Equipa Técnica: João Leal Manuel Monge Olga Santiago Anabela Fonseca

Coordenação: Conselho para a Avaliação e Qualidade Gabinete de Qualidade, Avaliação e Procedimentos Instituto Politécnico de Beja Rua Pedro Soares, s/n 7800-295 BEJA Equipa Técnica: João Leal Manuel Monge Olga Santiago Anabela Fonseca IPBeja/Maio de 2012

IPBEJA SECTOR FINANCEIRO Manual de Procedimentos Índice: 1. INTRODUÇÃO... 4 2. NOTA DE REALIZAÇÃO... 5 3. BREVE GLOSSÁRIO... 6 4. DOCUMENTAÇÃO... 8 5. CIRCUÍTO DA DESPESA... 9 5.1. DESPESAS COM PESSOAL... 9 5.2. DESPESAS COM CONSUMOS... 11 5.3. DESPESAS COM CONTRATOS... 13 5.3.1. Cabimento/compromisso de contratos... 13 5.3.2. Processamento de faturas... 14 5.4. NOVAS AQUISIÇÕES COM CONVITE + CADERNO DE ENCARGOS... 16 5.4.1. Situações genéricas oriundas do SAP... 16 5.4.1.1. Com entidade adjudicante... 16 5.4.1.2. Sem entidade adjudicante... 18 5.4.2. Situações urgentes oriundas do SAP... 22 5.4.3. Fundo de Maneio... 24 6. CIRCUÍTO DA RECEITA... 25 6.1. TRANSFERÊNCIAS DO OE... 25 6.2. RECEITAS PRÓPRIAS... 25 6.2.1. Propinas, emolumentos e taxas... 26 6.2.2. Serviços prestados à Comunidade... 28 6.2.3. Explorações agrícolas... 30 6.2.4. Loja CUBO... 32 6.3. FINANCIAMENTO DE PROJECTOS... 33 2

7. PROPOSTA DE ORÇAMENTO... 35 8. PRESTAÇÃO DE CONTAS... 38 8.1. EXECUÇÃO MENSAL... 39 8.2. EXECUÇÃO TRIMESTRAL... 40 8.3. EXECUÇÃO ANUAL... 41 9. CONTA DE GERÊNCIA... 42 9.1. TRABALHOS PREPARATÓRIOS DE APURAMENTO E REGULARIZAÇÃO DE CONTAS... 42 9.2. DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS... 43 10. ELABORAÇÃO DOS DOCUMENTOS DE PRESTAÇÃO DE CONTAS... 44 ANEXOS... 46 3

1. INTRODUÇÃO Este documento visa servir de referência ao Sector Financeiro (de ora em diante designado por SF), bem como a todos os Serviços e utentes intervenientes nos procedimentos descritos. O presente documento encontra-se dividido em duas partes. Uma primeira, designada por Breve Glossário e Documentação, onde se aborda o significado e conteúdo da nomenclatura e da documentação, respetivamente, utilizada pelo Sector Financeiro, a qual é apresentada como anexo; e uma segunda, designada por procedimentos que consiste em clarificar o trabalho desenvolvido pelo Sector. Ao longo do documento é também apresentada uma descrição dos procedimentos realizados bem como uma representação visual (fluxograma) dos mesmos. 4

2. NOTA DE REALIZAÇÃO O presente trabalho é o resultado de reuniões de análise realizadas entre o Sector Financeiro e o Gabinete de Qualidade, Avaliação e de Procedimentos, com o objetivo de identificação e levantamento dos circuitos, procedimentos e propostas no âmbito da realidade sentida no quotidiano do SF. Assim, o resultado ora apresentado traduz o retrato fiel das relações internas existentes no SF, bem como das relações inter-serviços/gabinetes, em que o referido Serviço desempenhe funções ativas. Beja, 15 de Maio de 2012 O Sector Financeiro do IPBeja O GQUAP do IPBeja 5

