GOVERNO DO ESTADO DE SÃO PAULO CASA CIVIL CORREGEDORIA GERAL DA ADMINISTRAÇÃO. SAAD - Sistema de Acompanhamento e Apuração de Denúncias

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1 GOVERNO DO ESTADO DE SÃO PAULO CASA CIVIL CORREGEDORIA GERAL DA ADMINISTRAÇÃO SAAD - Sistema de Acompanhamento e Apuração de Denúncias (Sistema em implantação na produção - observar sempre a Data de Atualização deste Passo a Passo) O Sistema SAAD está disponível, em produção desde 19/11/2010 e seu principal foco é a automação do acompanhamento do fluxo de trabalho atinente aos documentos (processos e protocolos) instaurados no âmbito desta Corregedoria Geral do Estado, de forma clara, objetiva e gerencial, proporcionando: eliminar redundância das informações estruturadas em bancos de dados; garantir a integridade das informações em ambiente seguro; facilitar a recuperação e o gerenciamento das informações geradas; possibilitar a extração de relatórios, e, para a próxima versão: extração de gráficos e mapas de diversas visões de nosso trabalho; e, agilizar o fornecimento das informações gerenciais oportunamente, sobre os andamentos das atividades. A partir de 01/01/2011 o SAAD será a única forma de registro e controle dos expedientes, portanto, é necessário registrar TODOS os andamentos (andamento interno, diligência e oitiva) no SAAD, que está em produção paralelamente a outras formas de controle (Gestão e Access) apenas até 31/12/2010, facilitando assim, a elucidação de possíveis dúvidas. O SAAD é composto por três módulos: Administração, Cadastro e Relatórios. O perfil Corregedor tem acesso aos módulos Cadastro e Relatórios. No módulo Cadastro temos: Andamentos - Nessa opção de menu têm-se a listagem de todos os documentos que estão em andamento na CGA. Para registrar um andamento em documentos enviados ao seu Departamento, sem a indicação de um corregedor especificamente, utiliza-se esta opção de menu Cadastro < Andamentos. Documentos - Processos / Protocolos - Essa opção de menu é para a visualização do cadastro de todos os documentos da CGA. Agenda - no SAAD, cada Corregedor tem a sua Agenda, onde constam todos os documentos (processos / protocolos) que foram distribuídos para ele, até o momento de seu arquivamento - e - mais os documentos sob sua posse (aqueles que foram encaminhados para ele, nominalmente, durante um andamento). No módulo Relatórios há vários relatórios disponíveis (consulte). O Corregedor utilizará obrigatoriamente o SAAD em três momentos: ANDAMENTO INTERNO - para dar andamento em um documento (processo / protocolo) internamente - entre as diversas unidades da CGA - inclusive para a Presidência ou para o Centro Administrativo; DILIGÊNCIA - para comunicar / agendar e/ou cancelar diligências; e, OITIVA - para comunicar / agendar e/ou cancelar oitivas. As orientações a seguir demonstram sucintamente o Passo a Passo da utilização do sistema pelo perfil Corregedor para executar a inclusão das informações relativas a: Andamento Interno, Diligência e Oitiva. 1

2 1 - Entrar no endereço do SAAD Digitar CPF (somente números) e senha, e clicar em Entrar 3 - Esta é a Página Principal / Menu Principal para o Corregedor 4 - Sobre o FILTRO, para facilitar as pesquisas: - As pesquisas podem ser refinadas através de alguns filtros. As páginas possuem menos ou mais variedades de filtros, dependendo da seção que está sendo pesquisada. A pesquisa mais rápida é através do Nº CGA ou do número SPDoc. SPDoc: digitar todo (sem o ano) ou parte do número SPDoc. Nº CGA: digitar todo (pode ser com o ano) ou parte do Nº CGA. Ano: este campo se refere ao ano do SPDoc. Todos os documentos, mesmo os mais antigos, foram cadastrados no SPDoc a partir de 2009, portanto, nesse campo, só se encontra registros buscando 2009 ou O filtro ANO não se refere ao ano do número CGA. Interessado: digitar todo ou parte. Descrição: digitar toda ou parte. Órgão Investigado: clicar na seta/lista de valores e selecionar. Unidade CGA: clicar na seta/lista de valores e selecionar. Unidade correcionada: digitar toda ou parte. 2

