UNIVERSIDADE DO ESTADO DA BAHIA AUTORIZAÇAO DECRETO 92937 DOU 18/07/96 RECONHECIMENTO PORTARIA 909/95, DOU 01/08/95 UNIDADE DE DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL - UDO SISTEMA DE ARQUIVO CENTRAL SIARC TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS TTD Salvador, Fevereiro/2011.
GOVERNADOR DO ESTADO DA BAHIA Jacques Wagner Secretário da Educação Osvaldo Barreto REITOR Lourisvaldo Valentim da Silva VICE-REITORA Amélia Tereza Santa Rosa Maraux UDO/ CHEFE DA UNIDADE Djalma Fiúza de Almeida ARQUIVO CENTRAL / GERÊNCIA Tânia Mª Gomes Peixoto Leite RESPONSÁVEIS PELA ELABORAÇÃO: COLABORADORES: Rita de Cássia Fernandes Freire Barreto (Técnica Responsável do Arquivo Central) Rose Mary Magalhães Seixas Pereira (Analista Universitário Arquivo Central) Toda a Equipe do Arquivo Central. Arquivo Central da UNEB Rua Silveira Martins N 2555 Cabula Salvador Bahia - CEP 41.195-001 Tel: (71) 31172341 Fax: (71) 3117.2342 www.uneb.br I siarc@listas.uneb.br
SUMÁRIO APRESENTAÇÃO... DE CLASSIFICAÇÃO... TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS... o Estrutura e Descrição... o Tabela... o Índice... GLOSSÁRIO... ANEXO I LISTA DE TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS... ANEXO II LISTA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS... ANEXO III CONTROLE DE EMPRÉSTIMO DE DOCUMENTOS... ANEXO IV ETIQUETA PARA CAIXA DO ARQUIVO...
APRESENTAÇÃO O Arquivo Central da Universidade do Estado da Bahia UNEB, cumprindo a Instrução Conjunta SAEB/ SECULT Nº 01 DE 18 de Março de 2010, que orienta os órgãos e entidades da Administração Pública Estadual quanto à gestão de documentos arquivísticos, em consonância com a Lei 8.159/1991, que dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados, vem, desde 2005, elaborando instrumentos para a Implantação da Política de Gestão Documental, visando tratar à massa acumulada dentro de critérios seguros, possibilitando o resgate à história da Universidade. Para isso foram desenvolvidos instrumentos como: A Proposta de Composição da Comissão de Avaliação de Documentos CPAD; O Código de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade de Documentos TTD; além de outros instrumentos de controle como as Listas de Eliminação e de Transferência. Sabemos que as situações dos arquivos públicos das Universidades demonstram os mesmos problemas como: Falta de espaço físico, a visão individual e setorizada na organização dos documentos e acúmulos da massa documental sem nenhum critério, esta, sempre de acordo com as funções e atividades exercidas por cada setor durante a sua existência. Para a elaboração da Tabela de Temporalidade de Documentos TTD considera o instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que define prazos de guarda e destinação dos documentos de valor corrente e ou intermediário, produzidos e recebidos no âmbito de toda Universidade. Além disso, estabelece a destinação de documentos, que pode ser por descarte e guarda permanente dos documentos de valor permanente/ histórico. A referida tabela, se utilizada racionalmente, poderá propiciar um maior controle dos acervos documentais, uma maior rapidez na recuperação das informações, além de maximizar o fluxo documental, bem como, oferecer suporte às decisões legais e administrativas nos setores, Departamentos e Campi de toda a Universidade.
DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS O Código de Classificação parte de uma organização geral, tendo como requisitos básicos, o reconhecimento da instituição e do próprio documento e a definição dos níveis de classificação, vista como parte integrante da gestão documental, é um processo natural que tem por finalidade reunir coisas semelhantes, este, devem ter como característica a simplicidade e a flexibilidade, fácil assimilação, utilizada como instrumento de trabalho para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades. O código de classificação de documentos de arquivo para a administração pública e a destinação de documentos de que trata a Resolução nº 14, resultaram numa publicação editada pelo (Conselho Nacional de Arquivo CONARQ em outubro de 2001), intitulada Classificação, Temporalidade e de Documentos de Arquivo da Administração Pública. Partindo do principio que este instrumento visa agilizar a recuperação das informações e facilitar a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos. A classificação de documentos adotada pela UNEB tem como objetivo agrupar os documentos sob um mesmo assunto, o modelo de código de classificação é decimal, dividido em dez classes e estas, por sua vez, em dez subclasses e assim sucessivamente, com As dez classes principais são representadas por um número inteiro, composto de três algarismos, como se segue: Classe 000 Classe 100 Classe 200 Classe 900
As classes principais correspondem grandes funções desempenhadas pelo órgão. Elas são divididas em subclasses e estas, por sua vez, em grupos e subgrupos os quais recebem códigos numéricos, seguindo-se o método decimal. O código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública, atividade meio possui classes comuns a todos os órgãos: Vamos ver o exemplo a seguir para entendermos melhor: Classe - 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL Subclasse - 020 PESSOAL Grupo 021 RECRUTAMENTO E SELEÇÃO Subgrupo 021.1 CANDIDATOS A CARGO E EMPREGO PÚBLICOS: INSCRIÇÕES. Entendido a elaboração do Código acima, a seguir explicaremos sobre as classes e suas respectivas subclasses. CLASSE 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL. Nesta classe são classificados os documentos referentes às atividades relacionadas à administração interna, as quais viabilizam o seu funcionamento e o alcance dos objetivos para os quais foram criados. A CLASSE 000 tem como SUBCLASSES: 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO: Classificam-se os documentos relativos à criação, estruturação, funcionamento e organização interna do órgão. 020 PESSOAL:
Incluem-se os documentos relativos aos direitos e obrigações dos servidores lotados no órgão, de acordo com a legislação vigente, bem como os direitos e obrigações da instituição empregadora no que tange à assistência, proteção ao trabalho e concessão de benefícios. 030 MATERIAL: Classificam-se os documentos referentes à Administração dos Materiais do órgão, necessários ao desenvolvimento de suas atividades, incluindo as formas de aquisição e alienação, o controle do estoque e da distribuição, a conservação e reparo. 040 PATRIMÔNIO: Classificam-se os documentos referentes aos bens patrimoniais, imóveis e veículos pertencentes ao órgão. Incluem-se, neste caso, as formas de aquisição e alienação, bem como os serviços de manutenção, limpeza e recuperação. 050 ORÇAMENTO E FINANÇAS: Classificam-se os documentos relativos à previsão e execução orçamentária e as operações contábeis e financeiras referentes ao uso dos recursos públicos e comprovação de receita e despesa. Também a movimentação de conta corrente, balanços e prestações de contas de um modo geral. 060 DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO: Incluem-se os documentos referentes às publicações, produção editorial, impressão e distribuição de matérias, como também aquisição, controle, distribuição e acesso à documentação bibliográfica do órgão. Incluem-se, ainda, documentos referentes à produção, controle, avaliação, arquivamento e destinação de documentos arquivisticos, como também os documentos relacionados com as atividades de reprodução, conservação e informática. 070 COMUNICAÇÃO:
Classificam-se os documentos relacionados com a instalação, manutenção, operação e uso dos recursos e serviços postais, de telecomunicação e de tecnologias da informação. 080 VAGA: Esta se conserva vaga para possíveis expansões e inserção de documentos referentes à Administração Geral, que resultem de novas atividades desenvolvidas pelo órgão. A seguir descrevemos as seguintes classes pra representar as atividades fins da Universidade do Estado da Bahia - UNEB: 100 ENSINO. 110 CURSOS DE GRADUAÇÃO. 120 VIDA ESCOLAR DOS DISCENTES DE CURSOS DE GRADUAÇÃO. 130 AVALIAÇÃO INSTITUCIONAL DO ENSINO DE GRADUAÇÃO. 140 CURSOS DE PÓS GRADUAÇÃO STRICTO SENSU. 150 VIDA ESCOLAR DOS DISCENTES DE CURSOS DE PÓS GRADUAÇÃO STRICTO SENSU. 159 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES AO CURSO DE PÓS GRADUAÇÃO STRICTO SENSU. 160 CURSOS DE PÓS GRADUAÇÃO LATO SENSU. 170 VIDAS ESCOLAR DOS DISCENTES DE CURSO DE PÓS GRADUAÇÃO LATU SENSU. 180 AVALIAÇÃO INSTITUCIONAL DO ENSINO DE PÓS GRADUAÇÃO. 200 PESQUISA.
210 NORMAS, REGULAMENTAÇÕES E DIRETRIZES. 220 PROJETOS DE PESQUISA. 230 PROGRAMA INSTITUCIONAL DE BOLSA DE INICIAÇÃO CIENTIFICA. 240 AVALIAÇÃO INSTITUCIONAL DE PESQUISA. 250 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À PESQUISA. 300 EXTENSÃO. 310 - NORMAS, REGULAMENTAÇÕES E DIRETRIZES. 320 PROJETOS DE EXTENSÃO. 330 PROGRAMAS E BOLSAS DE EXTENSÃO. 340 ESTÁGIO DE EXTENSÃO. 350 AVALIAÇÃO INSTITUCIONAL DE EXTENSÃO. 360 CURSOS DE EXTENSÃO. 370 CURRICULOS DE EXTENSÃO. 380 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À EXTENSÃO.
TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS TTD ESTRUTURA E DESCRIÇÃO: Prazo De Arquivo Arquivo utilizado para classificar os documentos sob o mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas à avaliação, seleção, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos. SÉRIES DOCUMENTAIS: seqüência de um mesmo tipo documental (Espécies Documentais). ASSUNTOS conteúdo dos documentos. PRAZO DE GUARDA refere-se ao tempo necessário para o arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediário, visando atender às necessidades da administração que os produziu. DESTINAÇÃO FINAL neste campo registra-se a destinação estabelecida, que pode ser a transferência para o Arquivo Central ou Eliminação. LEGISLAÇÃO neste campo registramos base legal e as leis existentes no município, estado e união. OBSERVAÇÃO espaço destinado a informações complementares e justificativas necessárias à adequada utilização da Tabela. Incluem-se ainda aspectos importantes ao processo de avaliação.
UNIVERSIDADE DO ESTADO DA BAHIA AUTORIZAÇAO DECRETO 92937 DOU 18/07/96 RECONHECIMENTO PORTARIA 909/95, DOU 01/08/95 UNIDADE DE DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL - UDO SISTEMA DE ARQUIVO CENTRAL SIARC TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS - TTD Prazo De Arquivo Arquivo 000 ADMINISTRAÇÃO CENTRAL 001 Projetos Estudos e Normas. Vigência 05 anos Conservar, documento importante para a memória da Instituição. 001.1 Dossiê de Reconhecimento: Toda a documentação referente ao reconhecimento da UNEB. Vigência Conservar, documento importante para a memória da Instituição. 002 Planos, Propostas e Programas de trabalho. 02 anos 05 anos 003 Relatório Anual de Atividades. 02 anos 05 anos São passíveis de eliminação os relatórios cujas informações encontram-se recapituladas em outros. 004 Acordos, Ajustes, Contratos, Convênios, Protocolo de Intenções, Termo de Cooperação, Termo de Parceria. Vigência 10 anos Conservar, documento importante para a memória da Instituição. Inclui Termo Aditivo.
Arquivo Prazo De Arquivo 005 Atos Normativos. 005.1 no âmbito da UNEB. 10 anos 10 anos 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO. Conservar, documento importante para a memória da Instituição. 010.1 Normas, Regulamentações, Diretrizes, Procedimentos, Estudos e/ou Decisões de Caráter Geral, Guia, Manual. Vigência 05 anos A vigência esgota-se quando houver revisões dos referidos documentos. 010.2 Registro dos órgãos competentes. Vigência 05 anos 010.3 Dossiê De Implantação: Conservar, documento importante para a memória da Instituição. 010.3.1 Estrutura Institucional: Ata, Ato, Alteração dos Regimentos, Competências, Estatutos, Estruturas, Portarias, Resoluções. Vigência 05 anos Conservar, documento importante para a memória da Instituição. 010.3.2 Processo de Implantação: Solicitação de verbas para implantação de novas UES, Logotipo, Concepção da Universidade. Vigência 05 anos Ficará no Arquivo (Setor) até a finalização de todo o processo de implantação. 010.4 Ata. 02 anos
Prazo De 010.5 Correspondências: Expedida e Recebida. (Exposição de Motivos, E-mail, Fax Oficio Memorandos). 02 anos Eliminar As correspondências têm variações de assunto, a interna que veicula conteúdos rotineiros, em geral implica em continuidade administrativa. A eliminação está condicionada a inexistência de fatores determinantes para a sua guarda. Quanto as que integram um processo obedecerá a sua temporalidade e destinação. 010.6 Protocolo: Guias / Livros de Registro de Entrada e Saída de Documentos 010.6.1 Guia de Remessa 010.6.2 CED Comunicação Escrita Documental 010.7 010.8 Dossiê Evento: Participativo ou Promovido Dossiê Eleição: Reitor / Vice-Reitor, Diretor / Vice Diretor, Coordenador / Vice Coordenador. 01 ano * Eliminar 02 anos 02 anos 02 anos 010.9 Ações Judiciais. Vigência 05 anos 010.9.1 Ações Judiciais. (Dissídio Coletivo). Vigência 05 anos 011 Comissões Técnicas, Conselhos, Grupos de Trabalho, Juntas e Comitês 012 COMUNICAÇÃO SOCIAL 04 anos 05 anos Eliminar * O prazo mínimo de guarda é de 01 ano, mas a permanência do documento poderá ser de acordo com a necessidade do setor. Os eventos participativos sem intervenção direta devem ser eliminados no Arquivo (Setor). Conservar, documento importante para a memória da Instituição. Conservar, documento importante para a memória da Instituição.