3. BREVE GLOSSÁRIO AUTORIZAÇÃO DE PAGAMENTO Documento representativo da autorização de execução do pagamento da fatura/venda-a-dinheiro, emitido pelo Sector Financeiro. CABIMENTO Cativação do valor monetário necessário para despender com a aquisição de determinado bem ou serviço, no âmbito de qualquer processo de despesa. CIME Cadastro e Inventário dos Bens do Estado. COMPROMISSO Aceitação dos prossupostos inerentes aos deveres e obrigações de qualquer processo de despesa perante os fornecedores de bens ou serviços. Despesas de Consumos Entende-se por despesas com consumos todas aquelas que ao serem efetuadas não necessitam de requisição, como sejam: telefones, telemóveis, internet, CTT, quotas, águas, eletricidade, gás, bem como os restantes encargos das instalações. Despesas com Contratos Entende-se por despesas com contratos, todas aquelas que têm por base a assinatura de um contrato, como sejam: contratos de manutenção, de limpeza, de segurança, de assistência técnica, de licenças de software, de recibos verdes (prestadores de serviços). Para além dos vencimentos, os compromissos com o exterior são os primeiros cabimentos a efetuar no início do ano económico. Epública Aplicação Informática utilizada na gestão financeira do Instituto Politécnico de Beja. 6

INE Instituto Nacional de Estatística. SIC Sistema de Informação Contabilística SIGO Sistema de Informação de Gestão Orçamental. DGO Direcção-Geral do Orçamento. GPEARI Gabinete Planeamento, Estratégia, Avaliação e Relações Internacionais. DGCI Direcção Geral de Contribuições e Impostos INE Instituto Nacional de Estatística IEFP Instituto de Emprego e Formação Profissional 7

4. DOCUMENTAÇÃO Circular Série A n.º 1363, da Direção-Geral do Orçamento Determina as orientações gerais para a elaboração da proposta de orçamento para o ano seguinte. Decreto-Lei n.º 29-A/2011, de 1 de Março Estabelece as disposições necessárias à Execução do Orçamento de Estado para 2011, aprovado pela Lei n.º 55-A/2010, de 31 de Dezembro. Instruções n.º 1/2004 2ª secção do Tribunal de Contas Estabelece instruções para a organização e das contas abrangidas pelo Plano oficial de contabilidade Publica e planos sectoriais Lei n.º 55-A/2010, de 31 de Dezembro Aprova o Orçamento de Estado para 2011. Lei n.º 91/2001, de 20 de Agosto, com alterações introduzidas pela Lei Orgânica n.º 2/2002, de 28 de Agosto, e pelas Leis n.º 23/2003, de 2 de Julho, n.º 48/2004, de 24 de Agosto, n.º 48/2010, de 19 de Outubro, n.º 22/2011, de 20 de Maio e n.º 52/2001, de 13 de Outubro. Enquadramento Orçamental - Estabelece as disposições gerais e comuns de enquadramento dos orçamentos e contas de todo o sector público administrativo Portaria n.º 794/2000, de 20 de Setembro Aprova o Plano Oficial de Contabilidade Pública para o Sector da Educação (POC Educação) Regulamento (CE) n.º 3605/93, do Conselho, de 22 de Novembro 8

5. CIRCUÍTO DA DESPESA 5.1. DESPESAS COM PESSOAL 9

1. No início do ano económico, procede-se aos cabimentos anuais com base nos valores disponibilizados pelo Serviço de Recursos Humanos relativos aos encargos globais com Remunerações de Pessoal docente e não docente do IPBeja; 2. Os cabimentos anuais são posteriormente aprovados em reunião do Conselho de Gestão; 3. O SF mantém atualizados os encargos com pessoal de acordo com as informações fornecidas pelo SRH através do envio das propostas de contratação do Conselho Técnico Científico (CTC); 4. Mensalmente o SRH envia as folhas de vencimentos para processamento, o SF regista na aplicação informática Epublica emitindo a autorização de pagamento que será autorizada/ratificada em Conselho de Gestão; 5. O SRH envia via correio electrónico para o SF o ficheiro de pagamento de vencimentos, que após conferência com as folhas de vencimento autorizadas/ratificadas, é enviado para um membro do Conselho de Gestão com conhecimento à Tesouraria que o ficheiro se encontra conferido, estando preparado para pagamento; 6. Os descontos sobre remunerações são enviados pelo SRH para o SF, que procede à comparação com as respetivas folhas de vencimentos; 7. Após conferência são enviados para a Tesouraria para pagamento; 8. A Tesouraria após efetuar o pagamento devolve ao SF todo o processo para arquivo. 10

