UNIVERSIDADE REGIONAL DO NOROESTE DO RIO GRANDE DO SUL DEPARTAMENTO DE CIÊNCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTÁBEIS, ECONOMICAS E DA COMUNICAÇÃO CURSO DE PÓS GRADUAÇÃO LATO SENSU EM CONTROLADORIA E GESTÃO EMPRESARIAL 1 O CONTROLE INTERNO COMO FERRAMENTA DE GESTÃO: um estudo de caso em uma empresa de serviços Ijuí - RS 2011
2 FABIANO BITENCOURT PADILHA O CONTROLE INTERNO COMO FERRAMENTA DE GESTÃO: um estudo de caso em uma empresa de serviços Trabalho de conclusão apresentado no Curso de Pós Graduação Lato Sensu em Controladoria e Gestão Empresarial do Departamento de Ciências Administrativas, Contábeis, Econômicas e da Comunicação da Unijuí, como requisito parcial para obtenção do titulo de Especialista em Controladoria e Gestão Empresarial. Profa. Orientadora: Ms. Eusélia Paveglio Vieira Ijuí, RS, novembro/2011
3 AGRADECIMENTOS Agradeço aos meus pais e ao meu irmão pelo apoio e incentivo. A minha noiva pelo apoio e compreensão. A minha Mestre Professora Eusélia Paveglio Vieira pela orientação na elaboração do deste trabalho de pós-graduação. Aos demais mestres e doutores do curso de pós-graduação, pela contribuição que dispensaram para minha evolução e formação profissional. Ao proprietário da empresa objeto de estudo, que possibilitou a realização deste trabalho de pós-graduação. E principalmente a Deus, pela oportunidade da vida.
4 SUMARIO INTRODUÇÃO... 8 1 CONTEXTUALIZAÇÃO DO ESTUDO... 9 1.1 Delimitação do tema... 9 1.2 Caracterização da Empresa... 9 1.3 Problema... 10 1.4 Objetivos... 11 1.4.1 Objetivo geral... 11 1.4.2 Objetivos específicos... 11 1.5 Justificativa... 11 2 REVISÃO DE LITERATURA... 13 2.1 Conceito Auditoria... 13 2.2 Auditoria Operacional... 13 2.2.1 Objetivos da auditoria operacional... 14 2.3 Controle... 14 2.3.1 Elementos necessários ao controle... 15 2.3.2 Classificação do controle... 15 2.3.2.1 Quanto à fase do processo de gestão... 16 2.3.2.2 Quanto ao nível... 16 2.3.2.3 Quanto à interferência externa... 17 2.3.3 Processo de controle... 17 2.3.4 Limitações do controle... 18 2.3.5 Requisitos para o controle... 18 2.3.6 Controle interno... 19 2.3.6.1 Controles contábeis... 19 2.3.6.2 Controles administrativos... 20 2.3.7 Princípios fundamentais do controle interno... 20 2.3.8 Características de um sistema de controle interno... 21 2.3.9 Custo /benefício... 22 2.3.10 Objetivos do controle interno... 22 2.3.10.1 Salvaguardar os interesses da empresa... 23 2.3.10.2 Precisão e confiabilidade de informes e relatórios contábeis, financeiros e operacionais.... 23 2.3.10.3 Estimulo à eficiência operacional... 24
5 2.3.10.4 Aderência às políticas existentes... 24 2.3.11 Categorias de controle interno... 25 2.3.11.1 Controles organizacionais, inclusive segregação de funções.... 25 2.3.11.1.1 Segregação de funções... 26 2.3.11.1.2 Pessoal... 26 2.3.11.2 Controle do sistema de informação... 26 2.3.11.3 Controles de procedimentos... 26 2.3.12 Importância do controle interno... 27 2.3.13 Centros de controle... 28 2.3.13.1 Centro de custos... 28 2.3.13.2 Centros de lucro... 28 2.3.13.3 Centros de investimentos... 29 3 METODOLOGIA... 30 3.1 Classificação da pesquisa... 30 3.2 Plano de coleta de dados... 32 3.2.1 Instrumentos de coleta de dados... 32 3.2.2 Plano de analise e Interpretação dos dados... 33 4 RESULTADOS DO ESTUDO DE CASO... 34 4.1 Cenário atual... 34 4.2 Controles internos existentes na empresa... 35 4.2.2 Controles internos do disponível (caixa e banco)... 36 4.2.3 Controle interno de vendas, contas a receber e recebimentos... 37 4.2.4 Controle interno das compras, contas a pagar e pagamentos... 39 4.3 Análise e proposta de melhorias dos controle internos existentes na empresa... 39 4.3.1 Aspectos gerais... 39 CONCLUSAO... 43 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS... 45
6 LISTA DE APÊNDICES APÊNDICES... 47 APÊNDICE A - Questionário de procedimentos de controle interno... 48 APÊNDICE B Modelo de recibo de retirada... 53 APÊNDICE C Modelo de saída de valores para viagem... 53 APÊNDICE D Modelo relatório de viagem... 54 APÊNDICE E Modelo controle de conta bancária... 55 APÊNDICE F Modelo pedido de compra... 55 APÊNDICE G Modelo ordem de abastecimento... 56
