Agrupamento de Escolas Santos Simões ANEXO 6 REGULAMENTO CIRCUITO DESPESA E RECEITA -

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1 Agrupamento de Escolas Santos Simões AGRUPAMENTO DE ESCOLAS SANTOS SIMÕES ANEXO 6 REGULAMENTO CIRCUITO DESPESA E RECEITA - 1

2 Artigo n.º 1 Carregamento de Cartões 1. O carregamento de cartões tem lugar no serviço de papelaria/reprografia, onde existe um terminal para o efeito. Para aceder ao terminal as responsáveis de caixa possuem um acesso próprio, com utilizador e palavra-chave para cada um. 2. Diariamente, o responsável pela contabilidade do ASE procede à extração das listagens do PAAE (software de gestão da área de venda de bens) do resumo de caixa por terminal e entrega à Tesoureira que confere pelas listagens o dinheiro entregue pelas responsáveis de caixa, na presença das mesmas, sendo o documento assinado pelas responsáveis de caixa, serviços de ASE, Tesoureira e Coordenadora Técnica. 3. A Tesoureira procede diariamente ao depósito das verbas arrecadadas na conta Cartão Magnético CGD. Nas ausências da Tesoureira, os depósitos são efetuados pelo assistente técnico substituto. 4. Os depósitos efetuados são registados em mapa próprio pela Tesoureira. 5. Nos talões de depósito serão identificados os dias, respetivos valores, bem como, o número atribuído a cada depósito, para posteriormente as receitas da Papelaria, Bufete e Refeitório serem lançadas na Contabilidade da Acção Social Escolar (ASE) e as receitas da Reprografia e Telefone na Contabilidade Geral. Artigo n.º 2 Circuito de Receita 1. As receitas internas são as provenientes dos setores Papelaria, Bufete, Refeitório e Reprografia e Telefone. O responsável pela Contabilidade dos Serviços de Ação Social-Escolar procede, no dia seguinte ao das movimentações das receitas geradas, à extração das listagens do PAAE do resumo discriminativo por setores e entrega-as à Tesoureira, para que proceda da seguinte forma: a) Depósito das receitas internas - Após a receção do resumo discriminativo dos diversos setores, a Tesoureira, usando o sistema caixa e e-banking, procede à transferência interna, diariamente, da conta Cartão Magnético para: a conta do Serviço da ASE ( CGD), as receitas diárias dos setores da Papelaria, Bufete e Refeitório; a Conta Geral da Escola ( CGD), as verbas provenientes da Reprografia e Telefone. No documento comprovativo da transferência é identificado o n.º do documento, o valor da receita, o dia e setor a que diz respeito. Após a receção do resumo discriminativo e dos comprovativos de depósito entregues pela Tesoureira, o responsável pela Contabilidade dos Serviços de Ação Social Escolar elabora a respetiva contabilidade do serviço da ASE, registando, diariamente, em programa informatizado, as folhas de caixa de receita/despesa, folha de cofre e diário de banco, no dia seguinte ao que dizem respeito. Todos os documentos são impressos e arquivados diariamente, em pasta própria, pelos respetivos setores. A Tesoureira escritura a Folha de Cofre da Contabilidade Geral da Escola e entrega o original com os respetivos documentos ao Responsável da Contabilidade Geral, a fim de serem lançados informaticamente todos os movimentos contabilísticos (folha de cofre diário, diário de receita/despesa e diário de banco). São elaboradas pastas, mensalmente, com os documentos de receita/despesa por setores e fontes de financiamento. b) Depósito das Receitas Externas - entende-se por receita externa toda aquela que não é proveniente do carregamento de cartões, mas sim resultante de receitas não geradas pela Escola (pavilhão, donativos, verbas da Câmara Municipal de Guimarães, etc.) Estas receitas são depositadas e entregues em Guia de Receita ao Tesouro e, posteriormente, são requisitadas nas respetivas requisições de fundos. Artigo n.º 3 Classificação das Receitas REGULAMENTO CIRCUITO DESPESA E RECEITA - 2

3 1. As receitas são classificadas por fontes de financiamento e atividades, como a seguir se discriminam: a) Fonte de Financiamento 111 Orçamento de Estado com as seguintes atividades: º Ciclo Atividades Extracurriculares ºe 3º Ciclos e Secundário/Vencimentos de todo o Pessoal Docente e Não Docente Projetos Educação Especial b) Fonte de Financiamento 123 Orçamento Privativo com as seguintes atividades: º Ciclo º e 3º Ciclos/Secundário Desporto Escolar c) Fonte de Financiamento 242 POPH apenas com a atividade 192. Artigo n.º 4 Circuito da Despesa 1 - Do circuito de despesa consta: relação de necessidades, cabimento, requisição oficial, fatura, autorização de pagamento e recibo. a) Relação de necessidades - O processo da despesa inicia-se com o preenchimento da relação de necessidades. Para o efeito os responsáveis que se seguem estão dotados dos respetivos livros, numerados sequencialmente por locais/setores: - Contabilidade Geral da Escola Tesoureira. - Contabilidade da Ação Social Escolar responsável da contabilidade. - Diretor. Os procedimentos a adotar são os seguintes: - O original e duplicado da relação de necessidades devidamente preenchidos são sujeitos a verificação (preços e firmas). - Após a informação de cabimento da despesa, transmitida pelos responsáveis das referidas contabilidades, original e duplicado são submetidos à respetiva autorização do Diretor. b) Requisição oficial - Após a autorização da relação de necessidades, os responsáveis pela Contabilidade emitem a requisição oficial que, depois de assinada pela Coordenadora Técnica, será enviada (original e duplicado) ao fornecedor. Nas ausências da Coordenadora Técnica, a requisição será assinada pela Tesoureira. Os responsáveis da contabilidade iniciam a organização do processo de despesa. c) Tratamento das faturas - Rececionadas as faturas, os responsáveis pela contabilidade procedem à sua conferência através do original da requisição e procedem ao seu registo no respetivo Livro de Registo Diário de Faturas. Depois de determinadas as faturas que podem ser pagas em conformidade com os saldos existentes para os setores da ASE e dos setores dos Orçamentos da Escola, submetem-se todos os documentos de despesa, devidamente organizados, a autorização de pagamento pelo Conselho Administrativo. Autorizadas as liquidações por parte do Conselho Administrativo apostas em carimbo próprio, as faturas são entregues à Tesoureira a fim de efetuar o pagamento. A Tesoureira procede aos pagamentos por transferência bancária através da Caixa e-banking, imprimindo por cada pagamento efetuado o respetivo comprovativo. Apenas excecionalmente se emitem cheques para pagamento, que são assinados por 2 elementos do Conselho Administrativo. Todos os pagamentos são registados nas respetivas contabilidades. REGULAMENTO CIRCUITO DESPESA E RECEITA - 3

