Connect to Outlook Product Info Uma equipe forte: DocuWare e Microsoft Outlook Use o Connect to Outlook para armazenar com rapidez seus e-mails diretamente no DocuWare do MS Outlook. Você também pode pesquisar e acessar facilmente e-mails armazenados para ter certeza de que tem a última correspondência sempre que precisar. Usando Connect to Outlook Ao longo de um dia de trabalho típico, centenas de e-mails podem entupir sua caixa de entrada. São uma parte importante do seu trabalho, e você precisa conseguir acessá-los a qualquer momento. Como a correspondência comercial, também estão sujeitos a períodos de retenção legal. O Connect to Outlook, a conexão do MS Outlook com a DocuWare, lhe permite fazer as duas coisas de forma rápida e fácil. Não apenas você pode arquivar seu e- mail diretamente do Outlook, como pode usar o recurso de pesquisa rápida para acessar as mensagens em uma questão de segundos. Benefícios Rápido: armazene os e-mails no DocuWare diretamente do Outlook Prático: acesse o e-mail arquivado do Outlook Conveniente: configuração fácil e centralizada Eficiente: use os dados do MS Outlook, da DocuWare ou de qualquer banco de dados SQL para armazenamento e pesquisa Arquivamente conveniente do Outlook O Connect to Outlook se integra perfeitamente na sua configuração atual do Outlook, com seu próprio menu DocuWare e menu de contexto. Para armazenar um e-mail, selecione-o e clique em Armazenar na barra de menus ou no menu de contexto. Você poderá decidir armazenar o e-mail com seus anexos, ou apenas os anexos. Se você armazenar os dois, poderá determinar em que ordem eles serão abertos no DocuWare. Você pode armazenar o e-mail em todos os formatos padrão: MSG (Outlook), DOC (Word), RTF, PDF, e PDF/A (formato de arquivamento a longo prazo, de acordo com o padrão ISO). Os anexos são arquivados em seu formato original. O e-mail é armazenado com o toque de um botão, independentemente de ser um e-mail enviado ou recebido. Se você quiser, uma caixa de diálogo de armazenamento poderá se abrir, mostrando-lhe quais palavras de índice serão usadas para armazenar o e-mail. Aparece uma mensagem para confirmar o armazenamento bem-sucedido. 1
Você também pode salvar os e-mails em uma cesta DocuWare, a fim de recolhê-los lá, e depois armazená-los todos juntos no gabinete de arquivos. Ou você poderá grampear os e-mails em um documento DocuWare. O Serviço de Indexação Inteligente também pode indexar os e-mails automaticamente em uma cesta. Usando o botão Enviar e armazenar, você poderá enviar e arquivar seus e-mails simultaneamente. Isso se aplica a novos e-mails e a e-mails respondidos ou encaminhados. Especialmente prático: O botão pode ser integrado na barra de ferramentas de acesso rápido do MS Outlook. Outlook 2010: A janela Outlook tem uma barra de menu separada do DocuWare. Você pode usar essa barra ou o menu de contexto com o botão direito para fazer login, armazenar ou pesquisar e-mails. A lista de resultados da pesquisa rápida será exibido em um painel adicional. Excluir assinaturas e logotipos de empresas do arquivamento Assinaturas de e-mail incluem frequentemente cartões de visita ou logotipos de empresa como elementos de imagem que são desnecessariamente arquivados durante o armazenamento como uma página ou um arquivo separado. Para evitar isso, os tipos de arquivo podem ser bloqueados. É possível especificar o tamanho do arquivo a ser bloqueado. Isso significa que, no caso de arquivos de imagem, você pode certificar-se de que somente os elementos de imagem com umas poucas centenas de kilobytes sejam excluídos. Os arquivos de imagem geralmente maiores em anexo continuam a ir para o gabinete de arquivos. Indexação precisa para rápida recuperação Você pode configurar a indexação de e-mail para atender às suas necessidades. O remetente, o destinatário, a data, o assunto e outras informações do e-mail são usados para categorização e indexação automáticas. Os nomes de contato e de empresas são complementados com informações de livros de endereços e outros bancos de dados. Podem ser contatos do Outlook, gabinetes de arquivos DocuWare, seu CRM ou ERP, ou seja, quaisquer bancos de dados que são consultados pelo SQL. O Connect to Outlook se conecta diretamente com o banco de dados; você não precisa de uma fonte de dados local. 2
Você pode configurar o armazenamento de e-mail nas configurações do Web Client em quatro etapas fáceis. Na segunda etapa, você configura o formato de armazenamento e a designação para especificar se o e-mail e seus anexos devem ser mantidos no Outlook depois de terem sido armazenados. Além disso, o Connect to Outlook pode detectar e indexar automaticamente as faturas no padrão ZUGFeRD. É fácil então processar ainda mais os dados da fatura do processo no DocuWare e em seus softwares financeiros. Assim que o Connect to Outlook conseguir ler os dados ZUGFeRD, primeiro defina uma configuração de importação para o DocuWare, que então se integra na configuração de armazenamento do Connect to Outlook. O ZUGFeRD é um formato de faturas aplicável à Alemanha que apresenta dados de faturas estruturados uniformemente. Prático: Mantenha o e-mail arquivado no Outlook Em muitas organizações, as contas no Outlook dos funcionários são limitadas em termos de tamanho. Isso significa que e-mails importantes são frequentemente armazenados em pastas locais para as quais os arquivos não são copiados. Com o Connect to Outlook, você poderá arquivar seus e-mails mas ainda mantê-los no Outlook. Dependendo da configuração, um dos três procedimentos vai acontecer depois de armazenar o e-mail no DocuWare: 1. O e-mail é excluído do Outlook com seus anexos. 