos que você. Entre em contato com o fornecedor do seu concorrente e peça o mesmo preço ou passe a informação ao seu próprio fornecedor 12
#9. Reduza o consumo! É possível economizar ainda mais se reduzir o uso de produtos comprados e serviços adquiridos em sua empresa. Pergunte-se: Alguém controla energicamente o uso de suprimentos de escritórios? E a compra de equipamentos? Com que rigor você controla os desperdícios do seu operacional? Alguns itens comuns de despesas: Materiais de escritório Mobiliário Telefonia Assinaturas Contratos de manutenção 13
#10. Redução de pessoas Quase toda organização burocrática pode se desfazer de ¼ do pessoal sem queda notável de produtividade ou perda de qualidade para o cliente. Um dos principais motivos para isto: Grande parte do trabalho executado é desnecessário e o que é necessário normalmente é feito com ineficiência. Geralmente, os funcionários tendem a preencher o horário de trabalho com tarefas úteis e que contribuem para a lucratividade da empresa. Se não encontram um número suficiente destas tarefas para ocupar o dia, eles encontram uma porção de outras coisas que o façam parecer ocupados até o fim do expediente. DICA DE OURO: Avalie os processos da sua equipe e busque sempre a eficiência operacional do seu negócio: Produzir mais com os mesmos recursos Produzir o mesmo com menos recursos 14
Conclusão A parte mais difícil do seu trabalho de redução de custos será a resistência à mudança por parte dos funcionários. Tudo o que sugerir será visto com receio; tudo lhes parecerá impossível, Terão medo até de mudanças óbvias e triviais. Todos estão habituados a trabalhar da maneira que sempre trabalharam. Mas você persistirá, nem que seja cautelosamente. Tomará muitas dessas medidas, embora talvez em pequenas doses. Quanto a outras, hesitará! E então observará um fato interessante. Após alguns meses, as pessoas terão ajustado suas expectativas, estarão habituadas às mudanças. Compreenderão que, nas novas condições, é perfeitamente possível trabalhar (e bem mais fácil ganhar dinheiro). Bob Fifer O conteúdo deste e-book foi inspirado no livro Dobre seus lucros do autor Bob Fifer. Livro de cabeceira de Marcel Telles, um dos fundadores da AMBEV e sócio de Jorge Paulo Lemann. Espero que tenho gostado deste conteúdo. Agora é hora de colocar em ação! Desejo muito sucesso em sua jornada empreendedora. Bruno Lozano 15
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