7 RESUMO CONTROLE INTERNO COMO FERRAMENTA DE GESTÃO: Estudo de Caso O presente trabalho trata-se de um estudo de caso realizado em uma empresa prestadora de serviço, localizada na cidade de Santa Maria-RS, tendo com objetivo levantar o sistema de controles internos existente no departamento financeiro e sugerir, caso necessário, melhorias e adequações. O desenvolvimento deste trabalho foi fundamentado numa pesquisa bibliográfica seguida de um estudo de caso. A técnica de coleta dos dados utilizada para este estudo foi à aplicação de um questionário de procedimentos de controles internos. Concluiuse que a empresa utiliza procedimentos de controle interno no seu departamento financeiro e que alguns destes procedimentos necessitam de melhorias para que os objetivos de controlar os ativos, de salvaguardar o patrimônio e de suprir o gestor com informações fidedignas, sejam alcançados. Palavras chaves: informações, gestor, controle interno.
8 INTRODUÇÃO O trabalho foi realizado com o objetivo de analisar as ferramentas de controle interno de uma empresa prestadora de serviço. O controle interno vem sendo cada vez mais explorado dentro das instituições como uma ferramenta de gestão, com a qual o controller absorve o máximo de informações administrativas e toma decisões. A empresa que ingressar ou até mesmo continuar no mercado competitivo deve, primeiramente, atentar para fatos que ocorrem dentro da instituição, como analisar os controles utilizados, atestando a sua eficiência e eficácia. Embora o avanço tecnológico auxilie os gestores, é fundamental verificar se as ferramentas estão sendo redigidas de forma sustentável e confiável. Para isso, a utilização de controles internos na empresa é de suma importância para o andamento das movimentações da instituição. O presente relatório apresenta no capítulo um a contextualização do estudo, na qual foi definido o tema, a empresa objeto de estudo, o problema, os objetivos e a justificativa. Na sequência, o capítulo dois envolve a revisão da literatura referente à auditoria e controle interno. Posteriormente, no capitulo três é apresentada a metodologia que foi utilizada no desenvolvimento do estudo, desde a classificação da pesquisa até a análise e interpretação dos dados, culminando com o cronograma de atividades e com a bibliografia consultada até o momento. No capítulo quatro é desenvolvido o estudo de caso, analisando os controles que a empresa utilizava. Finalmente, o relatório apresenta as considerações finais seguido da bibliografia consultada durante a realização desse estudo.
1 CONTEXTUALIZAÇÃO DO ESTUDO 9 O controle interno nas organizações é fundamental, uma vez que os gestores necessitam de ferramentas que possam medir e identificar os processos desenvolvidos dentro da organização. Este capítulo apresenta o objeto da pesquisa, seguido da caracterização da empresa na qual foi aplicada à pesquisa, o problema do estudo, os objetivos da pesquisa e a justificativa do mesmo. 1.1 Delimitação do tema Controle interno é toda ferramenta utilizada para controlar as atividades da empresa. Segundo Rodil (2000), controles internos são todos os processos e rotinas, de natureza administrativa ou contábil, destinados a fazer com que na empresa os colaboradores respeitem e adiram às políticas traçadas pela alta administração; os ativos tenham sua integridade protegida; e as operações sejam adequadamente registradas, em sua totalidade, e nos registros contábeis e fidedignamente retratadas pelas demonstrações financeiras. Delimitou-se a pesquisa em analisar o Sistema de Controles Internos de uma empresa prestadora de serviço de suporte de sistema (software) contábil, localizada na cidade de Santa Maria, Rio Grande do Sul, no período de março de 2011 a agosto de 2011. 1.2 Caracterização da Empresa A empresa estudada tem como atividade prestação de serviço em software contábil, contando atualmente com 10 colaboradores, em torno de 450 clientes, dos quais 90% são escritórios contábeis e os outros 10% são empresas dos mais diversos setores. A atividade da empresa é implantar o sistema contábil e dar suporte sobre o software na empresa. No setor comercial, a empresa é composta por 1 vendedor, já no setor de suporte técnico conta com 7 colaboradores, mais 2 colaboradores no setor administrativo.