5.2. DESPESAS COM CONSUMOS MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF 11

1. No início do ano económico, analisam-se os contratos relativos aos consumos gerais, procedendo-se de seguida aos cabimentos para o ano, com base nos valores gerais verificados no ano anterior. 2. Os cabimentos são enviados ao Conselho de Gestão para autorizar, regressando de seguida ao SF onde ficam a aguardar as faturas relativas aos consumos efetivos para ser debitadas nos respetivos cabimentos; 3. Quando as faturas chegam ao SF, após verificação do SAP, é colocado um carimbo interno de entrada onde constam os campos para a data e a assinatura; 4. A fatura é processada na aplicação informática (Epública), sucedendo-se a emissão da respetiva Autorização de Pagamento; a.1. Sempre que o prazo de pagamento da fatura o permitir, o processo é enviado ao Conselho de Gestão para autorização; a.2. De seguida é remetido para a Tesouraria onde é realizado o respetivo pagamento; a.3. A Tesouraria remete para o SF o comprovativo de pagamento, bem como o restante processo para arquivo; b.1. Quando o prazo de pagamento seja reduzido, o processo é enviado à Tesouraria para pagamento, após o qual é devolvido ao SF; b.2. O SF envia neste momento ao Conselho de Gestão o processo para ratificação; b.3. Após ratificação, o processo retorna ao SF para arquivo. 12

5.3. DESPESAS COM CONTRATOS 5.3.1. Cabimento/compromisso de contratos 1. Existe uma folha de cálculo em Excel, em permanente atualização, com os elementos de todos os contratos em vigor no Instituto Politécnico de Beja à data de 1 de Janeiro; 2. Com base na informação recolhida no ponto anterior, é efectuado um cabimento e posterior compromisso, por cada contrato, até final do ano económico, ou até fim do período de vigência anual do contrato; 3. Os referidos cabimentos e compromissos, são enviados ao Conselho de Gestão para ratificação; 4. Sempre que se verifique que um contrato terá o seu término durante o ano económico, serão efetuados dois cabimentos, um relativo ao contrato que termina pelo período de vigência do contrato e, outro desde essa data até final do ano económico, sem entidade adjudicante; 5. Seguidamente o cabimento sem entidade adjudicante será autorizado pelo Conselho de Gestão; 6. O compromisso deste cabimento só será realizado quando o contrato for renovado ou quando for assinado o novo contrato. 13

5.3.2. Processamento de faturas MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF 14

1. As faturas que dizem respeito a contratos são conferidas no SF, com base na informação disponibilizada no ficheiro Excel onde constam os contratos: a.1. Caso existam dúvidas na conferência da fatura, é solicitada colaboração ao Serviço de Aprovisionamento e Património (SAP); a.2. Depois dos esclarecimentos/conferências efetuadas, é processada a fatura se estiver em conformidade, senão a mesma é devolvida ao fornecedor para retificação; a.3. Depois de processada é emitida a autorização de pagamento; b.1. Caso não existam dúvidas aquando da realização das conferências, a fatura é processada e emitida a autorização de pagamento; 2. No que respeita ao pagamento das faturas: a.1. Sempre que o prazo de pagamento da fatura o permitir, o processo é enviado ao Conselho de Gestão para autorização; a.2. De seguida é remetido para a Tesouraria onde é realizado o respetivo pagamento; a.3. A Tesouraria remete para o SF o comprovativo de pagamento, bem como o restante processo para arquivo; b.1. Quando o prazo de pagamento seja reduzido, o processo é enviado à Tesouraria para pagamento, após o qual é devolvido ao SF; b.2. O SF envia neste momento ao Conselho de Gestão o processo para ratificação; b.3. Após ratificação, o processo retorna ao SF para arquivo. 15

5.4. NOVAS AQUISIÇÕES COM CONVITE + CADERNO DE ENCARGOS 5.4.1. Situações genéricas oriundas do SAP 5.4.1.1. Com entidade adjudicante 16