Prazo De 012.1 Clipping (Noticiários e Reportagens). 02 anos Eliminar 012.2 Convites. 02 anos Eliminar 012.3 Anúncios, Cartazes, Folhetos, Folders. 02 anos Eliminar Os documentos cujas informações reflitam a política do órgão são de guarda permanente. O prazo de guarda dos convites recebidos esgota-se com a realização do evento. 020 PESSOAL 020.1 Normas, Procedimentos, Regulamentações, Diretrizes, Estatutos, Estudos ou Decisões de caráter Geral. Vigência 05 anos Conservar, documento importante para a memória da Instituição. 020.2 Obrigações Trabalhistas ou Estatutárias, Relações com Ministérios e Secretarias Federais. 05 anos 05 anos Eliminar Decreto Lei Federal nº. 5.452/43 (CLT), art.360/ Decreto Federal nº.76.900/75. 020.3 Relação com Conselhos Profissionais, Sindicatos, Acordos, Dissídios, Movimentos Reivindicatório, Greve e Paralisações. 05 anos 05 anos Eliminar 020.4 Dossiê de Funcionário: Estatutário / Concursado/ Ativo e Inativo. Vigência 95 anos Eliminar Constituição Federal, art. 7º, inciso XXIX. Os dossiês dos funcionários só poderão ser transferidos após exoneração. A vigência esgota-se com o rompimento ou aposentadoria do funcionário com o Estado. 020.4.1 REDA. Vigência 30 anos Eliminar Os dossiês dos funcionários só poderão ser transferidos após exoneração. A vigência esgotase com o rompimento do vínculo com o Estado.
Prazo De 020.4.2 Estagiário. Vigência 05 anos Eliminar *Decreto Federal nº. 87497/82, art. 6º. Lei Federal 11.788 de 25.09.2008. Os dossiês dos estagiários só poderão ser transferidos após o término do estagio. A vigência esgota-se com término do estagio. 021 RECRUTAMENTO E SELEÇÃO 021.1 Dossiê: Concurso Público. Técnico Administrativo. 021.1.1 021.1.2 Candidatos a Cargo e Emprego Público: Currículo, Ficha de Inscrição. Exames de Seleção Concurso Público: Testes Psicotécnicos, Exames Médicos. 03 anos Eliminar 02 anos 05 anos Eliminar 021.1.2.1 Provas e Gabaritos. 04 anos 10 anos Eliminar Constituição Federal, art. 37, III. A validade dos atos e negócios celebrados antes de 11.01.2003, data da entrada em vigor do novo Código Civil, obedece ao disposto no Código Civil de 1916. 021.1.3 Boletim, Escore de Notas, Estatística Geral, Lista de Candidatos: Habilitados e Inabilitados, Livro de Posse. 05 anos 05 anos 021.1.4 Atas, Atos, Editais, Portarias, Relatórios, Resoluções, Resultados e Recursos. 05 anos 05 anos 021.2 DOSSIÊ: CONCURSO PÚBLICO DE DOCENTE.
Prazo De 021.2.1 Banca Examinadora, Barema, Entrevista, Lista de Presença, Plano de Aula, Parecer sobre Títulos, Quadro de Vagas, Requerimento de Inscrição, Relação de Candidatos Inscritos. 05 anos * Eliminar 021.2.2 ** Provas: Didática e Escrita. 05 anos * Eliminar 021.2.3 Atas, Atos, Editais, Portarias, Relatórios, Resoluções, Resultados e Recursos. 05 anos 05 anos 021.2.4 Documentos Pessoais dos Candidatos. 05 anos * Eliminar 021.2.5 Certidão de Notas. 01 ano * Eliminar 021.2.6 Processo Referente ao Recrutamento e Seleção. Vigência * 05 anos Eliminar Constituição Federal, art. 37, III. A validade dos atos e negócios jurídicos celebrados antes de 11.01.2003, data da entrada em vigor do novo Código Civil, obedece ao disposto no Código Civil de 1916. * Para Candidatos Sob Judice, fazer Dossiê do candidato e permanecer no arquivo corrente até a finalização do processo. ** É opcional a seleção por amostragem das provas dos candidatos. 022 QUADROS, TABELAS E POLITICA DE PESSOAL. 022.1 Estudos e Previsão de Pessoal. 05 anos 05 anos Lei Ordinária Estadual nº. 8.889, de 01.12.2003. Conservar, documento importante para a memória da Instituição. 022.2 Criação, Classificação e Renumeração de Cargos e Funções. 05 anos 05 anos Lei Ordinária Estadual nº. 8.889, de 01.12.2003. 022.3 Reestruturações e Alterações Salariais. Vigência 95 anos Eliminar Lei Ordinária Estadual nº. 8.889, de 01.12.2003. 022.4 MOVIMENTAÇÃO DE PESSOAL. Decisões, Estudos, Normas e Procedimentos. 05 anos 05 anos Conservar, documento importante para a memória da Instituição.
