1 - Enviar e-mail dinâmico O email dinâmico é um módulo que lhe permite enviar uma mensagem de correio electrónico para vários destinatários em simultâneo de uma forma simples. A primeira etapa do módulo consiste na criação da lista de destinatários para quem se vai enviar a mensagem. Na segunda etapa cria a mensagem e anexa ficheiros, se necessário. Finalmente, procede ao envio da mensagem. * Criar a lista de destinatários Recurso O processo de criação de uma lista de destinatários consiste na selecção das pessoas com algo em comum a quem se destina a mensagem, como por exemplo um grupo de pessoas mesma unidade. Esta selecção faz-se a partir da pesquisa de pessoal. Por exemplo, pretende-se enviar uma mensagem a todos os funcionários da Reitoria. Na Página principal do SIGARRA, no menu da esquerda seleccione a opção Pesquisa: 2
Depois seleccione a opção Pessoal: No quadro seguinte seleccione Reitoria na caixa Instituição e carregue no botão Pesquisar em baixo: 3
A pesquisa produziu este resultado: Da lista de 86 funcionários da Reitoria, que surgiu da pesquisa, é possível enviar uma mensagem para as 86 pessoas ou apenas para uma parte delas. Do lado direito está disponível o menu Opções: Seleccione E-mail Dinâmico. O quadro seguinte aparece apenas se foi seleccionada uma lista de destinatários anteriormente: 4
As opções deste quadro são as seguintes: Apagar lista de receptores existentes e substituir pela selecção actual. Nesta opção a lista de destinatário é substituída pela nova lista. Acrescentar esta selecção à lista de receptores já existente. Os destinatários que seleccionou serão acrescentados à lista já existente. Voltar à selecção sem alterar a lista existente. Regressa à pesquisa anterior. Editar Email Dinâmico (sem mexer na lista já existente). Ignora a pesquisa efectuada e mantém a selecção anterior. 5
* Escrever e enviar a mensagem de correio electrónico Recurso Mostrar só o tópico 1 Após criar a lista de destinatário através da pesquisa, pode escrever e enviar a mensagem no quadro seguinte: O envio de uma mensagem pressupõe a existência de destinatários. Como vimos construímos a lista a partir de uma pesquisa. Neste momento, antes de enviar a mensagem é possível editar a lista de destinatários. Como se vê no exemplo, a lista actual contém 86 endereços, resultantes da pesquisa anterior. Pode ver a lista completa clicando em Ver Lista de Destinatários. Aparece uma nova janela: 6
Para cada nome da lista é possível alterar o estado Enviar para Não Enviar, clicando no respectivo link em frente do nome. Deste modo pode seleccionar individualmente cada destinatário da lista que resultou da pesquisa. No final da lista tem ainda dois links: - Clique em Inverter selecção para alterar o estado dos endereços. Aqueles que estão no estado "Enviar" passam a "Não enviar". Os que estão no estado "Não enviar" passam ao estado "Enviar". 7
- Clique em Apagar Toda a Lista para a lista de destinatários ficar vazia. Feche esta janela. Agora que os destinatários estão definidos pode criar a mensagem. Na caixa "Outros destinatários" pode acrescentar mais endereços aos que estão definidos na lista. Pode escrever vários endereços separados por ponto e vírgula, por exemplo "luis@hotmail.com; paulo@sapo.pt" Na caixa "Assunto" escreva o assunto da mensagem. Na caixa "Mensagem" escreva a mensagem que pretende enviar. Pode também anexar ficheiros à sua mensagem. Clique no link "Enviar ficheiros em anexo". Observe a janela: 8
Todos os ficheiros que estiverem nesta lista serão enviados com a mensagem. Para eliminar os ficheiros da lista clique no botão "Remover" que se encontra à frente do nome dos ficheiros. Para adicionar um novo ficheiro à lista, clique no botão Browse. Aparece a janela: Escolha o ficheiro que pretende enviar na sua estrutura de pastas. Carregue no botão Adicionar ficheiro. O ficheiro aparece na listagem anterior. Feche a janela. Por fim, para enviar a mensagem carregue no botão "Enviar" 9
2 Consultar emails enviados As mensagens que envia através do email dinâmico ficam registadas no sistema. Para consultar o histórico das mensagens enviadas, seleccione a opção "Enviados" no menu: Consoante o espaço temporal determinado na data inicial e na data final, surgem listadas as mensagens enviadas durante esse período. Para alterar a data inicial basta clicar na caixa de texto correspondente e escrever uma nova data. A data tem de ser escrita no formato aaaa-mm-dd (por exemplo 2006-12-07 para 7 de Dezembro de 2006). Pode também alterar a data carregando no botão do calendário botão calendário: 10
