Módulo Administrativo enota NFS-e Sistema Administrativo de NFS-e do Município Manual do Administrador Criado por: Informática Educativa
Índice 1. Sistema Administração... 03 2. Prestadores... 04 3. RPS... 17 4. NFSe... 18 5. Ficha Financeira... 21 6. GIA... 23 7. Configurações... 25
1. Sistema Administração O sistema de administração das Notas Fiscais de Serviço eletrônicas (NFSe) da Prefeitura tem por objetivo principal, proporcionar aos funcionários, controle total das notas fiscais do seu município. Para acessar qualquer item do sistema de administração, o usuário deverá estar de posse de um certificado de acesso previamente credenciado. Sem o mesmo, não há como acessar as informações da adminsitração das NFS-es daprefeitura. Através do sistema, os usuários credenciados poderão: consultar as informações organizadas pelos contribuintes dos recibos e notas emitidas e se estão ativas (Prestadores); consultar os recibos provisórios de serviço enviados pelo prestador à prefeitura (RPS); verificar detalhes dos prestadores e das notas aprovadas, canceladas e substituídas e os relatórios por período (NFSe); conferir um resumo financeiro dos prestadores da prefeitura, com informações de valores de serviços prestados e os impostos recolhidos (Ficha Financeira); gerar guias de recolhimento dos prestadores por período (GIA). Com esse controle, a prefeitura terá uma poderosa ferramenta para identificar sonegações, projetar futuras arrecadações, entre outras ações que os dados fornecidos proporcionam. Vejamos a seguir as explicações e ilustrações das telas do sistema de administração das NFSes.
2. Prestadores Esta é a tela inicial do sistema de administração das Notas Fiscais de Serviço eletrônicas para a Prefeitura do município. Neste site, o funcionário da Prefeitura poderá controlar e gerenciar todas as notas de serviço do município. Clique no ícone Prestadores para entrar no cadastro e gerenciamento dos Prestadores de Serviço do município.
Esta é a página de cadastro do prestador. Ao adicionar os prestadores, o sistema já carrega toda a movimentação de RPS, NFS-e, geração de guias e fichas financeiras por ele emitidas. A tela tem campos editáveis, para que seja possível preencher com os dados necessários. Para adicionar um novo prestador, clique no ícone
Ao clicar, o sistema libera os campos e todos devem ser preenchidos. Na primeira linha, após os campos IM: CNPJ: Status há um checkbox com a palavra Ativo. Isto significa que, ao deixar selecionado, identifica que a empresa será adicionada como ativa, ou seja, estará habilitada para emissão de NFS-e. O status será inativo quando a empresa não estiver regulamentada para emitir notas. Ainda nesta página temos o item Certificados, como mostra a figura abaixo. Este serve para adicionar os certificados dos usuários da empresa que poderão ter acesso ao sistema no modo offline e assinar as notas fiscais de serviço da empresa prestadora. Não há restrição para o número de inserção de certificados.
Para incluir, clique no ícone situado após o campo Nome do Certificado : Escolha o certificado que será adicionado e clique novamente no ícone para que o sistema carregue as informações. O sistema abrirá uma tela confirmando que os dados foram incluídos corretamente:
Clique em Salvar. Repita este procedimento sempre que desejar acrescentar um novo um certificado. Pronto! O prestador foi incluído com sucesso no sistema juntamente com os certificados dos usuários habilitados para a emissão das notas para o mesmo.
Veja na imagem abaixo, como é a visualização no sistema, após a ação da inclusão do cadastro descrito acima: na parte superior esquerda da página está a razão social do prestador (1), o status do mesmo (2) e no canto superior direito fica uma lista (3) contendo os prestadores cadastrados no município. 2 1 3 Ainda, novas abas são acrescentadas ao lado dos dados: RPS, NFS-e, Ficha Financeira e GIAs. Esta é a tela dos dados do prestador após a inclusão das informações e dos certificados de acesso.
RPS (Recibo Provisório de Serviço) Esta aba tem como principal função, consultar os movimentos dos RPSs emitidos pelo prestador em consulta. Quando o sistema já tiver com mais de um prestador cadastrado, o usuário pode pesquisar pela Inscrição Municipal ou CNPJ. O sistema buscará os dados: O sistema mostra o número do RPS, a série, a identificação do tomador, a data da inclusão e a situação em que se encontra: Processada com Sucesso, Processada com Erro, ou ainda, Em Processamento. Também é possível filtrar os RPSs realizando uma busca através dos campos situados na parte superior da página. Informe pelo menos um dos campos e clique na lupa. Escolha quantos itens por página deseja visualizar, a partir de quinze. O sistema ainda permite a visualização completa das informações do recibo. Estas são as informações disponíveis:
NFS-e (Nota Fiscal de Serviço eletrônica) A aba NFS-e do prestador serve para a consulta das notas de serviços emitidas por ele.