10 A atuação da empresa se estende a toda região com o DDD 55, mais as cidades de Estrela Velha e Cachoeira do Sul, ambas com DDD 51, possuindo sua sede em Santa Maria e sucursal em Ijuí, todas no Rio Grande do Sul. 1.3 Problema Os controles internos têm como propósito salvaguardar o patrimônio, verificar a veracidade dos dados contábeis, auxiliar na tomada de decisão do gestor e promover a eficiência operacional do sistema da empresa. Para Almeida (2003, p. 63), O controle interno representa em uma organização o conjunto de procedimentos, métodos ou rotinas com os objetivos de proteger os ativos, produzir dados contábeis confiáveis e ajudar a administração na condução ordenada dos negócios da empresa. Quando uma nova empresa entra no mercado e dá inicio as suas atividades, num primeiro momento os empresários não vislumbram a quantidade e a complexidade das operações que originam da atividade da empresa, como por exemplo, a saída e entrada de caixa, as compras à vista e a prazo, a análise de créditos de clientes, a necessidade de controlar e analisar as receitas, as despesas e os custos. Alguns gestores não diferenciam o custo da despesa, não controlam seus ativos, o cadastro de clientes e fornecedores, a segmentação de mercados, bem como não conseguem viabilizar novas unidades, descentralização das decisões, mudanças nas estruturas organizacionais, delegação de responsabilidades a gerentes, supervisores e funcionários. Assim, à medida que a empresa cresce no mercado, a disposição de um controle interno adequado que possa servir de ferramenta de gestão é fundamental. Sem esse controle ficará a mercê de erros, fraudes e/ou desvios durante a execução de suas atividades, baseando-se em informações distorcidas para a tomada de decisão. Desta forma, a necessidade de controle se dá pela incapacidade operacional de se ter controles eficientes sobre todas as operações importantes para a manutenção da empresa no mercado ao qual está inserida.
11 Frente a isso, faz-se o seguinte questionamento: Como propor a implantação de um Sistema de Controles Internos capaz de ser utilizado como ferramenta de gestão, controlando operações, salvaguardando o patrimônio e suprindo os gestores com informações gerenciais? 1.4 Objetivos 1.4.1 Objetivo geral O objetivo desta pesquisa é avaliar o Sistema de Controles Internos existente na empresa estudada, com o propósito de bem controlar as operações e servir como ferramenta de gestão eficaz na obtenção de informações gerenciais seguras e úteis aos gestores para a tomada de decisão. 1.4.2 Objetivos específicos - Revisar na literatura conceitos e aplicabilidade dos controles internos; - Mapear o Sistema de Controles Internos existente; - Realizar testes para avaliar a eficácia dos controles existentes; - Avaliar a implantação de novos controles; - Analisar a contribuição para a gestão da atividade dos controles existentes e sugeridos. 1.5 Justificativa O tema controle interno é fundamental em qualquer organização contemporânea, independente do tamanho de sua estrutura, sendo necessário que o controller esteja ciente de que a ferramenta que está a sua disposição pode auxiliar o administrador na tomada de decisões. Este estudo visou avaliar se a empresa objeto está utilizando corretamente os controles internos em sua organização e verificar se há falhas em seus procedimentos. A sociedade tem, com esse trabalho, um manual de avaliação de controles para uma empresa prestadora de serviços, possibilitando a adoção de alternativas apresentadas no
12 trabalho. Já a instituição de ensino tem mais uma contribuição que pode ser utilizada por alunos para os futuros trabalhos na área de controle interno. Na condição de pós-graduando de Controladoria e Gestão Empresarial, foi muito útil o desenvolvimento deste estudo em minha vida profissional, pois meu trabalho está diretamente ligado à área da minha pós-graduação, permitindo a possibilidade de atuar como controller, de avaliar como estão sendo utilizadas as ferramentas de controle e se estão sendo utilizadas corretamente.
