Avançado Trabalhando com Aprenda a manipular dados no Excel com a ajuda de outros aplicativos da suíte Office Armazenar e organizar informações são tarefas executadas diariamente por todos nós. Desde o simples armazenamento de informações dos contatos de uma agenda até o controle financeiro completo de seus pagamentos e contas podem ser exemplos de pequenas bases de dados. A diferença desses exemplos para os complexos sistemas de estão unicamente na forma em que essas informações são guardadas e organizadas. Enquanto os seus contatos são armazenados em blocos de papel, os atuais são guardados em arquivos de softwares específicos para computadores. Só essa diferença já implica o seu grau de organização, já que, convenhamos, é difícil manter ordem em um amontoado de folhas soltas. Além disso, ao implementar um em seu computador, você pode adicionar mais segurança por meio de senhas e diferentes tipos de acessos por usuário. Outra coisa que conta pontos para um sistema de banco de dados é o seu a grau de ordenamento que permite a rápida localização de qualquer dado. Se você pretende aproveitar melhor os recursos que possui em seu computador, confira nessa matéria como construir com o Excel o seu próprio sistema de e organizar suas informações de forma fácil e descomplicada. Fontes de dados suportadas pelo Excel A suíte Office da Microsoft oferece drivers que podem ser usados para recuperar dados nas seguintes fontes: Serviços OLAP do Microsoft SQL Server Microsoft Access dbase Microsoft FoxPro Microsoft Excel Oracle Paradox SQL Server Bancos de dados em arquivos de texto
Acessando um do Access Com a integração de todos os programas que fazem parte da suíte Office, é muito simples você relacionar dados de planilhas do Excel para um do Access e vice-versa. Você pode executar essa tarefa por meio da importação ou vinculação de dados. Confira abaixo Importando dados Para efetuar a importação dos dados de uma fonte externa para o Excel é simples. É só acessar o menu Dados, Importar dados externos e escolher a opção Importar Dados. Na caixa de diálogo que aparecer, você terá que indicar os dados que deseja importar para a planilha. Localize o arquivo correspondente e depois clique em Abrir. Caso queira se conectar a uma fonte de dados que não esteja disponível em seu computador, você pode acessá-la remotamente. Para isso, basta clicar em Nova Fonte de Dados da caixa Selecionar Fonte de Dados. Na janela Assistente de Conexão de Dados, você poderá importar dados de conexões de dados externos não disponíveis na caixa de diálogo Selecionar fonte de dados. Escolha o tipo de fonte de dados que deseja se conectar e clique em Avançar. Na próxima janela, preencha os campos com informações necessárias para se conectar ao servidor do (exemplo: nome do servidor, usuário e senha). Clique em Avançar para que o Excel estabeleça conexão com o. Uma dica importante: Caso o não estiver em seu computador local, será necessário consultar o administrador do para obter uma senha, permissão de usuário ou outras informações de conexão. 5 4 6 OneClick BD.p65 5 6//004, 9:47 5
Avançado Integração Office Copiar registros do Access para o Excel Com a conversação totalmente compreensível entre os softwares do pacote Office, você pode trabalhar sem problemas com planilhas, documentos, e e-mails. Importar e vincular esses arquivos de um para outro software do Office é tarefa básica. Confira a seguir o que é permitido com a integração Office. No Access, você pode copiar dados de qualquer modo de exibição de planilha e colá-los no Excel. Esse método é bastante útil quando é necessário o transporte de grandes quantidades de informações para planilhas do Excel. Além disso, também é possível salvar dados de uma tabela, consulta, formulário ou relatório do Access em uma pasta de trabalho do Excel. Observação: Esses métodos são extremamente úteis quando não há necessidade de atualização dos dados no Excel, ou seja, quando as informações são estáveis e não serão modificadas constantemente. Construindo um no Excel Um, em poucas palavras, pode ser considerado com um arquivo organizado de forma lógica e usado para catalogar grande quantidade de informações. Apesar desse não ser o ponto forte