Tome decisões de negócio inteligentes no momento mais crucial IBM Enterprise Content Management Aumente a importância da informação para maximizar o seu valor de negócio
Tome decisões de negócio inteligentes no momento mais crucial IBM Enterprise Content Management Entre volumes de conteúdos em crescimento constante, múltiplas bibliotecas de conteúdos e um crescente número de requisitos de conformidade, os analistas estimam que o volume de informação das empresas cresce, anualmente, cerca de 50%. Para complicar ainda mais a situação, até 80% dessa informação é constituída por conteúdos não estruturados (1) imagens digitalizadas, e-mails, registos, documentos de negócio, ficheiros XML e formulários. Estima-se também que 90% destes conteúdos corporativos não são geridos. O IBM Enterprise Content Management (ECM) pode ajudar a fazer face, não apenas a estes desafios, mas também permite melhorar com um ratio custo-beneficio vantajoso, estes conteúdos para maximizar o valor de negócio através do seu ciclo de vida. Para competir com eficácia no mercado global, as empresas necessitam de disponibilizar rapidamente informação fidedigna e em contexto, a pessoas, processos e aplicações. Porque os conteúdos quando apropriadamente geridos podem ajudar a aumentar a eficácia e produtividade de uma empresa, a IBM considera que o Business Process Manager (BPM) é um componente primordial do ECM. O BPM simplifica a utilização de conteúdos nos processos e a forma como os mesmos são potenciados e tratados. Os conteúdos tornam-se então activos que impulsionam as transições dos processos de negócio para o nível seguinte, associando informação e acção. Assim sendo conteúdos activos combinam conteúdos, processos e conectividade, para optimizar a eficiência operacional, produtividade e capacidade de resposta das empresas A conformidade com requisitos legais é outro elemento que completa o Enterprise Content Management. aumento de requisitos regulamentares estão a provocar a necessidade de gerir apropriadamente a informação, durante o seu ciclo de vida. Uma vez que a informação estruturada ou não estruturada, seja gerida através de políticas automáticas de retenção e esteja acessível por ferramentas avançadas de pesquisa e recolha, será mais fácil responder a acções sobre questões legais e de conformidade quando tal seja necessário. Apenas a IBM oferece uma plataforma ECM unificada, fazendo parte de uma infra-estrutura abrangente de informação On Demanad baseada em eventos. Com soluções que englobam, não apenas a gestão de conteúdos, mas também os processos de negócio e a gestão de conformidades, a IBM pode ajudar as empresas a tomar decisões de negócio, mais rápidas e melhores, ao permitir o acesso à informação certa, no contexto correcto e no momento necessário. IBM Enterprise Content Management impulsiona a inovação O IBM ECM permite a algumas das organizações lideres mundiais racionalizar e automatizar os seus processos de negócio, aceder e gerir todas as formas de conteúdos, e automatizar a gestão de conteúdos para dar suporte às suas iniciativas de conformidade. A IBM oferece uma plataforma ECM unificada de conteúdos, processos e conformidade, que incorpora a gestão de registos, ferramentas de análise, arquivo de e-mail e pesquisa electrónica tudo desenvolvido sobre tecnologias de servidores e armazenamento líderes da indústria. Esta plataforma foi desenhada para ajudar nestes desafios críticos: 2
Gerir Conteúdos Técnicas de gestão de conteúdos ajudam a controlar a sua informação num ambiente seguro, altamente escalável e colaborativo, que foi desenhado para fazer face aos requisitos de conformidade mais exigentes. Independentemente do tipo de conteúdos ou dos formatos conteúdos activos, ao ampliar as suas capacidade de metadata e ao envolvé-los em processos de negócio. A IBM oferece igualmente capacidades comprovadas e experimentadas de federação de conteúdos capacidade de aceder a conteúdos armazenados em múltiplos repositórios heterogéneos Ao ligar conteúdos a processos críticos e a aplicações de negócio, a sua empresa pode maximizar os investimentos nos sistemas empresariais existentes, diminuir custos de operações em curso e possibilitar melhores decisões de negócio. dos ficheiros, a informação deve ser instantaneamente acessível, entregue e gerida. As soluções IBM ECM combinam uma completa gestão de conteúdos com uma gestão espalhados através da sua empresa, e de os federar, proporcionando uma fonte única de informação critica de negócio para toda a empresa. Suporte a requisitos de conformidade Múltiplas autoridades corporativas, regulamentos