GUIA DE CONSULTA RÁPIDA DE ACESSO AO INVENTÁRIO MÓDULO SES Versão 2009 1
Índice INTRODUÇÃO... 3 POR QUE FAZER O INVENTÁRIO?... 3 Portaria 344 de 12/05/1998... 3 INFORMAÇÕES GERAIS:... 4 COMO ACESSAR O MAPA DE INVENTÁRIO... 5 MÓDULO COORDENAÇÃO ESTADUAL... 5 TELA PRINCIPAL DO MÓDULO SES... 6 ACOMPANHAMENTO... 7 CONSOLIDADO GERAL DA SES... 8 RESUMO DO MAPA INVENTÁRIO... 9 Contato... 11 2
INTRODUÇÃO O objetivo do Inventário Nacional é fazer um diagnóstico de situação dos quantitativos e validades dos medicamentos ARVs e Talidomida por UF e realinhamento da série histórica do Departamento de DST e AIDS. POR QUE FAZER O INVENTÁRIO? A responsabilidade de todos que fazem a gestão e o controle da distribuição e dispensação dos medicamentos ARV e Talidomida é ter a correta informação dos estoques existentes de cada item bem como as suas validades e seus respectivos quantitativos. O conhecimento adequado desses quantitativos nos permite prestar um atendimento adequado aos pacientes portadores de HIV/Aids, no tocante ao fornecimento dos medicamentos de que eles necessitam, em quantidade, especificidade e dentro do prazo de validade para seu consumo bem como para a população sexualmente ativa e de risco acrescido ao HIV, o insumo de prevenção adequado as suas especificidades. Portaria 344 de 12/05/1998 Art. 68 O Balanço de Substâncias Psicoativas e Outras Substâncias Sujeitas a Controle Especial - BSPO (ANEXO XX), será preenchido com a movimentação do estoque das substâncias constantes das listas "A1" e "A2" (entorpecentes), "A3","B1" e "B2" (psicotrópicas), "C1"(outras substâncias sujeitas acontrole especial), "C2" (retinóicas), "C3" (imunossupressoras), "C4" (anti-retrovirais), "C5"(anabolizantes) e "D1" (precursoras), deste Regulamento Técnico e de suas atualizações, em 3 (três)vias, e remetido à Autoridade Sanitária pelo farmacêutico/químico responsável trimestralmente até o dia15 (quinze) dos meses de abril, julho, outubro e janeiro 3
INFORMAÇÕES GERAIS: O Inventário Físico dos medicamentos ARVs e Talidomida deverá ser realizado por todos os responsáveis pela UDMs/MAT/URE e almoxarifados Estaduais/Municipais/Regionais O quantitativo da movimentação de estoque (entradas, distribuições, dispensações, perdas e ajustes) das UDMs/MAT/URE e almoxarifados Estaduais/Municipais/Regionais, deve ser informado às Coordenações de DST/Aids por meio do instrumento formal denominado Mapa de Movimento Mensal de Medicamentos/Aids e, após a consolidação dos dados de todas as suas UDMs/MAT/URE e almoxarifados, deverá ser enviado ao Programa Nacional de DST/Aids até o dia 10 do mês subseqüente ao mês informado. É fundamental que as informações enviadas pelas UDMs/MAT/URE referente ao consumo mensal de cada medicamento ARV e Talidomida, ao quantitativo de pacientes atendidos naquele mês, incluindo os novos, e aos estoques existentes de cada medicamento ARV e Talidomida, sejam as mais corretas possíveis, pois é a partir dessas informações que o Programa Nacional poderá fazer a adequada programação e distribuição de medicamentos ARVs e Talidomida além de atender às demandas existentes em todos os Estados e Municípios. Nem o mais sofisticado software de gestão logístico será eficaz se a fonte primária de informação não for consistente e não refletir a realidade. 4
COMO ACESSAR O MAPA DE INVENTÁRIO Para acessar o inventário on-line é preciso estar conectado à internet no endereço http://sistemas.aids.gov.br/gerencial. O usuário deverá possuir um login e senha de acesso para informar nos campos conforme mostra a figura. MÓDULO COORDENAÇÃO ESTADUAL Para acessar o mapa/inventário do Módulo Coordenações é necessário ter um login e senha. A Coordenação Estadual não poderá alterar o consolidado. O consolidado corresponde às informações do preenchimento dos mapas de inventário por parte das UDMs/MAT/URE e Almoxarifados. Para que o consolidado seja alterado, a Unidade Dispensadora de Medicamentos ou o Almoxarifado que apresentou o problema deverá acessar o seu mapa de inventário para alterar o erro. Após ter informado o login e senha o menu Módulo Coord. será habilitado. IMPORTANTE: As funcionalidades do módulo Coordenação são as mesmas para os módulos Regionais e Municipais. 5