2 REVISÃO DE LITERATURA 13 Este capítulo apresenta a revisão bibliográfica, base fundamental para o desenvolvimento do estudo aplicado, envolvendo o tema da pesquisa o controle interno como ferramenta de gestão, abordando os temas de auditoria, auditoria operacional e seus objetivos, controle seus objetivos, 2.1 Conceito Auditoria Auditoria é uma ferramenta utilizada para verificar o sistema de controle de uma instituição, segundo Attie (2010, p.5) A auditoria é uma especialização contábil voltada a testar a eficiência do controle patrimonial implantado com o objetivo de expressar uma opinião sobre determinado dado. Auditoria além de verificar as deficiências do controle interno é utilizada para atestar as ferramentas do sistema financeiro e apresentar recomendações para a sua melhor utilização. A auditoria é uma ferramenta que serve para a revisão do sistema financeiro, transações e operações que ocorrem na empresa cujo objetivo é assegurar a integridade das informações e gerando assim credibilidade as demonstrações contábeis. Um dos objetivos da auditoria é o exame das demonstrações contábeis, cabendo assim ao auditor expressar sua opinião sobre as demonstrações auditadas. Conforme Attie (2010, p.11)... auditoria das demonstrações contábeis é expressar uma opinião sobre a propriedade das mesmas, e assegurar que elas representem em seu conjunto adequadamente a posição patrimonial e financeira, o resultado de suas operações... 2.2 Auditoria Operacional A auditoria operacional como o próprio nome diz tem como objetivo avaliar as operações e os procedimentos condizente ao processo operacional da empresa, com a
14 finalidade de expor uma opinião sobre a gestão quanto aos pontos da sua eficácia e sua eficiência, assim auxiliando os gestores para as tomadas de decisões. Segundo Cook (1976 p. 253)... avaliação abrangente das operações de uma empresa, com a finalidade de informar a administração se as várias atividades são ou não cumpridas de um modo compatível às políticas estabelecidas, com vistas à consecução dos objetivos. 2.2.1 Objetivos da auditoria operacional A auditoria operacional tem objetivos exemplos: a) verificar e comparar as diretrizes adotadas pela empresa e a sua utilização; b) avaliar os controles internos da instituição; c) apontar os procedimentos não utilizados na operação e orientar para a sua correção; d) identificar as operações de riscos a empresa e propor a solução; e) otimizar o desempenho dentro da organização através de sugestões positivas; f) verificar as políticas de preservação do ativo e do patrimônio; g) assegurar da segurança e da fidedignidade do sistema financeiro, administrativo da instituição; h) analisar os objetivos da empresa e identificar os motivos de causa que não proporcionaram a empresa ao chegar ao seu objetivo; i) identificar os setores que ocorrem aumento ou a diminuição dos custos e também das receitas; j) recomendar a instituição a implantação de ferramentas auxiliares para assim conseguir uma melhor gestão. 2.3 Controle O controle constitui uma das bases da administração, sua inexistência ou suas deficiências têm reflexos diretos com as demais funções. Para Stoner e Freemam (1985, p. 5) a administração é o processo de planejar, organizar, liderar e controlar os esforços realizados pelos membros da organização e o uso de todos os outros recursos organizacionais para alcançar os objetivos estabelecidos, conforme Almeida (2003, p.63) o controle interno representa em uma organização o conjunto de procedimentos, métodos ou rotinas com os objetivos de proteger os ativos, produzir dados contábeis confiáveis e ajudar a administração...
