PODER JUDICIÁRIO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO AMAZONAS DIVISÃO DE GESTÃO DA QUALIDADE Sistema de Gestão da Qualidade PROCEDIMENTO P.TJAM 67 Planejamento Estratégico Elaborado por: Carla Winalmoller DVPGE Aprovado por: Maria das Graças Pessoa Figueiredo Presidente
Página: 2 de 12 ÍNDICE 1. OBJETIVO... 3 2. CAMPO DE APLICAÇÃO... 3 3. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA... 3 4. DEFINIÇÕES... 3 5. RESPONSABILIDADES / AUTORIDADE... 5 6. PROCEDIMENTO/PROCESSOS... 6 7. ANEXOS... 8
Página: 3 de 12 1. OBJETIVO 1.1. Este procedimento tem por objetivo estabelecer as orientações necessárias para implantar, operacionalizar e gerir o planejamento estratégico do Tribunal De Justiça do Estado do Amazonas. 2. CAMPO DE APLICAÇÃO 2.1. São as unidades judiciárias envolvidas no processo: Gabinete da Presidência, Unidades Administrativas e Judiciárias do TJAM, Secretaria do Tribunal Pleno. 3. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA 3.1. Na aplicação deste procedimento pode ser necessário consultar os seguintes documentos: Resolução nº 011/2011 de 30/08/2011(Altera a estrutura da Coordenadoria de Planejamento e Gestão Estratégica do Tribunal de Justiça do Estado do Amazonas e dá outras providências); Portarias 2.298/2014; Portaria 2.220/2014.
Página: 4 de 12 4. DEFINIÇÕES 4.1. Gestão estratégica: é o conjunto de formulações estratégicas que determinam rumos e maneiras de se atingir objetivos. Essas estratégias são reunidas e descritas no planejamento estratégico, que didaticamente é concebido a partir da análise de cenários, culminando com a elaboração de mapa gráfico que elucida ameaças e oportunidades, dos ambientes interno e externo da organização. A partir das estratégias estabelecidas, devem ser desenvolvidas as iniciativas estratégicas, as quais serão consolidadas por meio dos projetos e planos de ação, quando envolvem os diferentes segmentos da organização. 4.2. Planejamento Estratégico: O Planejamento Estratégico é a metodologia gerencial que permite estabelecer a melhor direção a ser seguida pela organização, objetivando maior grau de interação com o ambiente. Trata-se de processo contínuo, durante o qual a missão da organização, a visão de futuro, os objetivos e as iniciativas estratégicas de intervenção que visam à mudança desejada são definidos e revisados. Ele confere unidade aos esforços que a organização realiza para melhorar a qualidade dos seus serviços.
Página: 5 de 12 5. RESPONSABILIDADES/AUTORIDADE 5.1. Gabinete da Presidência: 5.1.1. Analisar os relatórios encaminhados pela Divisão de Planejamento Estratégico; 5.1.2. 5.1.2 Deliberar acerca das providências a serem tomadas para o cumprimento das metas estratégicas do CNJ; 5.2. Unidades Administrativas e Judiciárias: 5.2.1. Apresentar projetos e planos de ações a serem implementados no âmbito do Poder Judiciário; 5.2.2. Participar de reuniões realizadas pela Divisão de Planejamento Estratégico para fornecer dados que servirão de subsídio para elaboração do plano estratégico; 5.2.3. Encaminhar os dados relativos aos indicadores e metas de cada setor. 5.3. Divisão de Planejamento Estratégico 5.3.1 Elaborar o planejamento estratégico; 5.3.2 Realizar o acompanhamento do planejamento estratégico; 5.3.3 Elaborar o calendário judicial; 5.3.4 Elaborar o plano operacional anual; 5.3.5 Relatório Circunstancial de Atividades Referentes o Ano Anterior; 5.3.6 Monitorar os projetos; 5.3.7 Acompanhar as metas e indicadores. 6. PROCEDIMENTO/PROCESSOS 6.1. CONSIDERAÇÕES GERAIS: 6.1.1. É necessário que os gestores e servidores conheçam e assimilem os principais elementos do plano estratégico, para que possam internalizá-los e