1. O SAP após identificar o procedimento a aplicar envia uma Proposta de Requisição Interna 1 para o SF, onde consta a entidade fornecedora, o tipo de bem ou serviço em causa e o valor provável da aquisição; 1 Conforme minuta para o efeito. 17

2. O SF emite o respetivo cabimento em nome dessa entidade, e envia-o para o Conselho de Gestão para autorização; 3. Se o processo não for autorizado, é devolvido ao SF para registar a respetiva anulação e dar conhecimento ao SAP (envio de cópia do cabimento anulado e o original do processo de aquisição); 4. Se o processo for autorizado pelo Conselho de Gestão o processo é devolvido ao SF, para registo do compromisso e emissão da respetiva requisição oficial; 5. Por seu turno, o SF envia todo o processo ao SAP (para expedir a requisição oficial para o exterior); 6. Após receção e conferência da fatura no SAP, o processo é enviado para o SF tendo como objetivo o processamento da fatura, bem como a emissão da Autorização de Pagamento; a.1. Sempre que o prazo de pagamento da fatura o permitir, o processo é enviado ao Conselho de Gestão para autorização; a.2. De seguida é remetido para a Tesouraria onde é realizado o respetivo pagamento; a.3. A Tesouraria remete para o SF o comprovativo de pagamento, bem como o restante processo para arquivo; b.1. Quando o prazo de pagamento seja reduzido, o processo é enviado à Tesouraria para pagamento, após o qual é devolvido ao SF; b.2. O SF envia neste momento ao Conselho de Gestão o processo para ratificação; b.3. Após ratificação, o processo retorna ao SF para arquivo. 5.4.1.2. Sem entidade adjudicante 18

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1. Após autorização do Conselho de Gestão para desencadear o processo de aquisição, o mesmo é remetido para o SAP; 2. O SAP após identificar o procedimento a aplicar envia uma Proposta de Requisição Interna 2 (sem referir a entidade), para o SF, onde consta o tipo de bem ou serviço em causa e o valor provável da aquisição; 3. O SF emite o respetivo cabimento prévio sem mencionar a entidade e envia-o para o SAP; 4. Após a decisão da adjudicação o SAP remete cópia do relatório e proposta de requisição definitiva para o SF, os quais retificam o cabimento efetuado inicialmente (entidade e valor correto); e registo do respetivo compromisso e emissão da requisição oficial remetendo-a para o SAP (para expedição para o exterior), NOTA: CASO O VALOR PROPOSTO PARA ADJUDICAÇÃO SEJA SUBSTANCIALMENTE SUPERIOR AO VALOR QUE SE ENCONTRA CABIMENTADO, A DECISÃO DE ADJUDICAÇÃO ESTARÁ DEPENDENTE DA VERIFICAÇÃO DA EXISTÊNCIA DE CABIMENTO NO ORÇAMENTO DA INSTITUIÇÃO. 5. De seguida todo o processo é enviado ao Conselho de Gestão para ratificação; 6. Depois de ratificado pelo Conselho de Gestão o processo é devolvido ao SF, o qual remete toda a documentação referente ao processo para o SAP, serviço onde fica a aguardar receção da futura fatura; 7. Após receção e conferência da fatura no SAP, o processo é enviado para o SF tendo como objetivo o processamento da fatura, bem como a emissão da Autorização de Pagamento; a.1. Sempre que o prazo de pagamento da fatura o permitir, o processo é enviado ao Conselho de Gestão para autorização; a.2. De seguida é remetido para a Tesouraria onde é realizado o respetivo pagamento; a.3. A Tesouraria remete para o SF o comprovativo de pagamento, bem como o restante processo para arquivo; 2 Conforme minuta para o efeito. 20

b.1. b.2. b.3. MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF Quando o prazo de pagamento seja reduzido, o processo é enviado à Tesouraria para pagamento, após o qual é devolvido ao SF; O SF envia neste momento ao Conselho de Gestão o processo para ratificação; Após ratificação, o processo retorna ao SF para arquivo. 21