2. O e-mail é mantido no Outlook e apenas os anexos são excluídos. Os nomes de arquivo dos anexos agora aparecem na parte inferior do texto do e-mail. Isso significa que você sempre sabe exatamente quantos documentos de quantos tipos foram incluídos no e-mail original. 3. Todo o e-mail e seus anexos são mantidos no Outlook. Você pode marcar os e-mails arquivados, que ainda são mantidos no Outlook, como armazenado com a categoria "DocuWare" no Outlook. Se preferir armazenar e-mail manualmente usando a opção de arrastar e soltar, você simplesmente precisa criar uma pasta separada no Outlook. 3
O botão de pesquisa rápida significa acesso instantâneo Use a pesquisa rápida do Connect to Outlook para encontrar diretamente todos os documentos relacionados no gabinete de arquivos do DocuWare. Selecione o e-mail e clique em Ir na barra de menus ou no menu de contexto do DocuWare para a pesquisa rápida. Os documentos recuperados são exibidos em uma lista de resultados em uma seção separada do Outlook da janela. Além dos documentos em um e-mail, você pode exibir uma lista dos documentos para editar diretamente no Outlook. Por exemplo, você poderia autorizar as faturas pendentes de imediato: Através da lista, você pode chamar os documentos no DocuWare e adicionar um selo eletrônico ou outros comentários neles. Para usar as listas do DocuWare no Connect to Outlook, você precisa de uma licença do Gerenciador de Tarefas. Você pode configurar a pesquisa rápida exatamente como você quer: especificar até 15 critérios de índices, incluindo o endereço de e- mail de contato, a pessoa que faz o arquivamento, a empresa e uma data ou hora. Recuperar e-mail arquivado A pesquisa rápida e os anexos também podem ser combinados: Para encontrar os anexos novamente, use a pesquisa rápida para localizar e-mails por remetente, assunto ou data. Os anexos aparecem no visualizador ou em uma lista de resultados, dependendo do número de anexos. Você pode procurar, por exemplo, todos os e-mails que você recebeu dos funcionários da mesma empresa. Você também pode limitar a pesquisa a um determinado período, por exemplo, os últimos 30 dias. Com o DocuWare, você tem ainda mais opções ao enviar documentos do que pelo próprio Outlook. Você pode enviar um e-mail, tanto no formato original quanto na íntegra, com todos os anexos como arquivo PDF. Ou você poderia simplesmente enviar um anexo específico. A Pesquisa Rápida lhe permite encontar os documentos que você deseja enviar. Compartilhar informações Se você arquivar seus e-mails com o Connect to Outlook, há disponíveis e-mails e anexos a seus colegas no acervo central de documentos, e eles podem ser usados para documentos do projeto, por exemplo. Eles também podem ser acessados através do cliente do Windows Explorer, além do DocuWare. Pelo arquivamento, você está fazendo uma contribuição significativa para ajudar os fluxos de trabalho na sua empresa a funcionar sem problemas. 4
Configurado e instalado facilmente Configurando o Connect to Outlook As configurações podem ser ajustadas centralmente e podem ser atribuídas a diferentes usuários ou funções. Os não administradores também podem configurá-los facilmente se tiverem os direitos necessários. Configure o arquivamento de e-mail e a pesquisa rápida para o Connect to Outlook na configuração DocuWare. Dependendo das permissões, apenas os administradores podem conseguir criar configurações, ou os usuários podem conseguir. Configurando o armazenamento Um assistente o orienta com cinco etapas simples, a fim de definir uma configuração de armazenamento. Insira as informações gerais aqui (por exemplo, o nome da configuração), as opções (por exemplo, o formato de arquivo), e o destino de armazenamento (por exemplo, extração de índice). Por último, atribua uma configuração para usuários ou funções específicas. Defina as configurações de pesquisa rápida Um assistente o orienta através de três passos simples para especificar informações gerais (por exemplo, nome da configuração) e opções de pesquisa (por exemplo, lista de resultados e seleção dos critérios de pesquisa). Por último, atribua uma configuração para usuários ou funções específicas. Requisitos do sistema Requisitos do sistema Pode-se usar o Connect to Outlook com os sistemas de servidor PROFESSIONAL e ENTERPRISE. Todos os sistemas operacionais Windows Client para 32 bits e 64 bits do Windows Vista com SP2 Sistemas operacionais de servidor do Windows Server 2008 Microsoft Outlook 2010 (32 bits, 64 bits) (os recursos Enviar e armazenar e Armazenamento manual para a pasta monitorada não são compatíveis nos ambientes do Terminal Server) Microsoft Outlook versão 2013 (32 bits, 64 bits) (os recursos Enviar e armazenar e Armazenamento manual para a pasta monitorada não são suportados nos ambientes do Terminal Server) Microsoft Outlook versão 2016 (32 bits, 64 bits) Para procurar e exibir e-mails, são compatíveis os navegadores Internet Explorer, versão 9 e superiores. O modo Trocar cache deve estar ativado em cada computador cliente This document can also be found here: http://pub.docuware.com/pt/connect-to-outlook For more information please visit our website at: www.docuware.com 5