específicos de indústria, e requisitos de conformidade operacional podem constituir desafios para empresas virtualmente em qualquer indústria. especializada de documentos, captura, digitalização e gestão de listagens, para obter um controlo activo sobre conteúdos corporativos não estruturados. E visto que estes conteúdos são muitas vezes considerados fundamentais na vida das organizações, a IBM ajuda as empresas a transformá-los em Racionalize processos de negócio Os processos envolvem pessoas, sistemas de negócio e conteúdos. Com a IBM, todos estes três componentes trabalham em conjunto num ambiente automatizado que maximiza a performance de negócio e ajuda a aumentar as vantagens competitivas. Para fazer face a estes requisitos, as empresas precisam de uma plataforma de conformidade empresarial, que ajude a reduzir os custos de conformidade operacional, minimize riscos e aumente a capacidade de resposta a desafios legais ou regulamentares. Ao utilizar as soluções IBM ECM, obtém um maior controlo sobre informação sensível, aumenta a segurança e a eficiência do local de trabalho. A Solução IBM FileNet permitiu-nos apresentar imediatamente um certificado de conformidade quando foi solicitado, poupando à empresa mais de 1,5 ou 2 milhões de dólares no primeiro ano Franklin Alvarez Manager of Computer Applications for Construction Services Com Edison 3
Tome decisões de negócio inteligentes no momento mais crucial Uma base flexível para a protecção do investimento e aumento de interoperabilidade Através de uma plataforma unificada de conteúdos, processos e conformidade, desenhada para oferecer a máxima flexibilidade, acelerar o desenvolvimento de aplicações e diminuir os custos de propriedade, o IBM ECM oferece uma base flexível para a inovação, que pode permitir protecção de investimentos e escalabilidade extraordinárias. A sus Arquitectura aberta J2EE para ambientes baseados em arquitectura orientada a serviços (SOA) ajuda a simplificar o desenvolvimento de aplicações e a diminuir os custos totais de propriedade, para empresas geograficamente distribuídas. A interoperabilidade, juntamente com a maior selecção de ambientes de servidores de bases de dados, sistemas operativos, armazenamento, segurança e serviços Web, contribui para reduzir os custos de integração e aumentar a eficiência. As capacidades ECM podem também ser disponibilizadas de uma forma distribuída, para cumprir níveis de serviços acordados e necessidades de negócio, ajudando a racionalizar e automatizar processos, aumentar a produtividade e oferecer maior visibilidade aos requisitos de conformidade. Maximize o valor da informação através de todo o seu ciclo de vida Milhares de decisões, pequenas e grandes, são tomadas numa empresa diariamente. A melhoria da qualidade dessas decisões começa por possuir a informação correcta quando é necessário e no contexto certo. Os conteúdos também devem ser facilmente acessíveis, estar completamente seguros e colocados sobre gestão da totalidade do ciclo de vida e de conformidade, para dar suporte a iniciativas criticas de negócio. O IBM ECM foi desenhado para fazer face a esses desafios, ao combinar conteúdos e processos, de forma a melhorar substancialmente a disponibilidade e agilidade de funções chave de negócio e processos. A combinação de gestão total de conteúdos, com as capacidades de gestão documental, ajuda-o a conseguir um controlo dinâmico sobre os activos corporativos não estruturados. Capacidades ECM adicionais podem ser facilmente implementadas para gerir conteúdos Web ou grandes volumes de documentos fixos, e para uma melhor gestão de processos e conectividade. Permita processos de negócio baseados em conteúdos, para uma tomada de decisões mais inteligente Os processos definem como uma empresa gere os seus negócios e como se diferencia dos seus concorrentes. Simples ou complexos, centenas de processos evoluem através da empresa, todos os dias, e marcam o ritmo das operações. A gestão do fluxo de trabalho e da informação ao longo destes processos determina a velocidade, agilidade e qualidade da tomada de decisões e em ultima instância afecta a forma como a empresa alcança os seus objectivos e metas de negócio. 4