5.4.2. Situações urgentes oriundas do SAP MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF 22

1. O levantamento da necessidade do bem ou serviço, chega ao SAP com carácter de urgência; 2. O SAP após identificar o procedimento a aplicar, solicita a um dos membros do Conselho de Gestão, autorização para o desencadear do procedimento, ato sujeito a ratificação do Conselho de Gestão; 3. De seguida, o SAP envia uma Proposta de Requisição Interna 3, para o SF, onde consta o tipo de bem ou serviço em causa e o valor provável da aquisição; 4. O SF emite o respetivo cabimento prévio/cabimento e compromisso, facultando todo o processo ao SAP que por sua vez desencadeia o restante processo de aquisição; 5. De seguida todo o processo é enviado ao SF que o remete ao Conselho de Gestão para ratificação; 6. Depois de ratificado pelo Conselho de Gestão o processo é devolvido ao SF, o qual remete toda a documentação referente ao processo para o SAP, serviço onde fica a aguardar receção da futura fatura; 7. Após receção e conferência da fatura no SAP, o processo é enviado para o SF tendo como objetivo o processamento da fatura, bem como a emissão da Autorização de Pagamento; a.1. Sempre que o prazo de pagamento da fatura o permitir, o processo é enviado ao Conselho de Gestão para autorização; a.2. De seguida é remetido para a Tesouraria onde é realizado o respetivo pagamento; a.3. A Tesouraria remete para o SF o comprovativo de pagamento, bem como o restante processo para arquivo; b.1. Quando o prazo de pagamento seja reduzido, o processo é enviado à Tesouraria para pagamento, após o qual é devolvido ao SF; b.2. O SF envia neste momento ao Conselho de Gestão o processo para ratificação; b.3. Após ratificação, o processo retorna ao SF para arquivo. 3 Conforme minuta para o efeito. 23

5.4.3. Fundo de Maneio MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF 1. No início do ano é constituído um Fundo de Maneio devidamente autorizado pelo Conselho de Gestão. Para o efeito é efetuado um cabimento prévio na aplicação informática Epublica pelo montante autorizado; 2. A Tesouraria envia mensalmente ao SF os documentos de despesa pagos por Fundo de Maneio. De seguida o SF regista na aplicação informática Epublica todos os processos de despesa que constituem o Fundo de Maneio; 3. O SF envia ao Conselho de Gestão a documentação paga por de Fundo de Maneio para ratificação; 4. Posteriormente são devolvidos ao SF para arquivo. NOTA: EXISTE UM FLUXOGRAMA RELATIVO AO FUNDO DE MANEIO NO MANUAL DE PROCEDIMENTOS DA TESOURARIA DO IPBEJA, O QUAL CONSTITUI IMPORTANTE COMPLEMENTO À INFORMAÇÃO APRESENTADA. 24

6. CIRCUÍTO DA RECEITA 6.1. TRANSFERÊNCIAS DO OE 1. Mensalmente é emitido o Pedido de Libertação de Créditos (PLC) através do sistema informático da DGO, SIC para a transferência duodecimal de verbas do Orçamento Geral do Estado, e submete-se através dos Serviços on-line da DGO para aprovação; 2. Após autorização da DGO o PLC é processado através da aplicação informática SIC, que gera um ficheiro para a transferência da verba autorizada; 3. O SF regista a emissão e a cobrança do PLC na aplicação informática Epublica, que gera todos os movimentos contabilísticos. 6.2. RECEITAS PRÓPRIAS 1. A fase de lançamento da receita na aplicação informática envolve duas fases: a liquidação e a cobrança da receita, o SF procede à emissão das receitas (liquidação) e a Tesouraria executa a cobrança. a. A liquidação da receita tem subjacente a classificação na contabilidade orçamental (classificação da receita em rubrica da classificação económica de receitas). Para permitir esta operação que implica a classificação orçamental e patrimonial (POC-E) é necessário a prévia parametrização na aplicação informática para preenchimento automático da conta de proveitos, da conta de terceiros, da taxa de IVA associada e centro de custo. Após a classificação da receita, a aplicação informática gera automaticamente os movimentos contabilísticos; b. A cobrança de receitas tem subjacente o registo do recebimento de fundos de tesouraria. Em função das equivalências com as contas bancárias e as contas do plano de contas, a aplicação informática gera automaticamente os movimentos contabilísticos adequados a serem registados na classe 1 (disponibilidades) e 2 (terceiros), incluindo os movimentos nas subcontas 25 (devedores pela execução do orçamento). 25

