PRÓ- DE ADMINISTRAÇÃO PRAd COORDENADORIA DE RECURSOS HUMANOS CRH MANUAL ADP ON LINE - 2007 -
Reitor Prof. Dr. MARCOS MACARI Grupo Técnico de Planejamento e Desenvolvimento de Recursos Humanos ELISABETE DE MELO LUCOVEIC Vice-Reitor Prof. Dr. HERMAN JACOBUS CORNELIS VOORWALD Pró-Reitor de Administração Prof. Dr. JULIO CEZAR DURIGAN Área de Avaliação de Desempenho DENISE SILVA NONOYA MARIA CELIA ARELHANO BIMBATO Coordenador de Recursos Humanos EMÍLIA MARIA GASPAR TÓVOLLI
ÍNDICE 1. INTRODUÇÃO...4 2. FUNCIONAMENTO DO PORTAL DE SISTEMAS...4 3. PORTAL DE SISTEMAS...4 4. CRIAR USUÁRIO...5 4.1. USUÁRIO ENCONTRADO...6 4.2. CRIAÇÃO DO USUÁRIO E SENHA...6 5. ESQUECI MINHA SENHA...7 5.1. RECUPERAÇÃO DE SENHA...8 5.2. E-MAIL ENVIADO...8 6. ACESSO AO SISTEMA ADP ON LINE...9 6.1. ACESSO AO SISTEMA...10 7. ETAPA DE PLANEJAMENTO... 11 7.1. ETAPA DO SERVIDOR...11 7.2. ETAPA DO RESPONSÁVEL...14 7.3. CONCLUSÃO DO PLANEJAMENTO - SERVIDOR...17 7.4. CONSULTAR O PLANEJAMENTO...19 8. ETAPA DE ACOMPANHAMENTO... 21 8.1. ETAPA DO RESPONSÁVEL...22 8.2.CONSULTAR ACOMPANHAMENTO...24 9. ETAPA DE ANÁLISE... 26 9.1.ETAPA DO SERVIDOR...26 9.2.ETAPA DO RESPONSÁVEL...29 9.3.ETAPA DO SERVIDOR...34 9.4.CONSULTAR ANÁLISE...36 10.PRORROGAÇÃO DE PRAZO... 39 3
1. INTRODUÇÃO O sistema de Acompanhamento de Desenvolvimento Profissional ADP, a partir de 2006, passou a ser realizado de forma on line. O acesso ao sistema ADP on line será por meio do Portal da Unesp. O presente manual aborda, inicialmente, os passos necessários para utilização do sistema, em seguida, o acesso ao sistema ADP on line e, por último, o detalhamento de cada etapa do ADP. 3. PORTAL DE SISTEMAS A tela de acesso está disponível no link: http://www.unesp.br/index_portal.php Buscar no Menu esquerdo: ADP On Line e clicar no local indicado. 2. FUNCIONAMENTO DO PORTAL DE SISTEMAS Para acessar o sistema, todos os servidores docentes e técnicos administrativos necessitam efetuar o seu cadastro. Cada servidor será responsável pela criação de seu próprio usuário e senha e para tanto é necessário ter um e-mail atualizado. Os procedimentos para o acesso estão detalhados nos itens de 3 a 6 que se encontram a seguir. 4
1º Efetuar cadastro A tela inicial é a seguinte: - Clicar em efetuar cadastro unesp 4. CRIAR USUÁRIO Clicando na opção de efetuar cadastro, será apresentada a seguinte tela: 1º) Informe CPF, e/ou RG/RNE (opcional) e Data de Nascimento; 2º) Clique em Localizar. Caso não seja localizado, aparecerá a mensagem Usuário não encontrado em nosso Banco de Dados. 3º) Clique em Retornar e confira seus dados pessoais (CPF, RG e Data de Nascimento); 5
4.1. USUÁRIO ENCONTRADO Se o cadastro foi localizado, será apresentada a seguinte tela: 1º) Digite um e-mail válido; 2º) Clique em Confirmar. 4.2. CRIAÇÃO DO USUÁRIO E SENHA 1º) Informe um usuário; 2º) Informe a senha 3º) Repita a mesma senha para confirmação; Caso o usuário já exista, aparecerá uma tela de erro informando e pedindo um novo usuário. 6
A tela ficará da seguinte forma: 1º) Clique em Criar para criar o seu usuário. 2º) O Sistema voltará para a página inicial para que sejam fornecidos o usuário e a senha. 5. ESQUECI MINHA SENHA Apenas os usuários já criados ou existentes podem utilizar este recurso. A tela inicial é a seguinte 1º) Clique em Reenvio de Senha. 7
5.1. RECUPERAÇÃO DE SENHA 1º) Informe seu usuário, criado anteriormente. 2º) Clique em Acessar. 5.2. E-MAIL ENVIADO 1º) Um e-mail será enviado para sua caixa postal de e-mail; 2º) Acesse a sua caixa postal (e-mail indicado na tela anterior) e recupere sua senha; 3º) Clique em Voltar para acessar o Portal de Sistemas novamente. 8
6. ACESSO AO SISTEMA ADP ON LINE Todas as vezes que for acessar o sistema, seguir os passos: 1º) Informe seu usuário. 2º) Informe a senha; 3º) Clique em OK. Aparecerá a seguinte tela: 1º) Clique em Acessar Sistema. 9
6.1. ACESSO AO SISTEMA Aparecerá a seguinte tela: 1º) Clique em Buscar para preencher os campos. 2º) Clique em Acessar. Aparecerá a seguinte tela: 1º) Clique em: ADP on line. 10
