Arquivando E-mail com o DocuWare Solution Info Arquivamento e Recuperação Indexação sistemática em um repositório central O e-mail se tornou um meio central de comunicação no mundo dos negócios e está à caminho de substituir cartas e faxes. Não há dúvida então que, encontrar o método mais moderno e sistemático de arquivar a correspondência eletrônica se tornou tão importante. E-mail: Benção ou Maldição? Nos últimos anos, o e-mail ajudou o mundo a se tornar um lugar menor. De forma incremental, contratos, propostas, cartas, etc., estão chegando em segundos na mesa de um Armazenamento livre de adulteração destinatário mesa esta que pode estar à quilômetros de Nunca perde dados importantes distância do remetente. Grandes grupos de destinatários podem ser alimentados com as informações de forma Previne o isolamento da informação simultânea, destacadamente ajudando as comunicações Alivia sistemas de E-mail fluírem dentro das empresas e de seus parceiros de negócios. Mas o que todos nós devemos fazer com tantas mensagens eletrônicas? Menos de 20% das empresas abordaram a questão de arquivar e-mails de forma apropriada. Menos ainda implantaram políticas próprias a seus e- mails. A necessidade de organizar e-mails, armazena-los em um arquivo de forma lógica e eficiente, está se tornando mais e mais importante. Zona de Problemas: Capacidade de Armazenagem Benefícios do DocuWare O crescente fluxo de e-mails e seus anexos estão transbordando as caixas de mensagens dos funcionários. Na média, um funcionário usa atualmente entre uma e uma hora e meia de seu dia para ler, separar e processar e-mails recebidos. O que acontece então quando a caixa de correspondência e o servidor atingem seus limites? Ou quando este volume de mensagens já não pode ser assegurado pelo administrador? O limite de uma caixa de entrada fixada pelo administrador força indiretamente o usuário a apagar as mensagens. Isto causa o risco iminente de perder informações importantes, inerentes aos negócios de estarem perdidas para sempre. 1
Mesmo armazenando-se e-mails e anexos localmente em um PC ou em um drive dedicado da rede, confere apenas uma solução de curto tempo e é acompanhada de grandes desvantagens tais como a impossibilidade de compartilhar informações ou oferecer arquivamento automático além de tomar muito espaço de backup e recursos da rede. A última alternativa parece ser a impressão das mensagens e seus anexos, os quais são mantidos em arquivos físicos liquidando totalmente as vantagens oferecidas pela comunicação eletrônica. Independentemente de como você tenta gerenciar os problemas de proteger dados e criar espaço suficiente de armazenagem, uma coisa é certa: sistemas de e-mail simplesmente não foram desenhados para o arquivamento de longo termo. Aderência a Requerimentos A informação eletrônica está se cada vez mais sendo vista como equivalente a informação em papel sob o aspecto legal. Isto representa, por exemplo, que contratos são assinados via e-mail ou que as mensagens estão sendo usadas como evidências em tribunais. Este processo de equalização de dados eletrônicos está sendo conduzido por uma série de leis, regulamentos e requerimentos. A regulamentação mais abrangente publicada nos Estados Unidos é a Sarbanes-Oxley (SOX ou SOA) a qual foi concebida para garantir a transparência, legalidade e responsabilidade de dados financeiros providos por empresas públicas. Pelo mundo afora há ainda vários outros instrumentos regulatórios incluindo HIPAA, AO, GDPdU e Basel II apenas para mencionar alguns. Todas estas leis e requerimentos tem tido um impacto direto da forma como e-mails precisam ser gerenciados. Por exemplo, dependendo do país, se um e-mail inclui uma assinatura eletrônica que atende aos requesitos legais, o mesmo deve ser encarado então como um documento legal e original que necessita ser administrado e arquivado centralmente com armazenagem de longo termo. Informações enviadas por e-mail que podem ter relevância para questões e impostos devem (de acordo com a regulamentação GDPdU) serem armazenadas em formato digital que permita acesso imediato e por