Proposto por: Seção de Fiscalização de Execução de Contratos (SEFEC) Analisado por: Secretaria de Logística (SLG) Aprovado por: Diretoria Geral de Coordenação Administrativa (DGCA) ATENÇÃO: Cópias impressas não são controladas. 1 OBJETIVO Estabelecer critérios e procedimentos para acompanhamento da vigência dos contratos administrativos, cuja contratação tenha se dado mediante instrumento contratual. 2 APLICAÇÃO E VIGÊNCIA Aplica-se a todas as Unidades Administrativas do Tribunal Regional do Trabalho da 1ª Região (TRT/RJ) que exerçam atividades que, para serem atendidas, impliquem a formação de contratos administrativos, passando a vigorar a partir da data de publicação na Internet / Intranet. 3 DEFINIÇÕES TERMO/SIGLA Acesso aos Registros e Documentos do SIG Contrato Documento de Referência Fiscal de Contrato DESCRIÇÃO Acesso aos registros do SIG, assim como aos demais documentos, pode ser: público (registros publicados no DO, divulgados na Internet ou outro meio de acesso público); irrestrito (acessado por qualquer servidor); restrito (registros que podem ser acessados apenas pelos gestores das respectivas unidades administrativas ou pessoas credenciadas da U.A. a que o PAD se refere). Todo e qualquer acordo de vontades entre órgãos ou entidades de direito público e de direito privado, para a formação de vínculo e a estipulação de obrigações recíprocas, seja qual for a denominação utilizada. Conjunto de elementos necessários e suficientes, com nível de precisão adequado, para caracterizar o objeto do contrato elaborado com base nas indicações dos estudos técnicos preliminares, que assegurem a viabilidade técnica e o adequado tratamento do impacto ambiental do empreendimento, e que possibilite a avaliação do custo e a definição dos métodos e do prazo de execução. São documentos de referência a Especificação Técnica, o Projeto Básico de Obras ou de Serviço e o Termo de Referência. Servidor do TRT/RJ designado, conforme definido neste PAD, para executar operacionalmente as ações de acompanhamento físico, financeiro, controle e fiscalização de contratos. É o agente de PAD-SLG-006 11/09/2008 00 1 de 9
TERMO/SIGLA Termo Aditivo DESCRIÇÃO campo do contrato e desempenha o papel de Representante da Administração de que trata a legislação vigente. Documento que se produz entre as partes de um contrato para efeito de modificar suas cláusulas sem desfiguração do objeto contratual. 4 REFERÊNCIAS Lei Complementar Federal nº 101, de 04/05/2003 (Lei de Responsabilidade Fiscal); Lei 8.666/93 Licitação e Contratos da Administração Pública; Lei 10.520/02 Modalidade de Licitação Pregão; Ato 855/02 TRT/RJ; Portaria 32/07, art.4 - Presidência do TRT/RJ. 5 RESPONSABILIDADES GERAIS FUNÇÃO RESPONSABILIDADE Controlar prazos de execução de contratos administrativos, comunicando-se com as Unidades Administrativas usuárias para as medidas necessárias à continuidade de sua prestação; Seção de Fiscalização de Execução de Contratos (SEFEC) coordenar as atividades que precedem a formalização de nova contratação ou eventual prorrogação; diligenciar junto aos fiscais e às contratadas os procedimentos necessários para a conclusão da contratação ou prorrogação; acompanhar as diligências necessárias à prorrogação, mediante a comprovação da vantajosidade; manter atualizada a Planilha de Controle de Contratos; orientação e coordenação dos trabalhos dos fiscais inerentes à prorrogação da vigência contratual. Seção de Formalização de Ajustes (SEFOA) Analisar e elaborar, com enfoque jurídico, as minutas de contrato e demais instrumentos; formalizar termo aditivo. PAD-SLG-006 11/09/2008 00 2 de 9
FUNÇÃO Seção de Documento de Referência (SEDOR) Seção de Compras (SECOM) Setor de Análise de Reajuste Contratual (SETARC) Ordenador da Despesa DGCA (Direção-Geral de Coordenação Administrativa) Assessoria Jurídica da Presidência (AJU) RESPONSABILIDADE Analisar projetos básicos e termos de referência verificando a presença de elementos que possibilitem a correta especificação do objeto a ser contratado. Realizar pesquisa de mercado subsidiando o processo de prorrogação de contratos. Analisar planilhas das empresas contratadas, com base na legislação, para adequação do equilíbrio econômico-financeiro dos contratos. Autorizar as despesas de contratação; adjudicar e/ou homologar as licitações; autorizar os pagamentos. Emitir parecer jurídico sobre processos de contratação nas suas diferentes fases. 