7. ETAPA DE PLANEJAMENTO unesp Caso queira pode utilizar o MENU da esquerda O Planejamento inicia pelo servidor para, em seguida, o responsável conseguir acessar a tela e após o servidor deve concluir o planejamento. Os passos estão detalhados a seguir: 7.1. ETAPA DO SERVIDOR Escolha a opção Planejamento. Clique sobre Etapa do Servidor. 1º) Acesso ao Planejamento Escolha a opção Planejamento. Clique sobre Etapa do Servidor. 11
2º) Informe o Plano de Atividades. Reflita sobre as principais atividades, e COMO realizá-las, propondo desafios a serem alcançados e propostas de melhoria do desempenho. Descreva o Plano de Atividades considerando o desempenho a ser alcançado no período. 3º) Informe os Fatores e Indicadores de Desempenho. Os 2 Fatores definidos pelo Reitor já estão fixos na tela. Os outros 3 Fatores serão definidos na Unidade, podendo ser pela Direção ou pelo responsável da área. Clique em buscar para selecionar os 3 Fatores. O servidor poderá selecionar os Fatores já definidos, ou fazer em conjunto com o responsável. Os Indicadores de Desempenho deverão ser definidos com o responsável. 12
4º) Liberar Planejamento para Análise do Responsável. Selecione a opção SIM para liberar Planejamento para análise do responsável, ou NÃO, enquanto estiver elaborando-o. Salvar o planejamento de desempenho constantemente. 5º) Mensagem de alerta. Aparecerá uma mensagem de alerta, informando se o servidor quer liberar o Planejamento para o responsável. Clicar em OK para liberar ou cancelar para alteração. 6º) Confirmar liberação do Planejamento Após clicar em OK Aparecerá a mensagem informando a liberação do planejamento para o responsável. O responsável receberá e-mail informando a liberação do Planejamento do servidor. 13
7.2. ETAPA DO RESPONSÁVEL 1º) Acesso ao Planejamento Clique sobre Etapa do Responsável. 2º) Relação dos servidores da área Selecione o servidor. Clique sobre Planejamento (está em vermelho). Poderá ser utilizado o Menu da esquerda ou central 14
3º) Planejamento a ser efetuado com o servidor. Realizar os ajustes no Plano de atividades, em conjunto com o servidor. No Plano de atividades deve constar o desempenho a ser alcançado no período, estabelecendo metas. Considerar as necessidades da área e o potencial do servidor. Focar os objetivos a serem atingidos e COMO se deve fazer para alcançá-los. 4º) Informe os Fatores e Indicadores de Desempenho. Os Fatores definidos pelo Reitor já estão fixos na tela. Os outros 3 Fatores serão definidos na Unidade, podendo ser pela Direção, ou pelo responsável de área, considerando o que o servidor necessita desenvolver. Clique em buscar para selecionar os Fatores. Escolher Indicadores, dentro de cada Fator, que contribuam com os aspectos de desempenho a serem aperfeiçoados, ou seja, que direcionam para resultado de trabalho a ser alcançado. 15
5º) Liberação do Planejamento para conclusão do servidor. Selecione a opção SIM para liberar Planejamento para conclusão do servidor, ou NÃO, enquanto estiver elaborando-o. 6º) Mensagem de alerta. A mensagem relembra o responsável que as alterações devem ser feitas em conjunto com o servidor. Clicar em OK para liberar ou cancelar para alteração. Salvar o Planejamento de Desempenho constantemente. 7º) Confirmar liberação do Planejamento Após clicar em OK Aparecerá a mensagem informando a liberação do planejamento para o servidor concluir. O servidor receberá e-mail informando a liberação do Planejamento. 16
7.3. CONCLUSÃO DO PLANEJAMENTO - SERVIDOR 2º) Conferência do Planejamento. Aparecerá a tela totalmente preenchida que permite a conferência pelo 1º) Clique sobre Concluir Planejamento. servidor. 17
3º) Conferência dos Fatores e Indicadores de Desempenho 3º) Clique sobre o botão concluir. É o momento para conferência, principalmente dos Indicadores. 4º) Mensagem informando conclusão do planejamento. O responsável da área receberá um e-mail informando a conclusão do planejamento de desempenho do servidor. 18