Página: 6 de 12 comunicá-los adequadamente. São eles: Missão, Visão de Futuro, Valores, Cenários, Objetivos Estratégicos, Indicadores e Metas. 6.1.2. O planejamento estratégico somente atinge sua máxima eficácia quando entendido e realizado por todas as pessoas da organização, em mobilização permanente e orquestrada. 6.2 PROCEDIMENTO PLANEJAMENTO 6.1.3. Elaboração do Planejamento Estratégico: 6.1.3.1 Verificar a Resolução do CNJ e analisar os macros desafios, indicadores e metas; 6.1.3.2 Realizar a troca de informações com outros Tribunais; 6.1.3.3 Realizar viagens para participar de reuniões a respeito do Planejamento Estratégico; 6.1.3.4 Realizar reuniões setoriais para coletar dados que servirão de subsídio para a elaboração do plano; 6.1.3.5 Receber contribuições de diversos setores com sugestões de plano de ação e projetos para implementação do plano estratégico. 6.1.3.6 Alinhar o plano estratégico deste Poder com o plano estratégico do Judiciário/CNJ; 6.1.3.7 Analisar todos os macros desafios para escolher os que mais se adéquam as necessidades do Tribunal. 6.1.3.8 Incentivar e orientar os setores na elaboração dos planos e projetos relacionados as iniciativas estratégicas. 6.1.3.9 Elaborar o plano de ação fisicamente: Elaborar missão, visão, atributos de valor e analisar novamente os indicadores e metas; 6.1.3.10 Elaborar o mapa estratégico, que é a representação gráfica do plano e criar a resolução para implementação do mesmo.
Página: 7 de 12 6.1.3.11 Encaminhar a minuta do plano para a Presidência através do sistema CPA e para a Secretaria do Tribunal Pleno para aprovação; Após a aprovação pela Secretaria do Tribunal Pleno, encaminhar o plano para publicação no D.J.E. 6.1.4. Elaborações da Resolução e Calendário Judicial 6.1.4.1 A partir do mês de outubro, iniciar a elaboração do calendário judicial do ano subsequente; 6.1.4.2 Analisar os dias que serão pontos facultativos e feriados e confeccionar o calendário judicial; 6.1.4.3 Encaminhar o calendário para a Divisão Divulgação para elaboração da arte; 6.1.4.4 Encaminhar para a Secretaria do Tribunal Pleno para aprovação; 6.1.4.5 Após a aprovação do calendário pelo Pleno, encaminhar para publicação no DJE através do sistema CPA; 6.1.5. Acompanhamento do plano estratégico: 6.1.5.1 Acompanhar os planos de ações junto ao gestor de cada projeto; 6.1.5.2 Receber periodicamente os relatórios e monitorar os indicadores e metas; 6.1.5.3 Realizar suporte aos setores para concretização dos projetos; 6.1.5.4 Participar da R.A.E (reunião de análise estratégica), realizadas quadrimestralmente com a Presidência e o Comitê de Gestão Estratégica, para informar a Presidência acerca do andamento das estratégias deste Poder; 6.1.5.5 Anualmente, realizar ajustes no plano para que o mesmo possa atender a necessidade de acordo com a análise de atingimento do plano. 6.1.6. Elaboração do plano operacional anual: 6.1.6.1 Elaborar formulário, que deverá conter a descrição de todas as atividades planejadas para o ano subsequente (cada setor estabelece as atividades, materiais, cursos e o custo); 6.1.6.2 Enviar o formulário para os setores; 6.1.6.3 Estipular prazo para preenchimento;