Para ajudar a maximizar a eficiência dos seus processos de negócio, a plataforma IBM ECM permite transformar conteúdo passivo em conteúdo activo, para executar acções como fazer encomendas ou alterar encomendas em processamento, determinar elegibilidade e administrar benefícios, ou dinamizar os processos de pagamento contabilísticos, de forma a poderem processar grandes volumes de facturas e aumentar os activos, etc. Ao ligar o ECM a aplicções e processos críticos de negócio, pode maximizar investimentos nos sistemas empresariais existentes, o que implica uma redução de custos nas operações a decorrer e ajuda a tomar as decisões certas de negócio. Automatize a gestão de registos para suportar de forma efectiva os requisitos de conformidade Durante décadas, a gestão documental a gestão documentos importantes, ficheiros, contratos, videos e mesmo alguns objectos físicos foi praticamente tida como um dado adquirido. Ao longo dos anos, empresas e agências governamentais confiaram em ferramentas tradicionais como armários de arquivo, pastas, microfilmes, códigos de barras e armazenamento exterior, para suportar os seus requisitos de arquivo. No entanto, estas soluções colocavam tradicionalmente a responsabilidade de tomar decisões importantes sobre os registos nos utilizadores uma estratégia que inerentemente compromete o cumprimento de politicas de conformidade de gestão documental. Para além disso, estes sistemas são dispendiosos, ineficazes e podem provocar riscos legais. O IBM ECM foi desenhado para resolver as necessidades de gestão documental e conformidade, orientadas a processos, das empresas de hoje. A sua abordagem baseada num processo inovador denominando IBM FileNet ZeroClick ), automatiza a maioria das decisões e políticas específicas de gestão de documentos. Ao automatizar a gestão dos mantendo-os na sua forma digital original, as soluções IBM ECM ajudam a diminuir os custos de conformidade, e a aumentar a importância dos recursos humanos quando e onde representam uma mais valia, ao mesmo tempo que ajudam a reduzir quer os custos quer os erros potenciais no cumprimento das politicas de gestão documental. Flexible user interfaces Portals Content-enabled applications Composite applications Collaboration Business Process Management services IBM ECM disponibiliza uma plataforma unificada de conteúdos, processos de negócio e conformidade Information servers Content analytics Enterprise search Modelling and Business activity Content centric Rules and pre-built Process simulation monitoring processing frameworks choreography Compliance and Records Management services Retention Holds Risk Management Governance ediscovery File plans Archive Enterprise content services Categorization Forms DAM WCM Images E-mail Report Management Taxonomy Documents Capture Media Federation and integration services Master data management Business intelligence Industry models Service Oriented Architecture Software as a Service Repositories Data servers IBM Other Storage 5
Tome decisões de negócio inteligentes no momento mais crucial Ajuda a reduzir os custos de gestão documental O IBM ECM oferece uma plataforma unificada para automatizar e racionalizar os processos de negócio, de forma a simplificar a gestão documental, armazenamento e arquivo de todos os tipos de conteúdos. A arquitectura aberta, escalável e orientada a serviços das soluções IBM ECM, ajuda a reduzir os custos de gestão documental e de integração com os sistemas existentes. As empresas podem igualmente reduzir custos ao integrar repositórios existentes, o que permite às aplicações utilizar as potentes capacidades de gestão documental da IBM. Adicionalmente, as interfaces abertas permitem aos administradores dotar as novas aplicações de gestão de conteúdos. Incentive a produtividade dos seus colaboradores para aumentar a performance da empresa As soluções IBM ECM podem ajudar a manter sobre controlo os conteúdos existentes, encontrando-os e gerindo-os. Estas soluções ajudam os seus colaboradores a tornarem-se mais produtivos, pois eliminam os processos manuais de gestão de documentos e diminuem drasticamente o tempo dispendido a pesquisar a informação necessária. As soluções IBM ECM ajudam a melhorar a performance da sua empresa ao permitir que os elementos certos estejam envolvidos nos processos de tomada de decisão. Quando a informação é entregue inserida no contexto de negócio apropriado, os utilizadores podem de imediato agir e tomar decisões. Esta abordagem pode aumentar a produtividade ao tornar os conteúdos um elemento activo na gestão de processos de negócio permitindo tomar melhores e mais rápidas decisões para que se consiga alcançar objectivos mais ambiciosos. Racionalize as medidas de conformidade regulamentar As soluções IBM ECM podem ser implementadas a nível empresarial, para padronizar as medidas de conformidade. As funções automáticas de conformidade podem reforçar as políticas de gestão de informação definidas pelos negócios, e suportar a entrega de informação