4 O responsável pela Contabilidade da Ação Social Escolar elabora os mapas mensais da ASE, até ao dia 5 de cada mês e faz a exportação para a MISI do mapa da análise financeira até ao dia 15 de cada mês, com todos os movimentos de receita e despesa referentes ao mês anterior. No que concerne ao serviço da ASE, o responsável pela contabilidade do serviço da ASE, em conjunto com o assistente operacional responsável pela gestão dos armazéns, mensalmente, e através das listagens dos sectores da Papelaria, Bufete e Refeitório, analisam e conferem os stocks existentes. Em relação aos produtos de limpeza e higiene, esta conferência é realizada entre a responsável deste armazém e o Coordenador Operacional. Os stocks referentes ao material da secretaria serão conferidos entre o responsável deste armazém e a Coordenadora Técnica. d) Recibos - Após a receção dos recibos, os mesmos serão anexados às respetivas faturas, completando o ciclo da despesa. Artigo n.º 5 Classificação da Despesa 1 - Tal como as receitas as despesas são classificadas por fontes de financiamento e atividades, como a seguir se discriminam: a) Fonte de Financiamento 111 Orçamento do Estado com as seguintes atividades: º Ciclo Atividades Extra Curriculares º, 3º Ciclos/Secundário/Vencimentos de todo o Pessoal Docente e Não Docente Projetos Educação Especial b) Fonte de Financiamento 123 Orçamento Privativo com as seguintes atividades: º Ciclo º, 3º Ciclos/Secundário Desporto Escolar c) Fonte de Financiamento 242 POPH apenas com a atividade 192. Artigo n.º 6 Receção da Mercadoria 1 - Os funcionários responsáveis pela receção da mercadoria conferem a mercadoria recebida, colocam o carimbo no documento apresentado pelo fornecedor (Guia de Remessa ou Fatura), assinam e entregam aos responsáveis da Contabilidade. 2 - Existem responsáveis pela receção de mercadorias: - Papelaria e Reprografia; - Bufete; - Refeitório; - Produtos de limpeza e higiene; - Serviços Administrativos. 3 - A receção de materiais de uso e aplicação imediata em serviços de reparação e manutenção é da responsabilidade da Coordenadora Operacional, substituída nas suas ausências pelo Assistente Operacional designado para o efeito. Artigo n.º 7 Armazenamento das Mercadorias 1 - Existem 4 armazéns, respeitantes aos produtos do Bufete, Refeitório, Papelaria, Produtos de Higiene e Limpeza, para os quais existe um responsável. REGULAMENTO CIRCUITO DESPESA E RECEITA - 4

5 2 O material de consumo dos Serviços Administrativos (material de escritório e tinteiros) é armazenado nos Serviços Administrativos e é rececionado e conferido pelo responsável designado para o efeito. Artigo n.º 8 Livros e Documentações Técnicas 1 - Todo o processo do circuito da receita e despesa é registado nos livros: Diário de Faturas, Conta Correntes, Folha de Cofre, Livro-caixa e Diário de Banco. 2 - O livro de Folha de Cofre é registado informaticamente e impresso diariamente pelos responsáveis das respetivas contabilidades (Serviço de ASE e Contabilidade Geral). 3 - Das contas ASE, conta geral da Escola (Orçamento de Estado e Privativo), e Cartão Magnético são impressos diariamente extratos bancários. Estes são escriturados pela Tesoureira, refletindo os depósitos (receitas) das verbas arrecadadas. a) Reconciliações Bancárias ASE, OE - Efetuadas mensalmente pelo Assistente Técnico designado para o efeito. b) Contas de Gerência ASE e OE - As Contas de Gerência dos Serviços da ASE e OE são efetuadas pela Tesoureira e Serviços de Contabilidade Geral, respetivamente, são apreciadas pelo Conselho Administrativo e submetidas à aprovação do Conselho Geral a fim de serem enviadas ao Tribunal de Contas. As referidas contas refletem todos os movimentos financeiros reportados de 01 de Janeiro a 31 de Dezembro do ano económico anterior. 4 - Os responsáveis pelos vários setores e intervenientes no presente circuito de receita e despesa serão propostos pelo Conselho Administrativo e designados pelo Diretor. REGULAMENTO CIRCUITO DESPESA E RECEITA - 5