15 Para Attie (2000, p.114) Um sistema de controle interno bem desenvolvido pode incluir o controle orçamentário, custos-padrão, relatórios operacionais periódicos, análises estatísticas, programas de treinamento de pessoal e, inclusive, auditoria interna. Pode também, por conveniência, abranger atividades em outros campos, como, por exemplo, estudo de tempos e movimentos, e controle de qualidade. 2.3.1 Elementos necessários ao controle Conforme Mosimann e Fisch (1999, p. 73), no processo de verificação da maneira como a organização está indo para a situação desejada, diversos elementos interagem continuamente. Dentre estes elementos, alguns são destacados: - O gestor: o indivíduo que pode tomar decisões com a finalidade de alcançar os objetivos planejados numa atividade da qual é responsável; - A controladoria: órgão responsável pelo projeto e administração do sistema por meio do qual se coleta e relata a informação econômica da empresa; - O sistema de informações: como suporte ao sistema de gestão fornece as informações necessárias ao processo de tomada de decisões com vistas às noções corretivas; - O manual de organização: instrumento empresarial que contém organograma e informações complementares necessárias a sua compreensão e interpretação, por exemplo, a missão, os objetivos e as metas da empresa e de cada área, descrição das funções desempenhadas em cada área e denominação dos respectivos cargos; - Os critérios de avaliação dos gestores: o desempenho de cada gestor pode ser avaliado com base em critérios financeiros e ou não financeiros estabelecidos pelos seus superiores hierárquicos; e - Accountability: obrigação de se reportar os resultados obtidos. 2.3.2 Classificação do controle Para Mosimann e Fisch (1999, p. 76), o controle pode ser caracterizado de diversas formas, dependendo do enfoque. Dessa maneira, pode ser diferenciado da seguinte forma: - Quanto à fase do processo de gestão; - Quanto ao nível; e
16 - Quanto à interferência externa. 2.3.2.1 Quanto à fase do processo de gestão - Pré-controle: também denominado de controle antecedente, prévio, preliminar ou preventivo, refere-se às atividades de controle e avaliação efetuadas antes da ocorrência do evento ou fato que se pretende controlar, com o intuito de prevenir ou impedir a ocorrência de atos indesejáveis; - Controle concomitante: também denominado atual, corrente ou em tempo real, refere-se às atividades de controle e avaliação efetuadas ao mesmo tempo de ocorrência do evento ou fato que se pretende controlar, ajustando-se o desempenho ainda em curso a fim de se alcançar um objetivo; e - Pós-controle: também denominado controle subseqüente ou corretivo, refere-se às atividades de controle e avaliação efetuadas após a ocorrência do evento ou fato que se pretenda controlar. 2.3.2.2 Quanto ao nível - Estratégico: consiste na verificação das relações da empresa com o ambiente, comparação com as diretrizes estratégicas e decisões de alteração de objetivos em função de mudanças ambientais e conseqüentes ameaças e oportunidades à empresa, má condução do negócio, ou falsas premissas na elaboração das diretrizes estratégicas; - Tático: consiste na verificação das relações de cada área de responsabilidade da empresa com seu ambiente, comparação com o respectivo plano tático e decisões de alteração de objetivos em função de mudanças ambientais e conseqüentes ameaças e oportunidades à empresa e mais diretamente àquela área, má gestão da área ou falsas premissas na elaboração do plano tático (ou estratégico, com reflexos na área); e - Operacional: consiste na verificação do cumprimento das metas estabelecidas no plano operacional (como o plano orçamentário) das áreas e da empresa como um todo. Está ligado também à execução pela verificação dos desvios em relação aos padrões existentes no momento da execução do plano orçamentário.