Ao clicar em IM ou CNPJ da lista dos prestadores, o sistema buscará as informações e mostrará na tela, conforme figura acima. Nesta tela verificamos os seguintes itens: número do RPS, o número da nota, o código de verificação, a data de emissão da nota, o tomador do serviço, a situação da nota (Autorizada, Cancelada ou Substituída) e a data de inclusão. Também é possível filtrar os RPSs fazendo uma busca através dos campos situados na parte superior da página. Informe pelo menos um dos campos e clique na lupa. Escolha quantos itens por página deseja visualizar, a partir de quinze. O sistema também permite que o usuário visualize as informações completas da nota fiscal: Estas são as funções da aba NFS-e do Prestador.
Ficha Financeira A aba Ficha Financeira traz uma ficha de valores e movimentações das notas de serviço já autorizadas, incluindo deduções, impostos, entre outros. Ao clicar na Inscrição Municipal ou no CNPJ da lista dos prestadores, o sistema buscará as informações e mostrará na tela: 1 Podemos observar o número da nota fiscal de serviço eletrônica, o tomador a quem o serviço foi prestado, o valor do serviço, a alíquota e o valor do imposto sobre serviço (ISS). No final de todas as notas, há o valor total dos serviços e dos impostos gerados por todas as notas. Também podemos filtrar os registros realizando uma busca através dos campos situados na parte superior da página.
Informe pelo menos um dos campos e clique na lupa para que o sistema procure a nota fiscal. Escolha quantos itens por página deseja visualizar, a partir de quinze. O sistema também permite que o usuário visualize todas as informações de valores da nota fiscal de serviço eletrônica: Estas são as funções da aba Ficha Financeira do Prestador.
GIAs Na aba GIAs, o usuário poderá gerar boletos para o pagamento dos impostos devido pelo prestador, na competência selecionada. Ao clicar em IM ou CNPJ da lista dos prestadores, o sistema buscará as informações e mostrará na tela: Para escolher o período, selecione a competência (mês e ano) que deseja fazer a busca. Ao pesquisar, o sistema trará o valor total do ISS (Imposto Sobre Serviços) daquele período, a quantidade total de notas aprovadas e as canceladas.
Para gerar o boleto, clique no botão Gerar GIA. O boleto será exibido em uma nova janela, conforme tela abaixo. Importante: o boleto será gerado conforme o banco da Prefeitura que estiver configurado no sistema. Pronto! O boleto já pode ser impresso e pago. Estas são as funções da aba GIAs do Prestador
3. RPS No item Recibo Provisório de Serviço podemos consultar diretamente os RPSs enviados pelos prestadores à Prefeitura. Esta aba também serve para consultar os movimentos dos recibos emitidos por todos os prestadores da prefeitura. No RPS verificamos o número do RPS, a série deste, a identificação do tomador, a data da inclusão e a situação em que se encontra: Processada com Sucesso, Processada com Erro, ou ainda, Em Processamento.
Estas informações são as mesmas encontradas em Prestadores, porém a identificação é feita através dos prestadores. Os prestadores são identificados pelo CNPJ/IM das empresas que o administrador adicionou no sistema. Assim, todos os recibos provisórios de serviços ficam listados nesta parte. Outro dado importante que este item mostra é o total de RPS processados com sucesso e os com erro, indicados pela seta acima. O filtro de pesquisa procura pela data de inclusão do RPS. Para visualizar um determinado RPS na página, escolha no campo Itens por Página, a partir de quinze.
4. NFSe O NFSe verifica detalhes dos prestadores e das notas fiscais de serviço eletrônicas aprovadas, canceladas e substituídas e os relatórios por período. O NFSe ainda consulta as notas emitidas pelo prestador.
No NFSe verificamos o número do RPS, o número da nota, o código de verificação, a data de emissão da nota, identificação do tomador do serviço, a situação que a nota se encontra (Autorizada, Cancelada ou Substituída) e a data de inclusão da mesma. Estas informações são as mesmas encontradas em Prestadores, porém a identificação é feita através dos prestadores. Os prestadores são identificados pelo CNPJ/IM das empresas que o administrador adicionou no sistema. Assim, todas as notas fiscais de serviço eletrônicas ficam listadas nesta parte. Outro dado importante que este item mostra é o total de notas autorizadas, canceladas e substituídas, indicados pela seta acima. O filtro de pesquisa procura pela data de inclusão do NFSe. Para visualizar uma determinada nota na página, escolha no campo Itens por Página, a partir de quinze.