para conformidade regulamentar ou propósitos de detecção legal. Funções automáticas de retenção e de gestão de registos podem ajudar a reduzir os riscos regulamentares ou legais. A capacidade de pesquisar e resgatar informação rapidamente, pode melhorar a detecção de informação, enquanto fluxos de gestão documental definidos ajudam a gerir a conformidade do arquivo e respectivos relatórios. IBM Enterprise Content Management: um pacote completo Com a IBM, recebe mais do que soluções de ECM líderes de mercado recebe a todo o talento e experiência da IBM em ECM. Apenas a IBM oferece uma gama completa de capacidades de gestão de conteúdos, processos de negócio e conformidade abrangendo os potentes sistemas de servidores e sistemas de armazenamento
da IBM, juntamente com serviços de consultoria tecnológica e de negócio. Ao contrario de outros fornecedores de ECM ou BPM, apenas a IBM consegue unificar a gestão de processos e conteúdos através de todos os silos existente de conteúdos, para permitir o acesso ao documento certo, no momento certo contribuindo para decisões de negócio mais inteligentes. A IBM possui igualmente diversos Parceiros de Negócio especializados e experientes em ECM. Estes parceiros ampliam a oferta IBM de soluções ECM através de soluções específicas para as diversas indústrias. Serviços IBM Os serviços IBM oferecem capacidades técnicas e de consultoria profissional nas diversas indústrias para ajudar os clientes durante todas as fases de projecto ECM desde o planeamento e desenho, até à implementação e melhoria constante. A IBM oferece uma abordagem flexível, baseada na estratégia e necessidades de negócio de longo prazo dos clientes. Isto significa que pode alcançar um retorno imediato ao mesmo tempo que planeia uma estratégia de longo prazo. Os consultores IBM com forte conhecimento de arquitecturas orientadas a serviços potenciam o desenvolvimento de soluções de longo prazo que são altamente configuráveis e extensíveis. Com uma plataforma ECM completa, activa e baseada em conteúdos, a IBM permite que desenvolva soluções pensadas para lhe proporcionarem vantagens competitivas, num mercado em constante mutação. Como líder de ECM incontestado, a IBM oferece formas potentes de captura, armazenamento e gestão de conteúdos críticos de negócio. Os serviços de migração de dados entre diferentes tipos de dispositivos, ajudam igualmente a responder melhor às necessidades dinâmicas de gestão de armazenamento e de negócio. A IBM pode igualmente auxiliar a racionalização dos seus processos de negócio, oferecendo soluções para suportar as suas iniciativas de conformidade, simplificar a sua arquitectura informática global e permitindo-lhe adaptar-se rapidamente a ambientes de negócio em mutação. O resultado final representa redução de custos e optimização de eficiência. A IBM oferece-lhe igualmente a sua especialização numa ampla gama de indústrias, serviços profissionais de elevada qualidade, equipas de suporte e desenvolvimento, um investimento constante e significativo em pesquisa e inovação, e uma grande rede de Parceiros de Negócio completamente aptos a oferecer valor às empresas hoje amanhã. O nosso sistema IBM ECM pode ser escalado para suportar as necessidades de gestão de contas de clientes do nosso Banco durante muitos anos, mesmo que os volumes continuem a aumentar. Isto é uma prova de que um investimento na IBM é um investimento no futuro. Theodor Frank Product Manager Fiducia IT AG 7
Para mais informação Para saber mais sobre as soluções IBM ECM, por favor contacte o seu representante comercial da IBM ou o seu parceiro de negócios da IBM, ou visite: Ibm.com/software/ecm Copyright IBM Corporation 2007 IBM Software Group Route 100 Somers, NY 10589 Produced in the United States of America September 2007 All Rights Reserved 1 Succeeding with Enterprise Content Management Webcast: www.accelacast.com/programs/gartner_ filenet/ IBM, FileNet and the IBM logo are trademarks or registered trademarks of International Business Machines Corporation in the United States, other countries or both. Java and all Java-based trademarks are trademarks of Sun Microsystems, Inc., in the United States, other countries or both. Other company, product or service names may be trademarks or service marks of others. References in this publication to IBM products or services do not imply that IBM intends to make them available in all countries in which IBM operates. All statements regarding IBM s future direction and intent are subject to change or withdrawal without notice, and represent goals and objectives only. LIB12036-USEN-00