17 2.3.2.3 Quanto à interferência externa - Controle de circuito fechado: é aquele em que o sistema em que é aplicado gera todas as informações necessárias à realização do ciclo de controle e produz a retroalimentação suficiente para manter o desempenho futuro do sistema dentro dos padrões de normalidade; e - Controle de circuito aberto: é aquele em que as informações geradas no próprio sistema são suficientes para completar o ciclo, exigindo a interferência de um elemento que toma decisões por meio de seu julgamento e determinação da ação com o auxílio de informações provenientes de outros sistemas. 2.3.3 Processo de controle De acordo com Mosimann e Fisch (1999, p. 78-79), o processo de controle abrange as seguintes atividades: - Estabelecimento de objetivos, metas e padrões que se refletem em procedimentos, normas de conduta, ética profissional e normas de trabalho, devendo estar sempre relacionados com a perfeita compreensão do resultado desejado. Os padrões devem ser expressos em alguma unidade de tempo, dinheiro, unidade física ou por meio de índices. As metas e os padrões devem ser introduzidos no sistema de informações. - Observação do desempenho de maneira sistemática e coerente com os objetivos, metas e padrões estabelecidos, selecionando-se o que medir e como medir, com o intuito de alimentar o sistema de informações com os dados referentes às atividades realizadas. - Comparação do desempenho real com o esperado, desde que haja limites determinados dentro dos quais essa variação pode ser aceita como normal ou excepcional (Princípio da Administração por Exceção) e emissão de relatórios de desempenho pelo sistema de informações, contendo as metas e os padrões estabelecidos, os dados sobre as atividades realizadas e as respectivas variações entre o planejado, o padrão de execução e o realizado. - Comunicação do desempenho com as alternativas de ação em decorrência de variações relevantes. A ação subseqüente escolhida poderá ter efeitos a curto e a longo prazos. A eficácia das ações depende de requisitos que devem ser preenchidos pelos relatórios enquanto instrumentos de comunicação, como: compreensão e aceitação dos gestores que os utilizam e daqueles cujos resultados estão sendo analisados; capacidade de antecipar e relatar desvios em tempo, para permitir ação corretiva antes que desvios mais sérios possam ocorrer; flexibilidade para permanecer compatível com as mudanças do ambiente organizacional; capacidade de transmitir os estímulos necessários a uma visualização fácil pelo gestor e de indicar as alternativas de ação corretiva possíveis, da maneira mais econômica. - Ação corretiva correspondente às medidas ou providências adotadas para eliminar os desvios significativos detectados nos relatórios de desempenho. Esta atividade tem um papel fundamental, pois sem ela o controle torna-se um exercício sem substância. A ação corretiva pode levar à alteração dos padrões ou mesmo das metas de resultados estabelecidos para um determinado período. - Acompanhamento da ação corretiva, pois um bom sistema de controle permite localizar possíveis dificuldades ou mostrar tendências significativas para o futuro.
Essas informações alimentarão o processo de planejamento do próximo ciclo decisório, configurando o conceito de controle com o um processo circular. 18 2.3.4 Limitações do controle com relação a: Conforme Almeida (2003, p.70,71) as limitações o controle interno são principalmente - conluio de funcionários na apropriação de bens da empresa; - os funcionários não são adequadamente instruídos com relação às normas internas; - funcionários negligentes na execução de suas tarefas diárias. Fernandez (1989 apud MOSIMANN & FISCH, 1999) destaca alguns perigos da formalização de controles a serem exercidos, como: - perigo de que as regras se tornem mais importantes que os próprios objetivos, para cuja consecução elas devem contribuir; - as regras se converterem em segurança par alguns tipos de empregados. No entanto, como muitos valorizam a liberdade individual, podem entendê-la como uma verdadeira camisa-deforça; - a adoção excessiva de normas que acarretem conseqüências negativas para as pessoas da organização, pois poderão ser tratadas com muita impessoalidade; - a preocupação excessiva com a rigidez no cumprimento das regras, levando as pessoas da organização a um grau exagerado de conservadorismo e tecnicismo; e - a formalização tende a ser menor nos níveis mais altos da organização. 2.3.5 Requisitos para o controle Guerreiro (1989 apud MOSIMANN & FISCH, 1999) define algumas premissas para que haja controle global da empresa, no âmbito do sistema de gestão: - deve haver controle de atividades; - o controle deve ser executado nas áreas operacionais, na administração das áreas operacionais e na empresa como um todo; - devem ser atribuídas às áreas custos e receitas sobre as quais elas tenham efetivo controle;