Prazo De 022.4.1 Admissão, Aproveitamento, Contratação, Nomeação, Readmissão e Readaptação. Vigência 95 anos Eliminar As informações Integram o Dossiê do Funcionário. 022.4.2 Demissão, Dispensa, Exoneração, Rescisão Contratual, Falecimento. Vigência 95 anos Eliminar As informações Integram o Dossiê do Funcionário. 022.4.3 Lotação, Remoção, Transferência e Permuta. 04 anos 05 anos Eliminar 022.4.4 Designação, Disponibilidade, Redistribuição, substituição. Vigência 95 anos Eliminar As informações Integram o Dossiê do Funcionário. 022.4.5 Requisição de Pessoal. Vigência 95 anos Eliminar As informações Integram o Dossiê do Funcionário. 023 DIREITOS, OBRIGAÇÕES e VANTAGENS. 023.1 Folha de Pagamento. 02 anos 35 anos Eliminar Para documentos que envolvam pagamentos, utilizar prazos para documentos financeiros. Ver código 057.9 023.1.1 Alteração da Folha, Quadro Resumo, Relatório da Folha de Pagamento, Resumo da Folha de Pagamento. 02 anos 35 anos Eliminar Para documentos que envolvam pagamentos, utilizar prazos para documentos financeiros. 023.1.1.1 Jornal de Movimentação. 02 anos Eliminar 023.1.2 Contra cheque. 02 anos 35 anos Eliminar 023.1.3 Salário Família. 02 anos 35 anos Eliminar Para documentos que envolvam pagamentos, utilizar prazos para documentos financeiros.
Prazo De 023.1.4 GRATIFICAÇÕES. 023.1.4.1 De Função. Vigência 95 anos Eliminar 023.1.4.2 Cargos em Comissão. Vigência 95 anos Eliminar As informações Integram o Dossiê do Funcionário. As informações Integram o Dossiê do Funcionário. 023.2 ADICIONAIS. 023.2.1 Tempo de Serviço: Anuênio, Biênio, Qüinqüênio. 05 anos 95 anos Eliminar 023.2.2 Insalubridade, Periculosidade. 05 anos 95 anos Eliminar As informações Integram o Dossiê do Funcionário. As informações Integram o Dossiê do Funcionário. 023.2.3 Abono Pecuniário e Adicional de 1/3 07 anos 05 anos Eliminar 023.3 ENCARGOS, TRIBUTOS E CONTRIBUIÇÕES. Para documentos que envolvam pagamentos, utilizar prazos para documentos financeiros. 023.3.1 Contribuição Sindical. 07 anos 05 anos Eliminar 023.3.2 Pensão Alimentícia. Vigência 35 anos Eliminar 023.3.3 Relação Anual de Informações Sociais RAIS. 01 ano 10 anos Decreto Lei Federal nº. 5.452/43 (CLT), art.360/ Decreto Federal nº. 76.900/75.
TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS TTD Prazo De 023.4 VANTAGENS. 023.4.1 Salário Maternidade. 07 anos 05 anos Eliminar 023.4.2 Férias: Aviso, Escala. 02 anos Eliminar 023.4.2.1 Comunicação, Correspondência, Programação e Reprogramação. 03 anos Eliminar Decreto Lei nº 5.452/43 (CLT), ART.135, 2º/ Decreto Estadual nº. 3.634, de 01.11.1994. Lei Ordinária Estadual nº 6.677 de 23.09.1994. (Estatuto do Servidor). 023.4.3 LICENÇA. 023.4.3.1 Acidente em Serviço. Vigência 95 anos Eliminar As informações Integram o Dossiê do Funcionário. 023.4.3.2 Acompanhamento de Conjugue. Vigência 35 anos Eliminar 023.4.3.3 Adotante, Gestante, Paternidade. Vigência 95 anos Eliminar As informações Integram o Dossiê do Funcionário. 023.4.3.4 Gala/ Nojo. Vigência 35 anos Eliminar
Prazo De 023.4.3.5 Tratamento de saúde. Vigência 95 anos Eliminar As informações Integram o Dossiê do Funcionário. 023.4.3.6 AUXÍLIOS. 023.4.3.6.1 Alimentação, Refeição, Transporte. 02 anos 05 anos Eliminar 023.4.3.6.2 Assistência Pré Escola, Creche. 02 anos 05 anos Eliminar Para documentos que envolvam pagamentos, utilizar prazos para documentos financeiros. 023.5 AFASTAMENTO. 023.5.1 Para Depor. Vigência 95 anos Eliminar 023.5.2 Para Exercer Mandato Eletivo. Vigência 95 anos Eliminar 023.5.3 Para Servir ao Tribunal Regional Eleitoral. Vigência 95 anos Eliminar 023.5.4 Para Servir como Jurado. Vigência 95 anos Eliminar 023.5.5 Suspensão de Contrato. Vigência 95 anos Eliminar 023.5.6 Qualificação de Servidor. Vigência 95 anos Eliminar As informações Integram o Dossiê do Funcionário. As informações Integram o Dossiê do Funcionário. As informações Integram o Dossiê do Funcionário. As informações Integram o Dossiê do Funcionário. As informações Integram o Dossiê do Funcionário. As informações Integram o Dossiê do Funcionário. 023.6 CONTROLE DE FREQÜÊNCIA. 023.6.1 Folhas e Livros de Ponto. 01 ano 14 anos Eliminar Constituição Federal, art. 7º, inciso XXIX. Decreto-Lei Federal nº. 5.452/43 (CLT), art. 74, 2º.
Prazo De 023.6.2 Comunicação de Ocorrências Funcionais - COF 02 anos 08 anos Eliminar 024 AÇÃO DISCIPLINAR. 024.1 Processo Administrativo. Vigência 95 anos Eliminar 025 BENEFÍCIOS. 025.1 Aposentadoria (Processo). Vigência 95 anos Eliminar Lei Ordinária Est. 7.249/07.01.98. 025.1.1 Contagem e Averbação de Tempo de Serviço. Até a Homologação da Aposentadoria 95 anos Eliminar As informações Integram o Dossiê do Funcionário. 025.1.2 Pensão: Provisória e Temporária. Vigência 95 anos Eliminar 025.1.3 Pensão Vitalícia. Vigência 95 anos Eliminar 025.2 Assistência à Saúde. Vigência 10 anos Eliminar As informações Integram o Dossiê do Funcionário. As informações Integram o Dossiê do Funcionário. Para documentos que envolvam pagamentos, utilizar prazos para documentos financeiros.. 05 anos. Inclusive para Planos de Saúde. 025.2.1 Prontuário Médico do Servidor. Vigência 20 anos Eliminar Decreto Lei Federal nº. 5.452/43, CLT, Titulo II, Capitulo V Portaria MT 3.214/78, NR 7,7. 4.5 e 7.4.5.1.
Prazo De 029 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À PESSOAL 029.1 Delegações de Competências, Portarias, Procurações. Vigência 05 anos Eliminar 029.2 Laudo Técnico Pericial. Vigência 20 anos Eliminar Decreto-Lei Federal nº. 5.452/43 (CLT), Título II, Capítulo V / Portaria MT nº 3.214/78, NR-7, 7.4.5, 7.4.5.1 e NR-15, 15.1.4. 030 MATERIAL 030.1 Normas, Procedimentos, Regulamentações, Diretrizes, Estatutos, Estudos ou Decisões de caráter Geral. Vigência 05 anos Conservar, documento importante para a memória da Instituição. 030.2 Cadastro e Catalogo de Fornecedor. 02 anos Eliminar 030.3 Requisição de Material e Serviços Reprográficos. 01 ano Eliminar 031 AQUISIÇÃO (LICITAÇÃO). 031.1 Material e Consumo. * Lei Federal nº. 8.666/93, do art. 89 ao 99. Lei Ordinária Estadual nº 9.433, de 01.03.2005. *Os documentos referentes a material não adquirido deverão ser eliminados após 01 ano.