3 Situação bloqueio: utilizar apenas para busca de documentos arquivados. Clicar na seta/lista de valores e selecionar: Arquivo Permanente - ou - Arquivo Temporário. Corregedor responsável: Clicar na seta/lista de valores e selecionar. Origem da denúncia: Clicar na seta/lista de valores e selecionar. Após a definição do filtro desejado, clicar em Filtrar para fazer a pesquisa, que trará os resultados possíveis na seção Listagem - ou - clicar em Limpar para fazer nova pesquisa pelo Filtro. 5 - AGENDA Para visualizar a sua Agenda, coloque o mouse sobre o item de menu Cadastro, e em seguida clique em Agenda Agenda aberta - no exemplo temos 6 documentos na agenda deste usuário logado (Corregedor). Observem que há ícones (setas e marcadores) em cada uma das linhas de documentos Ícones (setas e marcadores) - o que significam e suas funções: Duas setas - a função deste ícone é Gerar Andamento para aquele documento: Andamento Interno, Oitiva ou Diligência. 3

4 Quando este ícone aparece em um documento da AGENDA do Corregedor, significa que este documento foi distribuído para este Corregedor, ou seja, quando deu entrada na CGA foi distribuído primeiramente a este Corregedor. Este Corregedor é o principal responsável pelo andamento desse documento (processo / protocolo), e, esse documento estará na agenda do Corregedor até ser arquivado em Arquivo Permanente. Obs.: A qualquer momento, se o documento for desarquivado, voltará a constar da agenda do corregedor responsável. Uma seta e um traço - clicar para visualizar o último andamento ocorrido com aquele documento (abre uma nova janela para visualizar o último andamento): O marcador amarelo indica que aquele documento está sob sua posse, ou seja, em andamento lançado no SAAD aquele documento foi enviado nominalmente aos seus cuidados, independentemente de ter sido, a princípio, distribuído para você ou não. Exemplo: a) Quando deu entrada na CGA foi distribuído para este Corregedor: b) Quando deu entrada na CGA foi distribuído para este Corregedor e está sob sua posse: Os marcadores amarelos, que significam posse do documento, só aparecem a partir de andamento registrado no Sistema SAAD. No momento da carga do SPDoc para o SAAD os marcadores amarelos nunca aparecem - eles só aparecerão a partir de andamento feito / registrado / gerado no próprio Sistema SAAD. c) Quando deu entrada na CGA o documento não foi distribuído para este Corregedor, porém, nesse momento, está sob sua posse, ou seja, em andamento interno o documento foi enviado para ele. A partir do momento em que o Corregedor enviá-lo a outro departamento da CGA, não estará mais sob sua posse e não aparecerá mais em sua agenda: 4

5 6 - GERAR ANDAMENTO: Andamento Interno, Diligência e Oitiva GERAR ANDAMENTO EM DOCUMENTOS DISTRIBUÍDOS AO SEU DEPARTAMENTO (Só utilizar esta opção de menu quando for imprescindível) ATENÇÃO - utilizar a opção de menu Cadastro < Andamentos somente para registrar um andamento (Andamento Interno, Diligência e Oitiva) em documentos enviados ao SEU Departamento, sem a indicação de um corregedor especificamente. Nessa opção de menu têm-se a listagem de todos os documentos que estão em andamento na CGA, o que exige atenção redobrada para o registro dos andamentos. NÃO ESTÃO DISPONÍVEIS ao perfil Corregedor as funções: - Arquivar e Desarquivar Documentos - Distribuição - Andamento Externo GERAR ANDAMENTO EM DOCUMENTOS QUE ESTÃO EM SUA AGENDA Entrar em Cadastro < Agenda Escolher o documento no qual queira dar andamento, pela Listagem, ou fazendo a busca específica do documento através do Filtro Clicar preferencialmente no ícone Gerar Andamento de Documento sob Posse, ou, caso ele não esteja sob sua posse, e mesmo assim você tiver que registrar um andamento, clique no ícone Gerar Andamento. 5