5. Ficha Financeira A Ficha Financeira mostra todos os valores da nota fiscal eletrônica de serviço, incluindo deduções e impostos. Também confere um resumo financeiro dos prestadores da Prefeitura, com informações de valores dos serviços prestados e os impostos recolhidos.
Na Ficha Financeira verificamos o número da nota fiscal de serviço eletrônica, o tomador a quem o serviço foi prestado, o valor do serviço, a alíquota e o valor do imposto sobre serviço (ISS). Estas informações são as mesmas encontradas em Prestadores, porém a identificação é feita através dos prestadores. Os prestadores são identificados pelo CNPJ/IM das empresas que o administrador adicionou no sistema. Assim, todas as notas fiscais de serviço eletrônicas ficam listadas nesta parte. No final, há o valor total dos serviços e dos impostos gerados. Importante: Somente as notas autorizadas serão relacionadas neste item. O filtro de pesquisa procura pela data de inclusão da NFSe. Para visualizar uma determinada nota na página, escolha no campo Itens por Página, a partir de quinze.
6. GIA Na GIA, o administrador gera boletos para o pagamento dos impostos devido pelo prestador na competência selecionada. A GIA gera guias de recolhimento dos prestadores de todo o município, por competência. Porém, se o administrador desejar procurar um prestador específico, será preciso entrar em Prestadores, pois lá que constam as informações separadas por empresa. Aqui, os dados são gerais. Para escolher o período da pesquisa, selecione a competência (mês e ano) da busca. Ao pesquisar, o sistema trará vários dados: o CNPJ da empresa o valor total do ISS daquele período, a quantidade total de notas aprovadas e canceladas.
Para gerar os boletos, clique no botão Exportar Boleto. Os boletos serão exibidos em uma nova aba para impressão, conforme tela abaixo.
7. Configurações No item Configurações, o administrador do sistema tem permissão para gerenciar todas as configurações especificas da Prefeitura tais como: manipular os usuários que utilizam e acessam o sistema através de seus certificados digitais. gerir os itens da lista de serviço e suas respectivas alíquotas. E ainda define as informações bancárias da Prefeitura para a geração dos boletos de recolhimento do ISS. Somente o certificado que estiver com a permissão de administrador, pode fazer alterações ou inclusões de usuários, assim como adicionar e/ou editar os dados bancários e alíquotas da lista de serviço. O botão de configuração só ficará visível para usuários definidos como administrador.
Como mostra a figura acima, o nome do administrador e do usuário é mostrado na janela, para a identificação do perfil de cada certificado. Para visualizar os dados de um usuário já cadastrado, clique no ícone da pasta amarela com a lupa, ao lado de cada nome.
Estes são os dados do certificado do usuário. Além das informações básicas, note que no canto superior direito da janela, o usuário é identificado como sendo administrador do sistema, ou usuário comum. Para adicionar um usuário, clique no ícone. No item Certificado, deve-se escolher qual será adicionado. Se, o que estiver incluindo, não é o cartão que está conectado na leitora, então há duas possibilidades: A primeira é conectar outra leitora com o cartão que será adicionado em outra entrada USB do computador e esperar o sistema reconhecer e aí, sim, poder optar. Ou já deixar registrado os certificados que serão somados nos usuários, no computador. Se uma das opções acima foi feita, para o sistema reconhecer todos os certificados, clique no botão. Os certificados serão atualizados. Ao escolher o certificado, os campos Nome do Certificado, Data de Validade, Thumbprint e PublicKey, serão preenchidos automaticamente. A última coisa a fazer, é escolher o tipo que este certificado será: administrador ou ativo (usuário comum). Para finalizar, clique em para salvar.
O próximo item que veremos é Dados Bancários. O certificado com o perfil de administrador pode, neste espaço, cadastrar os dados bancários e convênio da Prefeitura. É para a conta adicionada, que os valores dos boletos de recolhimento de imposto dos prestadores dos serviços são direcionados. Preencha todos os campos disponíveis, como mostra a figura acima e salve.
O último item é Itens/Alíquotas. Estes são os dados de alíquotas da Prefeitura. É o cadastro utilizado para geração de NFSe. Ou seja, o administrador adiciona os padrões conforme a legislação vigente do município. Assim, o trabalho é facilitado. Porém, o município pode alterar, por lei, alguma alíquota, ou a descrição do item. Para isso, deve clicar no ícone. E ainda, um novo item/código, com sua descrição e alíquota, podem ser adicionados, pelo botão. Lembrando que as alterações conforme as leis são municipais.