6.2.1. Propinas, emolumentos e taxas 1. Após a receção diária dos documentos de receita impressos pela Tesouraria da aplicação informática DIGITALIS, o SF procede ao registo na aplicação 26

informática Epublica, que consiste na classificação económica e patrimonial das receitas; 2. De seguida os documentos são enviados para a Tesouraria para registo da cobrança; 3. No final de cada mês os documentos de receita são enviados pela Tesouraria para o SF para arquivo. 27

6.2.2. Serviços prestados à Comunidade 28

1. Após autorização do Conselho de Gestão ou do Sr. Presidente do Instituto Politécnico de Beja, os processos de prestação de serviços à comunidade são rececionados no SF que procede à emissão da fatura relativa à prestação de serviços, dando-lhe o enquadramento adequado em sede do CIVA; 2. O documento original é enviado para o cliente e o duplicado é remetido à Tesouraria para cobrança e arquivo e procede-se à comunicação via correio eletrónico da emissão da fatura aos envolvidos e se a data de conclusão da prestação de serviços não for conhecida, o SF solicita também essa informação; 3. De seguida procede-se ao registo dos encargos inerentes à prestação de serviços na aplicação Epublica (cabimento) para submissão à autorização/ratificação do Conselho de Gestão; 4. O SF verifica mensalmente a cobrança de todas as faturas que envolvem colaboração técnica especializada, a fim de apurar e informar os valores a processar pelo Serviço de Recursos Humanos; 5. Os SRH remetem de seguida para o SF o processo de encargos de pessoal que segue o procedimento de processamento e pagamento de vencimentos mensal descrito non ponto 5.1. 6. A afetação das receitas resultantes das atividades de prestação de serviços à comunidade será processada do seguinte modo: 6.1. Se as receitas cobradas forem afetas ao departamento ou ao Laboratório para aquisição de equipamento técnicos, material bibliográfico, formação profissional e deslocações a eventos de carácter científico, o SF regista o valor no respetivo centro de controlo e apuramento; 6.2. Se as receitas cobradas forem afetas ao pessoal docente ou não docente envolvido, procede-se da seguinte forma: 6.2.1. Dedução de despesas inerentes à realização dos serviços; 6.2.2. Sobre o valor remanescente aplicam-se uma taxa de 25% relativa à Componente Institucional (receita do IPBeja); 6.2.3. Os restantes 75% constituem rendimentos para o pessoal docente ou não docente envolvido. 29

6.2.3. Explorações agrícolas MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF 30

1. Se a venda de bens envolver a consulta prévia de vários clientes, o processo de venda é elaborado no SAP; 1.1. Após, devidamente autorizado pelo Conselho de Gestão ou pelo Sr. Presidente do IPBeja, o processo de venda é rececionado no SF, que procede à emissão da fatura dando-lhe o enquadramento adequado em sede do CIVA; 1.2. O documento original é enviado para o cliente, o duplicado é remetido à Tesouraria para cobrança e arquivo, e simultaneamente é enviada uma cópia do original para o SAP. 2. Se a venda de bens ocorrer por proposta apresentada pelo cliente: 2.1. Após, devidamente autorizado pelo Conselho de Gestão ou pelo Sr. Presidente do IPBeja, o processo de venda é rececionado no SF, que procede à emissão da fatura e dando-lhe o enquadramento adequado em sede do CIVA; 2.2. O documento original é enviado para o cliente e o duplicado é remetido à Tesouraria para cobrança e arquivo. 31

6.2.4. Loja CUBO 1. Após a receção diária dos documentos de receita da Loja Cubo, impressos da aplicação informática PRIMAVERA, o SF procede ao registo na aplicação Epublica, que consiste na classificação económica e patrimonial das receitas; 2. De seguida os documentos são enviados para a Tesouraria para registo da cobrança; 3. No final de cada mês os documentos de receita são enviados pela Tesouraria para o SF para arquivo. 32