Escolha o ano pretendido. Seleccione o mês pretendido, clicando nos botões Clique no dia pretendido. O dia seleccionado passa para a caixa de texto no formato correcto. Para alterar a data final repita o processo. Carregue no botão Submeter para actualizar a listagem. Cada linha corresponde a uma mensagem enviada: Cada mensagem apresenta a seguinte informação: - Enviado por: remetente da mensagem. - Assunto: o tema da mensagem, que foi preenchido no momento do envio. - Data envio: data/hora do envio da mensagem. 11
- Último envio: data/hora do último envio (no caso da mensagem ser enviada para mais do que um destinatário, esta informação refere-se ao envio para o último da lista). - Detalhe: pode consultar o detalhe desta mensagem clicando na lupa. Veja como mais abaixo. - Estado: o estado do envio da mensagem identifica-se pela cor deste campo, conforme a legenda. Para consultar o detalhe de uma mensagem enviada clique na lupa: Obtém o seguinte quadro de detalhe: Aqui pode consultar a lista de pessoas para quem enviou a mensagem e o estado de cada envio. Quando a mensagem é enviada para utilizadores do SIGARRA, pode clicar no nome para abrir a respectiva informação pessoal. 12
3 Guardar ficheiros recebidos Através do e-mail dinâmico é possível enviar e receber ficheiros. No menu seleccione a opção Ficheiros: Obtém o quadro seguinte: Nesta listagem é possível observar os ficheiros enviados ou recebidos. Sempre que recebe ou envia um ficheiro, este mantém-se nesta lista por um período de 30 dias, após o qual é eliminado. Para usar um ficheiro que recebeu no seu e-mail, clique sobre o nome do ficheiro. Aparece a caixa seguinte: Os três botões disponíveis permitem-lhe executar as operações: 13
Open - abre o ficheiro (neste caso, como se trata de uma folha de cálculo, abre com o Excel) Save - guarda o ficheiro no seu disco. Aparece a janela de guardar, típica das aplicações Windows: Seleccione a pasta onde pretende guardar o ficheiro. Escreva o nome do ficheiro. Carregue no botão Save. O ficheiro fica então guardado no disco do seu computador. 14
4 Perguntas e Respostas (FAQ's) Pergunta: Onde posso encontar o "e-mail dinâmico"? Resposta: Habitualmente está posicionado na página com resultados de uma pesquisa. Por exemplo, na página pessoal, alunos de um curso, alunos de uma disciplina,... Pergunta: Na visualização da "lista de destinatários" como posso restringir determinados destinatários quando selecciono um grupo? Resposta: Os destinatários estão assinalados a negrito. Para enviar ou não e- mail para determinada pessoa clique no estado respectivo. Pergunta: É possível consultar os e-mails enviados? Resposta: Através da nossa página pessoal é possível confirmar os seguintes estados: "Enviado"; "Envio com problemas" ou "Não enviado". Pergunta: Existe algum limite máximo de envio de documentos? Resposta: Sim. O tamanho máximo do documento é de 12 MB (Mega Bytes) Pergunta: É possível definir um remetente da mensagem enviada por mim? Resposta: Sim, no entanto está sempre dependente das permissões do sistema. Pergunta: Consigo construir uma lista de destinatários à minha medida? Resposta: Sim. O resultado da pesquisa será a lista de remetentes, personalizando assim a sua lista de destinatários. Pergunta: O e-mail dinâmico é encaminhado para o e-mail alternativo caso não exista e-mail institucional? Resposta: Não. Pergunta: Tentei enviar um e-mail para um determinado grupo de docentes de uma determinada licenciatura e apareceu um sinal proibido. O que quer dizer? Resposta: Pode ter acontecido por vários motivos: a sessão pode ter expirado ou também poderá estar relacionado com permissões. Assim é necessário que o responsável pelo Curso / Licenciatura envie um pedido para o Helpdesk TIC a fazer essa solicitação. Pergunta: Existe alguma restrição no envio de um e-mail dinâmico a um utilizador? Resposta: Apenas os utilizadores autenticados podem enviar e-mail dinâmico. Nas diferentes áreas poderá estar condicionado às permissões do sistema. Pergunta: É possível reencaminhar/reenviar mensagens através do e-mail dinâmico? Resposta: Não. Pergunta: É possível identificar a pessoa que enviou o e-mail dinâmico? 15
Resposta: Em todas as mensagens enviadas aparece o número mecanográfico do utilizador que enviou e não quem assinou. Pergunta: Quando envio uma mensagem por e-mail dinâmico recebo alguma confirmação? Resposta: Sim. Recebe sempre uma mensagem de confirmação na sua caixa de correio institucional. Pergunta: Existe alguma forma de instroduzir formatações de texto? Resposta: O e-mail dinâmico do SIGARRA não permite a escolha de formatações nem reconhece caracteres especiais do Word, como as aspas, pelo que deverá redigir as mensagens directamente no interface do SIGARRA e não fazendo copiar e colar do Word. 16