Prazo De 031.1.1 Compra. 05 anos Eliminar Ver Processo de Pagamento. 057. 031.1.2 Aluguel, Comodato, Leasing. 05 anos Eliminar 031.1.3 Cessão *Doação Empréstimo e Permuta. Vigência 05 anos Eliminar Para documentos que envolvam pagamentos, utilizar prazos de documentos financeiros. *Doação de Material, permanecer no Arquivo durante toda a vida útil do Bem. 032 MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAL PERMANENTE E CONSUMO. 032.1 Controle de Estoque. 02 anos Eliminar 032.1.1 Guia de Transferência. 05 anos Eliminar 032.1.2 Laudo de Avaliação de Bens Móveis. 05 anos Eliminar 032.1.3 Termo de Responsabilidade: Material. 05 anos Eliminar 032.1.4 Termo de Transferência Interna. 05 anos Eliminar Para Termo de Transferência a eliminação será realizada no Arquivo, após a substituição do responsável pelo material. 032.1.5 Termo de Deposito CNPQ. 05 anos Eliminar 032.1.6 Termo de Baixa da SAEB. 05 anos Eliminar
Prazo De 032.1.7 Transporte e Autorização de saída de Material. 03 anos Eliminar 032.2 Extravio, Roubo e Desaparecimento. Até a Conclusão do Caso 05 anos Eliminar 032.3 Baixa de Bens e Recolhimento de Material ao Deposito. 03 anos Eliminar 032.4 ALIENAÇÃO E BAIXA DE MATERIAL PERMANENTE E DE CONSUMO. 032.4.1 Venda (inclusive de leilão). 05 anos Eliminar 032.4.2 Cessão. Doação e Permuta. 05 anos 05 anos Eliminar 033 INSTALAÇÃO E MANUTENÇÃO. 033.1 Contratação e Requisição de serviços. 05 anos Eliminar 033.2 Serviços Executados nas Oficinas do Órgão. 02 anos 04 anos Eliminar 033.3 Assistência Técnica. Vigência 01 ano Eliminar Da Garantia ou do Contrato. 033.4 Garantia (Termo / Nota Fiscal). Vigência 01 ano Eliminar 034 INVENTÁRIO. 034.1 Material. 05 anos Decreto Estadual nº 9.461, de 20.06.2005.
Prazo De 034.2 Material de Consumo. 040 PATRIMÔNIO 05 anos Eliminar 040.1 Normas, Procedimentos, Regulamentações, Diretrizes, Estatutos, Estudos ou Decisões de caráter Geral. Vigência 05 anos Conservar, documento importante para a memória da Instituição. 041 Bens Imóveis: Projetos, Plantas e Estruturas. 03 anos 041.1 AQUISIÇÃO. 041.1.1 Compra. 041.1.2 Doação. 04 anos 041.2 OBRAS 041.2.1 Processo de Construção: ampliação, memorial descritivo, plantas, projetos, processo de licitação, recuperação, reforma, restauração. Relatórios: (obras, visita, técnico) da construção. Enquanto Vigorar 05 anos Lei Federal nº. 8.666/93, do art.89 ao 99. Lei Ordinária Estadual nº. 9.433, de 01.03.2005. 041.3 Serviços de Manutenção. Os documentos que não envolvem pagamentos serão eliminados após 01 ano. Os que envolvem pagamento ver Processo de Pagamento.
Prazo De 041.3.1 Manutenção de Ar Condicionado. 041.3.2 Manutenção de Extintores. 041.3.3 Manutenção de Subestação e Geradores. 05 anos Eliminar 05 anos Eliminar 05 anos Eliminar 041.3.4 Serviços de Vigilância, Limpeza e Conservação, jardinagem ou quaisquer outros serviços de Terceirização de Mão de Obra. 05 anos Eliminar Os documentos que não envolvem pagamento serão eliminados após 01 ano. 041.4 Locação de Máquinas e Equipamentos. 10 anos Eliminar Deve ser feita através de Processo. Lei Federal nº. 8666/93, do art. 89 ao 99. 041.5 Inventário (Bens Imóveis). Decreto Estadual nº. 9.461, de 20.06.2005. 042 TRANSPORTE / VEÍCULOS 042.1 AQUISIÇÃO DE VEÍCULOS (inclusive licitações). 042.1.1 Processo de Aquisição de Veículo. 12 anos Eliminar Lei Federal nº 8.666/93, do art. 89 aos 99. Decreto Estadual nº 9.486 de 12.07.2005. Decreto Estadual nº 10.360, de 23.05.2007. Para veículos não adquiridos eliminar no Arquivo após 01 ano.