6.3. FINANCIAMENTO DE PROJECTOS MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF 33

1. Após a aprovação de um novo projeto o Gabinete de Projetos envia ao SF um mapa de enquadramento contabilístico; 2. Procede-se à elaboração de documento interno com informação necessária para efetuar os movimentos contabilísticos relativos ao financiamento aprovado e registam-se na aplicação informática os respetivos movimentos contabilísticos; 3. De seguida é elaborado um documento interno relativo aos registos do crédito especial para o ano civil na ótica da contabilidade orçamental; 4. Durante a execução do projeto e após a comunicação da Tesouraria relativa ao recebimento da verba na conta bancária, o Gabinete de Projetos identifica o respetivo projeto e envia-o para o SF; 5. O SF procede ao registo emitindo a Guia de Receita através da aplicação informática Epublica, que consiste na classificação económica e patrimonial das receitas; 6. De seguida os documentos são enviados para a Tesouraria para registo da cobrança; 7. Após a cobrança dos documentos de receita são enviados pela Tesouraria para o SF para arquivo. 34

35 7. PROPOSTA DE ORÇAMENTO

1. A Circular Série A da Direção Geral do Orçamento (DGO) determina as orientações gerais para a elaboração da proposta de orçamento para o ano seguinte; 2. Após a respetiva publicação, é remetida para o SRH para elaboração dos encargos previstos com pessoal docente e não docente para o ano seguinte; 3. O valor relativo às transferências do Orçamento Geral do Estado só é conhecido através da comunicação do GPEARI, pelo que há sempre necessidade de aguardar pela mesma; 4. De seguida é solicitado ao Gabinete de Projetos a previsão de receita e despesa dos projetos aprovados e que serão executados no ano seguinte; 5. É também solicitado ao Sector Académico o número de alunos previstos para o ano seguinte, o que inclui os alunos que irão progredir para o 2º, 3º e 4º ano, os alunos de mestrado, e o número de vagas disponíveis em todos os níveis de ensino (CET s, Mestrados, e 1º ciclo); 6. Após a recolha da informação solicitada ao Sector Académico é calculado o valor previsível de receita de propinas com base na previsão de alunos para o ano letivo seguinte; 7. São realizadas reuniões com o Conselho de Gestão para determinação do valor real (ajustado ao mais próximo possível) da previsão do número de alunos; 8. O SF procede ao levantamento de todas as receitas relativas a prestações de serviços à comunidade, loja cubo, laboratórios e venda de bens das explorações agrícolas, para estimar o valor médio previsível para o ano seguinte; 9. Da mesma forma o SF procede ao levantamento de todos os contratos existentes no IPBeja para cálculo do valor médio estimado de encargos com os compromissos previstos; 10. O SF elabora um documento interno de cálculo médio dos consumos para estimativa dos consumos anuais previstos para o ano seguinte, ajustado às alterações que já são conhecidas, como por exemplo alteração da taxa do IVA; 11. Após a recolha da informação junto do Serviço de Recursos Humanos, Gabinete de Projetos e Sector Académico, o SF elabora mapas onde é sintetizada toda a informação; 12. São preparados mapas de análise financeira para permitir estimar o valor de receita e despesa por fonte de financiamento; 36

13. Quando o valor relativo a transferências do Orçamento Geral do Estado for comunicado, realizam-se reuniões com o Conselho de Gestão no sentido de ajustar a proposta de orçamento; 14. Após a elaboração de todos os trabalhos preparatórios com vista à apresentação da proposta de orçamento, o SF procede ao preenchimento dos mapas constantes da Circular Série A da DGO que compõem a Proposta de Orçamento; 15. Após o preenchimento dos mapas, são submetidos via Correio eletrónico para o Sr. Presidente do IPBeja para assinatura digital na Declaração de Conformidade ; 16. Após a assinatura digital o Sr. Presidente do IPBeja devolve ao SF todo o processo da proposta de orçamento para o ano seguinte; 17. O SF preenche os formulários através da aplicação informática SOE SIGO da DGO, que dão origem aos mapas relativos à proposta de orçamento; 18. Após executar a opção fecho do orçamento é gerado pela aplicação informática SIGO o mapa definitivo da proposta de orçamento; 19. Posteriormente o SF submete através do site DGO- ON LINE a proposta de orçamento composta pelo mapa definitivo, declaração de conformidade, mapa de pessoal docente e não docente e outros documentos que são considerados importantes; 20. A DGO confirma a receção da proposta do orçamento para o ano seguinte e valida-o; 21. A proposta de orçamento é aprovada em sessão da Assembleia da República. 37