19 - nas definições de funções devem ser considerados os aspectos de responsabilidade e autoridade, de forma a facilitar a atuação dos gestores e a eliminar áreas cinzentas; - deve haver uma preocupação com a identificação e avaliação das impactações das variáveis internas, e das variáveis ambientais (inflação, alterações/ajustes de planos, volume, eficiência). 2.3.6 Controle interno Segundo Almeida (2003, p. 63), o controle interno representa em uma organização o conjunto de procedimentos, métodos ou rotinas com os objetivos de proteger os ativos, produzir dados contábeis confiáveis e ajudar a administração na condução ordenada dos negócios da empresa. De acordo com Atkinson et al. (2000, p.581), controle é o conjunto de métodos e ferramentas que os membros da empresa usam para mantê-la na trajetória para alcançar seus objetivos (...). O Comitê de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados, AICPA, fornece o seguinte conceito: Controle interno compreende o plano de organização e o conjunto coordenado dos métodos e medidas adotados pela a empresa para proteger sue patrimônio, verificar a exatidão e a fidedignidade de seus dados contábeis, promover a eficiência operacional encorajar a adesão à políticas traçadas pela administração (ATTIE, 1998, p. 110). Para Attie (1998, p. 114), o controle interno inclui controles que podem ser peculiares tanto à contabilidade quanto à administração como segue: - Controles contábeis; - Controles administrativos. 2.3.6.1 Controles contábeis Compreende o plano de organização de todos os métodos e procedimentos diretamente direcionados, principalmente com a salvaguarda do patrimônio e a fidedignidade dos registros contábeis. São exemplos de controles contábeis: sistema de autorização e
20 aprovação; separação das funções de escrituração e elaboração dos relatórios contábeis daquelas ligadas às operações ou custódia dos valores; e controle físico sobre estes valores. Conforme Almeida (2003, p. 63) são exemplos de controles contábeis: - sistemas de conferência, aprovação e autorização; - segregação de função (pessoas que têm acesso aos registros contábeis não podem custodiar ativas da empresa); - controles físicos sobre ativos; - auditoria interna. 2.3.6.2 Controles administrativos Estão relacionados com o plano de organização e todos os métodos e procedimentos que dizem respeito à eficiência operacional e à decisão política traçada pela administração. Normalmente, se relacionam de forma indireta aos registros financeiros. Com freqüências abrangem análises estatísticas, estudos de tempo e movimentos, relatórios de desempenho, programas de treinamento e controle de qualidade. Conforme Almeida (2003, p. 63) são exemplos de controles administrativos: - análises estatísticas de lucratividade por linha de produtos; - controle de qualidade; - treinamento de pessoal; - estudos de tempos e movimentos; - análise das variações entre valores orçados e os incorridos; - controle dos compromissos assumidos, mas ainda não realizados economicamente. 2.3.7 Princípios fundamentais do controle interno De acordo com Almeida (2003, p. 64), a administração da empresa é responsável pelo estabelecimento do sistema de controle interno, pela verificação de se está este sendo seguido pelos funcionários, e por sua modificação, no sentido de adaptá-lo às novas circunstâncias.
Os princípios fundamentais do controle interno correspondem às medidas que devem ser adotadas pela empresa e usualmente são os seguintes: 21 - Responsabilidade: a responsabilidade deve ser determinada, as atribuições dos funcionários ou setores internos da empresa devem ser claramente definidas e limitadas, de preferência por escrito, mediante estabelecimento de manuais internos de organização; - Rotinas internas: ao estabelecer os manuais a empresa deve definir todas as suas rotinas internas; - Acesso aos ativos: a empresa deve limitar o acesso dos funcionários aos seus ativos e estabelecer controles físicos sobre esses; - Segregação de funções: a empresa deve estabelecer que uma mesma pessoa não pode ter acesso aos ativos e aos registros contábeis; - Confronto dos ativos com os registros: a empresa deve estabelecer procedimentos de forma que seus ativos, sob a responsabilidade de alguns funcionários, sejam periodicamente confrontados com os registros da contabilidade; - Amarrações do sistema: o sistema de controle interno deve concebido de maneira que sejam registradas apenas as transações autorizadas, por seus valores corretos e dentro do período de competência; - Auditoria interna: não basta a empresa implantar um excelente sistema de controle interno sem que alguém verifique periodicamente se os funcionários estão cumprindo o que foi determinado ou se o sistema não deveria ser adaptado às novas circunstâncias; - Custo do controle x benefícios: o custo do controle interno não deve exceder aos benefícios que dele se espera obter; - Limitações do controle interno: o funcionamento do controle interno se limita principalmente com relação a conluio de funcionários, instruções inadequadas com relação às normas internas e negligencia destes na execução de suas tarefas diárias. 2.3.8 Características de um sistema de controle interno Conforme Galloro e Galloro (2000, p. 63), Os sistemas de controle devem variar de acordo com a natureza do negócio, estrutura e tamanho da empresa, diversidade e complexidade das operações, métodos utilizados para processamento de dados e requisitos legais e regulamentares aplicáveis.