Prazo De 042.1.2 Cessão, Doação, Permuta, Transferência. 05 anos 05 anos Eliminar Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes, utilizar prazos para documentos financeiros. 042.2 Cadastro, Emplacamento, Licenciamento, Tombamento. Até a Alienação 05 anos Eliminar 042.3 Abastecimento, Limpeza, Manutenção, Reparo. 05 anos Eliminar 042.4 Acidentes, Infrações e Multas. 05 anos Eliminar Para acidentes com vitimas, o prazo total de guarda é de 20 anos, devendo permanecer no Arquivo, enquanto estiver em julgamento. 042.5 Liberação para saída de veículo. 02 anos Eliminar 042.6 Requisição para uso de veículo RUV. 06 meses Eliminar 042.7 Seguros. 05 anos Eliminar Os documentos que não envolvem pagamento serão eliminados após 01 ano. 042.8 Controle de Portaria. 02 anos Eliminar 042.9 Registro de Ocorrência. 05 anos 05 anos Eliminar 050 ORÇAMENTO E FINANÇAS 050.1 Normas, Procedimentos, Regulamentações, Diretrizes, Estatutos, Estudos ou Decisões de caráter Geral. Vigência 05 anos Conservar, importante para a memória da Instituição.
Prazo De 051 ORÇAMENTO. 051.1 PROGRAMAÇÃO ORÇAMENTÁRIA. Constituição Federal, art. 165. 051.1.1 Previsão Orçamentária. 051.1.2 Proposta Orçamentária. 05 anos Eliminar 05 anos Eliminar 051.1.3 Quadro de Detalhamento de Despesa. 02 anos Eliminar 051.2 EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA. Lei Ordinária Estadual nº. 2.322 de 11 de abril de 1966. 051.2.1 Descentralização de Recursos (Distribuição Orçamentária). 05 anos Eliminar 051.2.2 Plano Operativo POA. 052 FINANÇAS 052.1 Programação Financeira de Desembolso. 052.2 EXECUÇÃO FINANCEIRA. 052.2.1 Receita 052.2.2 Despesa. 05 anos Eliminar 05 anos Eliminar 08 anos Eliminar 08 anos Eliminar
Prazo De 053 Fundos Especiais. 054 OPERAÇÕES BANCÁRIAS. 08 anos Eliminar 054.1 Extrato de Contas. 054.1.1 Apropriação de Receita, Recibo de Depósito, Repasse Financeiro, Lançamentos, Ordem Bancária, Saldos. 05 anos Eliminar 01 ano 05 anos Eliminar * Lei Federal nº. 5.172/66 (Código Tributário Nacional). Lei Ordinária Estadual nº. 3.956/81 (Código Tributário do Estado da Bahia). 055 Tomada de Contas, Prestação de Contas, (Inclusive Parecer de Aprovação ). 05 anos Conservar, importante para a memória da Instituição. 056 Balanços e Balancetes. 05 anos Os Balanços e Balancetes fazem parte do Processo de Prestação de Contas. 057 PROCESSO DE PAGAMENTO: 057.1 Impostos e Taxas. 08 anos Eliminar Lei Federal nº. 5.172/66 (Código Tributário Nacional). Lei Complementar Federal nº. 709/93, art.41, 1º. Todo e qualquer tipo de documento que envolva pagamento gera um Processo, seus prazos e sua destinação final estão descritos nesta Tabela.
Prazo De 057.2 Convênio. 20 anos Eliminar Documentos que envolvam pagamento e recursos do convênio. 057.3 Adiantamento. 08 anos Eliminar Lei Federal nº. 4.320/64, art. 68. Decreto Estadual nº. 7.438, de 11.09.1998. 057.3.1 Prestação de Contas de adiantamento. 08 anos Eliminar 057.4 Diária. 057.4.1 Ajuda de Custo 057.4.2 Despesas com Locomoção e Passagem 08 anos Eliminar Decreto Estadual nº. 5.910, de 24.10.1996. Decreto Estadual nº. 8.094 de 07.01.2002. 057.5 DEA Despesas de Exercícios Anteriores. 08 anos Eliminar 057.6 Prestação de Serviços: Pessoa Física. 08 anos Eliminar Lei Federal nº. 8.666/93, do art.89 ao 99. 057.7 Prestação de Serviços: Pessoa Jurídica. 08 anos Eliminar Lei Ordinária Estadual nº. 9.433, de 01.03.2005. Inclui os processos de Coelba, Embasa e Telemar. 057.8 Ações Trabalhistas. 05 anos Eliminar 057.8.1 Indenizações e Restituições. 05 anos Eliminar 057.9 Folha de Pagamento. 02 anos 35 anos Eliminar Lei nº 8.212/91. art. 45.