TELA PRINCIPAL DO MÓDULO SES Ao clicar na opção de Mapa consolidado no Menu do Estado se abrirá o a tela de seleção do mês de referência. Clique em cima do mês correspondente para abrir o mapa do estado. Tela de acompanhamento do mapa consolidado do Estado. 6
Na área de trabalho esquerda teremos a árvore da rede de distribuição : Para visualizar o acompanhamento da digitação e o consolidado do mapa de inventário do estado clique no link Significa que existem instituições subordinadas. Significa que não existem instituições subordinadas. ACOMPANHAMENTO Na parte superior do consolidado aparecem as informações da digitação do inventário por parte de todas as instituições vinculadas na rede de distribuição. Para visualizar os relatórios de cada situação do acompanhamento basta clicar em cima do número da informação correspondente conforme mostra o modelo abaixo: Ao clicar no número 12 o sistema gerou o relatório contendo o nome das Unidades Dispensadoras que ainda não informaram o mapa de inventário. 7
CONSOLIDADO GERAL DA SES Na parte inferior aparecerá o consolidado geral dos medicamentos do estado. Descrição dos campos Medicamentos: descrição do Item de estoque pelo nom genérico do medicamento e as informações conforme a embalagem. Saldo: Total de medicamento que está disponível na prateleira na hora da contagem para o inventário, ou seja, todo medicamento que está na prateleira no final do dia 31 de outubro. Aparecerá na parte inferior da tela a Informação de quantos UDMs/MAT/URE ou Almoxarifados estão faltando para fechar os seus inventários, só será possível a SES fechar o seu mapa após todas as UDMs do estado fecharem os seus mapas. 8
RESUMO DO MAPA INVENTÁRIO Para a exibição do relatório do mapa de inventário parcial clique no botão Aparecerá um menu para gerar o relatório em PDF ou em planilha do Excel. Modelo de relatório em PDF Descrição dos campos Entradas dadas no período entre 1º a 31 de agosto. Considera as entradas do almoxarifado no período Quantidade de entrada medicamentos recebidos do Ministério da Saúde. São contabilizadas as entradas dos medicamentos que foram lançados pelos almoxarifados. Quantidade de entrada medicamentos recebidos de outros almoxarifados. São contabilizadas as entradas dos medicamentos que foram lançados pelos almoxarifados. 9
Quantidade de medicamentos que deram saídas. Conforme o tipo de saída será contabilizada a saída do almoxarifado, ou da UDM ou dos dois conforme as opções abaixo: Quantidade de medicamentos distribuídos pelos almoxarifados. Só contabiliza o que for lançado no módulo almoxarifado Quantidade de medicamentos dispensados pelas UDMs/MAT/URE Só contabiliza o que for lançado no módulo UDM gerencial /operacional. Quantidade de medicamentos remanejados pelos almoxarifados. Só contabiliza o que for lançado no módulo almoxarifado. Quantidade de medicamentos que tiveram perda física de estoque nos almoxarifados e nas UDMs/MAT/URE. Contabiliza o que for lançado no módulo almoxarifado e no módulo UDM gerencial /operacional. Quantidade de medicamentos que consta atualmente no estoque dos almoxarifados e dasudms/mat/ure. Contabiliza o que for lançado no módulo almoxarifado e no módulo UDM gerencial/operacional. Totaliza a quantidade de medicamentos disponível na rede. Detalhamento do medicamento pela data de validade. Detalha o que for lançado no módulo almoxarifado e no módulo UDM gerencial /operacional. Detalhamento do medicamento pelo número de lote. Detalha o que for lançado no módulo almoxarifado e no módulo UDM gerencial /operacional. Detalhamento do medicamento pela quantidade conforme a data de validade e número de lote informado na coluna correspondente. Detalha o que for lançado no módulo almoxarifado e no módulo UDM gerencial /operacional. 10
Após o fechamento de todas as UDMs/MAT/URE e do almoxarifado o botão de será habilitado. Após o fechamento do inventário estadual as unidades e almoxarifados ficam impossibilitados de reabrir seus inventários. IMPORTANTE: Após o fechamento do mapa Estadual só será possível a sua reabertura com a autorização da logística do Departamento de DST e AIDS Ministério da Saúde. A logística da SES deverá encaminhar um e-mail para logistica@aids.gov.br solicitando a reabertura explicando o motivo da solicitação. Contato do telefone 0800-612439, opção 1 ou pelo e-mail: siclom@aids.gov.br 11