7.4. CONSULTAR O PLANEJAMENTO unesp 1º) Na tela de Menu clicar em Consultar Planejamento 2º) Consultar Planejamento concluído Selecionar o campo ano Clicar sobre Buscar 19
3º)Tela de consulta. Clicar sobre a data de conclusão, que se encontra em vermelho. 4º) Visualização do Planejamento concluído. A tela aparecerá totalmente preenchida e não permite alteração. 20
8. ETAPA DE ACOMPANHAMENTO Para acessar, seguir os passos descritos em Acesso ao Sistema ADP On Line, constante das fls. 9. 1º) Clique sobre o nome. 2º) Escolha a opção Acompanhamento Poderá ser utilizado o Menu da esquerda ou central. 21
3º) Registros de Ocorrências Durante o período compreendido entre o Planejamento e a Análise, ficarão disponibilizadas as telas de Registro de Ocorrências, tanto para o servidor, quanto para o responsável. A tela de Registro de Ocorrências funciona como uma agenda, que deve ser utilizada constantemente, armazenando dados de desempenho. Realizar os registros relevantes quanto aos resultados de trabalho obtido, as condições em que foram realizadas as tarefas, atendimento de prazos, obstáculos enfrentados, etc. Clicar no campo Não Visível no Acompanhamento os registros que o servidor não quiser disponibilizar para conhecimento do responsável. 8.1. ETAPA DO RESPONSÁVEL 1º) Acompanhamento Formal O responsável deverá selecionar o servidor. Clicar no nome que está em vermelho. 22
2º) Registro de Acompanhamento Formal Com base nos registros de ocorrências, anteriormente realizados pelo servidor e responsável, autorizados para visualização, descrever os resultados parciais obtidos. Estabelecer um diálogo franco e aberto, possibilitando registrar efetivamente os resultados, os pontos fortes, os dificultadores e propor alterações para o período, se necessário. 3º) Liberar Acompanhamento Formal para servidor Após a entrevista, o superior imediato deverá liberar o Acompanhamento para a conclusão do servidor. Clicar em SIM e SALVAR. 23
8.2.Consultar Acompanhamento 1º) Na tela do Menu clicar em Consultar Acompanhamento Formal. 2º) Consultar Acompanhamento Formal Selecionar ano no campo ano Selecionar a etapa, 1ª ou 2ª clicando em Etapa. Clicar em Consultar 24
3º) Tela de consulta 4º) Visualização do Acompanhamento Concluído Clicar sobre a data de conclusão, que se encontra em vermelho. A tela aparecerá totalmente preenchida e não permite alteração. 25
9. ETAPA DE ANÁLISE Para acessar, seguir os passos descritos em Acesso ao Sistema ADP On Line, constante das fls. 9. 9.1.ETAPA DO SERVIDOR 1º) Escolha a opção: Análise de Desempenho. Poderá ser utilizado o Menu da esquerda ou o do centro da tela. A Análise inicia pelo servidor para, em seguida, o responsável conseguir acessar a tela e após o servidor conclui a análise. Os passos estão detalhados a seguir: 1º) Clique sobre o nome 26
2º) Auto-Análise do Servidor O servidor clica no local indicado para abrir a tela. 3º) Descrição da Auto-Análise O servidor realizará a Auto-Análise, fazendo uma reflexão sobre o seu desempenho obtido no período. Poderá visualizar o Planejamento e o Acompanhamento para facilitar a descrição do resultado do seu desempenho. Descreva seu desempenho 27
4º) Liberar a Auto-Análise para o responsável 5º) Mensagem de liberação da Auto-análise Após a auto-análise o servidor deve salvar as informações e clicar em Sim para liberar a tela para o responsável. Aparece a confirmação da liberação da Análise para o responsável. 28
9.2.ETAPA DO RESPONSÁVEL 1º) O responsável da área clica em Análise de Desempenho Responsável para abrir a tela. 2º) Análise de Desempenho Lista de servidores Na lista de servidores, o responsável deve selecionar o servidor que irá realizar a Análise no momento. Clicar no nome do servidor que se encontra em vermelho. 29