Página: 8 de 12 6.1.6.4 Após a devolução dos formulários, fazer uma análise com alguns setores (Orçamento, Patrimônio e Secretaria Geral de Administração), elaborar relatório e encaminhar para Presidência, Orçamento e Secretaria Geral de Administração; 6.1.6.5 A Presidência analisa os formulários juntamente com a Divisão de Orçamento e Finanças; 6.1.7. Relatório Circunstancial de Atividades Referentes o Ano Anterior 6.1.7.1 Elaborar formulário, que deverá conter a descrição de todas as atividades executadas no ano anterior; 6.1.7.2 Enviar formulário para os setores; 6.1.7.3 Estipular prazo para preenchimento dos formulários; Após a devolução, fazer a análise dos formulários junto com a Divisão de Orçamento e Finanças, Divisão de Patrimônio e Material e Secretaria Geral de Administração; 6.1.7.4 Elaborar relatório e encaminhar para Presidência, Divisão de Orçamento e Finanças Secretaria Geral de Administração; 6.1.7.5 O Relatório é encaminhado para a Presidência juntamente com o balanço patrimonial; 6.1.7.6 O relatório é encaminhado para a Secretaria de Controle Interno; 6.1.7.7 Após, é encaminhado para o TCE; 6.1.8. Participações no Comitê de Gestão e Orçamentário do 1º Grau de Jurisdição 6.1.8.1 Participar da reunião semanal com os setores e Órgãos externos para melhoria do 1º grau de jurisdição; 6.1.8.2 Participar da elaboração do plano de ação do comitê; 6.1.9. Setor de ação Estratégica 6.1.9.1 Acompanhar e avaliar o cumprimento das metas estratégicas da Organização, por meio dos relatórios mensais, encaminhados através de e-mail pelos gestores dos projetos;
Página: 9 de 12 6.1.9.2 Acompanhar e avaliar os indicadores estratégicos da Organização, através de solicitação do setor; 6.1.9.3 Acompanhar os projetos e os planos de ações junto com o Setor de Projeto da Divisão de Planejamento Estratégico, para tomar ciência dos indicadores e metas; 6.1.9.4 Acompanhar as metas prioritárias nacionais estipuladas pelo CNJ, juntamente com a Coordenadoria do SAJ (Setor de Informática), encaminhar os dados para o acompanhamento das metas e alimentar mensalmente o site do CNJ; O acompanhamento das metas abrange os dados do interior e da capital, tanto do 1º quanto do 2º grau; 6.1.9.5 Elaborar relatórios mensais sobre as metas nacionais e encaminhar ao Juiz Auxiliar da Presidência 6.1.10. Setor de Projetos 6.1.10.1 Analisar os projetos apresentados e verificar se os mesmos são compatíveis com os macrodesafios, garantindo assim, que os projetos propostos estejam alinhados as iniciativas estratégica do plano vigente; 6.1.10.1 Identificar os setores que possuem relação com os indicadores e metas definidos pela Divisão de Planejamento Estratégico, mas que não apresentaram projetos. Realizar reuniões com esses setores para incentivá-los a elaborar planos de ação e projetos que possam contribuir para atingir a meta estabelecida e para a melhoria deste Poder. 6.1.10.2 Estabelecer os padrões de documentos a serem seguidos na elaboração dos planos e projetos. 6.1.10.3 Prestar apoio e assessoramento técnico às equipes para que possam consolidar suas idéias, propostas e ações em planos e projetos. 6.1.10.4 Acompanhar o andamento de todos os planos e projetos através de relatórios que sirvam de apoio à alta administração 6.1.10.5 Manter atualizados e organizados todos os planos e projetos em vigência no TJAM, através de arquivos digitais e documentos físicos.
Página: 10 de 12 6.1.10.6 Promover Reuniões com os Gestores de Projetos para avaliação dos projetos e planos. 6.1.10.7 Apoiar a Direção do setor em atividades administrativas solicitadas pela Assessoria da Presidência e/ou Secretaria Geral de Administração.
Página: 11 de 12 7. ANEXOS Não há.
Página: 12 de 12 CONTROLE DAS REVISÕES Data da Revisão Nº da Revisão Descrição 04/09/2015 00 Emissão Inicial