do Excel (já que o Access é o software responsável pelo gerenciamento de ), ele é um ótimo quebra-galhos para para uso doméstico ou de pequenas empresas. Vamos aprender a criar o seu no Excel: Para inserir dados em uma planilha no Excel é simples. Basta digitar as informações nas linhas e colunas das pastas de trabalho. Neste passo-a-passo, criaremos uma planillha simples para o cadastro de produtos de um estabelecimento comercial. O primeiro passo antes de criar um novo banco de dados é definir os campos. Esses serão os repositórios de informações e podem ser definifidos pelo tipo de dados (numérico, moeda, telefone etc). Assim que tiver criado os campos no seu, salve-o com o nome que desejar por meio do menu Arquivo, Salvar. Clique na célula A e digite Código do Produto. Na célula B, digite Descrição do Produto. Na célula C, digite Quantidade em Estoque. Na D, Preço Unitário e na célula E, Valor Total. Feito isso, selecione esse intervalo de células e aplique negrito nelas para dar destaque aos campos. Para atribuir o tipo de dados para cada campo, basta selecioná-los com o botão direito do mouse e escolher a opção Formatar células e depois a guia Número. Por meio dessa opção, você poderá escolher o formato para cada campo do. Inicie o cadastro dos produtos, adicionando as informações de cada em sua linha correspondente. Esse processo chamamos de cadastramento de registros. Neste caso, cada produto, na linguagem de, se tornará um registro ou um cadastro. Ao cadastrar, lembre-se de que você pode incluir ou excluir linhas entre os registros. Para essa tarefa, clique sobre a célula que deseja incluir novas linhas com o botão direito do mouse e escolha as opções Excluir ou Inserir. O mesmo procedimento pode ser usado para as colunas da planilha. 4 6 BD.p65 5 OneClick 6 6//004, 9:47 6
Acesso e manipulação de dados Assim que você tiver terminado de cadastrar as informações nas linhas e colunas da planilha do Excel, o nosso próximo passo será definir a implementação do banco de dados. Conforme você já deve ter notado, editar e manipular dados com o Excel é bastante fácil. No entanto, essa facilidade muitas vezes traz alguns inconvenientes, já que o usuário que estiver trabalhando com a planilha de dados pode facilmente alterar os valores sem querer, desor- ganizando todos os cálculos relacionados àquela célula. Para evitar que esse tipo de imprevisto aconteça, o Excel conta com um recurso excelente para essas situações: o formulário para a inserção de dados. Com esse recurso, o usuário poderá adicionar as informações na planilha, porém fica impedido de alterar os nomes e a disposição das colunas que estão organizando o armazena-mento e a apresentação dos dados. Usando um formulário de entrada de dados Antes de usar um formulário de dados, é necessário que a planilha tenha campos na parte superior de cada coluna. O Excel os utiliza para criar os campos de entrada no formulário. Clique em uma célula na planilha à qual você deseja adicionar um novo registro. Acesse o menu Dados e escolha Formulário. Aparecerá uma janela com o nome da planilha que está sendo utilizada. Para adicionar um novo registro, clique em Novo. Digite as informações para o cadastro. Depois, tecle Enter para adicionar as informações digitadas. Clique em Fechar para adicionar o novo registro e fechar o formulário de dados. Com este formulário também é possível visualizar, alterar, excluir e localizar registros em uma lista de campos ou. Para alterar qualquer registro, use os botões Localizar anterior/próxima e depois modifique os dados necessários. Para salvar as novas informações adicionadas, basta teclar Enter ou clicar no botão Fechar. O processo de exclusão de registros é praticamente igual ao de 4 alteraçaõ. Para excluir um registro ou mais registros de uma planilha do Excel, primeiro você precisará localizar o registro que deseja apagar e depois clicar sobre botão Excluir. Dica: Para localizar registros pelo formulário de dados, use os caracteres? (ponto de interrogação) e * (asterisco). Por exemplo, ao digitar antoni?, o Excel localizará Antonia, ou Antonio. No caso de asterisco (*), você pode buscar por um pedaço de uma palavra. Exemplo: *este encontra Nordeste ou Sudeste.