longo termo à agencia de fiscalização (em geral por 6 ou 10 anos). Nenhuma empresa ou organização poderá evitar atender estes requerimentos, assim sendo, encontrar a solução correta é imperativo. Benefícios do DocuWare Ao usar o DocuWare para o arquivamento de e-mails livre de alterações, você garante a aderência com vários instrumentos regulatórios e requerimentos assim como, ter a habilidade de compartilhar informações melhorando as condições de trabalho dentro de sua organização. Eliminando as Ilhas de Informações E-mails e as informações transportadas pelos mesmos é simplesmente muito importante para ser armazenada em qualquer pasta pessoal, diretório ou caixa de entrada. Hoje em dia, na maioria dos casos, o e-mail é visto como é visto como propriedade privada de funcionários individuais e, fica na esfera de correspondência pessoal caso não exista uma política geral da empresa. O que acontece se alguma coisa foi apagada ou, se um funcionário está em férias e você precisa de acesso à caixa de mensagens deles? Ao não gerenciar de forma apropriada esta importante fonte de informação, a habilidade da empresa em fornecer um serviço de qualidade se torna limitada e sua exposição legal é enormemente aumentada. A solução necessária é simples: uma abordagem consistente para arquivar todas as informações de negócios e, isto inclui e-mail. 2
Benefícios do DocuWare Ao armazenar todo no repositório central do DocuWare, todos e-mails são organizados em conjunto com documentos de outras fontes. Isto significa, por exemplo, que uma pessoa de vendas pode ver todas as informações pertinentes a um determinado cliente não importa se a mesma está contida em cartas, faxes ou e-mail. Mesmo os anexos de um e- mail, que em muitos casos contém a informação mais crítica, estarão disponíveis quando necessários. A enorme redução de tempo necessária para o armazenamento e recuperação dos documentos não somente reduz o custo interno, ela também melhora significativamente o serviço ao cliente reduzindo o tempo de resposta. Um resumo: Arquivamento de e-mail com o DocuWare Fácil recuperação do e-mail e seus anexos com a ajuda de pesquisas inteligentes pelo conteúdo do texto (fulltext) e técnicas de indexação melhoradas Armazenagem livre de adulteração de e-mails para reconstrução de processos passados Arquivamento automático de e-mails diretamente de sistemas de mensagens (por exemplo, MS Outlook, Lotus Notes) sem qualquer intervenção manual Funcionários trabalhando remotamente podem usar o WEB Client do DocuWare para acessar o repositório central contendo e-mails arquivados E-mails podem ser armazenados em arquivos formato.txt, que garante que possam ser lidos futuramente O problema de caixas de entradas transbordando e servidores de e-mail sobrecarregados são resolvidos de forma definitiva Vários regulamentos e requerimentos são facilmente atendidos Índices podem ser melhorados adicionando critérios do livro de endereços ou de fontes de dados externas 3
Os Processos Ao introduzir o arquivamento de e-mails em sua organização, a pergunta que surge imediatamente é: quem arquiva qual e-mail e quando? Há basicamente duas abordagens diferentes: Arquivamento descentralizado conduzido pelos funcionários individualmente em suas estações de trabalho ou arquivamento central feito no servidor. O DocuWare pode fazer ambos. Arquivamento Descentralizado Na Estação de Trabalho Esta abordagem é similar a maneira como documentos em papel são geralmente manuseados. Cada funcionário decide qual e-mail precisa ser arquivado e quando. O DocuWare pode melhorar o processo de indexação ao integrar informações de um livro de endereços ou de outro banco de dados, o qual pode acrescentar informações importantes ao índice tais como o nome da empresa ou nome do contato. É claro que o assunto, nome do remetente, destinatário e data são automaticamente incorporados. Veja como isto funciona: O DocuWare monitora uma pasta que é configurada no Outlook (ou qualquer solução de e-mail compatível com o MAPI); assim que um usuário arrastar uma mensagem para esta pasta, ela será arquivada. Anexos podem ser