6 6.4 - Após clicar em Gerar Andamento de Documento sob Posse ou Gerar Andamento, abrirá a seção Gerar Andamento, mostrando os dados cadastrados daquele documento. Exemplos de situações possíveis: a) Eu vou enviar um documento ao Departamento de Processos, e também vou marcar uma diligência e duas oitivas, portanto, vou registrar no SAAD quatro andamentos: - um andamento interno, para encaminhar o documento para o Departamento de Processos; - uma diligência - oitiva 1; e, - oitiva 2. b) Para fazer o meu relatório sobre um processo, eu vou viajar para a cidade x e fazer oito diligências naquela região. Para aproveitar a viagem, eu também vou fazer mais três diligências em outros locais, a respeito de outro processo. Para fazer as onze diligências vou viajar dois dias. No SAAD devo registrar, uma a uma, cada diligência feita em cada local (total = 11) (Processo 1 - oito diligências) (Processo 2 - três diligências). ATENÇÃO - As diligências devem ser registradas uma a uma, por data/hora/local previstos, onde serão feitas. Se, no caso do exemplo b, for registrada apenas uma diligência na Região tal, é assim que será computado para todos os efeitos: ao invés de 11 diligências, apenas 1 diligência - O QUE NÃO REFLETE A REALIDADE. c) Vou encaminhar um documento à Presidência e marcar 4 oitivas: no SAAD vou informar 5 andamentos - 1 andamento interno (para a Presidência) + oitiva 1 + oitiva 2 + oitiva 3 + oitiva 4. ATENÇÃO - As oitivas devem ser registradas uma a uma, para cada um dos convocados / data / hora. No exemplo c, caso seja registrada no SAAD apenas uma oitiva, é assim que será computado para todos os efeitos: ao invés de 4 oitivas, apenas 1 - O QUE TAMBÉM DISTORCE A REALIDADE. 6

7 6.5 - Na seção Andamento, para cadastrar um novo Andamento Interno, Diligência ou Oitiva, selecionar a opção desejada e clicar no botão Selecione. É possível cadastrar apenas um andamento por vez Aparecerá esta tela. Clicar na seção Cadastro, para cadastrar uma nova informação Clicar em <Novo Andamento Interno> ou <Nova Diligência> ou <Nova Oitiva>, e preencher todas as informações pertinentes a cada tipo de andamento NOVO ANDAMENTO INTERNO *Data: data do dia, já vem preenchida. *Unidade CGA: PARA a qual se vai enviar o documento. Corregedor: PARA o qual se vai enviar o documento. Prazo: dias de prazo para resposta, se houver. *Andamento: selecionar a finalidade do encaminhamento do documento. Complemento: campo texto, para complementar com as informações que julgar necessárias. Salvar e Enviar: salva as informações e executa o andamento, enviando por notes a informação para os envolvidos (CGA). Salvar: apenas salva as informações (funciona como um rascunho). Cancelar: cancela as informações digitadas (apaga). Só possível antes de salvar as informações. 7

8 NOVA DILIGÊNCIA *Data: indicar a data na qual será feita a diligência. *Hora: indicar a hora para a qual foi marcada a diligência. Órgão: selecionar o órgão / unidade onde será feita a diligência. *Local: campo texto, para indicar o local onde será feita a diligência. Exemplos: qualquer unidade de uma secretaria ou órgão, uma entidade pública ou obras que serão vistoriadas. Endereço: campo texto para incluir o ENDEREÇO COMPLETO do local onde será feita a diligência. INCLUSIVE E PRINCIPALMENTE NÃO ESQUECER DE INDICAR O NOME DO MUNICÍPIO onde fica o local indicado. *Participantes: selecionar, um por um, e transportar com a seta para a janela em branco, o nome das pessoas da CGA que participarão da diligência. Data de Cancelamento: este campo fica habilitado após salvas as informações sobre a diligência, e deverá ser utilizado caso haja cancelamento da mesma. Salvar e Enviar: salva e envia a informação, por notes, para os envolvidos - CGA (inclusive para o Centro Administrativo - Diligência Agendada). Salvar: apenas salva as informações (funciona como um rascunho). Cancelar: cancela as informações digitadas (apaga). Só possível antes de salvar as informações. 8

9 NOVA OITIVA *Data: indicar a data na qual será feita a oitiva. *Hora: indicar a hora para a qual foi marcada a oitiva. Local: este campo vem preenchido com o endereço da CGA, porém, pode ser apagado e digitado outro endereço, caso a oitiva seja marcada em outro local. Por exemplo, no endereço das Setoriais Educação ou Saúde. Convocado: nome do convocado para a oitiva. *Participantes: selecionar, um por um, e transportar com a seta para a janela em branco, o nome das pessoas da CGA que participarão da oitiva. Data de Cancelamento: este campo fica habilitado após salvas as informações sobre a oitiva, e deverá ser utilizado caso haja cancelamento da mesma. Salvar e Enviar: salva e envia a informação, por notes, para os envolvidos - CGA. Salvar: apenas salva as informações (funciona como um rascunho). Cancelar: cancela as informações digitadas (apaga). Só possível antes de salvar as informações. 9