6 CRITÉRIOS GERAIS 6.1 Manter atualizada a Planilha de Controle de Contratos onde estão consolidados os dados mais relevantes para o acompanhamento da vigência dos contratos de aquisição de bens, contratos de locação, cessão de uso e convênios, serviços e registro de preços, estabelecidos no Tribunal Regional do Trabalho da 1ª Região (TRT/RJ). 6.1.1 Fica excetuada do acompanhamento a vigência das atas de registro de preço, no que se refere à aquisição de materiais, cuja competência é da Seção de Gestão de Materiais (SEGEM) / Divisão de Material e Patrimônio (DMAP). 6.2 Cabe a fiscalização apresentar em até 120 (cento e vinte) dias do término da atual contratação, o pedido de compra / contratação de serviços à Secretaria de Logística (SLG) para análise prévia, fornecendo subsídios para elaboração do Documento de Referência pertinente, com todas as informações necessárias à perfeita especificação do objeto, incluindo planilha de custos unitários, bem como indicação da previsão da despesa no Plano Orçamentário Anual (POA). PAD-SLG-006 11/09/2008 00 3 de 9
6.3 O processo de prorrogação de vigência de contrato será instruído com os seguintes documentos: justificativa para o pedido de prorrogação; informação sobre a necessidade de aditamento do termo de referência ou projeto básico na ocorrência de qualquer alteração do objeto; apresentação de reforço da garantia contratual na ocorrência de acréscimo do valor contratual ou, ainda, nova garantia, caso expirado o prazo vigente daquela inicialmente apresentada; informação sobre a disponibilidade orçamentária para o período requerido; declaração do fiscal manifestando-se sobre a qualidade da prestação de serviços, o cumprimento das obrigações contratuais pela empresa e o tempo necessário à prorrogação; demonstração do interesse da empresa em prorrogar a vigência do contrato; em caso de pedido de repactuação, instrui-lo com planilha demonstrando a variação de quaisquer dos componentes do custo de contratação, para análise pelo Setor de Análise de Reajuste Contratual (SETARC); em muitos casos, o fiscal se manifesta que a prorrogação se dará apenas pelo tempo necessário à conclusão dos procedimentos licitatórios da nova contratação. Portanto, deverá ser consultada a empresa se concorda com a inclusão da cláusula de rescisão antecipada do contrato; consulta ao Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores (SICAF); pesquisa de mercado realizada pela Seção de Compras (SECOM). 6.4 A Seção de Formalização de Ajustes (SEFOA) elabora a minuta do termo aditivo, que será submetida à análise da Assessoria Jurídica da Presidência (AJU), na forma do art. 38, único da Lei 8.666/93. PAD-SLG-006 11/09/2008 00 4 de 9
7 ANÁLISE DE PRAZO DE VIGÊNCIA DE CONTRATO 7.1 Analisa a planilha de controle dos contratos, sendo levantados aqueles que vencerão nos últimos 6 (seis) meses. 7.2 Envia memorando ao fiscal do contrato, a fim de que informe se há interesse em eventual prorrogação, o prazo necessário, a qualidade dos serviços prestados e para que apresente a especificação técnica, no primeiro momento, no prazo de 180 (cento e oitenta) dias do término da vigência contratual. 7.2.1 Em caso de não manifestação da fiscalização, renova o memorando, com antecedência de 150 (cento e cinqüenta) dias do término da vigência contratual. 7.2.2 Permanecendo inerte o fiscal responsável antes de completados os 120 (cento e vinte) dias do término da vigência contratual, leva ao conhecimento da Direção Geral de Coordenação Administrativa (DGCA) as diligências tomadas pela SEFEC e as pendências ainda existentes. 8 INSTRUIR PROCESSO DE PRORROGAÇÃO DO CONTRATO 8.1 Solicita à Seção de Compras (SECOM) a realização de pesquisa de mercado, a fim de que seja verificada a vantajosidade da contratação. 8.1.1 Caso o objeto da contratação seja de grande complexidade e especificidade, a pesquisa de mercado será feita pelo próprio setor requisitante. 8.1.1.1 O fiscal deverá solicitar a contratada a manifestação expressa quanto ao interesse na prorrogação da vigência de prestação de serviços pelo período mencionado pelo fiscal. 8.1.1.2 Tendo a empresa demonstrado interesse na prorrogação e solicitando algum tipo de pedido de reajuste, repactuação e revisão dos valores praticados no contrato em vigor, será analisado o reequilíbrio econômico-financeiro do contrato pelo Setor de Análise de Reajuste Contratual (SETARC). PAD-SLG-006 11/09/2008 00 5 de 9
