Documento Geral Explicativo. GS1 Portugal

Transcrição

1 GS1 Portugal

2 Sumário Plataforma Registo Nacional de Códigos... 3 Enquadramento... 3 Criar Produto... 6 Código Interno... 6 Escolher imagem... 6 Visibilidade na plataforma SyncPT... 7 Guardar e/ou Atribuir... 7 Histórico... 7 Alterar Produto... 7 Apagar Produto... 8 Importação de Produtos... 8 Exportação de Produtos... 9 Gerar código de Barras

3 Plataforma Registo Nacional de Códigos Enquadramento A constante necessidade de centralizar toda a informação relativamente aos códigos utilizado pelas empresas, facilitando assim a gestão e controle da numeração de artigos registados com a utilização dos standards globais recomendados pela GS1. Pretende-se assim com a criação deste documento mostrar que uma clara e correta implementação da ferramenta apresenta algumas mais-valias: Atributos dos seus produtos: permite a gestão da lista de produtos da empresa, adicionando imagens, informações de pesos e medidas, descrições específicas para etiquetas, Registo sempre atualizado: use a ferramenta como banco de informações de seus produtos, mantendo uma base única de dados, evitando duplicidade, desperdício de tempo na busca de dados e aumentando o controlo na utilização de prefixos GS1 Ferramenta dinâmica: acedida de qualquer computador e a qualquer momento, permitindo o uso por diversas pessoas da mesma empresa. Segurança: o novo sistema proporciona mais segurança e backup das informações. Visibilidade no mercado: pode ser usado como uma montra para divulgar produtos das empresas para o mercado, através do compartilhamento das informações com outros serviços GS1, como o GEPIR (Global Electronic Party Information Registry). Facilidade para registar: é possível transferir listas já existentes com informações de produtos do Excel. Utilização gratuita. 3

4 O acesso à plataforma de Registo Nacional de Códigos pode ser feito através do seguinte endereço: Usar as credenciais recebidas da GS1 Portugal com Utilizador e Password para aceder à área reservada Após a entrada no portal, são disponibilizadas as seguintes opções no menu principal: No menu Produtos: Criar Produto e Pesquisar produto Em Mais acções: Importar Produtos, Exportar Produtos e Gerar códigos de barras 4

5 Na lista de Produtos é apresentada a seguinte informação: Imagem do produto (caso tenha uma associada), GTIN+Entidade, Nome Comercial, Código Interno, Tipo do Produto (Unidade, caixa, palette, etc) e data de criação. Na coluna SyncPT indica o estado de disponibilidade com esta plataforma. Se amarelo, não está disponibilizado, se verde está disponibilizado. Dependendo do estado do disponibilização/sincronismo com a plataforma SyncPT, assim serão disponibilizadas várias acções: Não disponibilizado (amarelo) o o o Disponbilizar no SyncPT Depois de selecionado e caso não haja erro passa a verde e o produto passa a estar disponivel na plataforma SyncPT; Apagar Produto no RNC Depois de seleccionado e caso não haja erro o produto passa a inactivado no RNC e no SyncPT; Gerar código de barras Gera uma imagem (png) com o código de barras do produto. Disponibilizado (verde) o Gerar código de barras Gera uma imagem (png) com o código de barras do produto. 5

6 Criar Produto Para criar um produto, preencher os campos de preenchimento obrigatório (marcados com *) Escolher o GCP/CEP da lista apresentada - Após a escolha é indicada a entidade relacionada com o GCP. Seleccionar a Tipologia do produto a criar: Unidade, Caixa Intermédia, Caixa ou Palete O GTIN é automaticamente preenchido com o primeiro GTINS disponível. A referência pode ser alterada, caso o seja o digito de controlo é recalculado. Se o GTIN já existir é emitido um aviso: Se o aviso for ignorado o registo não vai ser gravado. Inserir a restante informação obrigatória: Marca e Nome comercial. NOTA: Por defeito a checkbox a dar a indicação de visibilidade na plataforma SyncPT está a Falso, para que fique visível (estado=activo) na plataforma SyncPT, marcar como Verdadeiro. Código Interno Só é possível inserir um código interno, na plataforma SyncPT, este será sempre associado à tipificação Código de utilização Interna. Qualquer alteração na plataforma SyncPT, em Códigos Internos, só se reflecte no RNC se for efectuado sobre a tipificação Código de utilização Interna. Escolher imagem Atenção, apenas uma imagem por produto pode ser inserida. Para inserir uma imagem, carregar em Escolher imagem e seleccionar o ficheiro desejado. Este deverá ter uma extensão jpg, img, bmp ou png, caso contrário e apesar do ficheiro ficar associado ao produto, não vai ser possível visualizar o mesmo. 6