arquivados juntamente com o texto do e-mail de forma automática ou em separado (no arquivo de documentos) além de ser adicionado seu conteúdo ao índice de texto completo (fulltext) para pesquisas posteriores. Se definido assim, o e-mail pode sere deletado do Outlook. As mensagens podem ser armazenadas em seu formato original ou convertidas pelo DocuWare em outros formatos. A configuração do módulo ACTIVE IMPORT do DocuWare, necessário para esta tarefa é feita em poucos minutos. Instruções passo-a-passo guiam você através do processo. Arquivamento Central No Servidor O arquivamento central no servidor pode ser necessário por razões de responsabilidade legal ou para empresas que tenham suas ações comercializadas em bolsas nos Estados Unidos devido a Sarbanes-Oxley (SOX). A configuração é feito no servidor Exchange juntamente com o ACTIVE IMPORT. Esta abordagem garante que 100% dos e-mails serão arquivados. Informações detalhadas sobre os módulos do DocuWare tal como o ACTIVE IMPORT, CONNECT to NOTES e o cliente WEB do DocuWare podem ser encontradas em folhetos de especificações próprios em nosso site da WEB. A indexação automática usando informações relevantes do e-mail tal como nome do destinatário, assunto e data pode ser visto na caixa de diálogos do DocuWare. 4
Indexação automática usando informação relevante do e-mail tais como nome do destinatário, assunto e data é vista na caixa de diálogo de armazenagem do DocuWare. 5
O Mundo Real Todos os dias, aproximadamente mil registros são automaticamente armazenados no repositório central desta fabricante de autopeças. Um sistema de workflow integrado também trouxe mais transparência para o processo de negócios desta empresa, acelerando tudo. A TECHNO COLOR recentemente adicionou uma nova funcionalidade: o arquivamento eletrônico de todos seus e-mails. A Tarefa Acessar um repositório central de documentos desde qualquer estação de trabalho Melhorar o fluxo de trabalho (workflow) Arquivar todos os e-mails e ganhar tempo e espaço Desde meados de 2004, vários departamentos da TECHNO COLOR estão trabalhando com sucesso com o gerenciamento de documentos e workflow integrado, incluindo a equipe de executivos, contabilidade, RH, compras, processamento de pedidos, vendas, controle de qualidade, gerenciamento de projetos, P&D, produção, logística e TI. A TECHNO COLOR fornece superfícies especiais para peças automotivas de ponta um tipo de negócio extremamente orientado por detalhes. Em conjunto com um sistema de ERP chamado B2 da empresa Bäurer, eles gerenciam registros como comprovantes de entrega, formulários de pedidos, faturas, documentos de manufatura e relatórios de testes, até mesmo dados de um programa de captura de dados massivo e, está tudo arquivado automaticamente no seu arquivo central. Todos os registros que entram sejam eles comprovantes de entregas ou faturas recebem uma etiqueta com um código de barras (para permitir o arquivamento automático) e então digitalizada. Uma vez que e-mails são comparados a qualquer outra correspondência em papel, eles também precisam ser armazenados para atender requerimentos legais. Com o DocuWare a TECHNO COLOR está armazenando seus e-mail já por algum tempo. Os usuários precisam arquivar qualquer e-mail antes de apagar o mesmo. Eles também podem adicionar critérios de indexação organizacionais para tornar a busca posterior ainda mais fácil o que, certamente contribui quando se considera o incrível úmero de e-mails recebidos a cada dia de trabalho. Os Benefícios Processos de trabalhos transparentes que funcionam bem entre departamentos Funcionários economizam tempo menos impressões e cópias, ligações telefônicas e buscas Melhor serviço ao cliente DocuWare Modules ACTIVE IMPORT AUTOINDEX COLD/READ CONTENT-FOLDER RECOGNITION Christian Haimerl, Diretor de TI, TECHNO COLOR GmbH Um efeito colateral positivo de requerer o arquivamento de todos os e-mails é que a quantidade de e-mails que contém imagens ou outros materiais não essenciais que eram enviados de uma lado ao outro, foi reduzido consideravelmente. 6
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