8.2 Analisa a planilha com os custos discriminados da contratação, as justificativas legais e a convenção coletiva em vigor, se for o caso, apresentada pela empresa. 8.3 Emite parecer, concluindo se é cabível ou não o pedido formulado pela empresa, o qual será juntado aos autos com posterior ratificação, pelo Ordenador da Despesa. 8.4 Avalia, com referência nos novos valores apurados, se a atual contratação apresenta preço mais vantajoso à Administração, em face da pesquisa realizada junto às empresas consultadas. 9 CONTROLE E ACOMPANHAMENTO DOS TRÂMITES DA PRORROGAÇÃO E DA NOVA CONTRATAÇÃO 9.1 Acompanha os trâmites da prorrogação, até a conclusão de todos os procedimentos. 9.2 Auxilia os fiscais, no decorrer de toda execução, contactando às unidades administrativas e à contratada, em caso de frustradas as tentativas quanto a esta. 9.3 Aguarda a remessa da cópia do termo aditivo pela SEFOA, quando será atualizada a planilha de controle de contratos. 9.4 Cabe aos fiscais do contrato: 9.4.1.1 Confecciona certidão, em caso de urgência nos procedimentos, explicitando os motivos que a ensejam, com posterior ratificação da Direção Geral de Coordenação Administrativa (DGCA), nos termos do art. 4º da Portaria 32/07. 9.4.1.2 Acompanha todo o andamento da prorrogação, a fim de que não haja atrasos injustificados no decorrer da contratação. 9.4.1.3 Verifica junto à AJU e à DGCA o andamento do processo, sua liberação e as eventuais exigências a serem sanadas. 9.4.1.4 Verificar junto à SEFOA a formalização do Termo Aditivo, conforme pronunciamentos da AJU e da DGCA, efetuando eventuais contatos com a contratada para efetiva assinatura do termo. PAD-SLG-006 11/09/2008 00 6 de 9
9.5 Cabe à SEFOA: 9.5.1 Encaminha cópia do contrato assinado à SEFEC. 9.6 Cabe à SEFEC: 9.6.1 Arquivar o contrato em pasta específica da empresa prestadora do serviço. 9.6.2 Enviar o contrato ao fiscal para acompanhar a execução dos serviços. 9.6.3 Determinar a Contratada as providências necessárias ao regular e efetivo cumprimento do contrato. 9.6.4 Incluir dados do contrato na Planilha de Controle de Contratos. 10 INDICADORES NOME FÓRMULA FREQÜÊNCIA Quantidade de Contratos Formalizados Quantidade de Prorrogações Concluídas Total das novas contratações acompanhadas e formalizadas Total de prorrogações concluídas Anual Anual 11 GESTÃO DE REGISTROS Os registros deste processo de trabalho são mantidos da seguinte forma: IDENTIFICAÇÃO RESPON- SÁVEL ACESSO ARMAZE- NAMENTO RECU- PERAÇÃO PROTEÇÃO PRAZO MÍNIMO DE GUARDA NA UA DESTINAÇÃO Planilha de Controle de Contrato SEFEC Restrito Arquivo Digitalizado Data Backup Até 5 anos depois do término do contrato Eliminação Contratos / Termo Aditivos SEFOA Público Pasta Própria Data Condições Apropriadas Até 5 anos depois do término do contrato Eliminação UA = Unidade Administrativa PAD-SLG-006 11/09/2008 00 7 de 9
12 ANEXO ANEXO 1 - Fluxogramas dos Processos Análise de Prazo de Vigência de Contrato / Instruir Processo de Prorrogação do Contrato e Controle e Acompanhamento dos Trâmites da Prorrogação e da Nova Contratação ========== PAD-SLG-006 11/09/2008 00 8 de 9
ANEXO 1 Fluxogramas dos Processos Análise de Prazo de Vigência de Contrato / Instruir Processo de Prorrogação do Contrato e Controle e Acompanhamento dos Trâmites da Prorrogação e da Nova Contratação INÍCIO 1 Pesquisa feita pelo próprio requisitante, caso o objeto de contratação seja complexo Analisar planilha de controle de contratos Solicitar à SECOM pesquisa de mercado O fiscal solicita a contratada a manifestação de prorrogação da vigência Levantar contratos que vencerão nos últimos 6 meses Enviar memo ao fiscal do contrato Analisar a planilha com os custos discriminados da contratação e suas justificativas legais,apresentada pela empresa A SETARC analisará a manifestação da empresa, caso haja reajuste, repactuação e revisão de valores. Manifestação da fiscalização? S 1 Emitir parecer e juntar aos autos, com posterior ratificação pelo Ordenador de Despesa N Renovar o memo Avaliar o preço mais vantajoso,em face da pesquisa Inerte o fiscal responsável? N 1 Acompanhar os trâmites da prorrogação S Levar as diligências e pendências à DGCA Auxiliar os fiscais FIM Aguardar a remessa da cópia do termo aditivo pela SEFOA Atualizar a planilha de controle de contratos FIM PAD-SLG-006 11/09/2008 00 9 de 9