3º) Análise Descritiva do Desempenho O responsável realiza a Análise de Desempenho em conjunto com o servidor. Para iniciar o diálogo, é possível relembrar o Planejamento e o Acompanhamento, clicando em Visualizar o Planejamento e Visualizar o Acompanhamento. 4º) O responsável visualiza a Auto-Análise do servidor A visualização do Planejamento, do Acompanhamento e da Auto-Análise facilita o diálogo, focando todos os acontecimentos do período e contribui para a realização da Análise Descritiva do Desempenho. 30
5º) Análise Descritiva do Desempenho Para realizar o relato sobre o desempenho do servidor no período, o responsável dialoga com o servidor, buscando consenso, reforça os pontos fortes e aponta os aspectos que o servidor necessita desenvolver.. 6º) Pontuação dos Fatores de Desempenho O responsável junto com o servidor atribui pontuação aos Fatores de Desempenho, considerando o todo do desempenho no período. Para visualizar os Indicadores de Desempenho, o responsável deve clicar no Fator de Desempenho, que se encontra em vermelho. 31
7º) Estabelecimento dos Planos de Desenvolvimento Profissional Com base no desempenho do servidor e na pontuação, o responsável deve indicar as necessidades de treinamento e/ou capacitação. As indicações de treinamento estão subdivididas em categorias e subcategorias. O responsável deve escolher a indicação e especificar o treinamento solicitado. Caso o responsável não encontre a categoria de treinamento a ser indicada, poderá selecionar a opção outros e especificar. Dentro de cada categoria também existe a opção outros A indicação precisa ser coerente e condizer com as necessidades do servidor e da área de atuação, buscando a melhoria dos trabalhos desenvolvidos. 32
8º) Liberar a Análise para o servidor Após ser efetuada toda a análise de desempenho a tela deverá ser disponibilizada para o servidor O responsável deve clicar em Sim e Salvar. Enquanto o responsável está dialogando com o servidor deve Clicar em Não e Salvar todas as informações. É importante salvar as informações constantemente. 9º) Mensagem de liberação da Análise de Desempenho 33
9.3.ETAPA DO SERVIDOR 1º) Concluir Análise de Desempenho - Servidor Clicar conforme a indicação. 2º) Leitura da Análise de Desempenho O servidor encontra a tela com todos os campos preenchidos, não possibilitando realizar alterações. Deve fazer uma leitura minuciosa de todos campos. 34
3º) Concluir Análise. Após leitura, servidor clica em Sim e Salvar se está de acordo com toda a análise. Caso o servidor não concorde com a análise, clicar em Não e Salvar, que a tela retorna para o responsável. 4º) Mensagem de conclusão O servidor visualiza a mensagem de que a Análise de Desempenho está concluída. 35
9.4.CONSULTAR ANÁLISE 2º) Dados da Análise de Desempenho 1º) Clicar em Consultar Análise de Desempenho, conforme indicado. Clicar no campo ANO e Consultar. 36
3º) Consulta 4º) Visualização da tela concluída O servidor deve clicar sobre a Data de Conclusão que se encontra em vermelho. O servidor encontra a tela totalmente concluída e permite consulta a qualquer momento. 37
38
10. PRORROGAÇÃO DE PRAZO É possível realizar a prorrogação de prazo nas três etapas do ADP. O responsável da área deve solicitar a prorrogação por escrito, quando do retorno do servidor e encaminhar à Área de Recursos Humanos da Unidade. A ARH analisa a solicitação e procede a prorrogação, desde que o motivo conste da Lista de Motivos inserida no sistema, pertinente a cada etapa. A etapa de Planejamento pode ser realizada a qualquer momento, no entanto, o servidor necessita de 08 (oito) meses de efetivo exercício, para ser considerado participante do ADP. Na etapa de Acompanhamento é possível prorrogação do Acompanhamento Formal, uma única vez e no máximo 30 dias após o seu término. É necessário pelo menos um Acompanhamento Formal para realizar a Análise de desempenho Para a etapa de Análise de Desempenho é possível uma única prorrogação de prazo, dentro do período de 30 dias, após o término da etapa. 39