Avançado Funções de gerenciamento de listas e bancos de dados O editor de planilhas Excel conta com várias funções que executam a análise dos dados armazenados em listas ou bancos de dados. Essas funções, em geral, utilizam três argumentos: banco de dados, campo e critérios. Confira abaixo as funções disponíveis: BDMÉDIA - Retorna a média de registros selecionados de um determinado BDMÉDIA(banco_dados;campo;critérios) BDCONTAR - Calcula as células com valores numéricos de um determinado BDCONTAR(banco_dados;campo;critérios) BDCONTARA - Calcula as células não vazias em um BDCONTARA(banco_dados;campo;critérios) BDEXTRAIR - Extrai de um banco de dados um registro que corresponde a um critério específico BDEXTRAIR (banco_dados;campo;critérios) BDMÁX - Volta o valor máximo de um registro especificado de um BDMÁX(banco_dados;campo;critérios) BDMÍN - Volta o valor mínimo de um registro especificado de um BDMÍN(banco_dados;campo;critérios) BDMULTIPL - Multiplica os valores em um campo específico de registros que correspondem ao critério em um BDMULTIPL(banco_dados;campo;critérios) BDEST - Faz o cálculo do desvio padrão com base em uma amostra de registros selecionados de um determinado BDEST(banco_dados;campo;critérios) BDDESVPA - Calcula o desvio padrão com base na população inteira de registros selecionados de um BDDESVPA(banco_dados;campo;critérios) BDSOMA - Adiciona os números na coluna de campos de registros do que correspondem ao critério BDSOMA(banco_dados;campo;critérios) BDVAREST - Calcula a variância com base em uma amostra de registros selecionados de um BDVAREST(banco_dados;campo;critérios) BDVARP - Efetua o cálculo da variância com base na população inteira de registros selecionados de um BDVARP(banco_dados;campo;critérios) INFODADOSTABELADINÂMICA - Retorna os dados armazenados em uma tabela dinâmica INFODADOSTABELADINÂMICA (campo_de_dados,tabela_dinâmica,campo, item,campo,item,...) Entendendo a sintaxe das funções Para que o Excel compreenda uma função, esta possui uma estrutura padronizada. A estrutura começa com um sinal de igual (=), seguido do nome da função, um parêntese aberto, os parâmetros da função separados por ponto-e-vírgulas e um parêntese de fechamento. Caso essa sintaxe não seja seguida, o Excel exibirá uma mensagem de erro. Confira abaixo os itens que devem existir em uma função: Argumentos: são os valores que serão manipulados pelas funções. Eles podem ser números, texto, valores lógicos, como VER- DADEIRO ou FALSO, entre outros. Os argumentos são especificados necessariamente dentro dos parênteses Banco_dados: é o intervalo de células que compõe um banco de dados Campo: indica a coluna que será usada na função. O campo pode ser dado como texto com o rótulo da coluna entre aspas, como "Nome" ou "Código", ou como um número que represente a posição da coluna dentro da lista: para a primeira coluna, para a segunda coluna e assim por diante Critérios: é o intervalo de células que contém o método determinado. É possível usar qualquer intervalo para o argumento de critérios, desde que ele inclua pelo menos um rótulo de coluna e uma célula abaixo do rótulo de coluna para especificar uma condição para a coluna
Funcionalidades de um formulário Botão Novo - limpa os campos da caixa de diálogo Formulário de Dados e adiciona informações para um novo registro. Tecle Enter para inserir um novo registro. Clique em fechar para inserir o novo registro ou fechar o formulário Botão Excluir - apaga definitivamente o registro exibido no formulário de dados Botão Restaurar - este botão pode ser usado caso deseje desfazer as alterações no formulário de dados. No entanto, deve ser usado antes de pressionar a teclar Enter Botão Localizar Anterior - mostra o registro anterior em uma base de dados. Caso use este botão em conjunto com o botão Critérios, ele localizará o registro anterior que siga o critério estabelecido Botão Localizar Próxima - mostra o registro seguinte em uma planilha.caso use este botão em conjunto com o botão Critérios, ele localizará o próximo registro que siga o critério estabelecido Botão Critério - localiza registros com base nos critérios especificados. Quando você clica em Critérios, o número de registro na parte superior direita do formulário é alterado para Critérios. Nas caixas à esquerda do formulário, digite um valor ou valores para os quais deseja localizar registros correspondentes e clique em Localizar Próxima ou em Localizar Anterior Botão Fechar - Fecha o formulário de dados Microsoft Query: recurso para consulta de Recurso adicional que acompanha o pacote Office, o Microsoft Query, pode ser uma excelente ferramenta para quem necessita fazer constantes consultas à base de dados externas. O Microsoft Query funciona de maneira semelhante ao recurso de importação de dados do Excel, com a diferença de que você pode especificar critérios de filtragem e ordenação e retornar o resultado da consulta para um arquivo do Excel. Além disso, você poderá realizar cálculos, análises, totalizações e gráficos com os dados retornados pelo Microsoft Query. O Microsoft Query não é inserido na instalação padrão do Office. Para instalá-lo, siga os passos abaixo: Antes de iniciar o processo de instalação, finalize todos os programas abertos. Vá ao menu Iniciar, escolha Configurações e depois a opção Painel de Controle. Clique duas vezes sobre o ícone Adicionar/remover programas. Feito isso, clique na guia Instalar/desinstalar. Localize na lista de programas instalados o Microsoft Office ou o Microsoft Excel e, em seguida, clique em Adicionar/remover. Na caixa de diálogo que aparecer, clique em Adicionar ou remover recursos. Clique na caixa próxima a Ferramentas do Office e, em seguida, clique no ícone próximo a Microsoft Query para selecionar o tipo de instalação desejado. 4 Para finalizar, clique sobre a opção Atualizar e depois siga as instruções para concluir a instalação. Pronto! O Microsoft Query está instalado em seu computador.