7 Visibilidade na plataforma SyncPT Há duas formas de tornar o produto visível no SyncPT: 1. Na ficha do produto marcar o campo Visível SyncPT como verdadeiro e carregar em Gravar ou Atribuir. 2. Na lista de produtos carregar no icon. A indicação SyncPT deverá passar de amarelo para verde Guardar e/ou Atribuir A acção Guardar permite, tal como o nome indica, guardar as alterações efectuadas na ficha do produto. Se o campo Visível SyncPT estiver activo, estas alterações também são automaticamente visíveis no portal SyncPT. A acção Atribuir concluí o processo de criação do produto. O produto é gravado e o estado passa para Atribuído e já não permite mais alterações. Se o campo Visível SyncPT estiver activo, estas alterações também são automaticamente visíveis no portal SyncPT. Para efectuar novas alterações será necessário carregar em Reactivar. O estado do produto é alterado para activo. Histórico Sempre que o produto passa para o estado Atribuído é gerado um registo no Histórico com os dados actuais. Para consultar toda a informação, carregar em Ver na secção Histórico. A lista de histórico é apresentada por ordem decrescente de data, ou seja, da última alteração para a primeira. Alterar Produto O produto pode ser sempre alterado desde que esteja no estado Activo. Após a primeira gravação não é possível alterar a Tipologia e o GTIN. Se o campo Visível SyncPT estiver activo, as alterações são automaticamente visíveis no portal SyncPT, após gravação. 7

8 Apagar Produto Para podermos eliminar um produto este deverá estar no estado activo. Só é possível eliminar um produto a partir da lista carregando no icon na coluna de Acções. Se o campo Visível SyncPT estiver activo, o produto será desactivado na plataforma SyncPT. Importação de Produtos Esta possibilidade está apenas disponível no ecrã com a lista de produtos em Mais Acções: Ao entrar nesta opção, aparecerá o assistente de Importação de Produtos: Pode ser descarregado um Template de importação, em excel, que contém toda a informação necessária para efectuar o carregamento de produtos. NOTA: Não é permitido carregar produtos que existam no RNC e/ou SyncPT. Se já existir um ficheiro com a informação a ser carregada, carregar em Escolher arquivo e seleccionar o ficheiro pretendido. Neste momento é efectuado uma validação à informação a importar. 8

9 Se existirem erros, o ficheiro não será importado. Os erros são apresentados na janela de importação. Um relatório pode ser descarregado com a informação dos mesmos. Caso não hajam erros os produtos aparecem na lista de produtos com o estado de Activo. Dependendo da indicação dada no ficheiro os produtos também podem passar a estar visíveis na plataforma SyncPT. Exportação de Produtos Esta possibilidade está apenas disponível no ecrã com a lista de produtos em Mais Acções: Ao entrar nesta opção, irá ser gerado um ficheiro em excel com todos os produtos que pode/consegue visualizar. 9

10 Gerar código de Barras Os códigos de barras podem ser gerados de duas formas. 1. Marcar na lista o código ou códigos pretendido e em Mais acções seleccionar Gerar códigos de barras: 2. Carregar em na coluna Acções do código pretendido No assistente que permite Gerar o código de barras, podem ser alterados dois parâmetros: Magnitude e o formato do ficheiro com a imagem: Para terminar o processo carregar em Gerar. Um ficheiro (zip) será gerado com o(s) ficheiro(s) da(s) imagem(ns). 10