8. PRESTAÇÃO DE CONTAS MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF O Decreto-Lei n.º 29-A/2011, de 1 de Março, estabelece as disposições necessárias à execução do orçamento de Estado para 2011, aprovado pela lei n.º 55 A/2010, de 31 de Dezembro, no Art. 44º define os deveres de prestação de informação, onde se lê: 1- Os Serviços e Fundos Autónomos são responsáveis por proceder ao registo de informação sobre a execução orçamental no suporte informático definido pela DGO, nos ternos dos números seguintes: 2- Mensalmente até ao dia 10 do mês seguinte ao qual a informação se reporta, registam: a. As contas da execução orçamental de acordo com os mapas n.º 7.1 Controlo orçamental Despesa, e 7.2 Controlo orçamental Receita, do POCP ou planos sectoriais e os balancetes analíticos evidenciando as contas até ao 4º grau de desagregação; b. Todas as alterações orçamentais de acordo com os mapas n.º 8.3.1.1, Alterações orçamentais Despesa, e 8.3.1.2, Alterações orçamentais Receita, do POCP ou planos setoriais. 3- Trimestralmente, até ao dia 10 do mês seguinte ao fim do trimestre prestam informação sobre as operações de financiamento, nomeadamente, empréstimos e amortizações efetuadas, bem como as previstas até ao final de cada ano. 4- Trimestralmente, até ao dia 30 do mês seguinte ao fim do trimestre, procedem: a. Ao envio do relatório da execução orçamental, elaborado pelo competente órgão fiscalizador ou, na sua falta, pelo respetivo órgão de gestão; b. À previsão da execução orçamental para o conjunto do ano, incluindo a previsão de despesas de anos anteriores a suportar; c. À indicação da situação de dívida e dos ativos expressos em títulos da divida emitidos pelas administrações públicas, avaliadas ao valor nominal de acordo com o Regulamento (CE) n.º 3605/93, do Conselho, de 22 de Novembro. No n.º 1 do art. 46º do mesmo diploma legal determina que: 38

Os serviços integrados e os serviços e fundos autónomos são responsáveis por proceder mensalmente ao registo da informação sobre os encargos assumidos e não pagos, incluindo o saldo da divida inicial, o movimento mensal e o saldo da dívida a transitar para o mês seguinte, no suporte informático da DGO, até ao dia 15 do mês seguinte a que se reporta. 8.1. EXECUÇÃO MENSAL INFORMAÇÃO A REPORTAR PRAZO LIMITE DISPOSIÇÃO DO DL EXECUÇÃO ORÇ Deslocações em território nacional e estrangeiro - DGO Dia 15 do mês seguinte N.º 2 do art.º 31º Atualização da execução física do PIDDAC - DGO Último dia útil do mês Encargos assumidos e não pagos - DGO Dia 15 do mês seguinte N.º 1 do art.º 46º Informação relativa a Encargos Plurianuais - DGO Permanente N.º 3 do art.º 12º Contas de execução orçamental- DGO Dia 10 do mês seguinte Alínea a) do n.º 2 do art.º 44º Balancete analítico - DGO Dia 10 do mês seguinte Alínea a) do n.º 2 do art.º 44º Alterações orçamentais - DGO Dia 10 do mês seguinte Alínea b) do n.º 2 do art.º 44º Informação relativa à Unidade de Tesouraria - DGO Dia 15 do mês seguinte N.º 1 do art.º 26º Informação sobre operações ativas de financiamento - DGO Encargos com remunerações - GPEARI Informação sobre o encerramento Projeto IEFP Declaração recapitulativa do IVA - DGCI Dia 10 do mês seguinte Dia 4 do mês seguinte 15 dias após a fim do Projeto Dia 20 do mês seguinte Alínea b) do n.º 1 do art.º 25º 39